Mis 6 Reglas de Oro para Tener Éxito en mis Reuniones

Ah, las reuniones, ese mecanismo de trabajo que puede ser provechoso y destructivo a la vez, según se preparen, se lleven y se sigan. Yo, para las mías, sigo un puñado de reglas básicas pero imprescindibles, que hasta ahora me han dado un buenísimo resultado.

Busco otras alternativas

Para mí la reunión es el último recurso. El hecho de juntar a x personas en un lugar durante x tiempo es un gesto de responsabilidad. Literalmente es sacarnos de nuestro trabajo para llevarnos a hablar a un rincón. Así que antes de reunirnos busco otras formas de comunicar, tratar o solucionar.

No en lunes o martes

Salvo que no haya otro remedio, procuro despejar siempre que puedo el arranque de la semana. Lunes y martes es cuando productivamente mejor y más puedo hacer. Así que como en las reuniones no se trabaja, sino que se habla de trabajo, intento moverlas más adelante.

1. No al inicio del día

Programo siempre que puedo mis reuniones a partir de las 11:00 o mejor 11:30. Como me levanto muy pronto, esto me permite ir a la reunión o reuniones habiendo terminado ya el trabajo de verdad. Y, sobre todo, con la calma de haber conseguido cosas. (No hay sensación más desagradable que estar en una reunión que se alarga con el agobio de mil cosas pendientes que todavía no has podido mirar.)

2. Soy MUY puntual

No puntual, sino brutalmente puntual. Lo que significa que, o estoy allí y preparado unos minutos antes de empezar, o es que me han pegado un tiro de camino a la reunión.

3. No llevo tecnología

A no ser que tenga que enseñar cosas que llevo en mi ordenador, a mis reuniones voy con libreta y bolígrafo. Pongo el teléfono móvil en modo avión y boca abajo. (Lo pongo en modo avión porque si me llama alguien le salta el contestador inmediatamente, en lugar de que le de tonos de llamada.)

4. Sin agenda o preparación, hay cancelación

Si yo o los asistentes no hemos preparado bien la reunión (agenda bien definida, objetivos claros, estudio previo…), prefiero cancelarla y moverla a otro día. ¡Eso es procrastinar un evento! Sí, pero por una razón de mucho peso: es mejor retrasar esa cita que tener una reunión que termine en nada y luego vernos obligados a tener otra.

5. Preparar es saber lo que voy a decir

Cuando hablas de “preparar una reunión” todo el mundo asume que nos estamos refiriendo a un estudio previo de informes, revisión de emails, elaborar algún documento, etc. Y en efecto es así. Pero para mí, preparar también es saber lo que voy a decir, cómo lo voy a decir, y también tener claro lo que no voy a decir. Muchas reuniones se eternizan porque los que hablan no tiene claro lo que debían decir y lo que tenían que callarse.

6. Los puntos de acción bien claros

Antes de irme, me aseguro que yo y el resto de personas tenemos claros los siguientes pasos/tareas: QUÉ es lo que hay que hacer, QUIÉN lo va a hacer, CUÁNDO lo va a hacer. Para facilitarme esta labor, anoto en mi libreta mis tareas identificándolas con un símbolo especial. Luego salgo de la reunión y rápidamente convierto esas anotaciones en tareas.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

JC - 3 septiembre 2013

Excelente post Berto! Un excelente compendio de buenos hábitos para el manejo de reuniones.

En mi caso las reuniones muchas veces me vienen impuestas por los clientes, y a algunas siempre es mejor ir. Por supuesto, siempre trato de ir lo mejor preparado posible, y con el motivo de la reunión bien a la vista. Y muchas veces me cambian el foco de la reunión y… que se le va a hacer… es el cliente :)

Las reuniones para mí son fundamentales porque me permiten semblantear al cliente y obtengo información valiosísima. Pero estoy totalmente de acuerdo, especialmente con las reuniones internas que si se pueden evitar es mejor hacerlo. Son un desperdicio de tiempo importante.

Con la tecnología, no puedo darme el lujo de apagar, pero sí dejo el teléfono en modo silencioso, así puedo tomar la decisión de qué hacer.

un abrazo

JC
http://www.comomeorganizo.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Frases y Citas Celebres

    Berto Pena - 10 septiembre 2013

    ¿Y no tienes problemas con los clientes en la reuniones? Yo me encuentro con mucha gente de que se queja que sus clientes les hacen tener reuniones improductivas. Claro que habría que ver cuánto contribuyen ellos :-)

    Gracias!

      JC - 19 septiembre 2013

      Sin dudas mi estimado. Muchísimas veces las reuniones con los clientes terminan siendo improductivas. Pero lograr que te dejen algún valor a tí y a tu cliente es justamente el arte detrás del trato con los clientes, especialmente el comercial.

      Y créeme que es muy frecuente caer con un orden del día acordado a una reunión y sobre la marcha el tema giró. La clave es lograr que sea en la dirección que a ti te interesa ;)

      Abrazo!

      JC

José Ramón - 4 septiembre 2013

Perdón, donde dije que “Muchas reuniones son totalmente indispensables”, quise decir que “Muchas reuniones son totalmente innecesarias”.

