Cómo Conseguir Más Planificando e Improvisando a la Vez

¿Hasta dónde planificar y en qué punto dejarlo? ¿Se puede planificar e improvisar a la vez? ¿Es la Improvisación un signo de caos? ¿Si planifico demasiado no me estaré convirtiendo en un robot? Son buenas preguntas que tal vez te has hecho alguna vez.

En realidad no hay una fórmula fija que se pueda aplicar tal cual, y que te permita decidir claramente «hasta aquí la planificación; a partir de este otro punto va la Improvisación». Es algo que se descubre y aprende a base de práctica y experiencia. Porque además hay situaciones, momentos y áreas donde hay que planificar más e improvisar menos; y otras en las que justamente conviene hacer lo contrario.

Pero creo que puedo ser un poco más concreto y dar algunas pistas que he descubierto yo. Pero antes, ¿qué hay detrás de la planificación e improvisación?

Cuando planificas…

La planificación te permite tomar el control por adelantado de todas las cosas que puedes y debes anticipar. Con la Planificación te familiarizas, interpretas, organizas, repartes… Pero también te ayuda a prepararte, a anticiparte, a simplificar y suavizar la dificultad de las tareas, los eventos y las actividades que te espera. Con la planificación pones la primera piedra del trabajo inteligente que luego vas a intentar llevar a cabo.

Cuando improvisas…

La improvisación es creatividad, invención, flexibilidad, es mejora inesperada, son también los detalles, es talento, es chispa, es naturalidad y la fuerza del momento. Te permite mirar de cerca, sacar partido de cada instante, de las circunstancias, también de cómo estás tú, del flujo de ideas, de detalles que sólo se aprecian justo ahí. La improvisación es fantástica y, también, juega un papel esencial en tus resultados, y definitivamente complementa la preparación y planificación previa.

Viviendo en los dos extremos

Como siempre, la clave está en el equilibrio, no en los extremos. Y hay mucho de esto último. Personas que se obsesionan con la planificación y personas que pasan de todo y lo dejan todo en manos del momento. ¿Qué les ocurre a unos y otros?

  • Cuando intentas planificar todo al milímetro no dejas espacio a la libertad y espontaneidad del momento. Todo está previsto y calculado. Termina por ser monótono, previsible, repetitivo. No hay lugar a la chispa y la imaginación. Y además consumes energías innecesarias en detalles que a la postre no cuentan.
  • Cuando lo dejas todo en manos de la improvisación, todo son son agobios, prisas, errores y parches de última hora. Todo está descontrolado y en el fondo no disfrutas de lo que haces y de las experiencias. Mandan el estrés y las urgencias.

¿Dónde está el equilibrio?

Como apuntaba, creo que cada uno tiene que practicar, experimentar, aprender y descubrir. Porque para cada persona y su trabajo el punto de equilibrio puede estar más allá o más acá. Lo que sí puedo hacer es contarte mi experiencia, cómo lo hago yo. (Aunque esto que viene ahora tampoco es una regla fija… ¡también improviso!):

Yo siempre planifico…

  • Las tareas (obviamente) y próximas actividades de trabajo.
  • Recopilar materiales e información.
  • Tener a punto las herramientas, materiales y medios.
  • Contactar con alguien en particular (para consultar o confirmar algo).
  • Elegir el momento, como el día y la hora.
  • Saber lo que hay que hacer (y lo que no hay que hacer).
  • Tener claro por dónde empezar, cómo empezar y dónde quiero ir.

Yo siempre improviso…

  • La creación y desarrollo de ideas.
  • El flujo y el ritmo de trabajo.
  • El cuidado y afinado de los detalles.
  • El retoque, los ajustes, la guinda final.
  • El cambio de planes según el momento y la circunstancias.

Las personas que combinan bien planificación e improvisación, son personas capaces de conseguir más con menos esfuerzo. Porque saben adelantarse y prepararse, anticipar. Y a la vez saben “leer” el momento y sacar partido de él. Creo que es un punto súper interesante cuando de verdad buscas el trabajo inteligente.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Florencio Martinez - 19 septiembre 2014

Buen post, Berto.

El equilibrio entre hemisferios derecho e izquierdo del cerebro dispara nuestras capacidades, y este es un ejemplo clarísimo aplicado a la productividad personal.

Veo que te ha sentado bien soltar lastre ;-)

Un saludo.

    Berto Pena - 21 septiembre 2014

    Gracias Florencio! Qué pena la cantidad de oportunidades que perdemos por no hacer jugar a la vez esos dos hemisferios. Son nuestros y muy buenos juntos, pero muchas veces nos empeñamos en que jueguen por separado, en partes opuestas del campo.

sdecomputacion - 20 septiembre 2014

“Cuando improvisas …es mejora inesperada…”
Considero que la mejora continua esta en esos detalles q nos permiten::
“darle una vuelta de tuerca mas al engranaje”
Parece q mas bien fuesen mas pasos o mas cosas por hacer,
cuando en realidad lo q logran es re-agrupar de modo mas
eficiente cada jornada. Asi lo vivo.
Articulo perfecto para mi gusto.

    Berto Pena - 21 septiembre 2014

    Así es como lo veo yo… esa improvisación tiene más “fundamento” (talento, creatividad, chispa…) si está apoyada por la planificación. Aunque parezcan antagonistas, una se alimenta de la otra Muchas gracias por leerme!

      sdecomputacion - 21 septiembre 2014

      De hecho si no esta apoyada en la planificacion puede no aparecer. Y si aparece se pierde por no formar parte de un proceso bien identificado y con objetivo. Puede haber sido una genialidad, por pequeña q fuese, y no llegar a conocerse lo q hubiera desencadenado en nuestra productividad.
      Gracias a ti por el esfuerzo del blog. Muy bueno.

JC - 22 septiembre 2014

Berto, me encantó este artículo, además de que comparto plenamente tu punto de vista. De alguna manera abordé el problema en un viejo artículo allá por 2012 que se llamaba “¿Cuanta planificación necesitamos?”.

Tu enfoque es excelente, y de muestras cabales de la relevancia tanto de la planificación como de la habilidad de adaptarte a las circunstancias, el ser flexible que de alguna manera es lo que nos da la capacidad de improvisar.

Otro artículo de colección estimado. Un gran abrazo

JC
http://www.comomeorganizo.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Los Bolsones de Tiempo

    Berto Pena - 24 septiembre 2014

    Gracias JC. Realmente lo “divertido” de esto es que cada actividad, momento o proyecto requiere un poco más de uno que de otro, sin una regla fija. Así que uno siempre está experimentando y aprendiendo :-)

Oscar Torres - 22 septiembre 2014

Me encanto la comparación, comparto la idea que la clave esta en el equilibrio.

    Berto Pena - 24 septiembre 2014

    Gracias Óscar… y qué difícil es ese equilibrio ¿verdad? Con práctica, experiencia, y también conociendo mejor las tareas que hacemos, es posible. O al menos más fácil.

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