En los últimos años he tenido que aprender a trabajar en movimiento, alejado de la comodidad de una mesa de trabajo. Algo que en el pasado había hecho puntualmente, ahora se ha convertido en un estilo de trabajo obligado. Con el tiempo he descubierto que el dónde no importa tanto cuando sabes qué y cómo hacerlo. Se puede ser muy productivo en movimiento en lugares insospechados.
Buena parte de mi trabajo me obliga a pasar mucho tiempo en aeropuertos, estaciones, hoteles, desplazamientos y sobre todo esperando. Cabría pensar que no son lugares donde uno pueda concentrarse o conseguir trabajo de calidad. Por otro lado, paso dos meses al año en Ciudad del Cabo, muy alejado de mi entorno habitual de vida y trabajo, y donde es fácil dejarse llevar por las distracciones de esa increíble ciudad. Y sin embargo he logrado conseguir un método de trabajo personal que me va a las mil maravillas. Todo está basado en lo que yo llamo crear contextos de trabajo. Inventarlos. Propiciarlos más bien.
Crear contextos de trabajo
Crear estos contextos consiste en transformar un lugar o un momento donde a priori es difícil ser productivo, hasta llegar a trabajar con la misma eficiencia, intensidad o creatividad que disfruto cuando trabajo en el despacho de mi casa. (Realmente no transformas el lugar aunque al final casi te lo parezca.) Conseguir eso, aprovechando momentos y lugares, requiere tres cosas: a) Interés y voluntad; b) Medios y herramientas; c) Preparación y planificación.
INTERÉS Y VOLUNTAD
Como siempre pongo lo obvio en primer lugar porque es lo primero que olvidamos. Si por mi parte no hay ganas, esfuerzo y determinación por aprovechar esos tiempos y esos lugares, ya me puedo olvidar de todo lo demás. Si uno deja pasar oportunidades para hacer y conseguir, simplemente contemplando cómo pasa el tiempo, luego es normal que llegue al final del día con un montón de cosas pendientes.
Para crear o inventar estos contextos (a veces inverosímiles) hay que querer. Hacerlo además con deliberación: «En cuanto tenga un rato, lo aprovecho». Tan pronto como yo mismo empecé a experimentar los beneficios de trabajar en movimiento, contagiarme de esta «pasión» fue bastante fácil. Engancha y te hace querer repetir.
MEDIOS Y HERRAMIENTAS
Consiste en tener una «oficina móvil» que te permita trabajar igual (o casi) como en casa o la oficina. En mi caso es:
- Un portátil o tablet (según el viaje), y un teléfono móvil: Macbook Air/iPad + iPhone.
- Contenidos e información en la nube: Dropbox + Evernote.
- Aplicación para escribir: principalmente Scrivener.
- Lectura y contenidos para revisar: Kindle + Reeder + Readability
Para aislarme del ruido ambiente y las conversaciones, utilizo música (bandas sonoras de película) y unos auriculares aislantes. Generalmente pongo la misma música que escucho en casa cuando estoy 100% concentrado. De este modo mis sentidos reconocen algo familiar y se concentran y aislan con más facilidad.
PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Este punto es para mí la clave de todo. Para inventar un contexto de trabajo y hacerlo productivo tienes que adelantarte a él. Así que me aseguro por anticipado que voy a tener los medios, herramientas y contenidos (tareas que voy a hacer) bien definidos ANTES del viaje o el desplazamiento. Esto incluye aspectos y detalles diversos: libros o artículos para leer precargados, temáticas de artículos ya decididas, estructura ya esbozada de capítulos, informes o memorandos con los puntos principales ya listados, etc.
Esa preparación previa (a veces concienzuda) de tareas y contenidos hace que aproveche cada minuto del contexto y que me cueste mucho menos encontrar ritmo y flujo de ideas.
Ejemplos de estos contextos
Son situaciones y lugares de lo más variado. Pero en TODOS los casos, decido y preparo por adelantado qué voy a hacer en cada uno de esos contextos:
- Vuelos cortos: leo con mi Kindle y siempre con una Moleskine y boligráfo para tomar notas, trazar diagramas o apuntar ideas que surgen a medida leo (la Moleskine la utilizo como funda del Kindle, así siempre puedo escribir-pintar cuando leo). Si estoy cansado sólo leo ficción o libros de Historia.
- Vuelos largos: mezclo escritura, lectura y pensamiento. Con mi portátil o tablet escribo artículos, capítulos de libros o incluso diseño presentaciones. Leo con mi Kindle.
- Viajes en tren: generalmente repito las rutinas de un vuelo largo. (Si puedo elegir entre tren y avión prefiero el tren porque me permite trabajar mejor: hay menos distracciones, parones e interrupciones.)
- Taxis y autobuses: leo con mi Kindle que me cabe en el bolsillo interior de mi chaqueta. Pero principalmente me pongo al día con lectura de mis feeds (utilizo la aplicación Reeder instalada en el iPhone).
- Esperando (desde puertas de embarque, salas de espera, a la cola del supermercado): con Readability leo artículos «sueltos» de la más variada temática. Generalmente no son de trabajo y formación (esos los tengo en los feeds), y se dejan interrumpir más fácilmente. Podríamos decir que es lectura ligera.
- Metro: aprovecho para lectura ligera. Pero también (cada vez más) aprovecho para pensar. Los desplazamientos en metro tienen ese no sé qué hipnótico que me hace discurrir y pensar de un modo diferente.
- Hoteles: si amanezco en el hotel (por ejemplo antes de un curso) hago siempre lo que haría en casa: empiezo escribiendo o haciendo una tarea creativa. Si en cambio llego al final del día me dedico a tareas mecánicas como contestar correos menos relevantes o hacer facturas. Por ejemplo: escaneo los tickets de taxis con mi iPhone y envío las facturas que alojo en Dropbox.
(Una aclaración siempre que escribo o comento estas cosas: hay muchas ocasiones, lugares y momentos donde decido no hacer nada: cerrar los ojos, relajarme, dormir un poco, mirar por la ventanilla, ver un capítulo de una serie o posar los ojos en un punto indeterminado del techo de una terminal. Ser productivo no siempre implica estar haciendo cosas aparentemente productivas :-)
Sea como fuere, en todos los contextos también me aseguro de tener a mi lado una «herramienta de captura» de cosas donde anotar rápidamente ideas, tareas, diagramas… No soy un tipo brillante, así que necesito aprovechar cualquier oportunidad que me da mi cerebro para que no se me escapen cosas.
Inventar o crear contextos de trabajo es algo que he descubierto hace no tanto, y me encanta. Nunca diré que trabajar en un aeropuerto es como hacerlo en una biblioteca. Pero a base de práctica, y de interés + herramientas + preparación, en mi caso cada vez se parece más. Y lejos de trabajar más lo que me permite es tener más control de lo hago, aprovechar las oportunidades que me regala el día, y disfrutar de más tiempo libre; donde además estoy más relajado.