Si Viajas Mucho, utiliza “Contextos de Trabajo” para Acertar

En los últimos años he tenido que aprender a trabajar en movimiento, alejado de la comodidad de una mesa de trabajo. Algo que en el pasado había hecho puntualmente, ahora se ha convertido en un estilo de trabajo obligado. Con el tiempo he descubierto que el dónde no importa tanto cuando sabes qué y cómo hacerlo. Se puede ser muy productivo en movimiento en lugares insospechados.

Buena parte de mi trabajo me obliga a pasar mucho tiempo en aeropuertos, estaciones, hoteles, desplazamientos y sobre todo esperando. Cabría pensar que no son lugares donde uno pueda concentrarse o conseguir trabajo de calidad. Por otro lado, paso dos meses al año en Ciudad del Cabo, muy alejado de mi entorno habitual de vida y trabajo, y donde es fácil dejarse llevar por las distracciones de esa increíble ciudad. Y sin embargo he logrado conseguir un método de trabajo personal que me va a las mil maravillas. Todo está basado en lo que yo llamo crear contextos de trabajo. Inventarlos. Propiciarlos más bien.

Crear contextos de trabajo

Crear estos contextos consiste en transformar un lugar o un momento donde a priori es difícil ser productivo, hasta llegar a trabajar con la misma eficiencia, intensidad o creatividad que disfruto cuando trabajo en el despacho de mi casa. (Realmente no transformas el lugar aunque al final casi te lo parezca.) Conseguir eso, aprovechando momentos y lugares, requiere tres cosas: a) Interés y voluntad; b) Medios y herramientas; c) Preparación y planificación.

INTERÉS Y VOLUNTAD
Como siempre pongo lo obvio en primer lugar porque es lo primero que olvidamos. Si por mi parte no hay ganas, esfuerzo y determinación por aprovechar esos tiempos y esos lugares, ya me puedo olvidar de todo lo demás. Si uno deja pasar oportunidades para hacer y conseguir, simplemente contemplando cómo pasa el tiempo, luego es normal que llegue al final del día con un montón de cosas pendientes.

Para crear o inventar estos contextos (a veces inverosímiles) hay que querer. Hacerlo además con deliberación: «En cuanto tenga un rato, lo aprovecho». Tan pronto como yo mismo empecé a experimentar los beneficios de trabajar en movimiento, contagiarme de esta “pasión” fue bastante fácil. Engancha y te hace querer repetir.

MEDIOS Y HERRAMIENTAS
Consiste en tener una “oficina móvil” que te permita trabajar igual (o casi) como en casa o la oficina. En mi caso es:

  • Un portátil o tablet (según el viaje), y un teléfono móvil: Macbook Air/iPad + iPhone.
  • Contenidos e información en la nube: Dropbox + Evernote.
  • Aplicación para escribir: principalmente Scrivener.
  • Lectura y contenidos para revisar: Kindle + Reeder + Readability

Para aislarme del ruido ambiente y las conversaciones, utilizo música (bandas sonoras de película) y unos auriculares aislantes. Generalmente pongo la misma música que escucho en casa cuando estoy 100% concentrado. De este modo mis sentidos reconocen algo familiar y se concentran y aislan con más facilidad.

PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Este punto es para mí la clave de todo. Para inventar un contexto de trabajo y hacerlo productivo tienes que adelantarte a él. Así que me aseguro por anticipado que voy a tener los medios, herramientas y contenidos (tareas que voy a hacer) bien definidos ANTES del viaje o el desplazamiento. Esto incluye aspectos y detalles diversos: libros o artículos para leer precargados, temáticas de artículos ya decididas, estructura ya esbozada de capítulos, informes o memorandos con los puntos principales ya listados, etc.

Esa preparación previa (a veces concienzuda) de tareas y contenidos hace que aproveche cada minuto del contexto y que me cueste mucho menos encontrar ritmo y flujo de ideas.

