En mi plan de trabajo ahora tengo bastantes cosas para cada día, así que me he visto obligado a mejorar mi técnica para ser más rápido y eficiente haciendo las cosas. O eso, o volvía a trabajar más de 10 horas al día. Te cuento la fórmula con la que he conseguido «acelerar mis tareas».
Aumentar el tiempo real de trabajo
Habitualmente decimos: «yo trabajo ocho horas». Pero no es verdad. Una persona dedica ocho horas a estar en el trabajo pero tal vez trabaje cinco o menos. Hace tiempo que me propuse aumentar el tiempo real de trabajo. Y lo he conseguido principalmente matando muchas pequeñas pérdidas de tiempo, reforzando mi plan de trabajo y sabiendo lo que quiero conseguir. Dos horas de trabajo ahora cunden como tres de antes. Especialmente si son las primeras del día.
Utilizo Internet sólo para trabajar
En el tiempo de trabajo, no leo, consulto, me informo, curioseo, entro o chequeo cositas en Internet. Sólo trabajo. Y en esto cada vez me he vuelto más radical. ¿La consecuencia? Termino antes las cosas, soy más eficiente y luego tengo más tiempo y tranquilidad para otras cosas, como disfrutar de mi tiempo libre y llevar una vida real.
Empiezo con un objetivo en mente
Desde el día anterior (con la planificación) tengo bastante claro qué busco con cada tarea: qué necesito (material, recursos…), qué quiero conseguir, qué resultado busco. Esto me da un punto de inicio y de destino y me permite empezar la tarea con más tensión y ritmo. Tener tensión al trabajar es esencial para acelerar. Si no, te apoltronas.
Trabajo con un reloj cerca
Esto me permite ver dónde estoy y cuánto tengo para empezar lo siguiente. El día que tengo algún evento (reunión o salida) soy más consciente de la hora que es. Pero el tiempo no es lo importante. Es sólo una referencia para mi atención: cómo estoy haciendo esto, y en qué me voy a poner ahora.
Cero, cero, cero multitarea
Ahora, más que nunca en toda mi vida, he logrado practicar la monotarea. En mi trabajo tengo que manejar literalmente decenas de cosas. Pero no todas a la vez. Ser radical con esto me permite tener la cabeza en lo que hago y terminar antes.
Conozco mejor mis herramientas
Dominar las aplicaciones con las que trabajo me permite terminar antes. Atajos de teclado, nuevas técnicas, reutilización de recursos, etc. Todo esto hace que me atasque menos con una tarea y, si surge un problema, lo puedo resolver mejor.
Me concentro en terminar
Dejar las cosas a medias es uno de los mayores errores en los que caemos. Dejar algo a la mitad para saltar a otra cosa (porque ha entrado un email o alguien lo pide) es un mal que va camino de convertirse en endémico. Esta es una de las primeras frases que digo cuando me levanto de la cama: «Hoy voy a concentrar más energías en terminar que en empezar cosas».
Fijo tiempo máximos para ciertas tareas
Hay tareas que, como no las limites en tiempo, se pueden comer una mañana entera. A fin de cuentas, «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización». Para la mayoría de las tareas fijo una hora a la que la que terminaré. Y soy muy exigente y me obligo a apretar. Prefiero trabajar con tensión y ritmo que relajarme y ser cada día un poco más mediocre. (Me relajo en mi tiempo de descanso.)
Si me cuesta, cambio el plan
Si tengo un día espeso, o he dormido mal, o no me salen las ideas y veo que me atasco, vuelvo sobre mi plan de trabajo y lo rehago. Ahí mismo, sobre la marcha. Lo importante es avanzar y cerrar temas, no quedarse parado. Avanzar, avanzar, avanzar.
Preparo el material por adelantado
Este detalle para mí es importantísimo. Y es que perdemos un tiempo valiosísimo preparándonos para empezar la tarea en lugar de empezar y terminarla. Documentación, información, referencias, páginas web, localizar un email, encontrar tal o cual archivo… todas esas cosas pueden hacerse por adelantado (por ejemplo en la última media hora del día anterior). De este modo, cuando empiezo, empiezo de verdad. Y termino antes. Menos rodeos, más directo.
No me paro en los detalles
Aunque mi trabajo es un trabajo de detalles (a veces minúsculos), no me paro en los retoques mientras hago la tarea, sino que los dejo para el final. Esta es una trampa en la que antes caía: retocaba cosas a medida iba desarrollando la tarea, y eso hacía que la tarea se alargara muchísimo. Ahora hago el grueso de la tarea (el 80%-90%) de un tirón, y dejo los refinamientos y matices para el final.
Y dicho todo esto digo: aún sigo peleando, y me equivoco mucho cada día. Pero la mejora ha sido espectacular. Estos dos últimos dos años, que para mí ha sido como volver a la escuela de la Productividad Personal, me han enseñado una cosa importantísima: la conformidad es la prima de la mediocridad. Siempre lo puedo hacer mejor y el primer beneficiado seré yo.