Un Sistema Probado para Tomar Notas-Apuntes de forma Eficaz

Hay un gesto que repetimos a diario y que forma una parte esencial del flujo de trabajo del que tanto dependemos: tomar apuntes. No reparamos en ello pero saber escribir cosas, conseguir anotaciones organizadas, y ponernos en marcha con ellas, es mucho más importante de lo que parece. Quiero contarte la forma en la que lo hago yo.

Cuando uno toma apuntes, o escribe ideas, o recoge una anotación, está “capturando” algo que escucha, se le ocurre o le indican en ese momento. Pero el problema es que muchos apuntes se quedan ahí y luego no hacemos nada con ellos o nos cuesta convertirlos en acciones. Generalmente por dos motivos: 1) lo importante y accionable se pierde; 2) no revisamos las notas.

Yo siempre he procurado conseguir esto: anotar cosas de un modo que me permita organizar mis notas sobre la marcha para recoger lo relevante y resaltar lo más destacado, y procesar mis anotaciones cuanto antes para convertirlas en acciones.

1Anotar y Organizar

A mí no me enseñaron a tomar apuntes y durante casi toda mi vida los tomé en párrafos, subrayando y poco más. Mal sistema. Las cosas que van saliendo, por ejemplo en una reunión, no son lineales y no les puedo dar el mismo tratamiento a todas. Y lo más importante: leer, interpretar, organizar y decidir posteriormente se vuelve complicado cuando tienes un folio y medio de palabras. ¡No es una novela!

Con el tiempo he ido simplificando mucho mi sistema, que vale tanto para papel como para aplicaciones. Y es condenadamente sencillo. Está basado en caracteres especiales y colores. Y consiste en asignar a cada tipo de anotación que voy haciendo un símbolo que me dice de qué se trata:

[ ] Acciones o Tareas.
! Datos importantes.
* Ideas y Propuestas.
@ Asignar a… (algo para enviar a otra persona).
# Referencias o cosas a revisar.

En papel utilizo siempre un bolígrafo de tres colores Pilot del que suelo decir es una mis mejores armas productivas. Y complementariamente a los símbolos, divido mi hoja en dos mitades. De modo que todo aquello que requiera acciones posteriores va a la parte superior.

Emplear tanto los símbolos y colores, como anotar las cosas en según qué lugares, me permite ir organizando mis notas según las escribo. Y eso me ahorra mucho tiempo y me permite ponerme en marcha antes. Especialmente con lo más importante: las tareas y acciones, que las veo antes y más claramente.

2Decidir y Hacer

Salvo que algo me lo impida, SIEMPRE proceso mis notas inmediatamente después de tomarlas. Por dos motivos: a) todavía están frescas y en contexto, y eso me permite interpretar y decidir más facilmente; y b) si no decido qué hacer con ellas en ese momento, luego posiblemente lo olvidaré o se perderán.

Mi forma de decidir y hacer esas anotaciones es simple: a base de preguntas.

  • ¿Las convierto en una acción próxima? Es decir, ¿en una tarea?
  • ¿Las convierto en varias tareas próximas? Es decir, ¿en un miniproyecto?
  • ¿Las convierto en Historial? Es decir, ¿las archivo para futuras consultas o referencias?
  • ¿Las desecho? Es decir, ¿las elimino porque luego concluyo que no me aportan nada?

Es un sistema que no tiene mucho misterio pero me funciona muy bien. Dos sencillos detalles: anotar y organizar a la vez, y tener el hábito de revisar y decidir inmediatamente después.

Por cierto, desde hace tiempo estoy tentado de hacerme con un bolígrafo LiveScribe, porque a primera vista parece que podría ayudarme más. Pero por un lado estoy acostumbrado a este sistema ágil, y siempre me refrena la duda de si no será complicar el proceso en lugar de simplificarlo. Tal vez tengas experiencia con él.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Miguel - 14 enero 2013

Hola Berto, me parece muy interesante lo que comentas, yo utilizo un sistema parecido, y creo que me vendría bien a efectos de no tomar notas lineales, y monotonas saber que tipo de boli”3 colores” existe que no sea aquel boli que tenia 2 cms de grosor de cuando eramos pequeños:-)
Otra duda, yo uso dispositivos apple, y utilizo evernote para tomar notas digitales pero me resulta muy lento la apertura del programa cada vez que quiero crear una nota normal o de voz, etc,….Sabes si existe algun widget para apple de evernote en plan acceso directo, ?preferentemente para ipad o iphone.( se que en Android existe:()

Muchas gracias, y buen dia!

