5 Detalles del Correo que se hacen mal en muchas empresas

El Correo es de una de las actividades diarias que reúne más errores y fallos por centímetro cuadrado. ¡Es un festival de malos hábitos! Él solo no tiene la culpa. Es nuestro mal uso reiterado, el pasotismo y las prisas (que cada vez mandan más), las que han generado esta espiral tan negativa.

malos habitos correo

Pensando en esos malos Hábitos, no quería hacer una recopilación exhaustiva, lo que realmente daría para una enciclopedia de varios tomos. Me he querido centrar en cinco cosas muy muy muy extendidas, y que a base de repetirse cada día hacen mucho daño. Y no solo al que cae en ellas. Fíjate…

1Abrirlo cuando no sabes qué hacer

No tienes una lista de tareas hecha. Y si la tienes lo que pone en ella no te apetece ahora. Así que te entran las dudas: «¿Quém hago ahora?» ¿Y qué decides hacer en ese momento? ¡Pues abrir el Correo! Porque ahí siempre hay algo que hacer, aunque sea ver cosas nuevas y archivar mensajes a golpe de clic. Porque eso ya es hacer “algo”.

La consecuencia de esto es que te dejas enredar por microtareas, eliges la peor tarea para ESTE momento, atiendes mensajes que deberían esperar varias horas o días, y te haces creer que haciendo, estás consiguiendo. Abrir el Correo simplemente para encontrar algo que hacer, es confundir Actividad con Productividad.

2Reenviar mensajes tipo “Tetris”

¿Qué me dices de esos mensajes que alguien reenvió a alguien, y que a su vez reenvió a otros, y que luego se reenviaron a otros? En todo ese proceso, el texto va creciendo, la conversación se ha ido complicando, el tipo de letra incluso ha variado de colores y tamaños, y los bloques de texto ahora tienen diferentes espacios y posiciones… Eso ya no es un correo con un mensaje claro y eficaz, ¡es un Tetris!

Y aquí viene el problema: Tú vas y reenvías ese Tetris. Sin quererlo, por supuesto, pero de tu buzón sale un mensaje Tetris indescifrable. Y claro, luego esperas que la gente los entienda, decidan y actúen rápido sobre esos mensajes. Y si no son son rápidos o no hacen lo que “ponía” en ese correo, se monta un pollo.

3Mirarlo para “ver qué ha entrado”

En sí, el acto de abrir o mirar el Correo no vale para nada. Bueno sí, vale para curiosear y ver que te han “entrado cosas nuevas” que van apareciendo en negrita, pero poco más. Aquí viene la noticia del siglo: ¡Siempre están entrando correos! Y si no haces algo con ellos, ese gesto de mirar no vale para nada. La verdadera actividad que siempre deberías hacer se llama PROCESAR y detrás de ella hay una palabra de oro que tienes que grabarte: DECIDIR.

El procesado del Correo implica una triple acción: Leer, Decidir, Actuar. Un mensaje siempre, siempre, siempre, siempre tiene que ir acompañado de una acción final. Sea anotar una nueva tarea que acaba de llegar, o darte por enterado de un cambio y archivar ese correo.

4Utilizar la Bandeja de Entrada como lista de tareas

Un clásico que no pasa de moda en el top de malos Hábitos «En mi “Inbox” tengo todo lo que otros me van pidiendo, así que ¿para qué cargar con un coñazo llamado lista de tareas? Eso es los obsesos de la Productividad».

Eso genera unos cuantos problemas:

  1. Fácilmente tendrás desparramadas tareas en otros sitios, anotadas aquí y allí.
  2. Los correos no puedes moficarlos, añadir notas e indicaciones, adjuntar archivos, etc.
  3. La preparación-planificación se hace muy complicada, si además de tareas, ahí tienes mil cosas.
  4. Los 43 nuevos mensajes de hoy, terminarán enterrando las “tareas” que tenías anotadas ahí. Con lo que es fácil que se te escapen cosas.
  5. En ese mar de correos es difícil examinar el trabajo con foco y perspectiva, decidir, hacer seguimiento, etc.
  6. El control de fechas y plazos es complicadísimo así. Es fácil que se te olviden cosas que tenías que hacer ya, y que hagas otras que deberían esperar.

Hoy mismo en miles de oficinas las personas seguirán utilizando su Bandeja de Entrada para gestionar sus Tareas.

5Escribir demasiados mensajes desde el móvil

Sí, yo lo hago también. Pero una cosa es responder un: «Ok, te digo algo esta semana», y otra muy distinta lo que se está haciendo ahora: con la excusa de “responder rápido”, se envían millones de correos excesivamente telegráficos, incompletos e imprecisos. Como se escribieron con precipitación, y muchas veces en situaciones imposibles (con una mano, caminando por la calle…), la consecuencia es un mensaje que no lo entiende ni el que lo escribió.

En el mejor de los casos estos correos exigen una aclaración posterior, es decir, uno o dos mensajes extra para averiguar qué es lo que se quería pedir o comunicar. Y en el peor de los casos (lo que desafortunadamente es lo más habitual), estos correos son una bomba de relojería que tarde o temprano estallará en forma de urgencia: se pidió mal, se delegó mal, se encargó mal… eso es la semilla de una futura urgencia.

¿Sabes lo que más me alucina de estas cosas? Que son TAN habituales y están TAN extendidas, que las vemos como algo normal y hasta necesario.

Lo que repites te define. Tus Hábitos te definen. Y los malos Hábitos más todavía.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...