5 Trucos Rápidos para Enchufarte y Hacer Antes tus Tareas

En términos de Productividad yo suelo decir que “el método no hace al monje”. Por mucho GTD u otro súper-mega-método de organización que utilices, por mucha fuerza de voluntad que le imprimas a tu trabajo, completar las tareas en menos tiempo, con menos esfuerzo y con más brillantez, es cuestión de hábitos.

Es fundamental desarrollar nuevos hábitos e ir eliminando los malos que llevan con nosotros desde hace muchos años. Un proceso precipita el otro, de modo que en tanto en cuanto practiquemos estos nuevos y saludables hábitos, iremos eliminando paulatinamente aquellos que son causa de nuestra improductividad.

He aquí algunos de estos nuevos hábitos en forma de recetas. Si los ves de ayuda, tú mismo puedes empezar a practicarlos desde hoy mismo.

1Prepárate para las Tareas Clave del día

Todos tenemos dos o tres grandes tareas en el día. Puede ser escribir un artículo, completar una presentación para un potencial cliente o una reunión de estrategia con tu departamento. Ya antes de llegar a tu trabajo, y si es posible desde el día anterior, es muy importante que las tengamos identificadas. Su importancia y repercusión en nuestra actividad harán que nos preparemos y nos predispondrá para hacerlas adecuadamente (eligiendo bien el momento del día, cuidando el entorno, eliminando las distracciones, mentalizándonos antes, etc).

El tener los sentidos productivos despiertos y alerta es fundamental para preparar y acometer estas tareas. No todas las tareas tienen la misma importancia, eso es evidente, pues de igual forma no podemos invertir los mismos niveles de atención y energía en unas y otras.

2Concéntrate en terminar antes de empezar

Tenemos una tendencia natural a disgregarnos, a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra “para terminarla más tarde”. Siempre que sea posible, claro está, concéntrate en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado, y refrénate, no intentes empezar otra nueva.

Piensa que te será mucho más fácil hacerlo ahora que “reenganchar” después, cuando tu atención y energía estarán a otros niveles y bajo otras circunstancias. No mires a la lista de tareas que tienes al lado, completa la tarea que has empezado ahora.

La Productividad se reduce a elegir aquello que de verdad va a tener un impacto positivo y duradero y poner lo mejor de ti en ello. El resto, simplemente hazlo.

3Elimina la multitarea a toda costa

En otros artículos ya he mencionado lo perniciosa que es la multitarea cuando estamos realizando tareas que requieren un alto grado de atención y creatividad. No es tan fácil combatirla, precisamente por la innata predisposición a dispersarnos que mencionaba antes. He aquí tres sencillos trucos para eliminarla:

  • Completa la tarea con pasos pequeños, no intentes hacerlo todo a la vez.
  • Ciérrale el paso a las distracciones externas y a las de Internet.
  • Recuérdate, durante la tarea, la importancia y valor de terminarla.

4Valora la importancia de la tarea

El último punto de la anterior lista es esencial para mí. Antes de hacer una tarea, ya sea esencial, importante, repetitiva, pesada o monótona, piensa durante unos segundos la importancia real de hacerla y su verdadero significado. Párate veinte segundos antes de empezar y pregúntate: ¿de verdad es importante para mí? ¿Es esencial para mi trabajo? ¿Va a tener un impacto duradero?

Eso te ayudará a enfocar la tarea en su justa medida:

  • Si es una tarea importante —tú lo has considerado así— te predispondrá para dar lo mejor de ti y mantendrá el nivel de pasión y atención durante su ejecución.
  • Si es una tarea insignificante te ayudará a reducir el tiempo y energías que pones en ella.

Recuerda que la Productividad se reduce a elegir bien… elige aquello que de verdad va a tener un impacto positivo y duradero en tu trabajo y pon lo mejor de ti en ello. El resto, simplemente hazlo.

Los descansos entre tareas sirven para ayudarnos a cambiar de actividad con eficacia y reprogramar nuestros niveles de atención.

5Recopila todo el material antes de empezar

(Una vez más nos encontramos con una receta “de las obvias” y que luego, sobre el terreno, rara vez ponemos en práctica.)

Es muy frecuente que, a mitad de una tarea, nos damos cuenta que nos falta un documento, una información, unos gráficos, un trozo de código… El tener que “parar” y pedirlo o entrar en Internet a buscarlo rompe por completo tu ritmo de trabajo y es pasaporte directo a la interrupción de esa tarea (las distracciones acechan). Antes de comenzar una tarea importante asegúrate que tienes bien a mano todo lo que vas a necesitar para completarla.

6Haz frecuentes descansos entre tareas

Un pequeño bonus.
“Hoy sí que he sido productivo, no he despegado el culo de la silla en cuatro horas”. Pues enhorabuena, pero ser Productivo no es una competición de a ver quién “aguanta más” cronómetro en mano, sino quién trabaja de forma más inteligente.