    Diego - 28 enero 2013

    Yo antes usaba evernote, pero me he pasado a Springpad, tiene widget de escritorio para el iphone (o desde Safari)

    Er lucco - 26 febrero 2013

    Prueba fastEver para iPhone.
    Puedes dejar por defecto la carpeta in box, o cajón desastre, y allí van tus nuevas notas.
    Tardas 4 segundos en anotar “billetes” en tu evernote. Más tarde, abres evernote y procesas esa anotación veloz.

Beluka - 14 enero 2013

Hola! Me parece una gran idea tener símbolos para la distinción de tareas, yo aún tengo que encontrar los míos, creo! Tu sistema me recuerda a las clases de interpretación consecutiva: a diferencia de lo habitual de doblar el folio como si fuese una libretita, doblarlo longitudinalmente agiliza la toma de notas mucho, dado que el movimiento horizontal se hace rápido por la limitación de espacio. Hacerse con un grupo limitado de símbolos cuya combinación permita anotar los diferentes tipos de tareas que tenemos hace que se resuma todo en pocas líneas y de forma que no se pierdan datos. Algo de utilidad había que sacar de la carrera! Un saludo!

    Berto Pena - 15 enero 2013

    Sí, es in método sencillo. No siempre utilizo todos los símbolos o colores. Pero ahí están para cada ocasión.

Shinfu - 14 enero 2013

Miguel te recomiendo Drafts para tomar notas rápidas y te lo envía a los mayores servicios.

Lo de los colores suena bien, pero lo veo algo lento para la toma inicial. Sí para el repaso posterior. Mono color y uso un rotulador.

Otra cosa que estoy explorando, con resultados muy satisfactorios son skectchnotes. Visuales y en la revisión me ayudan mucho.

Me gusta estos sistemas flexibles que se amoldan a uno.

    Berto Pena - 15 enero 2013

    No pierdo el tiempo parándome a colorear cada cosa que anoto. Simplemente aprovecho el cambio de tema en la reunión o cualquier pequeña pausa para subrayar (o rodear con un círculo) a color los símbolos que he ido anotando.

    La idea es organizar y dar sentido a mis notas sobre la marcha y sin perder tiempo ni atención.

Jorge - 14 enero 2013

Fantástico, Berto. Una imagen vale más que mil palabras, si además pusieras un ejemplo, no tiene porque ser real, sería perfecto.
Muchas gracias Berto.

Gus - 14 enero 2013

Me parece un sistema muy interesante, sobretodo porque el papel y el lápiz no deja de ser el mejor recurso para que surjan más ideas durante las reuniones, y si están clasificadas como en tu sistema, será de mucha utilidad.

    Berto Pena - 15 enero 2013

    Para mí es un recurso que vale para muchas ocasiones, incluso cuando estoy estudiando un documento o leyendo un libro :-)

Daniel Grifol - 15 enero 2013

La verdad es que yo suelo procesar las notas justo después de la reunión. Es cierto de del contexto. Por eso no es una mala idea tener una grabadora a mano (yo uso mi smartphone) por si olvidamos algo importante.

El sistema de signos me parece una buena idea. Yo lo suelo hacer creando una “hoja de reunión ” con varios apartados y así voy extrayendo los puntos importantes de la conversación dividiéndolo en varias categorías. En el proceso, las voy relacionando con números en formato de lista.

Intentaré aplicar el sistema de signos para poder tener una traza más clara de lo que ha ocurrido en la conversación, aunque requerirá prestar más atención al sistema de anotaciones en sí, sobre todo, en su procesamiento posterior. En todo caso, creo que puede ser un mejora en mi sistema.

