La Valiosa Técnica de Encadenar Tareas para que Cuesten Menos

Me encanta tirar de recursos sencillos para aligerar problemas de todos los días que a veces terminan por retorcerse. La “técnica” de encadenar tareas, por ejemplo, sirve para aliviar la forma en la que haces ciertas tareas pesadas o que rehúyes.

Esta técnica consiste en agrupar y enlazar una serie de tareas para hacerlas seguidas, una a continuación de otra, siguiendo una secuencia que siempre repites así. Como si cada tarea se tratara del eslabón de una cadena de la que vas tirando para ir haciendo las cosas. En el fondo se trata de crear lo que se llaman «cadenas de tareas».

Por desmenuzarlo, todo el proceso sería así:

  1. Detectas el momento, lugar o circunstancia donde te interesa trabajar con una cadena de tareas.
  2. Luego eliges las tareas, los eslabones.
  3. Defines el orden en el que harás esas tareas. Pones los eslabones en el orden que te interese.
  4. Ejecutas esa cadena cuando o donde quieras.

Dentro de nada explico qué ganas con todo esto pero, vaya por delante dos casos en los que personalmente utilizo esta técnica. Las cadenas de tareas. Creo que ya darán varias pistas…

  • Para las tareas del hogar y mantenimiento: limpieza, organización, compras fuera de casa, etc.
  • Para las tareas de mi trabajo que más pereza me dan: burocracia, facturas, declaración de impuestos, papeleo en general, etc.

Yendo más al detalle, ¿qué beneficios te trae esta técnica? ¿Para qué sirve crear cadenas de tareas?

Para hacer tareas que cuesta hacer

Piensa en esas 3 ó 4 tareas que siempre da pereza hacer, y que muchas veces están relacionadas unas con otras. Si decides hacerlas una detrás de otra sólo necesitarás el empuje inicial para hacer la primera. Luego te costará mucho menos que si, por ejemplo, decides hacerlas en dos o tres momentos a lo largo de tu semana, donde necesitarías varios impulsos. Se trata de aprovechar la inercia inicial.

Para hacer ciertas cosas en un momento concreto

Hay ciertas tareas que siempre se deben hacer en ciertos momentos del día o de la semana. Por ejemplo: 2-3 cosas que haces los sábados por la mañana en casa; o una cadena de tareas que tienes que ejecutar los lunes a primera hora en la oficina; o bien otra para los viernes y cerrar así la semana de trabajo; o incluso 2-3 tareas que siempre haces al regresar a casa después de un viaje.

Para no olvidar ciertas tareas

Si está en una lista es muy difícil que se te olvide… pero muchas veces tenemos tareas que no anotamos en una lista. Y porque tal vez nos desagradan tendemos a descuidar y olvidarlas. ¡Crea una cadena! La clave es hacerlas siempre una detrás de otra y siempre en el mismo orden.

(Así es cómo no sólo “vencí” las tareas del hogar sino que nunca olvido hacer esas cosas… aunque físicamente no estén escritas en una lista.)

Para “forzarte” a hacer algo nuevo

Piensa en ese nuevo gesto, esa nueva rutina, ese nuevo hábito. Desde luego que puedes ponerlo en marcha de forma separada, suelto, por así decirlo. Pero te costará muchísimo menos si lo encadenas a otras cosas que ya haces habitualmente. Poner ese nuevo eslabón será más fácil.

¿Cómo crear/encontrar cadenas de tareas?

Naturalmente es algo que sólo puedes hacer tú, pues depende de tu actividad (profesional, familia, aficiones, etc.). Lo que hago yo es identificar “oportunidades” para esto: momentos, actividades, circunstancias… donde valdría la pena echar mano de cadenas.

¿Hay alguna tarea aburrida que te cueste hacer? ¿Hay alguna que tiendes a retrasar? ¿Hay alguna tarea que evitas hacer? ¿Hay alguna tarea o acción que quieres empezar a hacer? ¿Hay algo que siempre debes hacer cuando pasa algo o cuando llegas a un sitio? Si es así, ahí ya tienes el primer eslabón. Lo que te falta ahora es buscar otra u otras tareas para conectarlas y formar así una cadena que puedas reproducir.

¿Vas a ser ultra productivo con esta “técnica”? Pues, hombre, lo dudo, no es para volverse loco. Pero es de esas cosas sencillas que, sumando sumando, irá aliviándote en ciertos momentos y actividades. Y, la Productividad Personal va de sumar mejoras. Ya sean grandes o pequeñas. ¡A mí me ayuda!

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Gustavo

    en mi caso tienen que ver casi exclusivamente con la burocracia y el papeleo necesario para cumplir con ciertos procedimientos.
    Es una de las trabas que tengo con GTD y aún no encuentro la vuelta.
    La única aplicación que me ayudó con el tema fue Thinking Rock que incluye una opción de encadenar tareas, incluyéndolas en el proyecto en el orden en que hay que realizarlas. De esa forma cuando uno marca una tarea como completada automáticamente aparece la próxima en la lista de Siguientes (el resto permanecen ocultas)
    Es una función muy interesante que sólo encontré en TR

    Saludos y felicitaciones por el sitio

    • Sí que es interesante esa función, no la conocía. También se puede emular con una sublista o familia de tareas, que ejecutas cuando quieres. Gracias Gustavo!

  • Me parece buena idea, la tendré en mente y quizás la implemente pronto.
    Gracias Berto

    • La clave empieza por detectar necesidades. Siempre hay algún rincón o momento donde echar mano de una cadena… y tirar de ella. Gracias a ti Óscar!

  • Hola de nuevo Berto,

    Acabo de contastar a tu contestación en el post anterior. ;-)

    Lo de encadenar tareas sería como hacer un procedimietno de trabajo. Yo trabajo en un farmacéutica y tenemos que tener todo regulado y estandarizado. Tenemos “protocolos” que están super detallados, y que pone: después de ahcer esto haga esto otro, y luego esto otro.

    Si incluyes procedimientos en tu vida, la verdad que se simplificaría un montón.

    Por ejemplo, podrías hacer porcedimientos para cada día de la semana . Lunes, llegar y poner lavadora luego, arregalr habitación, y tirar basura.
    Martes bla bla bla….

    Le voy a dar un vuelta al tema y a ver que ideas saco!

    • Hola Jose. Sí, es en realidad un procedimiento de trabajo, más que una rutina. Ya que aquí hablamos exclusivamente de tareas. Piensa a ver, aunque te beneficies de ello en dos o tres rincones o momentos, ¡ya es algo que ayer no tenías! :-)

  • Manu

    Para mí el mayor beneficio es que evita tener que tomar una decisión por cada uno de los ítems de la lista. Y para los procrastinadores eso es oro…

    Buen post, Berto

    • Has dado en uno de los puntos clave Manu. Ese encadenamiento te da menos motivos para decir “mejor hago esto mañana”. Por inercia, porque ayer lo hiciste así, uno tiende menos a “romper la cadena”. ¿Consecuencia? Haces lo que te habías propuesto. Gracias!