Mi sistema para guardar la información de Internet

Internet está lleno de información fantástica pero la única información buena es la que encuentras cuando la necesitas. Para temas de trabajo cada vez creo menos en los buscadores, llenos de información irrelevante, contenido duplicado y devoradores del tiempo de las personas. Más bien creo en capturar y guardar las cosas que te valen y tenerlas en un sitio que puedas consultar rápidamente.

Lo que nos ocurre es que siempre encontramos información útil cuando estás haciendo otra cosa. Déjame preguntarte: cuando encuentras un post interesante o una web sobre la que quieres volver, ¿dónde la guardas? Yo capturo, guardo y organizo la información útil utilizando “tres niveles” que corresponden a tres aplicaciones. Te lo cuento por si te da alguna pista.

Primer Nivel “Cartera” (Instapaper)

InstapaperCualquier cosa que encuentro la capturo inmediatamente con Instapaper. No pierdo tiempo en leerlo (salvo que precisamente esté haciendo eso o tenga un rato libre) y sencillamente con un clic lo guardo para revisar después. Esto lo puedo hacer en el ordenador, en el iPad o en mi iPhone. Así da igual lo que utilice o lo que esté revisando, siempre puedo guardar cualquier cosa en mi Cartera.

Para los que utilizáis GTD o estáis familiarizados con él, de alguna forma Instapaper es como “Inbox” donde meto absolutamente todo lo que creo que me puede interesar. Luego “proceso” y decido qué hacer con él.

Dependiendo de la carga de trabajo que tenga reviso esa cartera cada 2, 3 ó 7 días. Ahora bien, siempre lo hago de forma regular y no me lo salto para evitar el hacinamiento de páginas. Es ahí, cuando hago una lectura de cada cosa y decido qué hacer con cada enlace. El leer en Instapaper tiene una enorme ventaja: elimina todas las distracciones que rodean a un artículo y te muestra sólo el texto, desnudo y despejado. Es ahí cuando decido si…

  1. Lo borro. Lo leo y no me interesa guardardarlo. Bien porque no habla de lo que esperaba o porque no me aporta nada.
  2. Lo guardo. Dependiendo del tipo de contenido que sea lo guardo en mi “Armario” o en mi “Guardamuebles”.

Segundo Nivel “Armario” (Evernote)

EvernoteSi la página que capturé con Instapaper la voy a utilizar en los próximos días, o tiene que ver con alguno de los proyectos o productos en los que estoy trabajando en la actualidad, la mando directamente a Evernote. Es ahí donde guardo la información que utilizo más, donde recopilo datos e ideas de trabajo y donde centralizo la documentación y material de mis proyectos actuales. Lo tengo todo junto, relacionado entre sí y todo a mano.

En Evernote lo puedo agregar notas, juntar y relacionar con el resto de información de mi proyecto, añadir capturas, combinar notas, incluir audio, etc. De alguna forma desarrollo ese enlace para aprovecharlo mejor cuando lo necesite (próximamente).

(El motivo de no utilizar el capturador de Evernote (el clipper) desde el navegador es porque es muy lento. Es decepcionante que no hayan mejorado esto. De hecho, en Evernote es más rápido capturar enviando un email que utilizando el clipper del navegador. En cambio, con el bookmarklet de Instapaper la captura dura 1-2 segundos.)

Tercer Nivel “Guardamuebles” (Delicious)

DeliciousSi la página que capturé me interesa o creo que puedo utilizarla en un futuro, la guardo en Delicious. El motivo de no guardarlo en Evernote es muy sencillo: sólo quiero en Evernote la información útil de verdad. No quiero acumular enlaces curiosos, cosas para dentro de cinco años y mezclarlo con información relevante que manejo en el día a día. Además, a la hora de guardar enlaces puros y duros, me resulta más cómodo y rápido el sistema de etiquetado de Delicious.