Ejemplos de estos contextos

Son situaciones y lugares de lo más variado. Pero en TODOS los casos, decido y preparo por adelantado qué voy a hacer en cada uno de esos contextos:

  • Vuelos cortos: leo con mi Kindle y siempre con una Moleskine y boligráfo para tomar notas, trazar diagramas o apuntar ideas que surgen a medida leo (la Moleskine la utilizo como funda del Kindle, así siempre puedo escribir-pintar cuando leo). Si estoy cansado sólo leo ficción o libros de Historia.
  • Vuelos largos: mezclo escritura, lectura y pensamiento. Con mi portátil o tablet escribo artículos, capítulos de libros o incluso diseño presentaciones. Leo con mi Kindle.
  • Viajes en tren: generalmente repito las rutinas de un vuelo largo. (Si puedo elegir entre tren y avión prefiero el tren porque me permite trabajar mejor: hay menos distracciones, parones e interrupciones.)
  • Taxis y autobuses: leo con mi Kindle que me cabe en el bolsillo interior de mi chaqueta. Pero principalmente me pongo al día con lectura de mis feeds (utilizo la aplicación Reeder instalada en el iPhone).
  • Esperando (desde puertas de embarque, salas de espera, a la cola del supermercado): con Readability leo artículos “sueltos” de la más variada temática. Generalmente no son de trabajo y formación (esos los tengo en los feeds), y se dejan interrumpir más fácilmente. Podríamos decir que es lectura ligera.
  • Metro: aprovecho para lectura ligera. Pero también (cada vez más) aprovecho para pensar. Los desplazamientos en metro tienen ese no sé qué hipnótico que me hace discurrir y pensar de un modo diferente.
  • Hoteles: si amanezco en el hotel (por ejemplo antes de un curso) hago siempre lo que haría en casa: empiezo escribiendo o haciendo una tarea creativa. Si en cambio llego al final del día me dedico a tareas mecánicas como contestar correos menos relevantes o hacer facturas. Por ejemplo: escaneo los tickets de taxis con mi iPhone y envío las facturas que alojo en Dropbox.

(Una aclaración siempre que escribo o comento estas cosas: hay muchas ocasiones, lugares y momentos donde decido no hacer nada: cerrar los ojos, relajarme, dormir un poco, mirar por la ventanilla, ver un capítulo de una serie o posar los ojos en un punto indeterminado del techo de una terminal. Ser productivo no siempre implica estar haciendo cosas aparentemente productivas :-)

Sea como fuere, en todos los contextos también me aseguro de tener a mi lado una “herramienta de captura” de cosas donde anotar rápidamente ideas, tareas, diagramas… No soy un tipo brillante, así que necesito aprovechar cualquier oportunidad que me da mi cerebro para que no se me escapen cosas.

Inventar o crear contextos de trabajo es algo que he descubierto hace no tanto, y me encanta. Nunca diré que trabajar en un aeropuerto es como hacerlo en una biblioteca. Pero a base de práctica, y de interés + herramientas + preparación, en mi caso cada vez se parece más. Y lejos de trabajar más lo que me permite es tener más control de lo hago, aprovechar las oportunidades que me regala el día, y disfrutar de más tiempo libre; donde además estoy más relajado.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Marcial

    ¿De que forma digitalizas las facturas con el iPhone? Me refiero, creas una imagen haciendole una fotografía al documento pero ¿te queda perfectamente bien o utilizas alguna aplicación concreta?

    • Sí utilizo una que me da buenos resultados y que exporta directamente a Evernote y Dropbox. Se llama JotNot Scanner Pro. Es de pago pero creo que no era mucho.

      • Marcial

        Me va perfecto, gracias!

  • Tristán

    Hola Berto,

    He buscado la app para escribir que comentas (Scrivener), pero no la encuentro. Es un error tipográfico, o es que solo esta en iTunes USA? O es que es para Mac?

    He probado varias apps para iPad y la que más me gusta (por el momento) es iWriter. No me hago con outline+ aunque me gusta bastante. Tu cual recomiendas?

    Muchas gracias!

    Un saludo,

    Tristán

    • Scrivener de momento es una app para Mac (han anunciado que habrá versión para iOS). La utilizo para escribir documentos largos y estructurados (curso online, ebooks…) Cuando tengo que escribir con el iPad utilizo ByWord (muy parecido a iA Writer: cero distracciones, pantalla completa…)

      Gracias a ti!

  • Ok!!

