20 ideas personales para salvar el caos diario

“Me puede el día a día. Tengo los objetivos bastante claros y mis prioridades definidas pero me pierdo en el ritmo diario. Quiero ser productivo pero es muy difícil”.

No sé si te sientes identificado con este mensaje. Muchas personas me transmiten con manifiesto desánimo estas o parecidas frases. Claro que es difícil conjugar Productividad-ritmo diario. Si fuera fácil todo el mundo lo conseguiría (y yo no tendría trabajo). Pero en esa superación está el desafío… y la incalculable recompensa de conseguirlo.

Si tú estás en esa o parecida situación, dejarte llevar y no hacer nada es lo PEOR que puedes hacer.

Porque 1) esas situaciones siempre van a peor 2) o lo arreglas tú o nadie lo va a solucionar por ti y 3) estrés y ansiedad sólo contribuyen a degradar tu trabajo y tu vida (personal y familiar).

Mis reglas para romper el caos

Si algo no va bien, hay que cambiarlo. Y si muchas cosas no van bien, hay que cambiarlas. Una por una.

Yo hace unos años estuve al borde de romper. Física y psicológicamente. Y me salvó pensar y grabarme a fuego estas tres frases:

  • Por sí solos los problemas nunca se arreglan. Contemplarlos y lamentarme sin corregirlos no hace sino aumentarlos.
  • Haciendo lo mismo que ayer tendré siempre el mismo resultado. O tomo otro camino —otros hábitos— o siempre llegaré al mismo lugar.
  • Mejorar exige decisiones y sacrificios. ¿Estoy dispuesto a mejorar?

Tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

Por algún lugar hay que empezar a mejorar…

Desde luego es un tema complejo que no pretendo reducir a unas pocas lineas de un artículo. Pero sí dar alguna pista que, tal vez, pueda ayudarte a mejorar algún rincón de tu vida/trabajo, si es que funciona mal o no funciona del todo.

Algunas de estas 20 ideas me han salvado el culo (léase no literalmente) y han conseguido DE VERDAD que mi eficacia y rendimiento diario que estaban bajo mínimos, ahora tengan un nivel relativamente bueno. (En muchas de ellas he adjuntado un enlace al artículo que en su día escribí sobre ello.)

  1. Planifica tus tareas. Esto es, fotografía y conoce con anterioridad (el día antes) qué es lo que te espera mañana. Estudia el terreno y la ruta antes de ponerte a caminar.
  2. Distingue nítidamente entre las Tareas CLAVE, las Tareas MENORES y las Tareas BASURA. Administrarte bien y decidir cuánto de tu “yo diario” destinas a unas y otras es fundamental.
  3. Desprecia o ignora por completo las Tareas Basura. Parecen Urgentes e Importantes y ni son ni una cosa ni la otra. Destruyen tu Productividad y tu Motivación.
  4. No aceptes las interrupciones como tu plan de vida. Son zancadillas continuas a tu concentración y a tu ritmo de trabajo. Aprender a evitarlas o manejarlas, si es que se presentan, resulta esencial. Un corredor tiene que correr, no pararse cada quince metros.
  5. La Información en Internet puede ser un tesoro o un pozo sin fondo. Consumir información tiene mucho que ver con saber administrarla. La sobreinformación en la que viven muchos es un problema real en nuestra Productividad diaria // Artículo.
  6. Prepara bien las reuniones y si las convocas tú asegúrate que los demás hacen lo mismo // Artículo.
  7. La Motivación (con mayúsculas) es tu gasolina diaria. ¿Por qué haces las cosas? ¿Qué es lo que te mueve? La desmotivación alimenta el caos diario // Artículo.
  8. Atención al tiempo-energía que te roba el Teléfono. Sé directo, conciso y vete al grano. Aprender a no contestar y utilizar el buzón de voz contribuye a tu eficacia.
  9. Vete más despacio. La “no-aceleración” te da consciencia, control y capacidad de reacción; e imprime calidad y excelencia a lo que haces. Párate. En dos o tres momentos del día, párate y no hagas nada durante un minuto. Descansa, respira y retoma el control.
  10. Empieza a decir “no”. No a otros, no a otras actividades, no a otros compromisos. Intenta contentar a todos y llegar a todo… y te quedarás por el camino. Hacer más cosas te transmite “euforia productiva” pero la calidad de tu trabajo va a menos. El puzle tiene un número limitado de piezas.
  11. Aprovecha los “rincones del día”. Son pequeños lapsos de tiempo que el día nos regala y que muchos llaman “ratos muertos”. Todos los ratos están muy vivos, sólo hay que saber qué hacer con ellos //Artículo.
  12. Consigue 1-2 horas de trabajo ININTERRUMPIDO. De las 8 (o más) horas que trabajas cada día… ¿cuántas horas de trabajo REAL consigues? // Artículo y Artículo.
  13. Cuida y mima las Tareas Clave. Son las que de verdad tienen impacto, producen resultados y tienen que ver con tu trabajo. Hazlas cuando más fresco estés.
  14. Haz descansos entre tareas. Tu energía y rendimiento describen una parábola descendente a lo largo del día. Con cada minuto, das menos. Recupérate con frecuentes pausas cada 45 minutos o 1 hora.
  15. Atención al tiempo-energía que te roban las Redes Sociales. No olvides por qué entras en ellas y qué te aportan de verdad // Artículo.
  16. Concéntrate en Terminar. Planificar, sí. Hacer, sí. Pero por encima de todo Terminar, Completar y Rematar las tareas. Invierte más energías en Terminar que en abrir nuevos frentes // Artículo.
  17. Distingue nítidamente entre el TENGO, PUEDO y DEBO. Lo que hemos asumido, damos por hecho, entendemos como necesario o lo que nos autoexigimos no siempre es lo que correcto.
  18. Domina las aplicaciones que más utilizas. Si tu trabajo (y su calidad) depende de dos o tres aplicaciones, tienes que conocerlas a fondo hasta poder explicarlas a otros // Artículo.
  19. Reduce las Tareas Periódicas o Diarias. En la práctica actúan como una hipoteca vital porque quieras o no, las tienes que hacer. Reducir su número, su frecuencia o su tiempo es ganar espacio para otras tareas de más impacto // Artículo.
  20. Atención al tiempo-energía que te roba el Email. Que tu aplicación de correo no se convierta en el centro de tu día; que los mensajes que te llegan no marquen tu ritmo de trabajo; y que su ficticia urgencia no dicte tus prioridades // Artículo.

