Los Factores Esenciales para Elegir Tareas: Energía y Tiempo

Tal vez hayas visto en algunas aplicaciones la opción de incluir la energía y el tiempo estimado que te llevará cada tarea. Esto, lejos de ser información superflua o un regalo para lo que lo rellenan todo, son detalles que durante el día de trabajo resultan clave para hacerlo mejor.

Imagina que ya es mediodía y te notas algo cansado o distraído, o bien sólo tienes veinte minutos ante de una reunión; pero en tu lista de tareas aún te quedan cosas por terminar, ¿cómo eliges tu siguiente tarea? Acertar con cada tarea en cada momento tiene más que ver con tu nivel de energía (capacidad, concentración, intensidad) y el tiempo que tienes disponible para hacerlo, que con lo próximo que pone en la lista.

  • Si me noto distraído no tiene sentido que me ponga con una tarea de alta exigencia.
  • Si me quedan veinte minutos no sería buena idea empezar algo para tener que dejarlo a medias.

Clasificar para elegir mejor

Cuando anotas tus tareas, o bien cuando las procesas o las planificas para mañana, puedes asignar un tiempo y una energía a cada una de ellas. Esto, que de primeras pudiera parecer una molestia, es lo que te va a permitir elegir mejor la tarea que haces ahora. Con tareas de alta, baja y media energía y/o tareas de 5, 15, 30 ó más minutos podrás elegir mejor.

En mi experiencia, cosas como estas son las que diferencian a las personas que intentan hacerlo todo de las que lo consiguen. Los que “aprovechan mejor el tiempo” no son los que van con un cronómetro en mano. Sino los que aciertan al elegir qué hacer justo en este momento. Y aciertan porque lo tienen más claro.

Energía y Tiempo en tus tareas

Cómo incluirlo en tu sistema

Si para gestionar tus tareas utilizas una aplicación pero no incluye la opción de agregar el tiempo y energía, tienes varias alternativas:

  • Utilizar etiquetas. Te permitirán clasificar y filtrar, para ver, únicamente, las que puedes hacer ahora.
  • Utilizar abreviaturas. Junto al título de la tarea, poniéndolos además entre corchetes o paréntesis para distinguirlas visualmente. Por ejemplo: [A] (15)

Si en cambio te vales del papel (libreta, agenda…) para llevar tus tareas, puedes utilizar un sistema de abreviaturas o símbolos escritos además en otro color. De este modo, con un rápido barrido visual por tu lista de tareas, podrás distinguir entre tareas clave, de alta energía, cosas que podrás hacer a última hora del día o en un hueco de 10 minutos antes de comer.

Cuando hace años leí por primera vez la importancia de clasificar tareas por energía y tiempo, creí que era un exceso de los raritos de la productividad. Pronto descubrí que era parte de aprender a trabajar, que era la base para elegir mejor. Y en Productividad Personal elegir bien es todo.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Hola Berto,

    Voy directamente al detalle que me parece discutible pero que sepas que parto de la base de que estoy de acuerdo con la práctica totalidad del artículo.

    El problema que se presenta es que a veces resulta peligroso o ineficaz el hacer estimaciones de tiempo sobre muchas tareas. Yo en las únicas que acierto más o menos es en las frecuentes y para eso suelo programarlas para aligerar mis listas e intentar optimizar/agrupar donde sea posible.

    Así que la mejora que propondría es, sobre todo introduciendo el concepto a novatos, que no se preocupasen del tiempo de una tarea y sólo diferencien 2 bloques: las que llevan menos de 5 minutos (que se pueden hacer 1 o varias en un hueco libre) y el resto. Se que parece un desperdicio a priori el no incluir más categorias (15min, 1 hora, etc.) pero cada categoria complica más el sistema y finalmente a veces media hora sí deberia dedicarse a nuestra tarea principal (aunque no podamos acabarla) antes de dar una priodad artificial a otra tarea sólo porque coincide con el tiempo que tenemos. Los contextos nos limitan en lo que podemos hacer y lo que no, el tiempo a mi modo de ver es un dato que solemos estimar muy mal y darle demasiada importancia. Un saludo.

    • Gracias por el aporte que creo completa y ayuda a entender mejor. Cuando propongo algo parte de la base que es un punto de partida para empezar a experimentar y familiarizarte.