Eso si, me parece demasiado lento y engorroso el sistema de bolis de 3 colores (muchas veces es demasiado lento incluso el tomar notas) . Propongo cambiar el color por otro tipo de símbolo (inicial del color que usas normalmente?? ) para agilizar. Así las notas quedarían tipo:

(*R) tener en cuenta esta idea
(@V) Que Juan haga alguna tarea

Como siempre, fantástico post maestro.

    Berto Pena - 15 enero 2013

    Revisar según termina la reunión marca la diferencia. Cuando no lo hago “arrastro” los temas, asignaciones o descuido acciones. Hablamos mucho pero luego…

Miguel - 15 enero 2013

Berto, podrías contestarme a la primera pregunta, me sigue resultando interesante conocer como lo haces.
Gracias

    Berto Pena - 16 enero 2013

    Cuando quiero escanear documentos (mis propias notas o lo que sea) utilizo una aplicación que, para mí, es pura magia: Scanner Pro. Luego en Evernote tengo reconocimiento OCR de mis propias notas :-)

      Miguel - 16 enero 2013

      Que es un sistema OCR? Tienes algun acceso directo para Iphone o ipad para evernote? Que boli 3 colores usa?
      Gracias

Ana - 15 enero 2013

Berto, enhorabuena por tu Blog. Ha sido todo un descubrimiento para mi.

Al hilo de este post, quería preguntarte qué tipo de libreta usas para tomar notas. En algún otro post hablas de Moleskine, ¿pero qué formato usas? ¿Usas siempre la misma donde registras todas las reuniones, o tienes varias libretas dependiente del “cliente”, proyecto o uso?

Yo tengo un conflicto absurdo (lo reconozco) pero sé que me resta productividad, o al menos enfoque y necesito ayuda.
Trabajo como consultora en una multinacional americana y tengo un montón de reuniones diarias con clientes internos y externos. Me gustaría usar solo un cuaderno para llevar a todas las reuniones, donde registrar todos mis apuntes, “desmenuzar” proyectos, guardar folios importantes, etc. el problema es que me preocupa mucho la imagen poco profesional que pueda proyectar. No sé si un cuaderno de espiral con hojas de cuadros da la imagen profesional que quiero proyectar. Y en mi empresa la Moleskine está vista como un cuaderno de “intelectuales-creativos” más que de “ingenieros” o project managers, que es de lo que estoy rodeada.

Al final siempre empiezo mil cuadernos, no acabando ninguno porque ninguno me gusta (que si con cuadros mejor que con rayas, que si en blanco mejor que las rayas…) y pierdo mucha información importante por estar repartida en mil sitios. Soy una tiquismiquis, lo sé.

Tu que has trabajado en diversas compañias y estarás acostumbrado a ver de todo…¿Me darías tu consejo por favor?

Muchas gracias.

    Berto Pena - 16 enero 2013

    Yo me decantaría por la herramienta que más se ajuste a lo que necesites. Olvida lo de la imagen, dura cinco minutos. Lo que cuenta es la que la herramienta te sirva, sea cómoda, ágil y te facilite el trabajo. Si alguien juzga o dicta opinión por lo que utilizas para trabajar, es su problema ;-)

Jc - 16 enero 2013

Interesante sistema Berto. Hay un punto en el que hago algo similar. Destaco los puntos accionables (en mi caso con un simbolo AP).

Lo q he dejado de hacer es invertir tiempo en atchivarlas, salvo q sea critico. En ese caso las escaneo, y derecho a mi directorio de archivos. Pero rara vez lo hago. Despues de todo, cada nota lleva su fecha, los datos estan mas o menos organizados y si hace falta vuelvo. La probabilidad de buscar la nota cae proporcionalmente al tiempo que pasa, asi q las de cierto tiempo hacias atras (anios en gral), van derecho a la basura.

Tambien reviso la nota tan pronto como vuelvo al escritorio e impacto los puntos accionables directo a mi sistema de organizacion. Los AP obviamente se convierten en tareas o nuevos proyectos.

Saludos!

