Mejora la organización de Gmail con las Estrellas

Las Estrellas son una funcionalidad de Gmail que te permite destacar o remarcar mensajes asignándoles un icono identificativo (hay 12 distintos). Bien utilizada, y sobre todo junto a los Enlaces Rápidos de la propia Gmail, es una gran idea para mejorar la organización de tu correo. Y totalmente complementario con el sistema de filtros que actualmente puedas tener.

Ya que la utilidad de las Estrellas reside en que tú, manualmente, marques aquellos correos que han quedado sin filtrar o bien que requieren una atención especial o acción inmediata. Cuando incluso dentro de una carpeta (filtrada) tienes 30 correos, una superestrella puede decirte por dónde tienes que empezar a actuar.

Las Estrellas empezaron como un experimento de Gmail Labs. Finalmente, tras la gran acogida de los usuarios, se ha incorporado como característica de serie de la aplicación. Hasta ahora yo no las había utilizado mucho, la verdad. Con la posibilidad de asignar una estrella (la que viene de serie) me parecía suficiente a la hora de resaltar correos.

Pero fue cuando combiné Estrellas y Enlaces Rápidos cuando me di cuenta de su potencial y de lo práctico que resulta para mejorar la organización.

Siempre a la vista, y con un solo clic, puedes filtrar correos especiales, que requieren una acción o que resaltaste para revisar después.

¿Cómo funcionan las Estrellas?

Dentro de las Preferencias de Gmail, en la solapa «General», encontrarás un apartado llamado «Estrellas». Ahí puedes indicar si quieres trabajar con una (la clásica estrella amarilla), con cuatro o bien con las doce disponibles.

Cuando quieras asignar una estrella en concreto tienes que hacer clic sucesivamente en el icono estrella de cada mensaje hasta que te aparezca. Esta es la parte menos agradable. Porque hay que hacerlo de forma manual y porque no es muy cómodo tener que hacer varios clics hasta que aparezca la Estrella que quieres. Una lista desplegable hubiera resultado mejor.

¿Cuándo son útiles las Estrellas?

Imagina cualquiera de estas situaciones en Gmail:

  • No trabajas con filtros. Todo los nuevos mensajes van a parar a «Recibidos» y tienes que leer bastantes de golpe.
  • Tienes filtros pero recibes bastantes mensajes impredecibles que no se filtran y que terminan por ir a «Recibidos».
  • Tienes filtros y casi la totalidad de tu correo se filtra bien. Pero dentro de cada etiqueta/carpeta hay muchos mensajes de todo tipo.
  • Tanto si tienes como si no tienes filtros a veces se te escapan correos importantes o tareas que te han asignado.
  • Tienes tendencia a resaltar mensajes como «Destacados» y cuando abres esa carpeta tienes decenas y todos te aprecen iguales.

En estos y en otros casos puedes ayudarte de las Estrellas para resaltar aquellos mensajes especiales o distintos.

De este modo, para ciertos mensajes (por supuesto que no se trata de hacerlo con todos y caer en la trampa de la sobreorganización), puedo asignar una Estrella que me ayude a mí a encontrarlo más rápido. Y es que cuando recibes más de 50 correos al día, no sólo te interesa tenerlos clasificados de forma automática, sino sacar el “rotulador” y subrayar aquéllos que tengan un especial significado para ti, o sobre los que necesites actuar antes.

Estrellas + Enlaces Rápidos… ¡WIN!

Todos los mensajes marcados con Estrellas están dentro de la carpeta «Destacados». Da igual el icono que les asignes. Si tiene alguna Estrella, va a parar a Destacados. El problema es justo ese. Que van todos al mismo sitio y mezclados entre sí (aunque distinguibles por su icono, claro). ¿Qué hacer si sólo te quieres centrar (ver) un tipo de mensajes-iconos en concreto?

Cuando la funcionalidad de las Estrellas mejora de verdad es cuando te das cuenta que también puedes hacer búsquedas para encontrar mensajes con Estrellas. Mediante un formato de búsqueda especial podrás localizar y agrupar de un plumazo aquellos mensajes marcados con un icono en concreto.

Cada icono de las Estrellas tiene un nombre único que puedes introducir en la caja de búsquedas y filtrar así tus correos. (Para saber el nombre de cada icono entra en tus Preferencias y posa el cursor del ratón sobre cada icono.)

Por ejemplo, puedes buscar has:purple-star, has:green-check, has:blue-info, has:orange-guillemet o has:red-bang, y encontrarás de golpe todos los mensajes marcados con cada uno de esos iconos.

Como seguramente lo que no te interesa es estar haciendo búsquedas todo el rato, ni Google tampoco nos permite crear filtros automáticos con Estrellas, puedes utilizar los Enlaces Rápidos para acceder con un solo clic a correos marcados o destacados.