¿Se podría utilizar sólo una aplicación y simplificar? Sería sin duda lo ideal y habrá muchos que lo puedan hacer así. Pero yo lo he intentado y nunca he estado cómodo. Este “sistema de tres niveles” me permite:

  1. Guardar rápido y desde cualquier sitio.
  2. Revisar desde cualquier sitio (dispositivo) y decidir.
  3. Guardar dependiendo de la inmediatez-importancia del contenido.
  4. Tener muy a mano, desarrollada y relacionada, toda la información que necesito ya.
  5. Evitar que mi Evernote (al que le doy mucha importancia) no engorde con grasa digital.

¿Cómo lo haces tú? Cuéntalo en los comentarios y seguro que el resto encontramos formas de mejorar cómo lo hacemos :-)

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Yo llevo ya tiempo usando este mismo método con los 3 niveles, a excepción de Instapaper, que en mi caso es Read It Later (cuestión de gustos) y la verdad es que me está dando muy buenos resultados :)

    • Estupendo! Me alegro que compartamos sistema. Sí, Read It Later-Instapaper, al final hacen lo mismo. Gracias por contar cómo lo haces :-)

  • Esta muy bien el sistema, me gusta la idea. Voy a comentar yo mi sistema por si alguien le es de utilidad tambien.
    Uso Google Reader como sistema de feeds y para su lectura uso Feedly. Para capturar la informacion lo hago mediante el boton “Favorito” de cada feed y mediante un sistema de envio de emails automatico llamado feedmyinbox que lo que hace es que detecta cuando yo le doy a favorito a un feed y me lo envia por correo a la direccion de evernote. Luego en Evernote catalogo la informacion semanalmente. Es un sistema que va bien si tu principal entrada de informacion son los feeds, si navegando te encuentras algo de interes esta claro que no es un sistema tan versatil como el de Berto, sin embargo a mi hasta la fecha me esta funcionando bien.

  • Buen método!! Yo también uso Read It Later, Evernote y Delicious. Hace poco he comenzado a usar también ZooTool http://zootool.com/everyone , que es como Delicious, pero más visual y además puedes importar todo de Delicious y al guardar un link, imágen o lo que quieras, puedes además enviarlo a Delicious, twitter y muchas opciones más.
    Un saludo!

  • Muy bueno, Berto. He llegado aqui vía mi amigo Jose Miguel Bolivar que te ha RT. Es mi prescriptor en temas de GTD, asi que encantado de leer este post tan útil. ¡¡gracias por compartir!!

  • Yo he abandonado Evernote en favor de Springpad (hay extensiones para navegadores, se guarda en web y tiene aplicación para móvil también), y lo tengo simplificado en 2 niveles, obviando el primero tuyo.

    Tras un tiempo usando Delicious (unos 4-5 años), he llegado a la conclusión de que al final no haces más que almacenar marcadores que en la mayoría de las ocasiones no vuelves a mirar o bien se quedan desfasados por el motivo que sea. He sustituido Delicious (ahora lo tengo bastante abandonado) por el gestor de marcadores de Chrome, que se sincroniza en todos los equipos que uso (excepto el navegador del iphone).

    Saludos.

    • Alejandro

      Ángel me parece buena idea usar Chrome por su sincronización entre todos los equipos. Sin embargo, siendo un poco GTD…no me acaba de convencer utilizar los marcadores para guardar ese material de referencia que raras veces utilizarás. Lo digo por el hecho de tenerlo siempre delante mientras estás navegando, trabajando, etc….
      El material de referencia…fuera de la vista!!
      El material de apoyo a proyectos….siempre a mano!!!
      ….Es mi opinión ;-)

  • Yo también sigo un sistema similar pero en vez de Instapaper también con ReadItLater. Añado una carpeta INBOX en mi Dropbox porque por mi trabajo muchas de las cosas que dejo pendientes de revisión son artículos en PDF y ahí no veo tanta utilidad en Instapaper.

  • Ricardo Costa

    Hola Berto,

    Yo de momento lo hago todo en evernote. Para evitar el efecto cajon desastre utilizo una libretz por defecto llamada Entrada en la recibe la informacion. Cuando la proceso decido que hacer con ella, si borrarla o guardarla. Si la quiero conservar elimino marcos y resto de informcion inutil. En caso de encontrar algun fragmento interesante lo subrayo en rojo. Lueo la muevo a la carpeta de trabajo.