Tener claros los conceptos de Productividad Personal, tener bien definidos tus objetivos y tus prioridades NO vale para nada si no actúas. Si no decides, cambias, sacrificas, ajustas, rectificas, eliges o mejoras las cosas. Simplemente con decirlo no lo consigues. Esa es la “mala” noticia.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Me estás tirando los problemas actuales y las soluciones por la cara, Berto :)
    Ya mismo me pongo a hacer, y sobretodo, a TERMINAR!. Gracias

  • Grandísima recopilación Berto! Yo me quedo con la número 7. Para mi sería la número 1 en un orden de prioridad. Sin motivación es muy complicado mejorar.

  • Buenos días Berto,

    Excelentes consejos que muchos son de sentido común que olvidamos rápidamente. Si algo no nos gusta debemos cambiarlo porque quejarnos llegado un momento no ayuda no para desahogarnos porque aun nos saca más de nuestras casillas.

    Este post me lo guardo entre favoritos para leerlo de vez en cuando.

    Saludos,

    Juan

  • rauldm

    Muchas gracias Berto por el consejo… Mis puntos debiles han sido siempre el 3, 4, 5, 7, 10 y 16… Gracas por estas claves!!!! Un articulo genial!

  • Gracias.

  • Hola Berto…
    Hace poco que descubrí tu blog, y me ha gustado tanto que me estoy releyendo los artículos que has escrito. Pero esta es la primera vez que escribo, y lo hago porque me ha impresionado este artículo.
    La verdad es que es cierto lo que escribes, y no solo es valioso para nuestra productividad en el trabajo, sino para nuestra felicidad en la vida diaria.
    Si ponemos en práctica estos factores en nuestra vida cotidiana, en todo lo que hacemos, podremos alcanzar una plenitud y una felicidad aún mayor de la que podamos tener ahora.
    Te aseguro que me pongo a trabajar en ello.
    Gracias por tu ayuda.

    • Con que mejoremos un poco en algo, notaremos la diferencia. Me alegro mucho de que te guste y sobre todo te sirva, Axel.

  • Moa

    Me encanta aprender contigo, es increíble como los básicos son los que primero olvidamos.
    Gracias por recordarnoslo….
    Por cierto, dime que tengo que hacer para arrastrarte pa Canarias y que nos des una charlita??? ;-)))

  • Como siempre, excelente articulo Berto!

    Saludos!

  • Gracias por el artículo Berto,

    realidades las que plasmas en este post y que muchas veces se nos olvidan. Es grande sentir estímulos para mejorar y progresar en cosas tan simples como aprender a decir que no o agrupar tareas por su orden de prioridad.

    Gracias por las lineas tan interesantes y útiles que escribes siempre. Creo que todos mejoramos con ellas.
    Un abrazo,

  • Como siempre, un artículo muy útil.

  • Para enmarcar…

    Una pregunta, que igual procede de una deficiente definición del concepto: ¿Qué hacemos con las tareas basuras que son, además, necesarias para poder continuar?

    Gracias y saludos.

  • Gracias Berto por compartir!!

    Sólo un matiz…pasar a la acción está bien pero hay que ser muy consciente de ello, porque quizá de repente puede haber un exceso de la misma. A veces, la innacción o el parar, puede ser el paso previo a una acción consciente y deseada. Mejor generar respuestas que acciones-reacciones.
    El no-hacer, también es hacer algo.

    Estoy de acuerdo contigo, si hay algo que no te funciona, cambia el ángulo. Repetir conductas sólo te lleva a obtener los mismos resultados todo el tiempo y que la mayoría de veces no te gustan.

    Visitaré tu blog más a menudo!!

