4 Errores Monumentales al Escribir el “Asunto” de un Correo

En los seminarios que doy en empresas solemos hacer un ejercicio para encontrar juntos malos hábitos y errores en el Email. Y hay uno que, sea la empresa que sea, tenga el tamaño que tenga, se dedique al sector que sea, indefectiblemente sale a la luz: la mala redacción del Asunto de los mensajes de correo.

El Asunto es fundamental porque es el único modo que tú tienes de comunicar la importancia o significado del mensaje, sin obligar a la otra persona a abrirlo. Y juega también un papel fundamental porque el mal Asunto es el detonante de otros problemas que muchos sufren en el Email. Lleva, por ejemplo, a la mala priorización: abrimos antes correos que podrían esperar, y abrimos después correos que deberían leerse primero. Pero también conduce a la confusión, la desorganización y la frustración o irritación propia.

No es que nunca nadie nos haya enseñado a escribir Asuntos. Es que nunca nos han explicado el tremendo valor que el Asunto tiene en nuestra comunicación diaria. Y esto, cuando lo trasladas a un grupo de personas (una empresa, clientes…), se convierte en una bola de nieve que crece y crece. Y que hace daño a todos por igual.

Tipos de malos Asuntos

La precipitación, despreocupación o sencillamente la ignorancia de lo que significa e implica redactar esa sencilla línea, nos hace caer en varios “estilos” de malos Asuntos:

  • Una sola palabra. Cosas como Hola, Saludos o Consulta no dicen absolutamente nada. Son Asuntos prácticamente nulos. En ese email tanto te puede venir un enlace recomendado de YouTube como una inspección fiscal.
  • Una frase imprecisa. Cosas como Últimos cambios excluyen partes o detalles clave del mensaje que dan sentido e interpretan el Asunto. Esto lleva a la confusión y a la obligatoriedad de abrirlo para ver de qué va realmente.
  • Reclamos engañosos. Cosas del tipo ATENCIÓN! Tienes que ver esto! Además de caer en el tipo anterior (impreciso), trasladan urgencia mediante mayúsculas y exclamaciones. Lo que suele ser síntoma de que ese mensaje ni es importante ni urgente. Pero nosotros lo abrimos porque nos puede una fuerza superior a la inteligencia: la curiosidad.
  • Asunto vacío. Literalmente no se pone nada y el Asunto va en blanco. Este se lleva el premio gordo porque es el equivalente a decir «me importa un huevo tu tiempo, tus prioridades o tu organización; cómete esto majete».

Mejorar su redacción

El Asunto es (casi) la parte más importante de un mensaje. Invertimos minutos en redactar más o menos bien el Cuerpo del mensaje, lo que queremos decir o pedir al otro. Pero a la hora de escribir el Asunto lo hacemos como si pegáramos un sello con la lengua. De mala manera y mirando para otro lado.

De momento no he visto ningún “máster de redacción de Asuntos”. Y no creo que hay que hacerlo. Siguiendo unas reglas elementales y de sentido común se puede mejorar enormemente la comunicación entre nosotros:

  1. Escríbelo al final, después de haber escrito primero el Cuerpo del mensaje. Eso te ayudará a sintetizar mejor lo que quieres decir.
  2. PIENSA antes de redactarlo. Cinco segundos bastan para elegir mejor tus palabras y ser claro.
  3. Incluye las 2-3 palabras clave que conformen una frase clara e inteligible.
  4. Reléelo antes de enviarlo y pregúntate: «¿tal como está entiendo yo mismo lo que hay dentro de él?»
  5. Como extra, dentro de tu equipo o colaboradores podéis utilizar palabras clave para interpretar mejor cada mensaje que os enviéis entre vosotros.

Aunque seguiremos recibiendo emails mal escritos, con un Asunto mal redactado, yo prefiero esforzarme y hacer bien la parte que me toca, a fomentar la extensión de este mal hábito. Creo que estas cosas se pueden contagiar y mejorar desde lo que hace uno mismo cada día.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • oreidomar

    Berto,

    A la vista de tu artículo y añadiéndole otra regla del correo electrónico que dice que pongas el/los destinatario/s del mensaje al final, después del redactado, ¿no crees que sería bueno un formulario de envío de correo electrónico en que, de arriba a abajo, los campos fueran mensaje, asunto y destinatario/s? Justo al revés de como es habitualmente.

