5 Hábitos Esenciales que me han Ayudado a Dominar mi Correo

Hay una constante —bueno hay varias— que se repite en todos los cursos y talleres de Productividad que doy a empresas y grupos de trabajo: “Berto, tengo un problema con el Email”. Da igual el cargo, perfil, edad, sexo, empresa en la que trabajen o actividad que desarrollen. La inmensa mayoría de nosotros tenemos un problema con el Email.

Y es lógico. Nadie nos ha enseñado a relacionarnos y utilizar el correo electrónico. Un día nos pusieron delante de un Outlook o similar y nos dijeron: “hala majo, ahí lo tienes, sé productivo”. Tuvimos que aprender por nosotros mismos o por lo que nos sugerían otros y hemos aprendido mal. Hemos desarrollado malos hábitos.

En los últimos años he llevado a cabo algunos cambios en mi vida y en mi trabajo. Unos me han salido bien, otros mal y otros muy mal. Entre los que han funcionado está el haber reconstruído y rehecho por completo mi relación con el Email. Casi desde cero. Y ha sido un cambio dramático no tanto por los nuevos hábitos desarrollados como por los colosales resultados que he conseguido.

Mejorar mi relación con el Email ha tenido un impacto formidable en mi Productividad y en mi capacidad para “estirar” mis horas de trabajo. El Email, de verdad y en serio, era un problema para mí.

Ahí van algunos hábitos —sólo algunos porque se podría escribir un libro— que me han ayudado a mejorar DE VERDAD (por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar):

1Si tienes un problema, cambia algo ya

Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.

Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer no va a solucionar tu problema. Lo único que conseguirás es perpetuar tu estado de insatisfacción, ansiedad o incluso crisis. No hacer nada es la mejor fórmula para seguir sufriendo el Email.

2“Emailear” no es tu trabajo

Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.

En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: “Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz”. ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.

Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.

3Cerrar tu Email no te va a matar

Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. “¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!”, parecen decirme.

Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.

Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplican.

Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.

4¿Desayunas cereales o emails?

Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.

Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.

Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.

5El arte de escribir correos

Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):

  1. Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
  2. Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
  3. Cuida el “asunto”. Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.

Sobra decirlo porque cae de cajón pero por si acaso: esta es MI FÓRMULA personal. Entiendo que cada caso, cada trabajo y cada persona son distintas y tienen sus particularidades. Puede que lo que me funcione a mí no lo haga contigo pero si me preguntas te diré: actuar, modificar y mejorar los hábitos y gestos del Email tendrá un impacto brutal en tu Productividad.

Si sufres el Email, te animo a cambiar “algo” YA. Si no, no habrá mejora.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Muy buenos esos hábitos que recomiendas.
    Yo personalmente hay uno de los malos que siempre hago y es nada más levantarme encender el iPhone y ver los emails.
    Tampoco pierdo mucho tiempo porque me llegan súper pocos y como mucho pierdo 5 minutos pero algo es algo.

    Buen artículo, un saludo!

  • C23

    Buenos días!

    Yo directamente no sufro ese problema, porque emails no recibo salvo los que debo de recibir. Es decir lo que son verdaderamente importante, cada dos dias uno por ejemplo.

    Mi problema, del cual me acabo de dar cuenta ahora leyendo este post, es cuando me levanto ver Google Reader, la prensa, etc etc etc….y después me pongo a estudiar.

    La idea de inmediatamente al levantarte hacer comenzar el trabajo, en mi caso estudiar, me ha parecido fenomenal. No había caído en en ello. Muchas veces cuando me levanto y comienzo a ver Google Reader, Prensa, etc etc se pasa el tiempo y tengo menos ganas de empezar a estudiar o me cuesta mucho mas trabajo ponerme.

    Muchas Gracias por compartir este tipo de cosas, a mi ha ayudado o me va a ayudar. Un Saludo

  • Philippe Calvó

    Buenas recomendaciones de sentido común.
    En el atrte de escribir correos yo mecionaría algo así como: “siempre vuelve a leer tu mensaje entrero antes de enviarlo y preguntate si se entiende claramente”
    Otro problema grave relacionado con el email y que veo por ahí es convertir los mensajes enviados y recibidos en tu “inmenso y desrodenado archivo general de documentos de trabajo”. Yo soy de la opinión de que es mejor tener la información en otros sitios más adecuados y que tus bandejas sean solo sea tu “diario de operaciones a consultar puntualmente para recordar detalles”. Pero en caso de que realmente lo quieras utilizar como almacén de información has de ser consciente que lo tienes que gestionar bien (clasificar coherentemente, soporarlo en un sistema que sea capaz de gestionar el volumen de historial de mensajes que manejas y manteniendo copias de seguridad)

  • Gracias por el artículo,

    Me apetecía comentar que el hecho que comentas de que “..no nos han enseñado a relacionarnos y utilizar el correo electrónico..” es una obviedad enorme, que se suele comentar poco porque erróneamente se piensa que no hay formación posible ya que la herramienta es…… ‘fácil’? Pero sí hace falta mucha formación en cuanto a la psicología de su uso, la recomendaciones de timming personal que comentas, y otras.

