Así te caza el Correo Cuando Caes en la Respuesta Inmediata

«Te he enviado un email hace unos minutos, ¿no lo has visto?» ¿Por qué nos hemos acostumbrado a utilizar el Email para hablar casi en tiempo real? La mayoría de la gente recurre a él esperando (demandando) respuestas instantáneas y está pendiente de él para responder de forma inmediata. Es un pésimo hábito que ha calado en la productividad personal y de equipo, y que tiene serios efectos.

Posiblemente el de la respuesta rápida sea uno de los malos hábitos que más se repite en las empresas y equipos de trabajo con los que trato temas de productividad. Y sus consecuencias son serias, tanto a nivel personal como colectivo:

Porque hace creer a los demás que siempre estás colgado del Email y que te pueden enviar cualquier cosa en cualquier momento, que tú responderás rápido. Les acostumbras mal.

Porque el día que no respondes rápido generas frustración y descontento en los demás, acostumbrados a obtener de ti respuestas casi instantáneas.

Porque te engañas a ti mismo creyendo que así eres más eficiente. O incluso peor: que proyectas esa imagen hacia los demás. Responder rápido = productividad.

Porque interrumpes de forma constante las tareas que estás haciendo. Pierdes ritmo de trabajo, intensidad y flujo de ideas. Perjudicas tareas infinitamente más importantes.

Porque hacer multitarea intercalando respuestas rápidas a lo que va llegando, alarga innecesariamente la duración de tus tareas. Tardas más tiempo en hacer las cosas.

Porque favorece la cultura de que la herramienta está por encima de ti, de tu rendimiento, de tus objetivos, de tus resultados. O de los de tu equipo.

Porque va debilitando el contacto y la colaboración en equipo. En vez de “hablar y tratar” ciertos temas, terminamos por abusar del “enviar y esperar”, lo que muchas veces genera frustraciones y no pocos conflictos.

Porque fomenta la falsa creencia de que todos los mensajes son iguales y que deben atenderse con la misma diligencia. Relevantes o no, se contestan según van entrando.

Porque nos acostumbra a enviar urgencias por Email, cuando esta herramienta de comunicación no nació para ese fin.

¿Qué se puede hacer?

Existe la creencia de que como se trata de un “mal hábito colectivo” y muy extendido, yo no puedo hacer nada. Esto, además de no ser verdad, es una manera muy humana de echar balones fuera. Tú solo puedes hacer mucho.

  • Elimina el vicio del chequeo constante. El gesto de revisar lo que va entrando es una irresistible invitación a responder en el acto.
  • Desactiva el notificador de correo nuevo. Porque además de partir por la mitad tu Atención, es otra clara invitación a responder cuanto antes.
  • Si te encuentras con un email que acaba de entrar, refrena el impulso de contestar. Déjalo para la siguiente revisión o incluso para el día siguiente.
  • Empieza a masticar, digerir e interiorizar esta frase que tanto me ayudó en su día: «Los emails pueden esperar».
  • Si tienes que comunicar una urgencia utiliza un medio de comunicación más inmediato, como el teléfono o hazlo en persona.
  • Al redactar tus mensajes acostúmbrate a poner claramente y lo más al principio posible, para cuándo es lo que necesitas. (Si dejas claro que es para pasado mañana estás sugiriendo que no necesitas una respuesta inmediata.)
  • Haz saber tus tiempos de respuesta a compañeros y colaboradores cercanos. Fijando márgenes de horas y días más amplios no generas falsas expectativas en ellos.
  • Planifica diaria y semanalmente para anticiparte pidiendo por email cosas que sabes que necesitarás. Así no generarás falsas urgencias y exigirás del otro que te responda de forma inmediata.

Si dentro de unos años alguien recuerda nuestra carrera profesional, o el impacto de nuestras aportaciones, o nuestra capacidad para solucionar o construir, no será por haber respondido rápido a cada nuevo mensaje que va llegando. Eso seguro.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Ioana - 1 octubre 2012

ole ole y ole!! una verdad como un piano, hace años que desactive los avisos de correo nuevo, ademas de la distraccion te crea esa anxiedad de ver de que se trata … e incluso a veces cuando se que me tengo que centrar en una tarea en cocnreto cierro outlook y lo reviso cada x tiempo. Es lo mejor!!