Los descansos entre tareas son totalmente necesarios, sirven para refrescar los “ciclos de nuestra mente”, ayudarnos a cambiar de actividad con eficacia, reprogramar los niveles de atención y recargar las baterías internas que vamos vaciando en cada tarea.

Piensa también en ese descanso como una recompensa por la tarea bien hecha y terminada. Levántate, muévete, camina vigorosamente, sal fuera si puedes y “que te de el sol” o el aire. Si no la has experimentado antes, esta solución es de una simpleza brutal… pero tiene unos resultados francamente buenos.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • the_britguy

    Precisamente el “replicar” el sistema de carpetas GTD en las bandejas físicas me ha permitido el utilizar el escritorio para mantener sobre él SÓLO el material sobre el que estoy trabajando y optimizar la recopilación.
    Le estoy cogiendo el gustillo a esto, y se lo debo en una gran parte a ud, Dr. :-D

  • Niklaus

    Me ha gustado mucho el segundo punto, el de terminar la tarea antes de empezar otra. Yo soy de esos que lo dejan para terminar “más adelante” y veo que casi siempre es una mala idea. Gracias por estos tips!

  • Guess

    Tengo que decir que es de los mejores artículos de implementación de GTD o pautas para re-evaluar si de verdad tenemos conciencia de la realidad del método .

    Para mi una de las las perlas es el punto n º 6 . Yo lo hago muy a menudo lo que has comentado .Si realmente me he centrado en algo , descanso 2 minutos o 10 y los invierto en hacer algo no-productivo para dar sentido a la tarea que acabo de concluir .Es como darle una galleta a un perro .Es una auto recompensa que hace que siempre encares todo con mas ganas

    Enhorabuena .Realmente esclarecedor .Gracias Dr

  • Berto, algún día tendrías que juntar todos los artículos que has escrito sobre este tema, escribir una introducción… y tendríamos la Biblia de la productividad!

    • rauldm

      Claro que si Berto, animate y sube a Bubok una guía de Productividad de TW!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

    • hresquivelo

      Tienes muchísima razón!

    • Algún día me animaré, pero un libro son palabras mayores :-)
      Me alegro mucho que encontréis estos artículos de utilidad, en serio.

  • Berto, disculpa que mi comentario no sea en torno a este tema, pero he notado algo curioso:

    Cuando algun articulo habla de productividad (como este), no tiene muchos comentarios, pero si se trata de alguno sobre app’s y/o musica, tiene bastantes, como el caso de “10 aplicaciones para controlar iTunes” en el que aproximadamente a esta hora que lo lei me encontre con que habian ya 15 comentarios y este aun con 5 (por el momento).

    Sera que realmente preferimos no ser productivos y “pasarla bien” ???, jajajaja.

    • Bueno, yo no puedo hacer nada! Jejeje… será que, o gustan menos o llaman menos la atención para comentarlos. Yo desde luego les pongo la misma pasión a todos los artículos por igual y doy lo mejor de mí a la hora de escribirlos.

      Yo no concibo la Tecnología sin Productividad, van de la mano, así que como veréis voy alternando unos y otros, pero que cada uno comente y disfrute los que prefiera :-)

      • “No concibo la Tecnología sin Productividad”, opinio igual, ya que la tecnologia no es mas que una herramienta de la productividad.

    • Blas

      Es que hay artículos en los que no hay nada que añadir. A lo sumo, agradecer el esfuerzo de su autor y tratar de exportarlos a la vida real (lo más difícil).

      Y hay otros, menos elaborados pero que animan un poco más al debate y a contrastar opiniones y críticas.

      Un saludo.

  • rauldm

    Berto primero de todo felicidades! un post genial, que antes no lo habia dicho! una cosa, igual esto iría mas a Sugerencias que no a un comentario pero, y el “ambiente”? Me refiero a como modelar nuestro ambiente para encontrar las condiciones ideales para ser mas productivo. organización del espacio de trabajo, bandejas de entrada, que música poner (ya se que tu eres fan de las BSO pero alguna recomendación mas?)..no se estas cosas, que nos puedes comentar sobre ello?o que opinais los demás?

    • Es un buen apunte Raúl. De hecho tengo pendiente hablar de ello con artículos por ejemplo del tipo “Cómo trabajar desde casa”.

      Todo lo exterior condiciona el interior y es fundamental mantener una cierta “limpieza mental productiva” donde lo que nos rodea tiene mucho que decir.

      • rauldm

        Pues mas para seguir siendo un fiel visitante diario de este blog!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! no te damos respiro eh!!jejeje

        gracias por tu dedicación Berto, estoy muy muy interesado en todos estos temas puesto que estoy pasando un “bache” de motivación y de productividad en mi trabajo…toda ayuda es poca!