Sencillamente acuerda contigo mismo qué Estrellas vas a utilizar (tal vez tres o cuatro sean suficientes). Haz una búsqueda con el formato has:nombredelaEstrella. Y luego, desde el apartado Enlaces Rápidos, vete guardando esas búsquedas con el nombre que mejor te ayude a identificarlas.

Naturalmente en esas búsquedas puedes añadir otros criterios de filtrado, como el remitente, fechas, adjuntos… Puedes hacerlas todo lo sofisticadas que necesites.

Por ejemplo, ahí van algunas situaciones muy habituales en las que puedes aprovecharte de las Estrellas y los Enlaces rápidos para localizar visualmente ciertos mensajes:

  • Mensajes que requieren una acción inmediata. Contestar, hacer, solucionar…
  • Mensajes que implican hacer algo próximamente. Una tarea que he de recoger en mi sistema o mi gestor de tareas.
  • Mensajes que tengo que reenviar a otros o bien que ya he delegado a otra persona (para hacer seguimiento y que no se me escapen).
  • Mensajes que requieren una lectura más pausada.
  • Mensajes que recibo a título informativo. El típico FYI.
  • Mensajes con información de proyectos en los que trabajo y que necesito copiar a otro sitio (por ejemplo Evernote).
  • Mensajes para archivar o hacer backup en otro sitio (por ejemplo Evernote).

De este modo, a un solo clic de distancia, y siempre a la vista en la barra lateral, no sólo tendrás acceso a todos los mensajes clasificados por tus filtros automáticos. Sino también a aquellos correos que tú mismo asignaste una acción o resaltaste para poder volver después.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Hola Berto,

    Ya había visto la pequeña ampliación de estrellas en Gmail aunque siempre he recelado de usarlo como pseudo-archivo / lista de tareas, supondría dividir mi sistema de organización en dos si lo utilizase.

    Me parece un poco de sobrecarga añadido a las Labels el marcar también los correos con más estrellitas que la básica. De todos modos, en tu sistema la idea es darle una estrella a cada mail (como si hubiese sido procesado) o dársela sólo a algunos (los especiales)?

    Un saludo e, independientemente de mi opinión, el artículo está escrito tan bien y completo como siempre!

    • Para mí es un complemento a las etiquetas o un sustituto si no las utilizas. En el artículo comento varios casos en los que puede interesarte utilizarlos.

      Realmente no propongo ningún sistema sino usos que les puedes dar. Aquellas personas que no utilicen filtros pueden valerse de las estrellas para procesar correo y asignar acciones. Y aquéllos que si los tengan pueden utilizarlas para resaltar algún email en especial (followup, acción inmediata…).

      Todo ello, evidentemente, siempre que sea de ayuda, sin caer en redundancias o excesos. Por eso más que proponer un sistema prefiero sugerir usos :-)

  • Me ha gustado el post.
    Yo uso las estrellas desde siempre y a parte de algunos de los usos que comentas, uno muy habitual es el de marcar correos que por sus características voy a querer encontrar fácilmente después.
    Es una forma excelente de organizar los que queda fuera de las etiquetas, pero que es relevante.
    Podemos incluso colocar estrellas a mensajes que nos entran o que enviamos mediante filtros (opción destacar) pero la lástima es que no podemos elegir el tipo de estrella y nos pone la estrella por defecto (la amarilla)
    Otro “fallo” de las estrellas es que en las versiones móviles de Gmail (incluso en Android) no distingue las estrellas y sólo muestra el tipo estándar.
    Como dices, Berto, lo mejor es usar pocas (yo uso 3 tipos)
    Si alguien utiliza Gmail para GTD, encontrará que las estrellas le pueden ayudar también a marcar los e-mails y tener claro incluso en las etiquetas normales qué e-mails están en proceso, acabados o en urgente

  • Cristina Uranga

    Utilizo las estrellas hace tiempo pero no sabia que se podian hacer búsquedas con ellas. Probare lo de los enlaces que comentas en el post.
    ¡Gracias!

  • nuria

    Hola Berto,

    Hasta ahora las utilizaba para destacar aquellos mensajes sobre los que tenía que hacer algún seguimiento o que eran importantes, pero ahora de esta manera he ampliado su uso.

    Gracias!

    Muy buen artículo.

  • En el móvil esto todavía es un sufrimiento. Y màs del 50% los chequeamos por email y ahí es cuando se extraña.
    EN Iphone, solo se puede marcar estrealla desde la versión web móvil, desde la aplicación instalada nada.

  • Muy interesante. Tengo que confesar que solamente usaba la estrella amarilla.

  • Fran

    Yo prefiero en lugar de las búsquedas activar las múltiples bandejas de entrada (Labs) Puedes poner varias y asignarle a cada una un nombre y las estrellas de deben aparecer en esa categoría. Así con sólo cambiar de Prioritarios a Recibidos ves los correos clasificados de un vistazo.

    Esto en el móvil ni lo hablamos.