    Berto Pena - 1 octubre 2012

    Yo hago como tú. Cerrar la aplicación y sólo abrirla cuando “toca email”. El cambio-mejora es gigantesca :-))))

Flames - 1 octubre 2012

Yo todavía sigo con el aviso visual del iMail activado. Pero luego depende de uno mismo el ir a revisar el correo o no.

Pero la diferencia cualitativa fue desactivar el “ping” de aviso sonoro. Cuando lo tenía activado iba a revisar el correo en menos de un segundo, cual perro de Pavlov. Era inevitable.

    Berto Pena - 1 octubre 2012

    Y no te molesta ese constante “mordisqueo”? Parece que no pero esas miniroturas de concentración suman, entorpecen y desgastan. Pero si has encontrado que te va bien, estupendo :-)

      Flames - 2 octubre 2012

      No, no he dicho que me vaya bien. Además “mordisqueo” sólo de vez en cuando. Además no son tantos los e-mails que recibo y procuro atenderlos durante las pausas “pomodoro”.

Pablo L - 1 octubre 2012

Claro que todo esto teniendo en cuenta el contexto y las prioridades.
Lo mejor es juntar varios correos y procesarlos todos juntos o por temas y pensar las respuestas antes de escribir.
Pienso que a veces respondemos a varias cosas en forma automática, como vemos en la TV a quienes le ponen un micrófono y tienen que hablar, pudiendo quedar callados o pensar antes de responder.

imacreste - 1 octubre 2012

Hola

Estoy de acuerdo, pero solo en parte, para mi el mail… no solo es una forma de dar respuesta, sino también de decir, RECIBIDO, en cuanto pueda me pongo a ello… Para mi, es importante, que la gente sepa, que he recibido el mail, que lo he leído, y que en cuanto pueda lo atenderé.

A mi lo que realmente me molesta, es la parte contraría, y es la gente no de señales de vida…. No en unas horas, ni en días, es que simplemente pasan de contestar, y eso es una falta de respeto. Me pasa mucho con presupuestos, necesitan uno para ayer, te molestas en pensar 3-4 horas, otras 2-3 en redactarlo,… para que luego pasadas 2 semanas tengas que mandar un mail, a ver si lo han recibido y que te digan: “Si gracias, estamos pensándolo” :-(

Esto me mosque bastante.

Saludos, y Gracias por el blog.

    Berto Pena - 1 octubre 2012

    Gracias!
    Yo creo que el espíritu del post no va contra lo que buscas. Tú perfectamente puedes confirmar a la gente que estás sobre lo que te piden sin tener que hacerlo en el acto.

Fran Herrera - 1 octubre 2012

Hola Berto, magnífico post. Muestra una total realidad de lo que nos ocurre. Creo que empezaré a tomar nota de tus consejos, puesto que a veces me siento “un esclavo” del maldito e-mail. Quería pedirte permiso para poder meter este post en mi blog, evidentemente haciéndote mención.

Gracias y un abrazo

Dueño de mi tiempo - 2 octubre 2012

Es que el mail nos hace sentirnos importantes, requeridos, y por eso hay urgencia de contestar! Muy buen articulo!

May Santamaría - 3 octubre 2012

Me ha gustado el post. Es cierto lo que comentas. A mi personalmente me agobia que me pasen un correo y a los 5 minutos me estén diciendo que si he visto el email :)

julieta - 3 octubre 2012

Sencillo pero muy acertado tu post. Creo que te falta puntualizar un mal uso del mail, y es el de dejar constancia para luego en caso de problemas, tener “pruebas” de que no es culpa tuya, de que quede por escrito lo que querias decir (sin interpretaciones) o simplemente demostrar que el otro es más lento que tú. Deja de ser una herramienta de trabajo para ser una herramienta de presión y en ocasiones de “amenazas” implícitas.
Creo que es indispensable que las empresas se formen en el correcto uso del mail, que no es otro que aquel que resulte más productivo según la naturaleza del trabajo.
Acabo de descubrir tu blog… y creo que por aquí me quedo.
Saludos

Sansa - 3 octubre 2012

Es totalmente cierto y conveniente lo que comentas.

Es difícil que uno lo interiorice y aplique, pero es más complicado educar a los demás en que tú no funcionas así.

La lectura del post me ha recordado una conversación que tuve con el responsable de TIC de la empresa en que trabajaba hace unos 3 ó 4 años.

Yo tenía un smartphone (cuando no habían muchos por ahí) y contratada una conexión de datos en el móvil. Cuando quería ver el correo, le daba a “enviar/recibir” y lo leía. Esto me resultaba muy útil cuando estaba de viaje y lo que estaba realizando dependía de la llegada de un e-mail en concreto que estaba esperando (planos, documentación técnica, un precio,…).