    Un saludo y que tengáis todos un gran miércoles…

  • Espectacular, la verdad que me encantaria poder aprovechar el tiempo, trabajo de seo y hay cosas que me superan en las tareas diarias. Por ahi pasa un tiempo larog y te preguntas … hasta ahora que hice? y no sabes como explicarlo, pero has estado ahi fijo un largo tiempo trabajando xd

  • Creo que has mostrado un buen camino, y sintética manera de como recorrerlo bien, para llegar a un objetivo que suele ser el que los demás esperan de nosotros. ¿Nos paramos a pensar que queremos?. Que sería de tí por ejemplo, sino hubieras pasado por esa mala situación. Eso te salvo. La mala situación no fue algo malo, fue algo bueno… te hizo cambiar. Quizas si sigues este camino que muestras nunca te sentirás mal y ya no cambiarás jamas, al manos de manera radical.
    Yo suelo pensar que es el camino, sea duro, fácil, difícil, triste o alegre es el sentido de todo, y hay que disfrutar de él, hay que deleitarse en él. El llegar a algún sitio es pura anécdota. Y las grandes cosas en la vida suelen llegar cuando hacemos lo que no debemos hacer…cuando disfrutamos del camino. Hay que aprender a disfrutar de andar.
    Además el final del camino es el mismo para todos….
    No creo que haya que ser mejores cada día, hay que crecer cada día, intento excluir la palabra mejor o peor cuando se habla de personas.
    No creo que haya problemas, hay situaciones… que solemos convertirlas la mayoría de las veces en problemas con nuestra mente estrecha.
    Gracias por darme la oportunidad de sentarme a escribir un ratito en el camino.

  • José Carlos A.

    Aunque sigas una por una las ideas que indicas, hay momentos en los que es posible que te veas agotado y desbordado en el día a día. Mi receta y solución para cuando llega ese momento es: Desconexión y perspectiva.
    Es decir, llega el viernes, dejas todo lo que tienes y te marchas de fin de semana fuera de tu entorno habitual.. dejas el portátil, la blackberry (o el cacharro de turno) y desconectas por completo. Esa lejanía ayuda a poner las cosas en su sitio y a verlas con perspectiva. Las cosas que eran prioritarias y te quitaban el sueño igual no lo son, los problemas se suavizan, etc.
    Creo que, a veces, es importante dejarlo todo y mirar las cosas desde fuera para ponerlas en contexto porque nuestro propio entorno, la vorágine diaria te come.

  • Juan.Varios (Alicante)

    Berto, la tecnica POMODORO me parece una buena técnica para lo que comentas en este artículo, otro gran artículo. ;)

  • Jon

    Hola Berto, ¿ves lógico poner horas a las tareas? Me refiero concretar una duración: la tarea1 tiene una duración de 3 horas, etc.

    Un saludo y enhorabuena.

    • Más que la duración yo les pongo un momento. Porque en la práctica a veces duran más o menos, pero elegir cuándo hago tal tarea, sí me parece importante.

      Gracias!

      • Juan Varios

        Yo les pongo un orden, más que un momento.

      • Jon

        Gracias! Yo es que tampoco le veo sentido poner a las tareas una hora de inicio y otra de fin.

        Un orden, como dice Juan Varios, sí.

        Saludos!

  • susana

    Bueno, yo intento planificarme el día de antes y voy tachando las cosas que termino…A menudo, al final del día no he logrado terminar casi ninguna de las cosas que pensaba, así que me siento muy identificada con lo que cuentas. Con lo que me quedo es con lo que dices sobre la necesidad de aprender a decir NO….Suelo estar dispuesta a echar una mano, hacer cosas nuevas y eso a veces me desborda….
    Completamente de acuerdo en que si queremos cambiar nuestra vida es necesario pasar a la acción.
    Gracias por tanta sabiduría….

  • Seba

    Berto:
    Aunque lo q escribis, parecen cosas q todos tenemos asumidas, lo planteas de una forma en la cual sinceramente me ha “tocado” y voy a compartir esta nota con muchos amigos mios, yo estudio arquitectura y sinceramente es una carrera de HACER constantemente con exigencias de muchas horas de trabajo seguidas, y es tan importante el Trabajo en si, como la entrega en forma y tiempo.
    Has logrado decirme lo que ando buscando hace ya mucho tiempo, y q no lograba ver……
    Desde ya te agradezco mucho el que compartieras esto.

    Totalmente de acuerdo en q el “cambio viene d la mano de la Accion”.

    Inmediatamente imprimo esto y lo pego en la parte mas visible de mi habitacion.

    De nuevo, Gracias.
    Seba

  • Hola Berto, como siempre das en el clavo de los temas que tratas. ¡Muy útiles tus 20 consejos para no perderse en el laberinto diario! Y yo soy de las que tengo tendencia a ello. Creo que volveré a una de las pautas que más me han funcionado: dedicar una hora al día a ese espacio interior que, en el fondo, es la fuente de la “productividad personal”. Por otra parte, me gustaría que participaras en un proyecto de TV online que estoy poniendo en marcha. Por favor, dime algo. Saludos muy cordiales.

  • Almix

    Excelente. simplemente…