  • Stormylink

    Berto, quisiera agradecerte tu compromiso con los demás, al compartir tus reflexiones acerca de como estructurar de manera eficiente el conglomerado de pensamientos, ideas y proyectos que a muchos nos afecta. En concreto, yo conozco muchas de tus conclusiones, pero me resulta de mucha utilidad encontrarlas escritas y ordenadas. Gracias !

    • Y yo te doy las gracias a ti y a todos. Realmente ver que estos artículos os ayudan supone un empujón diario para mí ;-)

  • Hola hace poco he comenzado a familiarizarme con la metodología GTD realmente es efectiva me atrevería a decir que es una versión practica de pensamiento lateral apoyada en tecnologías… algo como los 6 sombreros de pensamiento y los 6 pares de zapatos para la acción de Edward De Bono.

    Tambien he pensado mucho sobre la relación que tiene la estructuración del pensamiento con estos habitos que empleamos a diario, puedes ser un pensador brillante e inspirador pero si no empleas metodos que potencien la productividad se desperdicia la capacidad.

    Muchas gracias, un saludo desde Colombia

    • Es muy buen apunte el que haces. Desde luego los hábitos sin método no son nada, y viceversa. Pero soy de la opinión que los hábitos están por encima del método.

      Yo puedo ser un “as del GTD” pero ser víctima de los malos hábitos improductivos que me hacen despistarme con facilidad, dedicar mucho tiempo a lo irrelevante, no saber priorizar, no saber descansar, etc.

      El método puede que te dé resultados a corto plazo pero sin unos sólidos hábitos a la larga “no acabas de despegar”.

  • Buen resumen, gracias.

    Dos apuntes…
    1) Espero ansioso ese articulo de como trabajar desde casa, porque yo que trabajo desde casa se lo dificil que es aprovechar el tiempo.

    2) En cuanto a lo que comentas de valorar las tareas, yo he incluido una propia regla en mi Things……Me imagino (porque el programa no lo hace) que solo puedo poner hasta un máximo de 3 tareas en el TOP3de HOY, esto me ayuda a darles la importancia real y no tener una lista de 10 cosas importantes que hacer.

    Saludos a todos

  • rauldm

    Berto alguna idea de como implementar lo de las 3 tareas clave del día en Things o algun sistema GTD?

    • Realmente yo creo que no es necesario. Tú conoces mejor que nadie cuáles son esas tareas, por su importancia. Yo las identifico incluso el día antes pero yo siempre recomiendo hacer un rápido repaso de las tareas del día por la mañana, antes de empezar.

      Con ese rápido repaso te prepararás para las tareas clave y elegirás, si puedes, el mejor momento para hacerlas. El resto de tareas como digo, simplemente las haces.

      Si lo necesitas puedes poner una etiqueta en Things para identificarlas más fácilmente.

      • rauldm

        Gracias Berto

      • Jsiwon

        Yo repaso las tareas nada más abrir RTM y cuando identifico esas “3” tareas prioritarias, y que son las que tengo que hacer impepinablemente, las marco con la prioridad 1 (naranja) con lo que se me ponen las primeras en la lista y así me puedo centrar mejor en ellas.
        Hace mucho que no comentaba nada (te sigo asiduamente), pero me uno a los comentarios de los demás: Cada post me aporta algo nuevo que me hace que te siga leyendo día a día y………. También apoyo UN LIBRO con lo mejor del GTD desde el punto de vista de THINKWASABI!!!!!! Tanta vida 2.0 nos está haciendo perder el placer de tener una biblioteca con todos esos libros que podemos leer.
        Un saludo

  • Hola:

    Coincido que esperamos con impaciencia el artículo sobre como optimizar nuestro espacio de trabajo. Además pudiera ser bueno que recomiendes el tipo de música que nos hace productivos y que recomiendes algunos de tus temas favoritos.

    Este artículo es muy bueno, como casi todos los de GTD que has escrito.

    Saludos desde México y gracias por compartir tus conocimientos.

  • jabustillo

    Ni una mala palabra ni una buena acción, o algo asi, decía un periodista deportivo hace algunos años.
    Cuando leo tus artículos los suscribo plenamente pero, cuando me paro a ver que hago realmente en la vida, veo que soy una víctima fácil de todos los “peligros” que nos rodean para dispersarnos.
    Un tema que me interesa, me ayudaría a controlar mejor mi tiempo, es el aprender a decir NO, gran parte de mi dispersión es debida a ello.
    Muchas gracias por todo.

  • Jordi

    Berto, no puedo por menos que felicitarte por este magnífico trabajo que estás haciendo. Soy administrador de empresas y técnico en soporte Leopard certificado. Tu visión y enfoque del GTD es magnífico. Te lo aseguro.
    El blog es un referencial y lo único que se echa de menos es un poco más de profundidad en “trucos para Mac” y recursos o downloads recomendados. Creo que tienes una vasta experiencia, mas que suficiente para indicar buenos consejos en este sentido. Todo lo demás PERFECTO. Estás en mis favoritos de visita diaria.