María - 7 septiembre 2013

Genial!! Me ha encantado… Aunque soy la persona más impuntual sobre la faz de la tierra, creo que tanto mi círculo profesional, como yo misma deberíamos aplicarnos estas “reglas de oro”.

Gracias por compartirlo

    Berto Pena - 10 septiembre 2013

    Gracias a ti! Me alegro que estas sencillas (porque creo que lo son) puedan daros alguna pista.

nachovega - 9 septiembre 2013

parece mentira que a estas alturas de juego todavía tengamos que sufrir reuniones generales de las de “Bueno, a ver qué está haciendo todo el mundo” sin discernir entre áreas de interés o utilidad para el colectivo de la empresa/institución/…

Respecto a las agendas, ¡no solo son necesarias sino que resultan imprescindibles! lo que mucha gente no comprende es que, o bien la preparas antes, la envías por correo y todo el mundo la conoce antes de empezar a reunión, o vas a tener que improvisarla mal y tarde durante la reunión, malgastando el tiempo de todos y haciendo un mal trabajo.

    Berto Pena - 10 septiembre 2013

    No deja de sorprenderme lo que se ve por ahí. Y en empresas y profesionales a los que se les supone un cierto nivel de eficacia y productividad. Las reuniones es donde más fallamos. Es una constante en todo tipo de empresa. Al menos en mi experiencia con ellas.

Samuel Rivas - 9 septiembre 2013

“me aseguro que yo y el….” “Si yo o los asistentes no hemos…”
Solamente una recomendacion Berto. Siempre debemos poner a los demas antes que nosotros.

Saludos y excelente tus reglas de oro para las reuniones.

    Berto Pena - 10 septiembre 2013

    Yo soy el primero en cometer esos errores, por eso me pongo en primer lugar. Cuando fallo no pongo a los demás por delante :-)

Berto Pena - 10 septiembre 2013

Sí, muchísimas reuniones se podrían evitar si se pensara un poco antes de convocarlas. Pero hay personas que disparan una reunión antes de pensar otra alternativa.

Ahora hemos terminado la versión para iPhone y estamos terminando de preparar Premium. Aceleraremos Android todo lo posible pero no creo que lo tengamos antes de mediados de octubre. Haremos todo lo que esté en nuestra mano para adelantarlo. Gracias!

Miguel Ángel García - 11 septiembre 2013

Estoy de acuerdo contigo de que una reunión es el último recurso. Si la información que manejas la transmites de manera horizontal y vertical, tienes a todas las personas bien informadas. Eso no quiere decir que cada cierto tiempo (y éste ya sabemos lo valioso que es) se haga una reunión para comunicar datos que no se hacen diariamente. Un saludo

Sansa - 12 septiembre 2013

Suscribo lo dicho porque hay muchas reuniones que simplemente no deberían existir, pero su utilidad para mi es innegable.

Por mucho que se informe a los demás y a uno mismo, hay cosas que sólo se pueden gestionar bien desde una reunión.

Estando cara a cara, todo el mundo realmente se está enfrentando a la tarea, hay una interacción de la que todos participan, se pueden corregir cosas, aportar experiencia,…

Una reunión, bien preparada o al menos con un objetivo claro, es excelente para focalizar las tareas que de otra manera pueden quedar encima de la mesa o en la bandeja de entrada del ordenador.

Así que no a lo inútil y sí a lo útil.

Javier - 17 septiembre 2013

Una regla que siempre me ha gustado:
Si generalmente llego a la oficina a una hora, digo a mis clientes que llego una hora más tarde, para no tener molestias ni llamadas, en la primera hora.

Ramón - 1 octubre 2013

Excelente ¿octólogo? :D

Me han llamado especialmente la atención dos reglas que llevo peleando diría que toda mi vida profesional. Huir del lunes (también del viernes) y de la primera hora. Especialmente para las típicas “reuniones de coordinación”.

Todo el mundo parece pensar que lo mejor es cerrar o abrir el viernes o el lunes y, así, ya puedes ir en piloto automático toda la semana.

Al margen de la dudosa utilidad de ese tipo de reuniones (que no harían falta si la gente tratara de trabajar coordinadamente de manera habitual), creo que no hay ninguna razón práctica de peso para tomar como inicio o fin de ciclo el lunes o el viernes y sí muchos inconvenientes: hay tareas que cabalgan de viernes al lunes; los viernes todo el mundo anda agobiado para irse a casa; los lunes todo el mundo anda agobiado porque no acabó algo el viernes para irse a casa; la gente toma días libres los lunes y los viernes para viajes; etc..

Yo siempre he intentado poner esas reuniones a última hora de la mañana del miércoles (del mismo modo que hay muchos países que cierran ejercicio fiscal en primavera y otoño, huyendo del caos de fin de año) y siempre me han tachado de “tarado”.

    Berto Pena - 2 octubre 2013

    Gracias Ramón. Sí, hay ciertos hábitos de equipo muy muy instaurados que mánagers y jefes aplican como si fueran el catecismo. Cambiando algunas cosas y detalles (como el día/hora de estas reuniones), se puede mejorar la productividad de todo el equipo. Subestimamos el impacto de estas rutinas semanales. Si se mejoran, todos mejoran.

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