Saber capturar (anotar) una tarea es empezar a hacerla bien. Detrás de ese gesto, que repetimos miles de veces al cabo del año, hay mucho más que escribir “lo que hay que hacer”. Da igual si utilizas papel o software, capturar tareas es un gesto sobre el que descansa toda tu organización y los resultados que buscas. Te cuento cómo lo hago yo.
A lo largo de los últimos años he utilizado todo tipo de herramientas para organizarme. Desde una simple hoja, agendas y software de todo tipo. Y con todas he ido aprendiendo algunas ideas muy sencillas pero extremadamente útiles para anotar mis tareas. Creo que te ayudarán, con independencia de la herramienta que utilices.
Anota rápido, completa después
La nueva tarea siempre te asalta mientras estás haciendo otra cosa. Es decir, es una interrupción que hay que minimizar todo lo que se pueda: escribe ágilmente la tarea y regresa rápidamente a lo que estabas haciendo. Captura la tarea ahora y en otro momento posterior podrás agregar otros detalles o información extra.
Tarea = Acción/Acciones
Cuando recibes una tarea o te piden algo en un email, tienes que identificar claramente las acciones de esa tarea, los pasos que debes dar para terminarla. Muchas veces te piden una cosa pero para hacerla tú tienes que hacer tres. Traduce la tarea en una acción o acciones.
Tarea = Qué + Cuándo
Detrás de cada nueva tarea hay muchos detalles pero hay dos especialmente críticos: el Qué y Cuándo. Qué hay que hacer (título de la tarea) y Cuándo tiene que hacerse (fecha límite). Identifícalos cuanto antes y asegúrate de escribirlos claramente.
Empieza con un verbo
Al escribir el título de la tarea, haz que la primera palabra de la frase sea siempre un verbo. Esto te ayuda doblemente. Por un lado pones en primer lugar la acción que tienes que hacer: escribir, diseñar, revisar, corregir… Y por el otro, una frase que comienza con un verbo incita a actuar y moverse. Es una invitación a hacer.
Incluye una descripción
A veces la descripción, notas adjuntas o datos adicionales son tan importantes como el título de la tarea. Puede ser una rápida indicación escrita por ti, un par de lineas sacadas de un email o el enlace de una web. Si lo incluyes ahí mismo, pondrás en contexto la tarea y te evitará la molestia de tener que buscarlo cuando empieces a hacerla.
Identifica las tareas clave
Sobre estas tareas descansan la mayoría de los resultados de tu día, de ahí que sea esencial destacarlas. Hazlo ya en el momento de capturarlas. Si utilizas papel subráyalas, escríbelas con otro color o pinta algún símbolo a su lado. Y si utilizas software escríbelas en negrita o asígnales la opción de estrella que ofrecen algunas aplicaciones.
Como ves son ideas que con un poco de interés es fácil incluir en tu flujo de trabajo. Son ideas sencillas. Pero es que la Productividad Personal para humanos va de cosas sencillas.