Actualiza tu Flujo de Trabajo igual que haces con tu móvil

En los últimos meses, ¿qué cambios has introducido dentro de tu flujo de trabajo para mejorarlo? Todo a nuestro alrededor va cambiando o cambiado, y en muchos aspectos seguimos trabajando como hace cinco, diez años o más. Nuestro flujo de trabajo debería actualizarse casi de forma permanente para adaptarlo a lo que necesitamos ahora.

El «flujo de trabajo» no es más que el conjunto de rutinas, hábitos, procedimientos, herramientas y con el que te organizas, haces las cosas o absorbes información. Tú tienes una manera de organizarte, un estilo de hacer las cosas, un método de obtener y utilizar información. Todo eso lo has elegido tú y lo utilizas a diario. Pero que sirva para hoy no significa que valga para dentro de una semana, un mes o un año.

Es cierto que hay hábitos, técnicas, principios y herramientas que nunca caducan. Pero no menos cierto es que hay otras cosas que con el paso de los años pierden validez y utilidad. Y sin embargo no las soltamos ni locos.

Si los demás o tú mismo te pides un extra de rendimiento y resultados hoy, ¿por qué buscarlos con hábitos de hace años?

Cuando buscas eficacia, rendimiento, optimización, resultados, tienes que estar preparado para actualizarte, adaptarte, cambiar cómo y con qué haces las cosas de forma casi constante.

¿Cómo actualizar?

Para actualizar ese flujo de trabajo es imprescindible practicar un hábito en desuso: PENSAR. Pensar (revisar, analizar, estudiar) cómo estoy haciendo las cosas, qué utilizo, qué necesito… Y además hacerlo de forma regular, como quien va a una revisión al dentista o lleva el coche al taller. Porque las cosas de Productividad, si se abandonan y no se revisan, también se estropean.

  • Cuando detectas que algo no funciona, ¿trazas un plan de cambio?
  • Si ves fallos en un área concreta, ¿pruebas nuevos hábitos o te limitas a repetir lo de ayer?
  • ¿Buscas en todo momento hacer las cosas de un modo más eficiente y rápido?
  • ¿Te preguntas si estás utilizando las herramientas/aplicaciones adecuadas?
  • ¿Buscas siempre la mejor forma de utilizar la tecnología que utilizas?

Si cambian las herramientas, los servicios, las aplicaciones, ¿por qué no nos adaptamos para aprovecharlas mejor o incluso dejarlas?

¿Por dónde empezar?

Naturalmente tiene que ser cada uno el que elija qué rincones del flujo hay que actualizar. Pero yo empezaría por las cuatro grandes áreas que te propongo a continuación. Fijándome en lo de fuera (circunstancias, exigencias…) y poniéndolo frente a lo de dentro (lo que haces, cómo lo haces, qué utilizas).

  1. Planificación y tareas.
  2. Email y comunicación.
  3. Tecnología y aplicaciones.
  4. Información y lectura.

Para mí, uno de los rasgos que define a la persona productiva es la que sabe “leer” cómo es su trabajo, para moldear su forma de trabajar y conseguir más… incluso con menos esfuerzo.

Me ha quedado un post un tanto sesudo, pero me apetecía reflexionar en alto sobre lo que me encuentro en miles de profesionales y empresas: quieren mejorar sin cambiar una pizca de cómo trabajan; quieren resultados en el siglo XXI con métodos y hábitos de sus padres. Y esto no funciona así.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Daniel Olmos - 21 agosto 2013

Creo que una dificultad muy grande consiste en recapitular en tiempo de revisión, en todo los fallos que el sistema de productividad haya tenido en un periodo de tiempo. Por eso considero importante registrar y apuntar los fallos en el momento en que los sufrimos. Pongo un ejemplo muy concreto…. a veces no registro inmediatamente una tarea cuando surge dentro de las notas de una reunión. Es un fallo recurrente y que me gustaría atajar (la única solución que se me ocurre es la revisión periódica de notas o tener más a mano siempre mi herramienta de tareas). Pero para tomar una decisión definitiva sobre este problema, es importante anotárselo y pensar con calma en él cuando uno tenga tiempo dedicado a pensar en su sistema de productividad.

    Berto Pena - 23 agosto 2013

    Yo vencí esa dificultad dedicando un rato diario a revisar el día. No sólo la parte operativa: tareas, etc. Sino evaluar cómo he hago las cosas. Con el día todavía reciente es más fácil detectar errores. O lo apuntas como dices. Gracias!

JC - 21 agosto 2013

Totalmente de acuerdo Berto. Como reza el viejo el refrán: “Lo único constante es el cambio”. Lo que antes funcionaba, de golpe deja de funcionar y tenemos que tener la disposición a modificar las cosas que no nos proveen los resultados que necesitamos.

El proceso es de mejora contínua. Lo defines muy bien. Por eso suelo poner siempre el foco en la flexibilidad; en nuestra capacidad de adaptación. Es crítica para poder avanzar. Y a la velocidad actual de cambios, diría que imprescindible.

Un abrazo

JC
http://comomeorganizo.blogspot.com
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Rincon del Lector – The 80/20 Principle, de Richard Koch

    Berto Pena - 23 agosto 2013

    Yo no me obsesiono con esto de cambiar porque también hay mucho peligro en ello. Pero sí estar vigilante para ver oportunidades de afinar y corregir cosas. A veces, en algunas cosas, un pequeño cambio de rumbo vale mucho. Gracias JC!

Berto Pena - 23 agosto 2013

Hola Antonio. Las herramientas juegan un papel clave en el flujo pero yo las mayores “actualizaciones” y mejoras las he visto cuando he cambiado otras cosas. Es mucho más fácil cambiar algo propio (está ahí) que estar buscando la aplicación ideal (no creo que la haya). Yo hago más hincapié en rutinas, formas, momentos…

JC - 23 agosto 2013

Por supuesto. Si haces demasiados cambios juntos o los haces de manera abrupta sin cuidado, puedes “volcar”. Lo experimenté crudamente cuando intenté de buenas a primeras implementar GTD. La vieja regla “los cambios de a uno” es la mejor receta.

Un abrazo!

JC

MSSpitman - 24 agosto 2013

Buen post!! ;-)
Analizaré qué cambios puedo hacer en mis rutinas

nachovega - 30 agosto 2013

la actualización y la revisión de nuestro sistema es más importante que la implementación a medio gas… lo malo es que se trata de un proceso sin fin, porque, tengo la sensación, los fallos y las fugas se suceden en el sistema según por dónde nos venga mayor carga de trabajo, estados mentales del momento, etc

Berto Pena - 2 octubre 2013

Hola Marieva,

Teambox es una gran aplicación con muchas posibilidades para el equipo. Un gestor de proyectos, además de llevar tareas personales y de equipo, te permite controlar otras cosas: calendario de hitos, discusiones, subida de archivos, etc. Pero al final, tú tienes que organizar tu día, tus tareas y eventos. Puedes trabajar en un equipo pero al final tú tienes que hacer tus cosas :-)

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