10 Pasos que no puedes Descuidar si quieres dominar el Email

Email¡Ay el Email! Ese caballo desbocado que un día tras otro tenemos que domar queramos o no. Si un problema —y grave— se repite en todas o casi todas las personas con las que tengo la oportunidad de hablar es el Email. Y es un problema porque en el día a día es, junto al teléfono, las distracciones y la reuniones, uno de los mayores agujeros negros de nuestra Productividad personal.

En mi opinión la solución pasa irremediablemente por empezar a entender el Email de otro modo. El Email está sobrevalorado. Si nos paramos a analizarlo serenamente en la mayoría de los casos aporta muy poco a nuestro trabajo y vida diaria. Sólo que alguien nos ha hecho creer o nos hemos convencido que el Email es nuestro trabajo y que por tanto “es fundamental”.

Lo que “es fundamental” es que cada uno haga de forma excelente el trabajo por el que contrataron, que se centre a las tareas que producen resultados y que se esfuerce en actividades que aportan de verdad y que sí tienen impacto.

Del Email he hablado aquí y seguiré haciéndolo. Transmitiendo las mismas ideas —insistiendo en las más importantes— y combinando otras nuevas porque personalmente creo que es algo en lo que todos podemos mejorar MUCHO.

Ahí van 10 ideas para empezar a entender de otro modo nuestra relación de Email. Creo, profundamente, que es necesario reformular las condiciones de la relación que mantenemos con el Email.

  1. Desgastarse con el Email no produce impacto en tu trabajo.
  2. Convertir el Email en un centro de decisiones te convierte en su esclavo.
  3. Leer el Email a primerísima hora sólo contribuye a descomponer tu planificación.
  4. Chequear el Email de forma continua o utilizar notificadores tiene el mismo resultado que pilotar una lanzadera espacial con guantes de boxeo.
  5. “Chequear” el Email no sirve para nada porque no produce resultados directos.
  6. “Procesar” el Email no implica responder a todos los mensajes.
  7. El único propósito de un mensaje es que se convierta en Acción.
  8. El Email es sólo una herramienta más de las muchas que utilizas. Empieza a despreciarlo.
  9. Reducir tiempo y energía en el Email implica invertirlo en tareas que sí cuentan.
  10. Que los pinceles no le hagan olvidar al pintor por qué está ahí. El Email no es tu trabajo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Dani

    Yo la verdad es que en esto de la productividad he empezado no hace mucho y tal y como aconsejas voy dando pequeños pasos en ello. Al tema del email no he llegado aunque algunas de las sugerencias que vas haciendo intento ponerlas en práctica. Por de pronto toda la cantidad de emails que me llegaban de amigos y amigas o de gente conocida con asuntos tipo videos, pps o fotos extrañas y de lo más variopintas directamente las elimino. Es increíble la cantidad de tiempo que se puede perder abriendo y leyendo emails chorras. Otra de las cosas que he empezado a hacer ha sido limpiar la bandeja de entrada (cuantos menos emails tengo más ordenada está y se supone que más rápidamente le he dado salida).

    Bueno Berto, como siempre un placer leerte. Por cierto, esclavo es con “s”, je. Un saludo y buenos días!

    • Gracias! (y gracias por la corrección que había ya cambiado porque me hacía daño a la vista)

  • Manuel

    Hola berto, la verdad es que es mi punto débil, no lo puedo tener abierto, ya que si entra algún nuevo email no puedo pasar sin hacer click a ver de donde viene. Es una energía que me atrae y por eso he tomado la decisión de no conectarlo hasta que no valla a procesarlo, normalmente a última hora de la mañana y a última de la noche pero muchas veces hasta dejo lo que estoy haciendo e intento abrirlo es un caso esto del mail. Intentaré aguantar la tentación ¿estaré enganchado?
    Un saludo y gracias por estos pequeños consejos….

    • Hay personas que SÍ necesitan tenerlo abierto porque precisamente su trabajo sí es el Email o depende DE VERDAD del Email. Ahora bien, la mayoría de nosotros nos hemos hecho creer que tenerlo abierto y responder más rápido nos hace más eficaces. Lo que nos hace eficaces es hacer muy bien nuestro trabajo.