    Para evitar que se acumule la basurilla, si alguna vez encuentro algo de informacion que ya no es relevante puedo eliminar la nota directamente o moverla a la libreta Archivo.

    Un saludo

  • Yo uso Quiet Read para arrastrar algo que me pueda interesar y leer luego.
    RSS Menú para seguir las webs que me interesan (tiene la ventaja de que me muestra una breve descripción y soy yo quien marco como leido o no. Así no veo el artículo y me pica la curiosidad)

    Y naturalmente Evernote :)
    Saludos Luneros

  • Me encanta el planteamiento Berto. Me surge una duda: no termino de ver clara la diferencia entre Instapaper y Delicious a los efectos. Yo, además de Instapaper, uso una pequeña ‘trampa’: he creado una carpeta en Evernote con el nombre “Interesante” donde meto links y correos con contenido de la web no urgente. Un abrazo.

  • Intento evitar al máximo posible todo lo que pasa de la “cartera”. Un almacén demasiado grande de links se vuelve traicionero. Aunque puedo comprender la necesidad de mucha gente por esta “infraestructura” para almacenar links, para mi es en sí otro peligro. Si necesito links los guardo junto al resto de documentación para ese proyecto y si no. Confío en tags, google y mi memoria.

    Un saludo Berto

  • Pere

    Hola Berto,

    Una consulta…

    Como guardas tus links de Instapaper a Delicious desde un iPad?

    Saludos y gracias

  • Yo sólo uso el nivel “cartera”, y para ello tengo Read it Later (del que oí hablar en este blog, por cierto). El problema es que si no estoy en mi equipo, no tengo ese bookmarklet. Si el enlace me va a hacer falta en un futuro, lo guardo junto a la información del proyecto, por ejemplo en un documento de Word (lo sé, es lento y poco eficaz).

    Para los tweets los marco como favoritos y luego leo el enlace que adjuntan (artículos, entradas de blogs, etc). Suelen ser lecturas de usar y tirar (los leo y borro).

    Tengo que empezar a gestionar la información con Evernote u otra aplicación similar, sobre todo si acabo comprándome un smartphone. Es mi asignatura pendiente.

    Un saludo

  • Yo, ante el pánico, exporte de Delicious a Google Bookmarks y al final es exactamente lo mismo, pero asegurado con los chicos de la G. Por lo demás, me alegro de este artículo, porque yo hago exactamente lo mismo, filtro contenidos según su importancia para conmigo según un determinado servicio. Evernote es mi baúl de proyectos, Google Bookmarks mi almacén de enlaces para siempre y Read It Later (en Android no existe Instagram) mi bandeja de entrada de web para mirar cuando tenga un hueco o en el mismo día.

    Genial post, as usual ^^

  • Generalmente todo lo guardaba en marcadores, por lo que la cosa se ponía bastante fea, ahora gracias a este post he adoptado instapaper, por lo que se puede decir que mi sistema es de dos niveles. Muy bue post.

  • No se me había ocurrido. El sistema es elegante, sencillo y eficiente. Llevo unas horas con él y me gusta. Gracias.

  • Eh, Berto, primero quería dejarte un abrazo, hombre. Yo siempre te leo desde mi GoogleReader y sinceramente tienes artículos muy útiles —con decirte que ya más de uno lo he impreso y compartido con compañeros de trabajo—.
    Gracias por ello.

    Y volviendo al tema: yo utilizo el Read It Later y el Evernote, tu tercer nivel no se me había ocurrido y, como decimos aqui en Perú, “déjame masticarlo”… :)

    ¡Un abrazo!

  • Muchas gracias berto, justo llevaba varios días planteando un buen flujo de captura de contenidos digitales, para mi profesión es realmente importante.

    Javier

  • Elena Aguilar

    Hola Berto, me gusta mucho tu página. Te voy a decir como le hago yo:

    1. También paso todo para Instapaper primero, sobre todo si es información larga (o que me va a distraer…)

    2. Yo trabajo con One-note de Office y por proyectos así que al terminar las búsquedas de información por internet empiezo a trabajar con cada proyecto de forma individual, pasando la info. de instapaper a one-note, y luego procesando ahi mismo (es decir, hago lo que tengo que hacer con los datos que saque y que pasé a one-note).

