7 Errores a Evitar si Buscas Ser Más Eficaz y Rendir Mejor

“Oiga, pero entonces usted es Mr. Productivo, ¿verdad?”. Esto me lo preguntaron el otro día en una entrevista radiofónica. Con todos mis respetos… soberana chorrada. En Gestión Personal ni hay maestros ni Míster ni gurús ni superhéroes ni capitanes ni tengorespuestasparatodo.

El hecho de haber escrito un libro sobre ello, escribir en un blog de forma habitual, y dar charlas y cursos sobre Productividad no te convierte en productivo porque sí. Eso es algo que se persigue y se ejercita todos los días. Y así y todo, fallas. Fallas mucho.

Si algo he aprendido en mi experiencia es que a la hora de buscar ese equilibrio productivo la cagas una y otra vez. Un día tras otro. Somos seres humanos y los malos hábitos tiran de nosotros con una fuerza colosal. En muchas ocasiones han podido (pueden) conmigo.

Este «mea culpa» en voz alta no persigue la confesión y la absolución de quienes me leéis sino llamar la atención sobre ciertos aspectos en los que, igual, tú, también puedes haber tropezado o tal vez lo harás en un futuro cercano.

1Leer, pensar o planificar no es hacer

“El mapa no es el camino”, decía Alfred Korzybski. La sobreplanificación o el exceso de tiempo y energías dedicados a concebir y dibujar el mapa es un enemigo real en el que se puede caer con cierta facilidad. Leer, pensar, hablar y decir sobre Productividad está muy bien, siempre y cuando —yo diría “sólo”— si todo eso se traduce en acciones, en hacer.

Si vienes de una desorganización absoluta métodos como el GTD plantean nuevas reglas que, de primeras, logran aliviar tu bancarrota productiva. Pero el método NUNCA es el fin, solo un medio para HACER las cosas. El único modo de completar una tarea no es planificarla sino hacerla.

2Subestimar los descansos entre tareas

Ser productivo no significa trabajar más sino sacar más de tu trabajo. Yo, ahora, trabajo 4-5 horas menos que hace 5 años y mi trabajo (creo) tiene más calidad. Y en ese proceso el descanso entre tareas ha tenido mucho que ver.

Pero no siempre fue así. Durante una época pensé que “no mover el culo” de la silla en cuatro horas era sinónimo de Productividad. Tremendo error. Hacer microdescansos entre tareas es fundamental, esencial, vital… y muy inteligente.

3Creer que la Productividad pasa por la Tecnología

Siempre he sido (y soy) un enamorado de la Tecnología. Desde pequeño rodeado de cacharritos y a la primera de cambio desenfundo la tarjeta de crédito para hacerme con el penúltimo gadget. (Un mal hábito en el que estoy trabajando y he hecho grandes avances :-)

Hay decenas de soluciones y aplicaciones tecnológicas destinadas a organizarnos mejor que como un crecepelo prometen milagros tangibles e inmediatos. Al principio me rodeé de este tipo de herramientas y pronto descubrí que, al menos en mi caso, la verdadera Productividad estaba en lo sencillo, en lo simple, en la falta de complejidad.

Aunque hoy gestiono mis tareas con una aplicación web nunca, por nada del mundo, me despego de un trozo de papel y un bolígrafo. Desde ahí saco casi siempre mis mejores ideas que luego traduzco en acciones.

4Creer que la Productividad tiene respuestas para todo

No todo es de color de rosas, no todos los días luce el sol en el país de la Gestión Personal, y no a todas horas podemos estar dando lo mejor de nosotros mismos.

Ni somos máquinas ni debemos pretender serlos. Se trata, simple y llanamente, de estar ahí, vivir las cosas, concentrarte en lo esencial y disfrutar y hacer mejor cada cosa que haces. Y si no puedes hoy… no pasa nada. A veces no hay herramientas ni mecanismos ni respuesta para muchos problemas. Si no “eres productivo” hoy, simplemente deja correr el día. Mañana tienes otras 24 horas maravillosas para dar lo mejor de ti.

5Intentar llegar a todo

Dice David Allen: “Tú puedes hacer cualquier cosa pero no todas las cosas”. Y tiene más razón que un santo… porque nunca, jamás podrás llegar a todas las tareas que se te vayan presentando. Hay que interpretar, decidir y sacrificar. De otro modo caeremos siempre en las prisas, el estrés, la precipitación y al final en la mediocridad.