      Más que volverte loco afinando en estimaciones que nunca se cumplen, lo importante es acostumbrarse a distinguir para elegir mejor. Realmente la clasificación o etiquetas que pongas es lo de memos… Mientras te sirva :-)

    • Después de mucho ensayo-error, actualmente uso un sistema muy simplificado y que me funciona muy bien:
      Tiempo disponible: 1) Menos de 15′, 2) Entre 15′ y 1 h y 3) Más de 1h
      Energía disponible: 1) Alta 2) No Alta
      Estos criterios realmente ayudan a elegir mejor, que como dice Berto, es la base de la Productividad Personal

      • Gracias José Miguel. Al simplificar los criterios procesas-asignas más rápido y eliges más rápido. Porque no se trata de hacer un “censo de tareas” sino de clasificar para elegir.

  • Llevo haciendo lo mismo, pero de forma diferente. Estoy emprendiendo y tengo que cambiar mis planes constantemente ya que estoy “palpeando” mi mercado. Lo que implica que pruebo algo, observo los resultados y analizo si desecharlo o seguir dandole uso. Y a veces hay días en los que no tienes ganas de nada.

    Creo que al momento de decidir si (o no) hacer una tarea, hay que mirar “adentro” ;).

  • ¡Buen post! Es cierto que puede resultar útil, sin embargo yo lo simplifico bajo el nombre “prioridad”. Mis prioridades tienen alcance diario ya que son microtareas, incluso dentro de un mismo día puede cambiar la prioridad de una tarea, por ejemplo por el nivel de energía que tengo en cada momento.

    Generalmente realizo las tareas que más energía requieren primero, aunque esté cansado, ya se sabe que a medida que el día avanza la energía disminuye, no aumenta (generalmente).

    Desplazar estas tareas para más tarde me evoca procastinación. Es increíble cómo puedes disciplinarte a hacer ésto a base de repetirlo una y otra vez.

    Por su puesto, sino doy para más y la tarea requiere mucha energía entonces no es prioritario para mí.

    ¡Un saludo!

    • Yo hago como tú. Empezar el día con las tareas más exigentes es el mejor desayuno del mundo. No hay idea de productividad más sencilla pero de resultados más inmediatos.

      Gracias David!

  • Estas dos herramientas bien utilizadas ayudan mucho a organizar tareas – y con los tags que les ponemos sabremos cuándo atacarlas. La combinación propuesta se basa en GTD

  • Me gusta mucho el espíritu del artículo. Yo lo condensaría aún más en la siguiente frase: “En esta vida, hay que venir pensado de casa”.

    Como a cada paso tengamos que estar replanteando las cosas, evaluando y eligiendo, somos hombre al agua.

  • JC

    Berto, es muy interesante tratar de incorporar más información para la toma de decisiones y no es que ignore la importancia de tener más datos para decidir mejor, pero me sumo a quienes piensan que es como mucho. Personalmente no me ha tocado trabajar con ninguna herramienta de productividad que incorpore esos campos de información.

    El tiempo que toma hacer una tarea es algo que uno internaliza con los años y la experiencia, y termina siendo información de contexto. Creo realmente que lo más crítico para seleccionar qué hacer, especialmente cuando el tiempo escasea, es tener en claro la urgencia y la importancia de cada tarea. Si logramos armar un mapa de los pendientes, tanto a nivel calendario como tareas lo suficientemente representativo, la toma de decisiones se torna expeditiva. Si el tiempo me sobra, puedo elegir de mi lista lo que prefiera.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Nuestra Area de Atención Prioritaria

  • Muy interesante, Berto. Yo añadiría una distinción entre lo que es esfuerzo físico y esfuerzo mental (concentración). Puedes estar pletórico de energía, pero esa energía puede ser física, no mental. No es lo mismo montar un mueble, generar un informe o un brainstorming. También va ligado a lo que estás haciendo en ese momento. Por ejemplo, si acabas de desarrollar un informe para un comité, el siguiente espacio libre podría ser más físico para dar un respiro a la mente y que se recupere. La tareas se pueden etiquetar, por ejemplo, como FA (Físico Alto) o MM (Mental Medio), y a continuación el tiempo estimado.