Explota el lado creativo de Google Docs

GDocs

El poder compartir documentos y carpetas enteras multiplica los usos creativos de Google Docs

Cada vez estoy más convencido de que utilizo mal ciertas herramientas y aplicaciones de Google. A pesar de manejar a diario unas cuantas sé que hay otras a las que no les estoy sacando todo el provecho que podría. Y están ahí, son gratis y funcionan muy bien. (No sé si te pasará lo mismo.)

Google Docs es una de las aplicaciones que tengo poco explotadas. La utilizo sí, pero lo justo y echándole poca imaginación. Y lo cierto es que en los últimos meses ha pegado un notable estirón. Con la funcionalidad de compartir carpetas y subir cualquier documento ha multiplicado sus posibilidades a la hora de colaborar y trabajar junto a otras personas.

Porque “compartir” es la palabra clave para colaborar… en lugar de enviar. Cada vez se envían menos documentos corrientes (por Email, por FTP, etc.) y se comparte más. Es más rápido, conveniente y eficiente, y se evita la confusión y la duplicidad de las versiones y distintas las correcciones. Y con GDocs lo tenemos ahí, a mano.

Pensando en los distintos usos que se le podían dar a Google Docs (con la opción de compartir) se me ocurrían unos cuantos que tal vez te valgan o te sugieran otros nuevos para tus actuales o tus futuros proyectos.

  1. Vacaciones en grupo. Planea las próximas vacaciones en grupo: itinerarios, precios y situación de los hoteles, lugares que visitar, etc.
  2. Blog a medias. Hay muchísimos blogs en los que participan más de una persona y podéis utilizar GDocs para facilitaros el trabajo: recoger documentos, anotar links o párrafos de otros blogs, anotar ideas para próximos posts, redactar un texto a medias o guardar capturas de pantalla.
  3. “Golden Tweets”. Recopila junto a tus amigos y conocidos las mejores perlas de Twitter (inspiradoras, divertidas, memorables…). Si sabes escuchar bien, hay auténticas joyas.
  4. Escribir un libro a medias. Siempre animo a todo el mundo a escribir. No importa que no lo hayan hecho nunca. Es sano, creativo, entretenido y te hace sentir bien. Ya se trate de cuentos, poemas o relatos cortos. Hacerlo junto a otros puede ser divertidísimo y fácilmente podéis publicar vuestra obra con Bubok.
  5. Organizar un evento. Cenas, fiestas, reuniones anuales, eventos de empresa… Da igual si es pequeño o grande alrededor de él concitará mucha información: planteamiento, condiones, asistentes, etc.
  6. Elaborar un ránking o lista conjunta. Desde las mejores películas, series de TV o las mayores pifias tecnológicas hasta los mejores temas de Spotify para la próxima fiesta.
  7. Los mejores sitios para… Utiliza Map a list para recopilar desde las hojas de cálculo de Google los mejores sitios para comer, hacer una fiesta, practicar deporte o pasar un buen rato con la familia.
  8. Gastos compartidos. Con las hojas de cálculo podéis recoger los distintos gastos que vayáis teniendo en vuestro proyecto o actividad.
  9. Compartir trucos o sugerencias. Comparte con amigos o compañeros ideas para nuevas recetas de cocina, hacer deporte, escribir novelas, adelgazar, ahorrar en la economía doméstica o aumentar tu Productividad.
  10. Apuntes o trabajos de clase. Desde un examen en el colegio, apuntes de la última clase en la universidad hasta un trabajo en la que estéis colaborando varias personas.

¿Te animas a completar la lista con tu aportación? Seguro que se te ocurre algún otro uso más creativo a Google Docs.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • José Carlos A.

    En mi familia lo usamos desde hace tiempo (año y medio) para lo siguiente:

    – Vacaciones: Cuantos vamos a ir a la casa familiar, organizado por fechas, asistentes, etc.
    – Compras masivas por volumen. Cuando disponemos de una oferta interesante por compra de volumen (hardware/licencias softtware sobre todo), todo el mundo hace su solicitud por este medio.
    – Amigo invisible. todo el mundo hace sus sugerencias al amigo invisible navideño por este medio.

    No descubro nada nuevo que no haya dicho ya Berto, pero debo decir que esta función nos soluciona tareas que antes suponían 20-30 emails.

    • Gracias José Carlos!
      No puedo estar más de acuerdo con tu última frase. Es increíble la cantidad de emails que se pueden llegar a ahorrar.