Hacer menos cosas pero mucho más importantes de forma más consciente, serena y calculada no sólo redunda en un resultado mejor, sino que además te da más control sobre los detalles y capacidad de reacción ante los imprevistos. Aceptar que NUNCA llegarás a todo es el primer paso para hacer (muy) bien lo que tienes delante.

6Ignorar la Evaluación continua

En mi libro hablo de la Evaluación como uno de los pilares de la Gestión Personal. El pararse al día, tres, cuatro o siete minutos para echar la vista atrás y preguntarme “¿cómo lo he hecho hoy?” es fundamental si de verdad persigues mejorar día a día. Al menos así lo veo yo.

Pero no siempre fue así. En mi caso pasar por alto ese momento significó ser incapaz de afrontar los problemas, plantear soluciones y proponer mejoras. Sin Evaluación, repito, al menos para mí, no hay Productividad ni Peter Pan que lo solucione.

7Creer que no podía cambiar ni mejorar

Hay gente que antes de una de mis charlas ya viene y me dice: “Bueno, a ver qué tal va esto, porque yo soy un completo desastre y no puedo ser productivo en la vida”. Yo antes solía pensar así pero ¡qué equivocado estaba!

Respecto a eso hay una frase que yo repito con bastante frecuencia y dice así: “Todo el mundo puede cambiar pero no todo el mundo cambia”. El modo en el que intentes y pongas en marcha ese cambio es definitivo. Pero todo pasa, inexcusablemente, por querer cambiar de verdad, por querer mejorar. Decir “soy infeliz así pero no quiero cambiar” es algo que yo repetí durante años. Y así me fue.

Lo dejo aquí porque podría seguir rellenando páginas y páginas. He puesto 7 errores pero podría haber puesto 7.000. Pero por algunos había que empezar :-)

¿Y tú?, ¿te animas a compartir algún error que hayas cometido?

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Buenas!
    De tus propios errores, que son los que solemos tener todos, has conseguido aprender todo lo que nos consigues transmitir y eso tiene mérito, y más aun cuando lo reconoces. Me alegra que pienses que no existen gurus en la productividad porque es la manera más sencilla y real de darnos a entender que tu trabajo es verídico y esta hecho a base de “fallos” como los llamas tu.
    Enhorabuena por este post y la sinceridad Berto. Yo creo que estoy dentro de estos 7 puntos también, en mi caso no dar importancia a los descansos en los fines de semana creo que es mi error más grave. No descanso y luego la semana no va como debería muchas veces… También sobre la tecnología…estudiar delante de un portatil cuando no lo necesitas me ha llevado muchas veces a suspender examenes que podria haber aprobado, pero el no esforzarme en controlar las distracciones es otro fallo que cometo a diario. De todas formas, poco a poco creo que al proponermelo se va cambiando, porque yo creo que si que se puede ser más productivo si te lo propones ;)
    Saludos

  • Ismael

    99. Falta de flexibilidad a la hora de rectificar la planificación si es necesario.
    Omito los primeros 98 :-)

  • Perico

    Berto, siempre es bueno saber que los problemas que uno enfrenta a la hora de organizarce son los mismos que todo el mundo y no está solo en su lucha.
    Uno tiende a pensar que fracasó porque tropieza con esto problemas y evidentemente es al contrario, poder resolverlos es triunfar.
    Un gran saludo a ti y a todos lo que te leen desde Argentina.

    Perico (Diego)

  • Mi error principal ha sido hasta ahora, leer mucho sobre productividad, GTD, planificación, etc… sin tener un objetivo claro. No vale de nada. Desde que empecé en serio con mi blog, las cosas cambiaron. Pero como dices, errores cometo y cometeré siete mil.

  • Hola Berto, pensaba escribirte un correo pero me lo has puesto a webo.
    Te aseguro que desde mi mas tierna infancia, niño hiperactivo etc, he sido el Rey de la procastinacion, pero al nivel que Elvis Presley al rock o Michael Jackson al pop. Procastinación entendida como facil dsitracción del objetivo como querer abarcar muchas tareas, responsabilidades etc. Ser muy consciente de esto me ha llevado a un proceso, casi diria que guerra, para ser eficaz, ordenado, mas productivo en definitiva.
    Esa guerra me trajo a este blog, el mas útil para mi de los que leo.(No, no leo pocos) Y este blog me llevó a “Organiza mejor tu vida” y te aseguro que ha sido la batalla definitiva que me está haciendo ganar esta guerra,por motivación, por organización personal, por vision o perspectiva, pero sobre todo porque me FUNCIONA!!!!!!
    Gracias de verdad.

