A mí no me interesa especialmente ser ordenado. Lo encuentro una molestia. Algo extra que tengo que hacer y en lo que no encuentro satisfacción. Ahora… lo que consigo siendo ordenado, ESO es otra cosa.
La clave para empezar a cambiar de chip, y llegar a ser «alguien ordenado», pasa por tener claro para qué quieres serlo. Qué consigues tú con ello.
Con «ser ordenado» me refiero a la parte física. A encontrar las cosas cuando las necesitas. Al «¿dónde tengo tal cosa?» o del «si yo sé que lo tenía por aquí». A no gastar fuerzas en buscar y ser eficiente al encontrar.
No es nuestro punto fuerte. De hecho mucha gente odia ser ordenado. (Te entiendo MUY bien…)
Pero, ¿qué alternativas te quedan? ¿Seguir instalado en un caos que te hace perder toneladas de tiempo? ¿Seguir fiándote de tu memoria para encontrar rápido eso cuando lo necesitas ya? ¿Rebuscar y desesperarte entre mil cosas en vez de hacer y avanzar?
El desorden te desangra poco a poco. Te roba toneladas de tiempo y esfuerzo, te hace más ansioso, más despistado, y al final manejas todo peor.
Y ahora una pregunta que igual te ronda la cabeza… ¿Tiene «cura» el desorden?
¡Pues claro! Lo de «soy desordenado por naturaleza» es solo una (mala) excusa. Solo que hay que hacer algo para cambiar de rumbo.
Ser ordenado: cuestión de PEQUEÑOS detalles
Quiero compartir contigo mi decálogo de ideas prácticas y SENCILLAS para ser ordenado. Tanto en tu trabajo o estudios como en casa, y en tu vida personal. No son cosas difíciles de conseguir, ya verás. Con un pelín de interés puedes incorporarlas a tus rutinas. Vamos, no tienes escapatoria…
- 1. Nombra tus archivos digitales siempre con el mismo formato. Y lo mismo con tus carpetas. Así te costará menos averiguar qué es lo que hay detrás de cada cosa, sin tener que abrirla. Y además cada vez no tendrás que romperte la cabeza con el clásico «¿qué nombre le pongo a esto?.
- 2. Aprende a buscar en el Correo, en vez de organizar. Uno de los objetivos del orden es encontrar rápido y con menos esfuerzo. Eso lo puedes conseguir en el Correo sabiendo buscar y utilizando reglas y filtros.
- 3. «Resetea» tu espacio de trabajo al final de la jornada. Agrupa bolígrafos, tira papeles, recoloca cada cosa sobre la mesa, devuelve cosas a su cajón… Un minihábito que no te llevará más de 30 segundos, y que además tiene grandísimos efectos en tu estado mental.
- 4. Pon todas las cosas que van llegando en un mismo sitio. Centraliza y unifica los lugares donde guardas las cosas que tú vas «recolectando» o que otros te van enviando… hasta que decidas qué vas a hacer con ellas. Llámalo «Inbox», «Bandeja de Entrada» o como tu prefieras. Pero centraliza.
- 5. Si sacas una cosa devuélvela a su sitio al terminar. Un hábito de oro en organización que de primeras no llama la atención. Yo la aprendí de pequeñito con mi padre, cuando él utilizaba la caja de herramientas. Se lo puedes explicar también a tus hijos con los juguetes, y lo puedes hacer tú con tus documentos o la grapadora.
- 6. Cajas y carpetas para agrupar y despejar. Papeles, informes, impresos, facturas, presupuestos y luego objetos de todo tipo. Suelen estar desperdigados por la mesa de trabajo pero también por casa. Las cajas y carpetas son utilísimas para juntarlos (identificados con etiqueta) y limpiar el panorama. Así a la hora de encontrar hay menos donde buscar.
- 7. Ten a mano lo que utilices más, lo demás escóndelo en segundo plano. Otro hábito de oro fácil de cumplir. Y además aplicable a tu escritorio físico y digital, la pantalla de tu móvil (aplicaciones), y por supuesto la cocina o el comedor de casa. Que las cosas que utilizas esporádicamente no se pongan en medio de las diarias.
- 8. Utiliza colores para separar y ver antes. Clasificar con colores es uno de los recursos de orden más efectivos y sin embargo poco utilizados. Puedes aplicarlo en montones de sitios: desde el Correo a las cajas, carpetas o documentos sueltos, utilizando post-its.
- 9. Sé implacable a la hora de limpiar y eliminar. Todos tenemos tendencia a guardar cosas que no vamos a utilizar. Puede que nunca más. Piensa si no en la ropa, o en otras cosas de casa que acumulamos. Establece días en el calendario para limpiar y no tengas compasión a la hora de reciclar o donar. No es que no puedas ser ordenado con mil cosas, es que seguramente no las necesitas.
- 10. Identifica las cosas VIP, y dales un tratamiento especial. Y «lo VIP» puede ser el calendario escolar de los críos, los horarios de yoga o los teléfonos de tus clientes de oro. ¿Qué cosas necesitas más y son más importantes para ti? ¿Las tienes BIEN ubicadas y son rápidas de abrir o consultar?
A poco que apliques 3-4 de estas pautas… y sobre todo las incorpores hasta convertirlas en un hábito. Ser ordenado puede llegar a ser uno de tus fuertes.
Nunca subestimes TODO lo que el desorden puede llegar a robarte. Porque ese Tiempo, Energía y Atención que se te escapa por ahí, lo necesitas (seguro) para cosas más importantes.