3 Reglas para Filtrar que Todo Buen Sistema de Correo Tiene

EmailCarpetas, filtros, reglas o buzones inteligentes. El nombre no importa tanto como lo que consiguen: hacer que el trabajo con el Email sea menos doloroso, más ágil y más productivo.

Hoy te traigo tres nuevas ideas para integrar en tu aplicación de Email y que te facilitarán el proceso de identificar ciertos correos. Recuerda que, aunque todos entran por la misma puerta, no todos deben ir a la misma habitación. Los correos, al igual que las tareas y los japoneses, no son todos iguales.

Hay que identificar cada mensaje para tratarlo en su medida. Saber distinguirlos te ayudará a racionalizar y dosificar el tiempo y energía que consumen unos y otros. Y a la hora de conseguirlo de un manera rápida, los filtros inteligentes tienen mucho que decir ya que automatizan la clasificación de gran parte de tu correo entrante.

Si todavía no trabajas con este fabuloso e indispensable complemento en tu Email, empieza hoy mismo. La diferencia de trabajar con o sin filtros inteligentes, es abismal, sideral. Tu Productividad se disparará. (Si no los conoces te recomiendo la lectura de este artículo.)

1Filtro para los VIPs

Crear una carpeta (un filtro, una regla) para los mensajes enviados por ciertas personas o empresas ofrece numerosas ventajas. Te ayuda a aislar esos correos del resto, evitando que se mezclen con otros de escasa importancia. Y te permite agilizar el procesado del Email ya que empezarás siempre por esos mensajes, por poner dos ejemplos

Puedes crear una carpeta donde filtrar los correos de tu jefe o supervisor, o bien los de tus clientes o proveedores principales. Bajo ningún concepto esos mensajes pueden estar a la par del resto.

Para ello identifica qué personas o empresas envían los correos IMPORTANTES y crea una carpeta para ellos. Ahí irán a parar los mensajes que exigen acciones y que producirán resultados. Correos que de verdad tienen que ver con tu trabajo.

2Filtro para un Proyecto

¿Estás trabajando en un proyecto especial y recibes muchos correos? Si participan muchas personas y si se genera mucha actividad en torno a él, es facilísimo acumular 10 ó 20 correos diarios relacionados con el mismo proyecto. Aíslalo del resto con una carpeta especial.

Eso evitará que satures tu Bandeja de Entrada —con el consiguiente aumento del estrés—, te permitirá reunir fácilmente y confinar en un mismo lugar los correos de ese proyecto tan importante, y si tu actividad actual gira en torno a él, podrás empezar a procesar tu correo empezando desde esa carpeta.

3Filtro para tu Equipo

A día de hoy hay formas mucho más eficaces y eficientes de trabajar y colaborar en equipo que intercambiar emails. Pero si es el caso puedes valerte de un filtro para clasificar automáticamente todos los correos que te envíen tus compañeros de departamento y que tienen que ver con varios proyectos distintos.

Y si acordáis un criterio común a la hora de redactar los “asuntos” de los mensajes, todavía serán más útiles. Así, mensajes que empiecen por “ERROR, “FALLO”, “CLIENTE”, “TAREA” o similares, serán mucho más fáciles de identificar, clasificar y naturalmente atender. Ganaréis todos y vuestro trabajo será más cómodo.

Recomendaciones sobre los Filtros

Unas rápidas sugerencias para conseguir que nuestra estructura y política de filtros sean, de verdad, de ayuda real:

  1. Planifica con lápiz y papel. Tómate unos minutos porque en juego está agilizar tu Email diario.
  2. No multipliques innecesariamente los filtros. Pon sólo los que de verdad necesites y de verdad agilicen tu flujo de trabajo.
  3. Revisa, ajusta y elimina con frecuencia. El Email es algo vivo y lo mismo le ocurre a los filtros. Ayer podían ser necesarios pero ya no aportan nada. Cámbialos.
  4. Estudia con la naturaleza de tus mensajes. Precisamente como es algo vivo, se crean oportunidades para mejorarlo con nuevos y mejores filtros.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Yo antes era un forofo de los filtros, pero poco a poco me he ido pasando a la gestión del correo con 3 carpetas, recibidos, seguimiento, y archivo. Luego uso las búsquedas para encontrar lo que quiero. Así me quito algo de la complejidad de gestionar los filtros, que poco a poco iban creciendo.

  • Flames

    A mí la “tontería” de crear buzones para diferentes asuntos: publicidad, amigos, banco, etc. me ha supuesto una considerable mejora en mi relación con el MAIL. Es altamente aconsejable.

  • Inherent

    Respecto al punto 1:
    Mi problema personal (y supongo que el de muchos), es que identificar un correo VIP me resulta más complejo que asociarlo a una persona o a un asunto concreto. Por supuesto que debería prestar atención a mi jefe y hacerle más caso que al resto de mensajes, pero como un día le dé por enviar 2 emails de trabajo y 4 tonterías para pasar el rato, tenemos un problema porque ya he abierto y revisado 6 correos , 4 de los cuales estaban de más.

    Creo que la mejor manera es que todas las personas que trabajan en una misma organización, adopten una nomenclatura concreta para los asuntos de los mensajes, indicando la acción que se espera de los demás, o incluyendo un PVI si el email no espera ninguna acción. Ahora, conseguir esto es complicadísimo….

  • Lucía Pernán

    He probado ya con la lista de VIPs y por el momento me funciona. Gracias por estas ideas.
    Salu2.

  • Imprescindible tener una minima clasificación de carpetas, no más de 10, y me gusta la dinámica de, por ejemplo, mensualmente mover todos los correos a una subcarpeta con el nombre del año+mes para tenerlo más o menos organizado, y los correos importantes ( documentación de proyecto, facturas, contratos ) moverlos manualmente a una carpeta de proyecto ( o reenviar al Evernote :) )
    Y para los VIP, utilizo mejor los colores, reglas que asignan un color al e-mail.

  • José Carlos A.

    Utilizo filtros y reglas desde hace tiempo y me va muy bien… priorizo por importancia, por proyectos, alertas google sobre la competencia, suscripciones de noticias, blogs, etc. Aplico GTD semanalmente.

  • muy interesante la verdad, voy ha probarlo. Sinceramente nunca me lo había planteado…

    Llevo desde hace unos meses con Highrise siguiendo tu recomendación, me encanta y por supuesto Evernote. Aunque los de las búsquedas en .pdf no es que vaya muy bien aun teniendo la versión de pago.

    Gracias por tus consejos!

  • Mi pregunta es sencilla. En Gmail web las conversaciones se me guardan todas juntas, es decir, puedo tener 100 mails en una cadena y van todos juntos. En Mail no me ocurre eso. Es lo único que me limita mi uso con Mail.
    El tema filtros es fundamental para el buen uso de cualquier email.