    Un saludo y enhorabuena por el blog.

    • Pues sí, tienes toda la razón. Es que las aplicaciones de correo están mal diseñadas. El orden de los campos debería ser el que apuntas. Debería ser MENSAJE—ASUNTO—DESTINATARIO.

  • Flames

    El ASUNTO lo considero una cuestión de educación, pensar en los demás.

    Para mí el problema es buscar mucho tiempo después un e-mail concreto, y leyendo el asunto es muy difícil: la gente suele usar las respuestas a asuntos anteriores o no poner nada útil. Por eso al escribirlo procuro que la otra persona pueda tener en el ASUNTO las palabras claves para encontrarlo.

    PD: te dejo esta cita que saqué de un libro de David Allen, por lo que a lo mejor ya la conocías; tiene que ver mucho con lo que siempre comentas sobre productividad:

    “Sé regular y ordenado en tu vida para que puedas ser apasionado y original en tu trabajo”. ___Gustave Flaubert____

    • Eso que apuntas es otro problema derivado y que yo no incluí expresamente en mi post: el mal asunto complica las búsquedas posteriores. Pierdes mucho tiempo buscando entre asuntos confusos o imprecisos. Más complicaciones si cabe.

  • Xabier

    Estoy totalmente de acuerdo con tu articulo. Por un lado no sabes con que te vas a encontrar en el cuerpo del correo hasta que lo abres; pero por otro, y para mi incluso peor que lo anterior, es que ese correo va a quedar archivado con un titulo que no aporta nada. ¿Como vas a encontrar ese correo tan importante que buscas si todos los correos que te envia esa persona tienen como Asunto: “Hola”?

    Puestos a solucionar esto, ¿sabes si hay alguna manera, forma, aplicación o similar que nos permita modificar el asunto de un correo recibido?

    Saludos y gracias por todos los consejos de tu productivo blog.

    • oreidomar

      Para buscar correos yo uso la función de búsqueda de Outlook (en el trabajo) o de GMail (otras direcciones). Creo que una buena redacción del asunto es importante pero no hasta el punto de dificultar encontrar un mensaje.

      • José-Luis H.

        Sí se puede modificar el asunto en algunos casos.

        En Lotus Notes, haces doble clic en el mensaje para editarlo y puedes añadirle algo significativo al asunto, p.ej. Yo lo uso mucho, me temo.

  • En mi caso, siempre que he gestionado proyectos he obligado a unas pautas mínimas de comunicación entre los miembros de mi equipo y yo:

    – Mensaje: bien redactado (no como un sms) y exponiendo las dudas o cuestiones (o de lo que tratara el correo) de forma ordenada y clara. Complicado de conseguir pero obliga a releer el mensaje, algo que todos consideramos fundamental.

    – Asunto: Hace años que vengo usando la siguiente fórmula “PROYECTO >> 1 o 2 palabras clave >> Descripción del mensaje”; por ejemplo, “NUEVAWEB >> Consulta >> Problemas con la interpretación de la tarea NW-530”.

    Esta forma de redactar los asuntos también lo aplico fuera de mi entorno laboral.

  • jc

    Berto, coincido en que el campo asunto es importante y ni por las tapas se me ocurriría enviar un mensaje sin este campo completado, a pesar de que suelo recibir mensajes en estas condiciones.

    De todas maneras creo que prefiero seguir poniendo el esfuerzo en la redacción del cuerpo del mensaje y si noto un error de inconsistencia entre el mensaje y el campo asunto recien ahi lo retoco. Es más, muchas veces el escribir el asunto pongo rápidamente mi mente en el contexto del mensaje que quiero enviar y a mi me resulta mucho más util para redactar rápidamente lo que quiero decir.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com/

  • Pues aún hay otro defecto: escribir el mensaje en el campo ‘Asunto’ y dejar el cuerpo del mensaje vacío. ¡Que sí, que hay gente que lo hace! En fin…

  • David Marsinyach

    Berto, te has olvidado el más habitual de los asuntos:
    El que empieza con, Fw:
    Incluso los he visto con, Fw: Fw: Fw: Fw:, conforme que se ha reenviado muchas veces. A mi me da mucha rabia, tanto cuesta borrar esas dos letras?