    Saludos,
    Javi.

    http://www.jsgisdev.wordpress.com
    http://www.twitter/jsgisdev

  • Antonio Gallego

    Muchas gracias Berto por volver a compartir de nuevo tus consejos.

    En mi caso debería aplicar algo de esto, porque en mi trabajo parece que tengo que dar respuesta inmediata a todo el mundo. Me llegan correos a los que si no respondo en 5 minutos, me están llamando para decirme que me han enviado el correo. A eso se suma interrupciones por teléfono ( a veces tengo 3 teléfonos en la oreja), y gente que entra en mi despacho con algún marrón. Es cierto que dirijo el departamento, pero creo que debo organizarme mejor en el tema de prioridades. Y sería ideal si el entorno que me rodea también aprendiera a gestionarse. ;-) porque, a veces, uno ha de luchar contra su propia desorganización personal y la de los demás.

    La verdad es que me compré tu libro y lo estoy llevando fatal, porque al poco de comprármelo, cuando terminé con el primer capítulo, me dije: Que bien escrito está, ameno, interesante, esto puede ayudarme, dejaré el libro en la mesilla de noche para leer un poco cada día. Y ahí sigue… esperando a que empiece el segundo capítulo.

    Podría haber seguido leyendo, aunque fueran 5 minutos al final del día, pero creo que primero debería asimilar e implantar en mi vida, lo que adelantas en el primer capítulo. El problema es que siempre he sido un desastre y va a costar mucho cambiarme… aunque es el propósito del 2010.

    Necesito organizarme mejor, y aunque mi horario laboral eterno (hasta las 20:00), quiero mejorar este año y poder irme a casa tranquilo sabiendo que podré tener tiempo para lo más importante, mi niña, que nacerá a finales de Mayo. Lo que me faltaba, empollarme todos los accesorios del bebé y meterme en blogs de padres. Objetivo 2010: ser productivo y compaginar vida familiar y laboral.

    Espero poder ser uno de esos casos perdidos que logran “salvarse”. Mientras tanto, agradecerte las aportaciones que nos haces cada día.

    Un saludo y gracias por tu atención.

    PD.- Retomar el libro, retomar el libro, retomar el libro..

  • ¡¡Muy buenos consejos!!, tengo la experiencia de compañeros que tienen verdadera adicción por el email, sobre todo cuando les ha puesto la empresa un dispositivo móvil y no hacen otra cosa.
    Sobre todo cuando vienen de vacaciones que se están dos o tres días leyendo mails… Es más creo que se ha sustituido a cualquier base o directorio de conocimiento. Pregunto sobre un tema y me contestan…, espera que lo busco en mi correo antiguo… ;-)
    Me he permitido el lujo de publicarlo en mi blog.

    Un Saludo

  • Flames

    Estos días he estado organizando más en serio lo de las carpetas y mandar las “chorradas” a carpetas apartadas. te crea ansiedad el ver el correo lleno o que te llega uno de repente mezclado con el que estás esperando. Lo del sonido del aviso de correo ya es un avance grandísimo.

    “Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar”.

    Estas son las cosas que más me gustan de Berto. Me siento muy identificado con el comentario.

  • Creo que el tema de la gestión de correos va empeorando conforme se alcanzan puestos de más responsabilidad. Muchos gestores creen que trabajan mucho contestando correos, y dejan lo importante, gestionar al equipo y comunicarse en persona, como algo secundario. He visto, cómo responsables de un informe con puestos de gestión, empezaban a hacer el informe a las 6 de la tarde, “porque están más tranquilos, sin correos y sin teléfonos…” ¿alguien les obliga? ¿realmente son vitales esos correos para la empresa? Todos tenemos mucho que aprender en el tema de la gestión del correo. Y como dice Berto, desde hoy mismo.

  • Flames

    Por cierto; estoy como Antonio con lo del libro. Lo he acabado siguiendo (a mi manera) los pasos y siento que estoy peor que antes de leerlo. Pero eso es ley de vida y ya nos había prevenido el libro. Yo voy a volver a ponerlo en práctica y a releerlo (las partes que más me interesan y prácticas).

    Just do it.

  • Hola Berto :)

    Me ha quedado una curiosidad ;) ; en medio de todo ese tiempo de uso y abuso del email, ¿te has dado el tiempo para escribir una simple carta? o ya no podrías hacerlo?

    He escrito algo al respecto en mi blog por si a alguien le interesa.

    Me gusta conocer personas dedicadas a estos menesteres tecnológicos que pueden nadar contra corriente a muy buena velocidad :) y Berto ha puesto los puntos sobre las íes.

    LOLA CIENFUEGOS

  • Hola Berto,

    genial artículo, como siempre.

