La técnica de “Divide y Trocea” para tareas y proyectos

Si algo me ha enseñado la Productividad Personal en los últimos años es que los gestos más pequeños y las soluciones más sencillas son habitualmente la respuesta a los problemas más complejos. Como la técnica del “Divide y Trocea”, que tan grandes resultados me lleva dando desde que la practico.

Cada vez soy más fan de esta técnica. Que como casi todo en Productividad Personal tiene muy poco de técnica y mucho de sentido común. No hay seminario o curso en los que no la aborde. Porque es extremadamente sencilla pero muy eficaz a la hora de encarar tareas de cierta magnitud o incluso miniproyectos.

La técnica consiste en dividir y trocear el trabajo que hay que hacer en lugar de hacerlo como si fuera una sola pieza. Tal cual, sin más. Es algo tan elemental que, como casi todos los “detalles productivos”, en la vida real lo pasamos por alto.

Un informe o un estudio elaborado, un memorando largo, una presentación en público, un proyecto web… Cuando te enfrentas a una tarea de gran tamaño o un miniproyecto, antes de empezar, divides, despiezas y troceas en distintas partes todo el trabajo que hay que hacer. En lugar de empezar sin más, de principio a fin, te tomas unos minutos para enfocar, interpretar, organizar y planificar el trabajo.

Si es una tarea intelectual la divides en partes lógicas (capítulos, epígrafes, fases, partes…). Y si es una tarea manual la divides en partes iguales.

En trabajos complejos lo que cuenta es cómo lo haces y cuánto tardas. Y la técnica de “Divide y Trocea” te brinda montones de beneficios.

Durante muchos años trabajé del modo contrario, haciendo las tareas difíciles “a lo bruto”, empezando sin más de principio a fin, tratándolas como un todo cuando, en realidad, esas tareas se componen de varias partes que puedo descomponer para facilitar mi trabajo.

El tener que dividir y trocear pudiera parecer que es añadir trabajo al trabajo. Pero cuando hay tareas grandes o proyectos de varios días o semanas, es algo absolutamente necesario. Porque en trabajos complejos más que lo haces lo que cuenta es cómo lo haces y cuánto tardas. Y ahí, la técnica de “Divide y Trocea” te brinda montones de beneficios y siempre evidentes. Sólo por mencionar mis cinco beneficios favoritos:

1Medida AntiProcrastinación

Muchas veces la Procrastinación actúa así: tengo que hacer algo pero el tamaño de la tarea es tan grande que me intimida, miro para otro lado y termino por dejarlo para otro día. Si en cambio aplico la técnica, esto es, divido y troceo lo que tengo que hacer, tengo menos sensación de agobio. Despiezo el puzle y empiezo por la parte que más me apetece, que conozco o que domino. Y me pongo en marcha… que es justo lo único que necesito para vencer a la Procrastinación: moverme.

“No tengo que hacer un documento de 20 páginas. Tengo que hacer 5 partes y voy a empezar por la número 3 porque la conozco y tengo la información a mano”

2Detectar Partes Clave

En una tarea grande o proyecto intelectual (no manual) habrá partes más importantes y exigentes que otras. Partes donde que habrá que extremar el cuidado y hacerlas muy bien. Como empiezo dividiendo y troceando, soy capaz de detectarlas desde el minuto uno. Esto me hace muy consciente (responsable) de dónde tengo que exprimirme más y dónde tengo que dar un extra de calidad.

“Para terminar esta tarea tengo que recorrer 8 partes. Pero la 2 y la 7 son las que marcan la diferencia. Ahí tengo que echar el resto”

3Planificación y Momentos

Y precisamente, porque comienzo distinguiendo las distintas partes y lo que supone cada una, puedo elegir mejor el momento para cada una. Porque hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Y cuando quieres hacer las cosas (muy) bien, más que la voluntad lo que cuenta es el momento en el que las hagas… En definitiva, cómo las haces.

“A primera hora, fresco y despejado, empezaré con las partes 1 y 5. Después, por la mañana, haré la 3, 4 y 7. Y el resto las terminaré por la tarde”.

4Desajustes e Imprevistos

Da igual si trabajas solo o con más gente. En un planificación siempre hay imprevistos y desajustes que te obligan a recolocar las piezas. Siempre que el trabajo lo tengas dividido en piezas. Y es que el dividir y trocear el trabajo te da más libertad y capacidad de reacción a la hora de reajustar tus planes.

“Me acaban de fastidiar mi plan de trabajo. Veamos. Las partes 6 y 7 que iba a hacer esta mañana las muevo a mañana a primera hora. Mantengo las 3 y 4 para esta tarde. El resto lo termino mañana por la tarde.

5Progreso y Motivación

Al ir recorriendo cada parte, es decir, al ir completándolas, tengo una mayor sensación de progreso que cuando encaro el trabajo “a lo bruto”. Veo lo que he terminado y esos avances son los que me animan a terminar lo que falta. Si no me hubiera tomado la molestia de dividirlo y trocearlo tendría mucha más dificultad para comprobar mis progresos y animarme viendo el resultado de mi esfuerzo.

Y a este beneficio de motivación que proporciona esta técnica yo le doy mucha importancia. Porque el trabajo que hacemos tú y yo es emocional, no racional. Te animas a hacerlo y superarte cuando te sientes bien. Y no hay mejor sensación que echar la vista atrás y ver que a pesar de todo lo que había que hacer estás avanzando.