    • Pues tienes toda la razón, ese es de los gordos. Molesto, confuso y muy habitual. Gracias por el apunte :-)

  • De hecho, (que me corrijan si estoy equivocado) pero creo que hay servidores de correo que los mensajes con el asunto en blanco, los mandan directamente a la bandeja de correo basura.

    Y, como todo, la forma de hacer las cosas dice mucho de quien las hace.

    ¡Ah, Berto! Se te olvida otra opción para el asunto. Es cuando ponen en el asunto obviedades de quien lo manda o a quién lo manda.

    Ejemplo: María que trabaja en Alpargatas Pepe manda un mensaje a Juan que trabaja en Cartonajes Orión.

    De: maria(@)alpargataspepe
    Para: juan@cartonajesorión
    Asunto: De María – Alpargatas Pepe para Juan de Cartonajes Orión.

  • Coincido 100% en la importancia del asunto del email, pues es la manera de poder valorar qué se ha de hacer con dicho correo. A mí siempre me ha costado ponerle asunto al asunto del asunto.

  • Interesante el artículo, porque con todo el boom de redes sociales parece que el email, se deja de lado y no se le valora. Y tiene más importancia de la que nos pensamos , ya que cuando mandamos un email a alguién estamos afirmando cosas o explicando hechos que pueden ir en nuestra contra en cualquier momento y que gozarán de validez si luego hubiera malos entendidos por culpa de las prisas. Vamos que, es como un contrato.
    Es por ello por lo que hay que saber bien lo que se escribe en el texto y es evidente que debería tener un asunto claro, concreto y conciso. Creo que es una cuestión de profesionalidad.
    También es cierto, que cuando mandamos los email de manera más informal, como a los amigos, familiares,etc. nos relajamos un poco, que tampoco viene mal :)
    Saludos!!!

  • Marianitu

    Buah, pues eso no es nada.

    He tenido alumnos que me han mandado prácticas por mail donde el cuerpo del mensaje estaba íntegramente en el asunto.

    glups…

  • Muy cierto esto de que el email es algo que descuidamos mucho, sobre todo lo del asunto. Gracias por los consejos y habrá que cuidar mucho ese aspecto.

  • Javier

    * Me parece fundamental el uso de C/C o bien C/Co,según el caso.
    * A veces suelo añadir en el asunto algo así como “Trabajo” o “Ocio”

    Berto enhorabuena y gracias por transmitirnos tu experiencia

    • Sí, el uso de palabras clave en el asunto es buenísimo, escribí un post sobre ello con anterioridad.

      Gracias a ti!

  • Por agregar algo, a este completísima entrada. que escribir bien el asunto y o cuerpo del email también ayuda a los buscadores a encontrarlos rápidamente.

    Creo que se ha perdido el objetivo del email que vino a reemplazar a los antiguos memos de papel..

    • Sin duda! El asunto es clave para recuperar emails a posteriori. Gracias por el apunte.

  • Hola alBerto, sólo quería darte las gracias por la estupenda sesión que nos has dado hoy a los emprendedores de Segovia. Yo soy la loca del móvil con f5 que pasea el carrito mientras comprueba discretamente si tiene nuevos correos. En cuanto acabe este mensaje voy a planificar mi día de mañana, y a empezar a intentarlo desde ya. Gracias y hasta pronto.

    • Me alegro MUCHO que el seminario os aportara cosas y que sobre todo os valga para el día a día de vuestras empresas. Los cambios más grandes siempre llegan con los más pequeños… así que yo como tú también me pongo en marcha ahora :-)

  • J, Espina

    Muy buenas, me ocurre un caso curioso que me tiene un poco desconcertado. No sé si se está usando algún tipo de técnica que ha leído o sencillamente es irracional.
    El asunto siempre empieza con: mi nombre, y empieza a escribir lo que correspondería al cuerpo hasta que se acaba la línea y entonces ya continúa la frase en el cuerpo.

    Gracias por todo

    • Sí, es el caso de utilizar el campo del Asunto para escribir el cuerpo del mensaje. Otro mal hábito que está extendido y que como apuntas desconcierta y confunde. Es frustrante sí :|