JC
http://Comomeorganizo@blogspot.com
Ultima nota: cuando los dos minutos nos juegan en contra

    Berto Pena - 16 enero 2013

    Sí, al final yo no creo que tenga que haber un sólo sistema sino variaciones con el mismo principio. El uso y la utilidad siempre por encima de la herramienta.

Salva - 16 enero 2013

Hola Berto,
interesante post. Solo quiero hacer una sugerencia alternativa a la idea de usar un boli LiveScribe. Si lo que quieres es tener guardadas las notas en formato digital ¿porque no pruebas a “escanearlas” con un programa como JotNot para iphone?. Luego las mandas a dropbox o evernote y asunto resuelto.
Un saludo

    Berto Pena - 16 enero 2013

    Justo comentaba más arriba que para escanear utilizo Scanner Pro, que supongo que hará algo parecido a JotNot. Lo de LiveScribe siempre me ha picado, pero siendo sinceros no veo necesidad (en mi caso :-)

      Salva - 16 enero 2013

      Disculpa no había visto tu comentario anterior. Por cierto, a raíz de tu comentario he probado Scanner Pro y, aunque es bastante más caro, que JotNot es mucho mejor que JotNot.

Juan Cruz - 16 enero 2013

” Y es condenamente sencillo” – Condenadamente?

Salva - 16 enero 2013

Un pequeño aporte: Entresacando ideas del post y de algunos de los comentarios, me he preparado una plantilla para Upad (aplicación de notas que uso en iPad) que cumple la filosofía de tu sistema y funciona muy bien. La plantilla es una simple hoja en blanco, en modo apaisado, dividida verticalmente en dos recuadros (en lugar de zonas de arriba y abajo, prefiero izquierda-derecha porque con el ipad en horizontal apoyado en su funda me es más comodo desplazarse horizontalmente) . He añadido una pequeña cabecera a cada recuadro en la que consignar fecha y reunión. En el recuadro de la izquierda lleva el rotulo acciones/tareas en la de la izquierda, punto tratados. Me ha costado 5 minutos de hacer e importar al iPad y ya tengo plantilla para todas las reuniones que quiera.
Espero ir sacandole partido.
Un saludo.

Azucena - 17 enero 2013

Me ha encantado tu propuesta, y voy a probarla en mi próxima reunión. Yo tb suelo marcar con distintos colores y revisar inmediatamente, pero voy a añadir los símbolos y partir la hoja en dos, porque creo que va a aagilizar más todo el proceso.
Muchas gracias por todo lo que compartes.

Esteban Trujillo Quesada - 17 enero 2013

Muy interesante, como siempre, el artículo.

En mi experiencia personal, me he decidido por utilizar Genius Scan. Después de haber probado la mayoría de aplicaciones para escanear desde el iPhone.

Tiene como principal ventaja el flujo de trabajo desde que tomas la foto hasta que la envías a Evernote o nube. Y lo mejor es que, en ese momento, puedes elegir el tamaño de la imagen en KB,s. Esto es fundamental para los que tenemos cuentas Evernote limitadas a 60 Mb,s. al mes.

Tomo nota del boligrafo Pilot, parece ser un modelo Feed GP3 de la marca Pilot.

Saludos

Luis - 21 enero 2013

Gracias Berto, me has dado algunas ideas para aplicar a mi metodo actual. Yo ahora mismo utilizo solo Evernote y la parte que mas me “cuesta” es el seguimiento de las acciones o la traza posterior.

En su momento utilice Livescribe y la verdad es que, mas que para organizar las tareas posteriores, me servia para poder buscar rapidamente en las notas de las reuniones. El principal “inconveniente” que tomaba las notas primero en papel y luego las pasaba a Livescribe. Parte del problema, posiblemente, fuera mi forma desestructurada de tomar notas, pero tambien eso me permitia usar una de las “features” mas utiles que era complementar las notas con voz al pasarlas al posteriori.
Yo estaba encantado con el, pero al encontrar Evernote y poder completar lo escrito con imagenes (las pizarras de las reuniones, fotos de las notas de otros,…) el uso del papel y boligrafo se me quedo corto.