  • Yo tengo algunos clientes (soy autónomo) con los que comparto el Excel de mi factura: cuando está lista ellos reciben un mail de GDocs automáticamente y se la imprimen. Cada uno tiene una factura personalizada así que no hay peligro de que uno pille la del otro, y además con el sistema de “revisiones” (historial) puedo/pueden recuperar facturas antiguas con facilidad.

    Y luego, una chorrada, pero con mi mujer compartimos la lista de la compra: cuando hay que pasar por el supermercado ella me la actualiza y, cuando yo recibo el mail de GDocs informándome de que se ha actualizado, me la imprimo y hago la compra. Parecerá idiota pero el sistema funciona la mar de bien.

  • Yo utilizo la hoja de cálculo de Google Docs para gestionar los contactos de alguna de mis webs con mis socios. Así la tenemos todos a mano, es sencillo y podemos añadir más info. o editarla en un periquete. También almaceno algunos documentos que tengo que tener a mano siempre (por ejemplo el CV), aunque para eso también esta Dropbox.
    Buenas ideas Berto, me gusta la de “Golden tweets” ;)
    Saludos!

  • tralara

    Para ciertas cosas de las que hay aquí, como la lista de la compra, hacer planes para las vacaciones, etc. también se puede utilizar el Google Wave, pero la verdad es que me resulta difícil establecer una frontera clara entre los 2 servicios, no se si os pasara lo mismo.

    • José Carlos A.

      Debo decir que no termino de encontrarle el punto a Wave. Use con gusto Groove hace años (casi 8 años) y salvando algunas diferencias, me gustaba más.

  • mariano

    Alguien sabe si existe la función en gdocs de tener sincronizado un doc entre tu ordenador y el que subas, al estilo dropbox… o sea que cuando hagas cambios en alguno de los dos, se actualice y lo haga en la otra parte?
    Gracias!!

  • En mi trabajo usamos Google Docs y nos resulta muy útil, para poder consultar información que todos necesitamos y tenerla actualizada fácilmente en vez de tener que avisar cuando se hizo un cambio y que cada uno actualice su copia local.

    En general todas las aplicaciones web son más productivas, por así decirlo, que los softwares de escritorio. Que se puedan compartir es el punto clave, pero tienen más ventajas (se actualizan solas, no hay necesidad de back-ups, etc.).

  • Carlos

    Este año utilizamos google docs para realizar apuntes, una manera fácil, para complementar información de unos y otros, un gran descubrimiento. También lo hemos utilizado para realizar trabajos de clase, trabajamos todos desde el mismo y no tenemos que preocuparnos de luego unir documentos y vemos lo q va haciendo el otro. Esto unido al estudio por Skype a multiplicado la productividad y las horas de estudio bastante.
    Un descubrimiento que me gustaría implantar un poco en la empresa que trabajo, porque trabajan sobre un servidor y si uno tiene abierto un documento el otro no lo puede abrir, y eso en 2010 tiene soluciones.

  • La verdad es que yo también lo tengo bastante infrautilizado. Tengo algunos documentos y tal, pero apenas lo uso. La mayor utilidad que le doy es que tengo compartida con un amigo una lista de dominios que tenemos comprados entre los dos. GDocs, como ya he dicho, lo uso bastante poco, pero es que las aplicaciones de ofimática de escritorio no las uso en absoluto.

  • ¿Y no sería mucho mejor usar wave? Es incluso más divertido, o quizás quedan mucho más ordenados los documentos en Docs cuando son muchos. Y wave sea para juntarse a editar documentos en tiempo real.

  • Yo imparto clases de Photoshop particulares y uso Google Docs con la función de compartir carpetas donde voy creando documentos con las clases que damos, el temario, las horas, incluso si encuentro páginas o enlaces que sirven de apoyo a las clases lo cuelgo ahí para mis alumnos.

    Gracias por el articulo Berto, son nuevas maneras de explotar las enrramientas de trabajo en nube maravillosas.

  • Recientemente hemos puesto en marcha una Asociación Cultural. Para recopilar los datos de los nuevos socios, he creado un formulario con Google Docs. Cuando un socio rellena el formulario, automáticamente sus datos alimentan la base de datos de socios, que podemos tener compartida entre todos los “gestores”.

    Sencillo a más no poder, sin papeles, sin picar un solo dato.

    • Niceworld

      Nosotros tenemos montado un formulario parecido para los clientes de la empresa. Cualquier actualización queda compartida al instante. Sencillo i eficaz.

      Estoy con Raúl. ;-)

    • Carmen F.