  • Yo algo que llevo haciendo desde hace tiempo es no suscribirme nunca a las notificaciones chorras por email de productos, eventos o lo que sea. Si quiero algo de verdad, ya lo buscaré.
    Un reto y/o una pregunta ¿habéis o podéis estar una semana sin mirar el email?

    • Yo sí hice la prueba pero creo que es algo para lo que no todo el mundo está preparado o puede.

      Más bien yo animo a pequeños cambios: abrir el Email 30-45 minutos después de empezar, reducir la frecuencia a 4 veces al día. Sólo con esos gestos, el incremento de tu concentración y Productividad se dispara. Al menos en mi caso fue así.

  • La verdad es que me alegra ver que poco a poco estoy aplicando muchas de las cosas que comentas, aunque no todas y he de reconocer que pierdo más tiempo del que debería con el email.

    Grandes consejos Berto, como siempre :D

  • Berto, tu siempre dando en el clavo!
    El problema es cambiar los hábitos, creo que ese es el gran problema.

    Y ahora que hacemos con la Blackberry ?
    Porque no prepararás algo, sobre los dispositivos móviles ? Ya sabes, GTD en el móvil.

    Salu2 a todos.

  • Ribbon

    Una pregunta para los que trabajais con OS X y Gmail:

    Gestionais vuestro correo desde Mail.app o desde el cliente web? Porque el primero no permite gestionar el tema de las etiquetas y demas, me equivoco?

    Saludos.

  • rauldm

    yo siguiendo tus consejos lo que hice fue ocultar el dock automáticamente en mi mac. Así no me distraen las notificaciones, tengo mas limpio el escritorio y mediante Quicksilver me programo descansos de 12 min cada 2 h (2 min para el mail por si mi jefe requiere algo y 10 de descanso alejado del despacho).
    Como ves pongo en practica lo que aprendo de tu excelente blog!!!
    Ah por cierto, ya trabajo en casa y la verdad es que siguiendo un poco tus pautas (bueno la del orden en mi mesa es la que mas me cuesta al estar escribiendo la tesis lo tengo todo lleno de artículos) he notado una gran mejora en la productividad!
    Un saludo Berto, y a todos los que entrais aquí también claro

  • Estoy suscrito a tus publicaciones y nunca te habia comentado ninguno de tus escritos , fundamentalmente porque me da mucha pereza ( trabaje tanto , tanto , que ahora (retirado) cada dia soy mas vago y menos perfeccionista).
    No obstante hoy quiero manifestarte que NO ESTOY DE ACUERDO en lo que dices al respecto del correo e. , para mi es fundamental y ES EL CIMIENTO de mi sistema organizativo.
    Es evidente que el CE si no lo controlas te puede amargar , lo mismo que el telefono , la tele o..lo que sea.
    Estos “elementos indeseados” se les llamaba “LADRONES DEL TIEMPO” , y efectivamente es MUY ANGUSTIOSO no controlarlos.
    ¡¡ pero el Correo E. , sobre todo el de GMAIL , es fundamental !!.
    Por cierto te felicito por haberte convertido en un “guru” de la organizacion , y sobre todo te felicito por HABER REMATADO A GOL y haberlo conseguido … “usease” meter goles .
    En esto de “INTRENÉ” hay mucho bla .. bla… bla .. que nunca acaban nada.
    “Co–” esto de echar el teclado a pastar .. y una vez ya puesto .. que a eso del GTD se le esta dando una importancia que no tiene , que esto de organizarse ( buscar el Dorado) es mas viejo que la orilla del rio.
    Que para ello lo unico que hace falta es “MUCHO SENTIDO COMUN” , no complicarse la vida ( todos nos la complicamos) .
    Es evidente que todos necesitamos AYUDA TECNICA .. pero no es tanta.
    Por cierto en ORGANIZACION ( se adel tiempo o de lo que sea) se fundamenta en una FRASE que ya utilizaba mi abuelo hace 100 años :
    “Un SITIO para cada COSA y CADA COSA en su SITIO” y como derivacion para lo del tiempo …”Un MOMENTOS para cada COSA y cada COSA en su MOMENTO”.
    Pues nada que me ha salido un ladrillo..
    por cierto podeis visitar a este “carroza” en
    http://mapageneral.blogspot.com/

    • Cada uno sabe qué papel juega en su vida y en su trabajo. Estoy seguro que para quienes trabajan en Gmail es Email es fundamental. Pero para mí no lo es.