    Después de probar varias, al final la que mejor funciona es aquella que te centra tan solo en escribir. Luego ya editarás en el blog, en un word o donde sea.

    muchas gracias!

  • Muy buen articulo Berto, lo del metro que tiene efecto hinóptico es genial, yo por ejemplo he diseñado varios niveles de videojuegos mientras voy apretado en el transmilenio de Bogotá.

  • David

    Gracias por el artículo, Berto.

    Pero, ¿en serio puedes escribir a un ritmo decente en la pantalla táctil de un tablet? ¿Usas un teclado para tablets?

    • Sí, cuando llevo el iPad y preveo que voy a escribir más de 30 min seguidos, utilizo un teclado. Este en concreto. Luego cuando termino de escribir lo guardo :-)

  • Berto,
    me ha encantado, es identico a mi sistema, yo al mío además le he añadido un teclado inalámbrico para el iPad por si necesito muchas horas de uso y no hay enchufe (el portatil no aguantaría), en puntuales ocasiones un scanner que es tan pequeño como un mini paraguas y sobre todo, que tengo ya preparada una mochila con todo, cables, conectores varios, pincho usb, etc. por lo que solo he de poner las cosas que tengo fuera (portatil, iPad, etc.) y ya esta… para que no se olviden cosas imprescindibles tengo duplicados los cargadores, de forma que siempre van en la mochila, y un cable de red ya que en hoteles la cobertura wifi no siempre es buena…
    Veo que nuestra optimización es muy parecida.
    Un abrazo

    • Gracias Fernando. Sí, veo que lo hacemos muy muy parecido. También utilizo un teclado para el iPad (mira un poco más arriba en otro comentario) y tengo un “sistema” de cables similar. Al principio creí que me estaba pasando, luego vi que en realidad lo necesitaba y que además conseguía más mi tiempo libre para mí :-)

      • Si, de echo el comentario te lo escribí en el tren Madrid-Valencia y ahora contesto en la vuelta… ;))
        Si, ese teclado lo he probado y tiene muy buen tacto, yo como tengo el iPad 1 uso el wireless de Apple, que aunque no es integra con el iPad esta bien también…
        Si, a mi me paso que decidí que iba a tener esta vida por el trabajo que iba a desempeñar, y me organice para ello… el iPad y el Kindle fueron las piezas finales… la verdad que con cobertura es un gustazo…. lo único que el Air no lo cogí porque me pareció poco espacio, de echo mi Pro lo he tenido que actualizar a 500gb…

  • A mi me es imposible trabajar fuera de la oficina !!

    Pero en cuanto a las aplicaciones que comentas si que las suelo utilizar y diré que son de lo mejorcito, sobre todo yo utilizo mucho Dropbox. Funciona a la perfección.

  • Berto, no sólo me ha gustado tu post, sino el blog en sí. Que gran descubrimiento!! Te guardo en Favoritos :)

    • Gracias David, y bienvenido. Espero que encuentres contenido de utilidad… hay bastante!

  • Excelente post, Berto. Respecto a las herramientas de trabajo, coincido con Dropbox y Evernote. Llevo años trabajando con ellos y me son totalmente indispensables. En su momento tuve la tentación de cambiar de Dropbox a otro software similar… pero no hay color. Dropbox es sencillamente el mejor y más fiable. Y de Evernote… ¡qué voy a decir que no se sepa!

    Respecto a las bandas sonoras… coincido contigo que ayudan a la concentración y a encauzar nuestro estado de ánimo. ¿Puede haber algo más inspirador que escuchar al maestro Herrmann en alguna de sus obras maestras como, por ejemplo, “Ghost & Mrs. Muir”?

    • Uy, uy, si nos ponemos serios con Herrmann yo me vengo arriba. Ha sido y será (para mí) el número 1. Y Ghost & Mrs. Muir está en mi top 5 :-)

  • JC

    Muy buenos tips Berto. Por motivos laborales me he visto obligado a trabajar en los lugares más insólitos. Los aeropuertos? UN CLASICO! Bares, espacios improvisados, etc.