“Sí, era un montón de trabajo. Pero esta mañana he completado las partes 1, 5, 6 y 7. Las más difíciles. Sólo me quedan unas pocas para terminarlo :-)

Más que la técnica en sí, que ya ves que no tiene ningún misterio y es bastante evidente, quería reflexionar sobre sus beneficios. No tan obvios. Porque son esos detalles los que pasamos por alto en el mundo real, y los que nos hacen terminar antes y mejor el trabajo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Flames - 12 mayo 2011

“Que como casi todo en Productividad Personal tiene muy poco de técnica y mucho de sentido común.”

Qué gran verdad. Pero como a veces parecemos lelos, tenemos que utilizar las técnicas. Una vez puestas en práctica las cosas nos parecen de sentido común.

    Berto Pena - 12 mayo 2011

    Pues sí, tienes razón.
    Yo sin estas cosas soy como una cadena de montaje. Y cuando estos detalles, gestos o hábitos, los junto en forma de “técnica” parece que me cuesta menos ponerla en práctica. Trabajo mejor.

Ricardo - 12 mayo 2011

Cuanta razón tienes! La verdad es que la mayoría de las veces somos nosotros mismos nuestro peor enemigo a la hora de ser productivos o no.
Llevo haciendo esto los últimos meses en un proyecto personal, y funciona a la perfección. Las tareas más complicadas las divido en varias más sencillas y hago lo que mi padre llama “el mínimo mágico”, que es hacer todos los dias algo, aunque sea poco, pero así dia a dia, al final de la semana has hecho bastante sin apenas haberte dado cuenta. Técnica perfecta para, por ejemplo , tener que trabajar en algo tuyo, después de salir de trabajar de tu trabajo diario.
Un saludo!

    Berto Pena - 12 mayo 2011

    Sin duda Ricardo, es otro de los beneficios. Bloqueas tiempo fijo todos los días y garantizas que siempre haces algo. Genial!

Asier3d - 12 mayo 2011

Me dedico a la ilustracion 3d y, como es un trabajo complejo (modelado, textura, iluminacion, render, pensar el diseño de las estancias, etc) uso esta técnica desde hace tiempo.

Me ha venido muy bien repasarla desde tu punto de vista por si me dejaba alguna cosa en el aire. Y es que no hay que perder la perspectiva ya que hay momentos en los que un cambio de rumbo o un acelerón por parte del cliente puede hacernos volver a las andadas y, antes de que nos demos cuenta estamos trabajado como un pollo sin cabeza, cuando es mas sensato calmarse, planificar, dividir y empezar a tachar las tareas completadas.

    Berto Pena - 12 mayo 2011

    Estupendo, te tomo el ejemplo y lo utilizaré como ejemplo en mi próximo curso :-)
    Gracias!

Jaume - 12 mayo 2011

Yo también son un “evangelizador” en eso de trocear hasta que no te quede duda de qué es lo que tienes que hacer en cuanto tengas una hora a dedicar a ese proyecto. Últimamente repito mucho la frase “Todo lo que no puedas hacer en un par de horas ya es un proyecto a trocear”.
Cuesta convencer de que el tiempo dedicado a esa disección no es una pérdida de tiempo, pero nadie que se haya puesto a hacerlo en serio lo sigue pensando unas semanas después.

Asier3d - 12 mayo 2011

Yo empecé con lo del “troceo” en una empresa de publicidad en la que el gerente era un alucinado de la productividad. En ese caso, cuando había cambios en un diseño, nos llegaban ya los trabajos “troceados” y asi solo había que coger la lista, ir haciendo e ir tachando.

Este metodo es muy útil para personas que, como yo, tienen un déficit de atencion (no diagnosticado) ya que puedes trocear todo lo pequeño que necesites y, al ir tachando tareas completadas casi te puedes tomar el trabajo como un juego con “milestones” a completar.

carlos - 12 mayo 2011

Veo que hace tiempo que hablas de esta técnica, pero siempre la he leído por encima, ya que no la veía correcta para mi (error típico).

Cual es la situación actual, tengo unas 80-100 tareas en Things pendientes de ir haciendo y que solo por ver la cantidad que tengo ya olvido hasta ir al Things a ver que me toca hacer. Soy un gran defensor de Things pero últimamente no me da el resultado del principio.

Resultado: Hay tareas que tendría que haber hecho hace 2,3,4 meses y allí siguen. Por no decir el proyecto de hacerme la web que lleva casi dos años de retraso.

……. creo que necesito esta técnica. VAMOS A ELLO !!

vredondof - 12 mayo 2011

Hace 25 años y cuando intentaba “NORMALIZAR” a los ejecutivos de mi empresa en un solo SISTEMA de “Toma de decisiones·” , cuando llegaba a este punto hacia la pregunta a todos de :

¿COMO COMERIAS TU UN ELEFANTE” ?…

cada uno contestaba lo que le parecia , pocos contestaban lo que yo queria

TROCEANDOLO Y POCO A POCO.

Me daba muy buenos resultados ( para que entendieran la tecnica) .
Yo lo habia aprendido de alguien … no me acuerdo de quien..

aran - 12 mayo 2011

Sencillo…y funciona!! ya no sólo como forma de gestionarse y avanzar en el trabajo, sino como forma de ver el proyecto de forma global con sus puntos claves, detectando problemas, necesidades…de forma que desde el principio no se nos escape nada y tengamos claro el rumbo, el objetivo.
Y gran verdad lo del “mínimo mágico”! ;)

PotySoft - 14 mayo 2011

Estoy totalmente de acuerdo, llevo mucho tiempo utilizando este método para temas de programación, y uno de los beneficios de esta técnica es la reutilización del código. Al dividir el problema a resolver en pequeñas partes, es más fácil la resolución, y al dividir la solución en pequeñas soluciones haces que esas soluciones se puedan aplicar en otros problemas.

Un saludo

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