    3. Dejo los links para futuras referencias ahi mismo en one-note, en la página del proyecto.

    4. Si son links que voy a usar frecuentemente en el futuro (osea como de 6 meses en delante y checarlo casi todos los días) los paso a favoritos en el navegador.

    Empece a usar diggo porque también me llené de pánico con lo de delicious, pero la verdad es que no me gustó: no es tan simple ni intuitivo.

    Las curiosidades que me encuentro por ahí las dejo en Instapaper para leer después y ahí las almaceno.

    Por ahora manejo los bookmarklets así. Sería más fácil si instapaper tuviera subcarpetas.

    Saludos a todos.

  • mikah83

    Yo utilizo un sistema parecido, solo que de dos niveles, sustituyendo Instapaper por Read it later y en vez de usar Evernote uso tambien delicious para informacion de proyectos, creando un tag especial con el nombre del proyecto. Al finalizar borro el tag con la informacion que contiene (si quiero conservar algo lo vuelvo a guardar con otras etiquetas).

  • ux

    Es gracioso porque utilizo 3 herramientas similares a las tuyas y nunca había realizado ese flujo de trabajo. Mentira me parece. Así que me he puesto a ello, y a parte de lo útil y ordenado que queda saco más partido a todo.
    En mi caso utilizo:
    ReaditLater
    Springpad
    GoogleReader.

  • epu

    Yo como INBOX utilizo una simple carpeta contenida en un servidor (el motivo es el uso intensivo de ficheros de EXCEL, PDF, y otros, para los cuales la mayor parte de software de captura no es útil). Un simple disco de RED os puede servir también. El resto de sistema es muy parecido.

  • Esta muy bien el sistema, me gusta la idea. Voy a comentar yo mi sistema por si alguien le es de utilidad tambien.Uso Google Reader como sistema de feeds y para su lectura uso Feedly. Para capturar la informacion lo hago mediante el boton “Favorito” de cada feed y mediante un sistema de envio de emails automatico llamado feedmyinbox que lo que hace es que detecta cuando yo le doy a favorito a un feed y me lo envia por correo a la direccion de evernote. Luego en Evernote catalogo la informacion semanalmente. Es un sistema que va bien si tu principal entrada de informacion son los feeds, si navegando te encuentras algo de interes esta claro que no es un sistema tan versatil como el de Berto, sin embargo a mi hasta la fecha me esta funcionando bien.
    +1

  • Mi procedimiento es lo mismo, aunque utilizo otras herramientas. He dejado de usar Evernote debido a las dificultades de mover información fuera de la base de datos de EN. Ahora uso DEVONthink, que ademas de guardar la información en su forma original tiene una potente motor de análisis capaz de clasificar la información de firma automatizada.

    Tampoco uso Delicious, porque solo guarda en enlace (que en mi experiencia puede cambiar), mientras a mi me interesa más el contenido.

  • Tres niveles, se parece un poco a Inception :P Muy interesante pero demasiado complejo para mi gusto.

    En mi caso, uso un solo nivel: los destactados en Google Reader y para su lectura/archivo Reeder para Mac e iOS.

    Aquí explico un poco mi “procedimiento”:

    http://yagoabascal.tumblr.com/post/1116945889/mi-receta-personal-para-combatir-la-infoxicacion-online

    Un saludo.

  • Santiago

    Hola Berto. Muy interesante este intercambio de ideas/experiencias.
    Yo utilizo tres aplicaciones, pero de un modo diferente: Instapaper, ReadItLater y Evernote.
    Los artículos los guardo en Instapaper y ReadILater y despues de leerlos los borro.
    Leo siempre antes los de Instapaper por lo que son los que menos tiempo duran archivados. Lo hago asi porque uso las veriones gratuitas de las dos aplicaciones y el Instapaper está limitado a 10 artículos y el ReadItLater no.
    Los asuntos de trabajo los limito a Evernote y si tengo que guardar páginas web completas SI que uso el clipper. Espero que lo mejoren en futuras revisiones.