      Eso mismo hacemos nosotros en la universidad para registrar parejas de prácticas, pasar encuestas a los alumnos o que entre ellos voten sus propios trabajos. Los alumnos rellenan los cuestionarios en un formulario y todos los profesores pueden ver actualizada en tiempo real la hoja de cálculo resultante. Además en el caso de votaciones en clase se puede generar un gráfico a partir de la hoja excell casi en tiempo real y los alumnos pueden ver gráficamente, casi en tiempo real el resultado de las votaciones. Echad un vistazo a este post de un compañero (está en inglés). http://abelardopardo.blogspot.com/2009/12/the-winner-is-let-me-check-my-google.html

    • Sancho

      Raúl, supongo que cuando te refieres a un formulario de Google Docs, te refieres a un formulario en una Hoja de Calculo de Google Docs, no?
      Es que me has encendido una bombilla (thanks!) y ahora estoy de I+D

      • paco nuñez

        Yo he utilizado los formularios de las Hojas de Cálculo GDocs para enviar encuestas y que los resultados estén tabulados directamente en una hoja de cálculo para poder procesarlos y tener resultados rápidos en un proyecto de I+D+i que llevaba junto con una compañera y va genial.

  • Antonio

    Por cierto Berto, tu eres un ferviente defensor de Evernote. No te parece que desde que google docs ha incorporado la posibilidad de subir cualquier archivo en su formato original se empieza a parecer un poco, salvando las distancias, a Evernote?
    He hecho una prueba y por lo menos dentro de pdf busaca texto. Supongo que en imágenes no.

  • Nosotros tenemos experiencias prácticas muy interesantes como una herramienta de recuperación colectiva de la Memoria Histórica, así como de muro virtual de la memoria en http://www.parquedelamemoria.org. En este caso Googledocs nos ha permitido, sin contar aún con una verdadera base de datos on-line ir avanzando en la tarea de consolidar el listado de más de 3420 personas fusiladas en Navarra, de generar nuevas agregaciones a éste listado, de tender puentes a familiares en la distancia…

    También ofertamos los formularios de Googledocs a clientes de proyectos web como forma de dar poder y flexibilidad a nuestros usuarios en la gestión de su web permitiéndoles ser creativos en la gestión de de sus diferentes comunidades de usuarios. Los formularios programados a medida u los módulos avanzados de formularios no son tan flexibles y sencillos para el usuario final como Gdocs.

    En Karrikiri.org -por ejemplo- nuestros clientes aprenden en muy poco tiempo la metodología y ya utilizan activamente media docena de formularios Gdocs para cuestiones tan interesantes como bolsas de trabajo y otras consultas a su comunidad de usuarios. Esto les permite readecuar las preguntas, recabar la información por mail, etc.

    Otros usos que hacemos de modo habitual son las redacciones de textos y traducciones en revistas o materiales de eventos, agenda etc, de modo que varios implicados ubicados en distintos barrios o pueblos puedan acceder como editores o lectores para trabajar en equipo y de forma no presencial.

  • shinfu

    El problema, por llamarlo problema, es que las aplicaciones de Google me dejan siempre un sabor como de “algo más o mejor tiene que hacer esta aplicación”. Creo que viene porque nos han acostumbrado mal con Gmail, que es un servicio perfecto, que va al grano, sabes perfectamente para qué es y cómo usarlo.

    Las demás no me dejan del todo satisfecho pero cuando las uso funcionan. Quizás después de Gmail, Google Docs sea de lo mejor junto con GReader, los tres mosqueteros de Google.

    El uso de Docs es sólo personal en mi caso, no comparto mucho. En lo profesional está en otras suites informáticas y en lo personal mi familia alguna aún anda por Hotmail…

    Saludos

  • Bueno, ¿y por qué no? En el ámbito académico, la realización de trabajos, monografías, tesis (éstas menos) en grupo. Trabajos en colaboración de todo tipo. Se ha convertido en la herramienta ideal: evita las típicas distracciones de las quedadas en grupo donde poco se hace… :)

  • Samuel

    Je je, yo soy conocido entre mis amigos por usar siempre los formularios de las hojas de cáculo para hacer encuestas para saber quien viene a la fiesta de nochevieja, a la “espicha anual” que entamo, quien se apunta a una ruta por el monte…..

  • medecrece

    Hola. Yo quería hacer una encuesta profesional con Google Docs, pero los usuarios pueden votar en la encuesta todas las veces que quieran, y así los datos pierden validez. ¿Sabéis si se puede restringir la IP o las cookies? Gracias de antemano.