      Me reitero, la mayoría le damos más importancia el Email de lo que tiene. Nunca será tan importante como tu propio trabajo y nunca una herramienta puede estar por encima de tu principal actividad, ya sea vender lechugas o escribir sobre Productividad.

      Algunos están más preocupados por atender su Blackberry o su Gmail que por concentrarse en hacer y terminar tareas que aporten valor y resultados. Y luego decimos que no nos llegan las horas del día.

      • Buena contestacion , mejor que mi escrito.
        Efectivamente tienes razon cuando escribes :
        “Algunos están más preocupados por atender su Blackberry o su Gmail que por concentrarse en hacer y terminar tareas que aporten valor y resultados. Y luego decimos que no nos llegan las horas del día” .
        (hay mucho FRIKY .. me parece se dice )
        Basicamente estamos en la misma ONDA , solamente que para mi el Correo y de GMAIL . es la base de mi estructura organizativa ( ademas gratuita) .
        En su dia luche e implante “PAPELES CERO” ( nada encima la mesa) , ahora estoy en nada en mi ordenadorr , todo en la nube. ( y en ello estoy … – encima todo gratis).
        Todo mi sistema se deriva de una necesidad (en su dia) de NORMALIZAR los sistemas en una empresa con RRHH muy variopintos en donde cada uno era de su padre , y entonces tuve que diseñar algo que denomine
        Metodos de Sistema Normalizados , para dar a los mando intermedios ( sobre todo) una herramienta UTIL para su trabajo ,
        Los mandos intermedios eran seleccionados del personal de base ( niveles muy bajos) y los mandos de direccion cada uno era una Universidad con sus propios metodos..
        Nada que estamos de acuerdo , solo que hay que DISCREPAR … que te dan mucho “jabon” y de momento yo quiero pensar que “tu valor se supone” , por ello de vez en cuando no viene mal “una mosca cojonera”.

  • Touché.
    El email me frena a diario, y el problema es que no se hasta que punto sí es mi trabajo chequear el email o no… es un debate con el que pierdo tiempo también.
    Gracias por las ideas berto ;)

  • epu

    El email por supuesto que forma parte del trabajo de cada uno, es un medio de comunicación rápido y barato en la empresa, la cuestión es: ¿cuántos de los mensajes que entran están relacionados con tu trabajo de forma estricta?, si lo están ¿no los vas a atender? ; como todo la clave está en el uso que se hace del mismo.
    El email no es excusa de nada, el email no es coartada de nada, el email no es el Google empresarial.

  • Jose Maria Leal

    No veo bien, que llames/is Frikis a los que usamos BB.

    Hay quien la usa por necesidad, por “vicio”, o porque sencillamente le apetece. Como quien usa iPhone, lector de libros digitales, o cualquier otro “cacharro”.

    En fin, somos libres de usar los medios que creamos oportunos para gestionar nuestro tiempo o productividad.

  • Estoy totalmente de acuerdo con Berto, el correo electrónico es una herramienta y no debe convertirse en nuestra razón de ser productiva. Dicho lo cual, y sólo por tocar un poco los “lichis”, os dejo una pregunta:

    ¿No es crear valor el mantener una comunicación fluida, rápida y eficiente con el mundo que te rodea –especialmente si ese mundo son tus clientes, tus jefes y las personas que te importan? ;-)

    • Claro que aporta valor. Si se utiliza bien es una herramienta importante que crea comunicación, acerca y facilita el trabajo. Lo mismo que Twitter. Cuestionarla o dejarla fuera del tablero está fuera de toda duda.

      Lo que yo animo a replantear y cambiar son nuestros malos hábitos, que han convertido (para muchos) la herramienta en algo negativo o incluso destructivo, que resta en lugar de sumar. Y no hacemos nada para solucionarlo salvo quejarnos o esperar a recibir menos correos un día. Al final llegamos siempre al mismo punto: uso racional y provechoso de las herramientas, da igual que sea en papel o en digital.