    En ninguna de las tres guardo links. Lo que hago para guardar los links -cuando son asuntos de trabajo-es arrastrar el icono de la URL a la carpeta correspondiente.

    Los asuntos de trabajo los archivo para el futuro, los demas asuntos los leo y luego los borro. Hay una excepción, tengo una libreta en Evernote que denomino “NET” en la que almaceno contenidos web de alto interés de temática “internet” para mejorar mis sistemas (contenidos como los de thinkwasabi) y donde tambien almaceno contraseñas, localización de hotspots de wi-fi (yo viajo connstantemente y por sitios muy chungos por lo que la localización de wi-fis y acceder a contenidos cuando off-line es fundamental para mi y para mi trabajo.

    Un saludo a los lectores de thinkwasabi.

  • Como siempre tus ideas son magnificas. Voy a utilizar tu método, ya que me parece una forma magnifica de mantener la atención en lo importante.

    Llevo mucho tiempo siguiendo tu blog y ahora he decidido crear el mío http://www.tecnogtd.com. Si me lo permites, escribiré una referencia a este articulo.

    Saludos y gracias por tus articulos.

  • Hola:
    Yo también uso un sistema parecido, en tres niveles, con ReadItLater, Evernote y Delicious o Zotero, dependiendo del tipo de información que sea. Si quiero conservar una página web interesante, uso Delicious. Pero toda la información relevante para mi trabajo la tengo en Zotero. Zotero es un gestor de bibliografía que resulta muy útil cuando tienes que recuperar información sobre libros o artículos científicos, aunque también se pueden guardar webs, notas en carpetas y mediante etiquetas. Para cualquier persona que esté haciendo un trabajo de investigación es imprescindible.
    Un saludo.

    • Jorge

      También me dedico a hacer trabajos de investigación y ando de cabeza para gestionar la información. Usé Evernote pero no me convenció, Ahora uso OneNote y bueno…La verdad es que necesito una aplicación que sea accesible y pueda sincronizarla entre ordenadores.

  • Hola, Jorge:
    Tanto Zotero como Mendeley ofrecen la posibilidad de sincronizar tus bibliotecas en varios ordenadores. Incluso que con Mendeley puedes acceder desde tu smartphone. Sin embargo, no he probado ninguno de estos servicios, por lo que no sé cuál recomendarte.

  • Utilizo un sistema similiar pero de 2 niveles: Instapaper y Delicious
    El flujo de trabajo/lectura/archivo es el siguiente:
    1- Fuente de información (Twitter, google, etc)
    2- Capturo con Instapaper
    3- Leo los articulos o los archivos en carpetas dentro Instapaper para lecturas posteriores
    4- Si el articulo me intereso lo guardo en Delicious, si no lo borro, o si solo me intereso algun parrafo o imagen la capturo con el evernote.

    Aclaro que al evernote todavia no le agarre la mano….

  • Javier

    Muy interesante, yo me arreglo con Google Docs donde hago clasificaciones por temas.

  • jazmin

    Hola beto me interesa saber que sistema para guardar imagenes usas al estilo flirck pero freeway, ya que trabajo con imagenes y necesito un lugar donde almacenarlas online, muchas gracias

  • Leyendo este artículo y los comentarios me he dado cuenta de que soy un completo desastre gestionando la información.

    Tengo varios navegadores llenos de marcadores, cada navegador con cosas distintas.
    Hay cosas que paso a pdf y guardo al disco duro, otras que subo a google docs, otras que me envío por email,etc.

    Y el principal problema es la falta de revisión. Hay cosas que no miro en años.

    Voy a probar todas estas ideas a ver si doy con algo que me vaya bien.

  • adrian

    Muy buena la nota, el clipper de Evernote, en mi caso, funciona muy lento en Chrome, pero muy bien y rapido en Firefox.

  • Roberto Ronconi

    Yo uso Diggo (para Compartir Marcadores), Evernote (para Notas, etc), Read It Later (Generalmente uso mark Gmarks o Google Bookmarks para leer despues) y Zotero (documentos, sitios web ya que es mucho mar organizado y tiene metadatos)