Si mantienes el uso de papel y dado lo estructurado del metodo de toma de notas que has comentado en este post, es muy posible que te sea muy util.

David Crespi - 21 enero 2013

Berto me ha parecido genial la entrada, yo me idee otro sistema que me funciona.
Siempre escribo las notas a lápiz, no se porque pero siempre me he sentido más cómodo que con cualquier tipo de bolígrafo. La superficie es una libreta apaisada, en este caso es un moleskine (@ana trabajo en una empresa de software, así que de “intelectuales-creativos” nada, a mi me viene de perlas).
En la hoja de la izquierda elaboro un mapa mental mientras avanza la lectura / reunión / tormenta de ideas, y en la hoja de la derecha voy anotando aclaraciones sobre los conceptos del mapa mental.
Lo que siempre intento una vez he terminado esta acción es, como bien dices, pasarlas a limpio revisando que no se me olvide nada.
En caso de tratarse de una reunión acabo enviando un correo a todos los participantes donde indico acciones, responsables y resultados esperados de cada acción. Este correo se lo envío incluso a mis jefes y clientes, ya que aunque parezca increíble nos ha servido para aclarar algún mal entendido antes de que se produjera.
Lo que comentas de los colores me encanta, así será todo mucho menos monotono y seguramente conseguiré darle un toque más animado. Voy a dejar el lápiz por tu culpa :)

Rafael Hernampérez - 27 enero 2013

Muy útil. Sólo quería preguntar acerca de cómo usar distintos colores y signos mientras se toma apuntes. En mi día a día, a menudo me es imposible evaluar de qué tipo es una nota. Asimismo, y debido a la continuidad y rapidez de los apuntes, ¿no haría perder el hilo el tener que cambiar de color y pensar qué signo poner?. Sinceramente, esto lo veo más en una relectura posterior, en una pausa de la charla, o después de la reunión.

Si no es inconveniente, voy a explicar cómo tomo mis notas en el trabajo, donde tengo comités frecuentes y redacto las actas. Como siempre hay una orden del día, y la información que se discute en los comités es reportada un poco antes, tengo ya organizada el acta por los puntos. Sólo necesito insertar la información necesaria y complementarla durante el comité. Es decir, dejo preparada el acta antes del comité, tan sólo a falta de las explicaciones que surjan durante el mismo.

En otras situaciones, como reuniones o seminarios, utilizo más bien el ordenador en lugar de escribir a mano, ya que soy mucho más rápido y puedo tomar más notas. La clave, creo, está en discernir lo que se dice en el momento que se dice, y evaluar su importancia como para ser anotado. Además, también es importante tener la habilidad de escribir en frases muy cortas la esencia de lo que se anota, sin que por ello se pierda el detalle.

Después del evento, es, como bien dices, muy importante revisar tus notas, aprovechando que están frescas, para organizarlo mejor, distinguir lo importante, qué serán acciones y añadir notas personales o más detalles si fuera necesario.

Fernando Lázaro - 6 febrero 2013

Gracias por compartir estos métodos que procuraré utilizar y que me parecen muy interesantes.

Daniel - 6 febrero 2013

¿Berto en que forma podrías usar estos tips para tomar apuntes en clases?

    Berto Pena - 6 febrero 2013

    Para mí valen perfectamente para clase. Da igual donde estés tomando notas: clase, reunión, charla… al final es cuestión de atrapar ideas y tareas para hacer algo con ellas luego :-)

DavidM - 7 febrero 2013

Berto, sólo quería decirte que hace varios años que cogí tu consejo de anotar las acciones o tareas con un cuadro, y desde entonces las notas de las reuniones son muchísisisimo más fáciles de procesar. La típica idea simplísima que a cualquiera se le ocurre. Excepto que al 90% de la gente acaba por no ocurrírsele.

Voy a ver si adopto todo el resto de ideas que propones aquí. ¡Muchas gracias!

Joaquin - 15 febrero 2013

Gracias por tal aporte Berto. Lo pondré en práctica en mi note 2.

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