    • epu

      “¿No es crear valor el mantener una comunicación fluida, rápida y eficiente con el mundo que te rodea –especialmente si ese mundo son tus clientes, tus jefes y las personas que te importan? ”

      Yo no creo que eso sea crear valor.

  • Everd Cazares

    Estoy de acuerdo contigo Berto, yo solía revisar mi correo en cuanto llegaba a la oficina por la mañana, mantenía abierto mi CE durante todo el día y sobretodo lo revisaba constantemente por si mi jefe o algún cliente me solicitaba algo, realmente desperdiciaba mucho tiempo y energía.

    ahora estoy tratando de aplicar cada uno de tus consejos, aunque he batallado, ha valido la pena, ahora ya no abro mi correo hasta después de realizar la tarea importante del día y he reducido a 2 o 3 veces la revisión del email.

    Te felicito Berto por el curso online de productividad, es la motivación extra a tus artículos, que me ha ayudado a replantear mis hábitos productivos.

  • Soy muy ávido de sentido común y, quizá por ello, suelo leerte con regularidad.
    Os acompaño una pequeña aportación que muy probablemente os dejará pensando un rato, por interesante o por inutil, dependenderá de cada uno:
    http://managementutil.blogspot.com/search/label/Organización

    Saludos a los que todos los dias intentamos compartir nuestra experiencia y no conseguimos encontrar el momento.

  • Flames

    Cuando hice caso a Berto y quité la “señal” sonora de aviso de e-mail nuevo, algo cambió.

    Cuando cree carpetas EN MI MAC con criterios (amigos, banco, etc.) que podía mirar luego y que ni siquiera aparecen con el “numerito” rojo de aviso, algo volvió a cambiar.

    Estoy a medio camino de optimizar el e-mail, pero sólo esas dos acciones han supuesto un montón. De hecho, aunque quieras hacer como DANI (1º post) y borrar los e-mails, estos no entorpecen tu correo diario.

  • yo también estoy de acuerdo, el e-mail es una herramienta y no una necesidad, perfectamente podrías vivir sin mirar un día el correo, eso sí, tu correo personal, no el del trabajo ,si lo tienes, ya que este, si es necesario, por si hay avisos, incidencias, etc … Al final lo que hago es tener varias carpetas creadas y conforme van entrando correos los muevo a dichas carpetas, para revisarlos cuando tenga tiempo y también, lo que hice, fue tener 3 cuentas de correo, 1 la que doy para cosas un poco más oficiales, 2 para recibir los correos de los colegas y varios y 3 para cuando quiero probar algo en internet y no quiero que me envien continuamente publicidad ….

  • Hola Berto, cada vez que te leo temas sobre el email me creas inquietudes.
    Por un lado tengo que darte la razón en que estar pendiente del mismo te quita concentración y lógicamente te hace menos eficaz en el trabajo que estás realizando, pero por otro lado, al tener una tienda online donde entran pedidos, y sobre todo consultas, noto que al contestarlas “rápidamente” crea una sensación de agradecimiento y de seguridad en mis usuarios. Así que … me crea esa incertidumbre. Lo que si he empezado a hacer es que si estoy en una tarea importante, quito totalmente el email.

    Un Saludo y muchas gracias.

  • Como todas las herramientas, la gestión del email debería depender de nuestras necesidades “reales”. Es cierto, que muchas veces nos ocurren cosas como las que comentas, chequearlo con demasiada frecuencia, por ejemplo cuando esperamos una respuesta. Eso puede hacer que desviemos nuestra atención de lo realmente importante. Y sobre todo, no acumular mensajes por procesar que muchas veces acabamos chequeando muchas más veces de las que lo hubiéramos hecho si le hubiéramos dado salida de primeras.

  • Gonzalo Del Castillo

    Berto.
    Te lo diré en buen chileno.. PUTA QUE ESTA BUENO, este articulo. Muchas gracias, yo funciono hace 2 años con google app , para empresa, y estoy muy contento con los resultados que he obtenido.

    Muchas gracias por este aporte.