Pues el compañero de TIC me dijo si quería un servicio de notificación push de los e-mails (estilo Blackberry) para que me llegaran on-line. Yo en aquel momento de lucidez, dije que no que ya lo tenía bien pudiéndolo hacer cuando yo quería.

Ahora tanto yo, como casi todo el mundo tenemos los e-mails on-line en el teléfono. A esto se suman los WhatsApp, Twitter, Facebook y demás (ya hiciciste un post sobre notificaciones) Esta circunstancia contribuye a que se incruste en el pensamiento colectivo, lo que tú comentas de la sensación de que un e-mail es como una llamada, una conversación persona a persona o un chat… algo inmediato.

De la misma forma, los programas de mensajería instantánea se utilizan para tratar asuntos que deberían enviarse por e-mail ;)

Gracias por el post… a ver si puedo volver a ser aquel “yo” que tenía el tema más claro.

Olmo Axayacatl - 4 octubre 2012

Yo soy uno de esos que conforme van entrando los emails los voy despachando, pero ahora que he leído esta entrada he recapacitado un poco en lo que dices, pues es verdad que llega a dar una sensación de ser más productivo, pero eso de que te corta la concentración o la inspiración también es cierto.

Me quedo con esa frase también, pues es verdad que los correos electrónicos pueden esperar. A partir de ahora he desactivado las notificaciones instantáneas, así que veremos que tal me va revisando la bandeja solo un par de veces por día.

Como siempre, muy atinados tus escritos Berto. Un saludo.

epu - 4 octubre 2012

Supongo que lo escrito es en función de tu experiencia, que en ningún momento es adaptable a la generalidad.
Todo depende de la persona y el trabajo en cuestión, y como siempre será el sentido común el que decida.
Por cierto, esto “Si tienes que comunicar una urgencia utiliza un medio de comunicación más inmediato, como el teléfono o hazlo en persona.” en muchas ocasiones es un terrible error.

Saludos.

    Berto Pena - 4 octubre 2012

    Estaría bien que además de decir que no se aplica a la generalidad o que es un error explicaras el porqué. Así podemos aprender todos.

      epu - 4 octubre 2012

      No aplica a la generalidad, porque depende del puesto que desempeñes; jerarquía, funciones, etc; hay emails que deben ser contestados inmediatamente, ya sea por dar dinamismo, o por liberar presión sobre tu trabajo en el día a día, o lo que es lo mismo, me quito esto y continúo con lo mío.
      Sobre lo que es un terrible error, pues no se cuan terrible será, pero desde luego levantarse de tu lugar de trabajo para comunicarte con otra persona o tomar el teléfono, marcar, esperar que te atiendan, identificación de rigor, saludo de rigor, comentario que no viene a cuento que hay que soportar y exposición de los hechos, distraen bastante más que un simple email. El email es una herramienta fabulosa bien utilizada, y un arma cargada por el diablo en manos de idiotas.
      Pero claro está, esto es sólo mi opinión.

Rubén - 4 octubre 2012

Como siempre, en la medida estará la corrección. Ni se puede exigir una lectura inmediata ni se puede estar 7 días (yo tengo casos de meses, entre compañeros de empresa) sin contestar, aunque sea un “recibido” como dice imacreste.

Entre compañeros y trabajando en equipo tampoco creo que sea mucho pedir una contestación en un plazo de 24-48 h. Entiendo que por mucho que cerréis el cliente de mail, una vez al día lo abriréis.

De cualquier modo tratar de poner al inicio del mail para cuando lo necesitas es un excelente consejo, incluso se podría intentar consensuar algo para el asunto, de tal manera que ordenado por el asunto te queden arriba los que requieren de respuesta urgente.

JC - 4 octubre 2012

Muy, pero muy buenas recomendaciones Berto. Lamentablemente el uso de dispositivos móviles aceleró los procesos que tu describes y hoy es aún más frecuente el estar respondiendo emails tan pronto llegan.

Disciplina. Corregir eso requiere de mucha disciplina y constancia.

Un Abrazo

JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Introducción al Escenario Móvil

Xavi Sánchez - 4 octubre 2012

Yo en esto doy una de cal y otra de arena. Por una parte me freno en contestar los mails al instante, lo hago solo a primera hora de la mañana o de la tarde, pero no soy capaz de evitar el chequeo casi constante. Por lo menos no interrumpo tareas para hacerlo, sino que lo hago entre tarea y tarea. Y me pasa lo mismo con Google Analytics :P

Además el tema de posponer la respuesta no solo es positivo en términos productivos, también permite digerir mejor el mensaje y escribir una mejor respuesta.