  • jesus_gs

    Aunque quizá chirríe con el punto 3, el punto 2 me ha hecho pensar que no recuerdo haberte leido sobre ninguna aplicación de las que te recuerdan descansar (igual escribiste al respecto antes de que empezase a seguir el blog, pero con un par de busquedas rapidas no he encontrado nada…).

    A mí me parece algo muy útil, además de su espartana sencillez. Utilizo Workrave, que básicamente consiste en 2 contadores, uno que te recuerda hacer un descanso largo cada bastante tiempo (yo lo tengo configurado para descansos de 5 minutos cada hora) y otro para pequeños momentos de relajación frecuentes (en mi caso, 1 minuto cada 10).

    Aunque su función es en principio recordarte que descanses regularmente, relajes tu vista y eso, a mí me viene muy bien también para hacerme consciente del paso del tiempo, que si se me escapa un ratito de procrastinar en seguida se me va volando, y te ayuda a racionalizar ese recurso tan valioso.

    Perdonad el off-topic.

  • iRock

    “Si no “eres productivo” hoy, simplemente deja correr el día. Mañana tienes otras 24 horas maravillosas para dar lo mejor de ti.”

    Debo reconocer que me preocupa un poco esa frase, en la medida que vayas a decir lo mismo al día siguiente, subsiguiente y así sucesivamente…

    Y yo que pensaba que en caso de fallar había que intentar remediar la situación, no dejarse estar hasta el día siguiente.

    Offtopic: ¿son completamente asimilables el trabajo y el estudio como “procesos productivos”? ¿Deberían aplicarse los mismos paradigmas y “recetas”? Lo pregunto porque, me da la impresión, estudiar supone una cuestión mucho más demandante (psicológicamente) y monótona. Por lo tanto, para ilustrar con un ejemplo, puede que no se requieran los mismos plazos de ocupación y descanso para trabajar que para asentar el culo en una silla de madera y leerse un libraco -libraco, por cierto, muchas veces nada entretenido, pero necesario para aprobar un examen-.

    Saludos.

    • Naturalmente que hay que hacer todo lo que se pueda por revertir la situación, pero a veces no se puede. Ahí mismo digo que al día siguiente tienes 24 horas para seguir haciendo cosas. Y si uno al día siguiente no quiere hacerlo creo que son otros los problemas que tiene, no productivos.

  • Eliab

    Berto…

    Como ya varios mencionaron arriba, entro dentro de tus primeros 7 errores; por que como dices tú existen muchos más que nos llevaría mucho tiempo el postrarlos en tu blog. Pero creo que uno de mis más grandes errores es darme por vencido cuando las cosas no salen a la tercera! es algo en lo que estoy trabajando pero realmente cuesta trabajo. Otro error que puedo mencionar es el hecho de distraerme fácilmente, dejar pasar el tiempo y que a la mera hora no pueda uno terminar bien las cosas y las tenga que hacer al “aventón”.

    He encontrado muy útil y fascinante tu blog por lo que por este medio te extiendo una felicitación muy grande y deseo que sigas teniendo éxito y una vida plena. Dios te Bendiga Berto!

    Saludos desde México.

    Eliab

  • Agustin

    HOla, Berto. Estoy leyendo tu libro en formato electrónico, muy interesante. Aunque tras leer el post no es lo más conveniente, quería aprovechar para preguntarte si has probado, conoces, opinas.. la aplicación CURIO, de Zengobi, partners de Evernote. Un saludo

  • me estreno y suscribo que la procastinación es algo que hace mucho daño, sí, pero algo totalmente humano y necesario a veces (bueno, este sea quizás mi error, doy por buena la procastinación!! xD)

    en fin, estoy de acuerdo en que a veces lo más efectivo es posponer una tarea para un momento mejor, o de mayor inspiración. Por supuesto, dependiendo de a que te dediques esto será más o menos efectivo.

    A mi me ha pasado a veces que no consigo concentrarme o que tengo demasiadas cosas en la cabeza y después de varias horas apenas he logrado avanzar en una tarea determinada. En cambio, al día siguiente con algo más de frescura el problema queda resuelto en pocos minutos, o por lo menos el resultado es mucho mejor que lo que hubiese sido el día anterior.

    en fin, mis más sinceras felicitaciones por tu blog Berto!

  • Hola Berto,

    Me da risa leer que todos tenemos, en general, los mismos errores.

    Yo batallo en querer ser todos los días, todo el tiempo 100% productivo. Logicamente no lo puedo hacer y entonces me frustro. Pero con lo que comentas me doy cuenta que no somos máquinas y que hay días que simplemente no tenemos la energía, concentración, etc. para hacer todo al 100%: “¡ Y NO PASA NADA!” Creo que hay que encontrar un balance, porque sino ser productivo se vuelve una carga y no una herramienta.