    Una buena computadora portátil es lo ideal. Si uno tiene bien organizado su material, la oficina digital se traslada prácticamente a cualquier espacio y tiempo. Por supuesto el tener el material en la nube se ve que te resulta práctico. Todavía no entré en esa onda, pero ya la estoy analizando.

    Un abrazo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Lo Importante de un Smartphone

    • Computadora portátil es esencial, pero no siempre puedes echar mano de ella (por ejemplo en una cola de pie o cuando tienes 2-3 minutos y no merece la pena conectar). Ahí el dispositivo móvil más portátil (smartphone o tablet) sí que gana.

  • Como siempre, gracias por compartir!

    • Gracias Laura por pasarte a comentar :-)

  • Muchos hemos trabajado así. Excelente y entretenido post. Una pregunta, ¿cuanto tiempo se puede trabajar así? ¿Toda la vida?

    • Pues para ser sincero no lo sé, la verdad. Supongo que habrá quien pueda trabajar así siempre. Yo no pienso seguir haciendo lo mismo en unos años, ni en cuanto a estilo de trabajo ni trabajando en lo mismo :-)

  • john jairo gaitán

    A veces el tiempo corre tan rápido que nos nos da tiempo de hacer nada, a veces es tan lento que siento que se desperdicia, su metodología me pone en carrera contra el tiempo, cada minuto puede ser productivo y rentable, mi costumbre al respecto era pensar las cosas y llegar a casa a plantearlas, pero las cosas que no se escriben, en el momento, se olvidan, además el hogar está lleno de infinidad de actividades que terminan captando la atención, es decir mi método, está comprobado que no funciona (alguna vez intenté trabajar en el transporte público con mi iphone y me lo robaron), intentaré seguir sus consejos y pronto socializaré los resultados.

  • Carlos Ramos

    Muy buenas. Tengo una duda, ¿Como utilizas la Moleskine como funda del Kindle?. Porque es de las cosas más prácticas que se podrían tener (yo también soy un maniático de leer y tomar notas).

    Un saludo

    Carlos

    • Pues no hago nada especial. La abro por la mitad y meto el Kindle en medio :-) Aun a riesgo de que se deforme algo la moleskine la comodidad de llevarlos juntos merece la pena.

  • María

    Gracias por el kit completo, Betto, me sirve para completar algunos detalles.
    Yo me pierdo a veces con vesiones de los documentos en los que trabajo, si no soy cuidadosa de al llegar a casa copiar la última…. Supongo que la solución es Dropbox, verdad? El caso es que en algunos momentos no he dispuesto de wifi y me he visto un poco agobiada.
    Alguna técnica para no perder de vista la última versión de un doc.?
    Conocí Scrivener en un post antiguo de tu blog y es maravilloso, ha solucionado todo el asunto de klos materiales relacionados para un trabajo y la forma de escribir es muy fluida y sin distracciones.
    Gracias!

  • Me ha gustado muchísimo el post y me siento muy identificado, enhorabuena.
    Esta semana le preguntaba, precisamente yo a Xavier Marcet qué hacía para mantenerse productivo, y la respuesta era precisamente aprovechar los huecos de la agenda entre viaje y viaje…parece que es la clave. Ahora Berto nos has enseñado cómo hacerlo de forma eficaz. Gracias!
    Os dejo la entrevista por si os interesa http://www.sintetia.com/xavier-marcet-el-talento-atrae-talento-y-la-mediocridad-atrae-mediocridad/

  • Hola Berto,
    Soy comercial, y ando de aquí para allá, habitualmente convierto el coche, hotel, aeropuerto, o estación de tren en mi oficina. Gracias por este post, ya que me es de gran ayuda. Y gracias por todo el blog.
    Un Saludo
    Toni

    • Me alegro Toni, con que puedas aprovechar alguna pista genial.

      Gracias a ti!

  • Aunque donde mejor trabajo es con mi monitor de 22″ por mi trabajo tengo que improvisar espacios de trabajo con los portátiles, tablet y smartphone. Gracias por tus consejos.

    ¿cuál auricular aislante utilizas y recomiendas?

    • Tengo unos Senheisser in ear normalitos que utilizo cuando hay mucho ruido alrededor (durante los vuelos). No soy muy conocedor de auriculares, la verdad :-)