Qué malos son los vicios…

Luis Rivera Colon - 4 octubre 2012

El habito de verificar el email cada 5 minutos es uno de los habitos menos productivos que puedes crear.

Al igual que acostumbrar a las personas o clientes a contestarles inmediatamente.

Esto no nos permite enfocarnos y profundizar en cosas verdaderamente importantes por la gran cantidad de distracciones.

Memorias de una cinta VHS - 5 octubre 2012

La comunicación hablada es la que se va perdiendo y entran nuevos instrumentos para sustituirla, elementos como el “facebook” o el “wassup” que ahora sirven para quedar, organizar reuniones y hasta para “charlar”.

Hay que buscar el término medio.

Esteban Mucientes (@mediotic) - 6 octubre 2012

Siempre he dicho que el correo es una de las mejores herramientas de trabajo, siempre y cuando sepamos usarla bien. Y el problema es que mucha gente no sabe usarla bien. Muchas veces se espera un correo del tipo “esto ya está o no está” cuando todo lleva un proceso y más aún en la vorágine que llevamos en nuestro día a día.

Sonia - Smartsalus - 7 octubre 2012

Cierto, cierto, cierto. El día a día nos pide respuesta inmediata para todo. Y además cuando prestas servicio on line, el nerviosismo del cliente es evidente y exige exige exige. Está claro que se pueden gestionar mensajes de apoyo al servicio, como en auto responder un horario de respuesta determinado, que crea una expectativa y que si es mejorado crea satisfacción…

Un saludo y gran post!!!

VG - 12 octubre 2012

Hola Berto,

Despu’es de leer tu libro, tu blog me recuerda peri’odicamente c’omo trabajar de forma eficiente, as’i que gracias!

Recientemente he comenzado un trabajo nuevo, en una nueva ciudad y todo lo que hab’ia aprendido sobre productividad parece haberse ido al garete. Te agradecer’ia enormemente si escribieses algo sobre pautas a seguir para que los cambios afecten m’inimamente nuestra productividad. Este desbaratamiento exagerado que experimento ahora, ya me hab’ia ocurrido durante breves visitas de trabajo a otros centros.

Muchas gracias.

Carlos Alvarado - 22 octubre 2012

Trabajo con el área comercial y aunque estoy de acuerdo totalmente con tu publicación, los comerciales tienen una tendencia de manejar el correo electrónico como herramienta de comunicación en tiempo real. Para mi caso, identifique y clasifique solo algunas cuentas que se son VIP y requieren respuesta inmediata (El mismo día) y durante periodos de tiempo del día al revisar doy respuesta con prioridad a estas cuentas, las demás pueden esperar. Esto me ha servido para lograr verdaderos aciertos a mi trabajo, pues de otro modo sería como una secretaria que en lugar de responder al telefono responde al correo.

Muchas gracias por tus valiosas publicaciones.

MONTSE SÁNCHEZ-AGUSTINO MARIÑO - 30 octubre 2012

Muy buenas tus detalladas especificaciones que a veces olvidamos y es muy bueno recordarlas para una mejor gestión de nuestro tiempo. Lo único que yo no hacía es desactivar el notificador de correo nuevo. ¡Ahora mismito lo desactivo!, aunque no los abro es inevitable no mirar lo que entra. ¡Un buen consejo!.

Como no lo hagamos como nos indicas quienes procesamos varias cuentas de correo nos podemos volver locos. Yo lo reviso todos los días, si puedo por la mañana y por la noche. sino sólo al acabar el día. Y no pasa nada si dejamos el correo un día o varios sin actividad, hay que saber que es lo prioritario siempre.

Una recomendación que os hago, cuando perteneces a grupos por ejemplo de linkedin es bueno indicarle a la herramienta la cadencia de cuándo quieres recibir los emails que te notifican nuevos contenidos, de lo contrario te inundarán el correo electrónico a diario y si estas adscrito a varios ni os cuento.

roberto cesar ibaquez - 4 diciembre 2012

Berto no creo que yo te conozca,pero veo que tu si a mi porque exactamente esta situacion de tension cronica la sufro con mi jefe a diario, excelente razonamiento.. muchas gracias

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