    Saludos desde México,

    Esteban Iñigo
    @estebaninigo

  • Berto cuando comentas que tú también cometes los mismos errores aunque a los que te leemos nos pueda sorprender me recordaba a algo que he vivido en mis carnes durante unos años. He sido monitor de tiempo libre durante siete años, como voluntario en una asociación de mi antiguo colegio. Una de las actividades que más he disfrutado y que hice tres años seguidos fue llevarnos a chicos y chicas de 17 años a hacer el Camino de Santiago. Nosotros los monitores les acompañabamos, les sugeriamos desde la experiencia cómo afrontar el camino, les aconsejábamos… Pero al final andábamos el mismo camino que ellos, estábamos igual de cansados (si no más, que ellos eran más jóvenes). Sin embargo, los chicos cada día se sorprendían de que nos saliesen ampollas, de que cojeásemos como ellos al acabar una etapa, de que estuviesemos tan cansados… Durante esos días éramos su referencia por lo que no se daban cuenta de que hacíamos el mismo camino y afrontábamos las mismas dificultades. Creo que esto es lo mismo, tú eres un referente, pero te enfrentas a los mismos problemas que nosotros cada día. Enhorabuena por tu blog.

  • Me encanto tu post, no cabe duda que aceptar en lo que nos equivocamos representa un crecimiento en todo los aspectos de la vida, sigue así

  • Alfonso Vaca Sanchez

    Mi estimado Berto, para mi el tema de la organizacion personal es apasionante, desde que cursaba la preparatoria y buscaba la forma de ser mas eficiente con mis tiempos, hasta el dia de hoy a mis 43 años.
    Es algo que sigue siendo parte escencial en mi vida.
    Desde que me levanto a correr por las mañanas (procuro hacerlo antes del amanecer) siempre llego y anoto en mi palm las ideas que se me vienen a la mente (siempre consigues un buen par de ellas al hacer ejercicio y orar por las mañanas), pero el error que quiero compartir contigo es darme esos 10 minutos personales para evaluar que es LO MAS IMPORTANTE POR REALIZAR ESTE DIA. Te lo comento porque en ocasiones pasan semanas y al analizar mis actividades no encuentro algo que haya sido fundamental para mi vida (entiendase desde pequeñas cosas como llamar a un amigo de antaño, escribirle a mis padres, pasar a una exposicion de arte o simplemente pasar a la iglesia a estar un momento con Dios), cosas simples son las que le dan el sentido a vivir, es por ello que necesitamos esos 10 minutos para ver que le hace falta al mundo y que nosotros seamos los encargados de realizar.

    Saludos desde Sonora MEXICO y me he vuelto un asiduo lector tuyo, felicidades.

  • Mikel

    Yo he sido el rey de las listas, del To-Do. Hacía una por la mañana y la corregía, y hacía nuevas, al final más de 15 a la semana. Ahora sólo tomo notas en mi ordenador, las sincronizo con el iPhone, y me va MUCHO mejor.

  • Ximo

    Buenas tardes y Felices Fiestas,

    Soy una persona que le gusta ‘conseguir cosas’ y ‘que las cosas salgan bien y como había pensado’.
    Tengo un trabajo que ha perdido su atractivo y que cada año se repiten las mismas pautas, los mismos problemas, los mismos errores y estoy cansado de ‘resolver los mismos problemas’.
    Para compensarlo durante unos años me iba cargando de tareas extras para subirme la adrenalina. Ahora estoy saturado.
    ¿Me convierto en un ‘funcionario de mi empresa’ pues mi empresa no va a cambiar?
    ¿Te parecen suficientes errores los que he comentado?

    Un saludo.

  • Hola Berto, te sigo bastante e intento experimentar con todo lo que cuentas. Ahora estoy inmerso en los mundos del GTD, eso si, me alegra saber que aún no he encontrado mi sistema, que sigo buscando, probando y viendo como va mi productividad, es más, me gusta escribir también sobre ello (poquito por ahora) , pero lo que mas me gusta es cambiar de ideas y pareceres, me alegra no ser el unico.

    Un saludo gottero!!!

  • 7 Errores y la forma de darles la vuelta. Berto, estoy totalmente de acuerdo contigo qué grandes consejos. El mejor, para mí es el del papel y boli, de hecho he sustituído la almohadilla del ratón por una libreta ;D