    Permíteme que discrepe en relación al punto 4:
    En mi caso, una de las primeras cosas que hago al levantarme (a parte de las tareas domésticas, desayunar algo rápido, pasear al perro, ducharme y vestirme) es mirar mi bandeja de entrada. Gestiono 4 buzones de correo, 3 de ellos profesionales, y el último, personal.

    Mi conclusión desde que he adquirido este hábito es la siguiente:

    Por la mañana, redacto mi “TODO list” con los puntos o tareas que tengo pendientes, bien sea del día anterior, o de la semana pasada en el caso de tareas largas. A todo esto añado lo que me entra en el día actual, es decir, muchos correos que me llegan y veo por la mañana, pasan a mi lista para ser tratados en el día.

    Personalmente, y subrayo -en mi caso-, funciona. Ya no puedo funcionar de otra manera.

    Chequeo mis correos varias veces al día desde mi Iphone. Por la mañana muy pronto, sobre las 6:30am (me levanto a las 5:00-5:30am). A media mañana. por la tarde, y por la noche antes de irme a dormir.

    Opiniones, bienvenidas son. ;-)

    Saludos,
    Jorge

  • Cuando dices “incluso de pie y en pijama”, te comento que yo tengo el despertador en la BlackBerry y al sonar en la mañana, con un ojo apago el despertador y con el otro reviso los mail’s incluso antes de levantarme..

    Mi trabajo en mayor parte es delegar y es fundamental que cuando las personas lleguen a sus puestos de trabajo tengas los correos con las actividades del día.

    Me he echo el habito de ocupar mi correo como mi lista de tareas y tengo la increíble ventaja que ninguno de mis amigos tiene ese mail de trabajo! por lo que todavía lo único que recibo, son mail de trabajo.

    Excelente Blog! he aprendido mucho!
    Muchas gracias por compartir!

  • Me gustaron los consejos, pero como varios tambien caigo en el mal habito de levantarme y ver los mails!

  • Aurelio

    Muchas gracias por estos consejos Berto.

    Uso GMail y clasifico el correo por proyectos con etiquetas Me gustaría mantenerlo cerrado la mayoría del tiempo para dejar el hábito de comprobar si tengo algo nuevo cada pocos minutos, pero necesito tenerlo abierto porque mucha de la información de apoyo de los proyectos en los que estoy trabajando está en el correo, ¿tienes alguna sugerencia?

    • Aurelio

      Encontré una solución parcial.
      Uso la extensión de Labs para no mostrar el número de emails no leídos de mi inbox, uso etiquetas para agrupar los mails que contienen información de apoyo para cada proyecto. Con los atajos de teclado de GMail voy ráidamente al proyecto en el que estoy trabajando y nunca entro en la inbox, excepto para procesar el correo nuevo.

  • Dieguito

    Ya no se si me gusta mas TW o la cholcolatada…
    Quisiera hacer una discrimacion primaria. Existen para mi caso, dos “perfiles” si se trata de eMail:

    Mi casilla Personal: este es el que correo que elijo como medio de comunicacion, con él hago mis compras, recibo newsletters, me contacto con amigos, sigo mis blogs, mis redes sociales, y demas… es parte de mis herramientas de productividad PERSONAL. Gmail

    Mi casilla Laboral: en esta caso, cada correo que aterriza en mi Inbox es en su medida de importancia y volumen, una tarea que tarde o temprano mi bueno uso del GTD dictara cuando le debo realizar. Pero hay reglas, como las 2 y la 3 q obligatoriamente no puedo dejar de cumplir.
    La razon se resume a esto: La Empresa ya eligio por mí su herramiente de comunicacion y gestion de trabajo(q triste, aquí el estandar es MS Outlook)
    Pero de todos modos no todo esta perdido: lo q aprendemos en TW x ejemplo, en mas detalle, va mas alla del soft en cuestion. Para mi suerte, MSO tambien utiliza etiquetas(Categorias) y en sus ultimas versiones Indexa correos(incluso palabras q aparezcan en los adjuntos).

    La nota como de costumbre, excelente Berto! …para el resto:

    1: lo mismo, cuando reconci se me escurrian las tareas de la mano, la mejor eleccion fue reconocer q debia dominar para empezar a ver frutos.
    4: lamentablemte muchas veces desyuno con mails, y hasta le pongo unos Feeds como para no quedarme insatisfecho… :!
    5: pienso como muchos q releer como si estuviese en el inbox del otro lado no puede faltar, y en este campo de la simplicidad hay mucho para aprender y bastantes fuentes para lograrlo

    Un saludo, espero sirva como pto de vista!

  • Omar Ibarra

    Siempre me pasa lo mismo con el asunto, paso mas tiempo pensando en como ponerle que escribiendo el email, ahora lo intentare al revés…

  • En verdad, tener todo el día el email abierto llega a ser “adictivo”, te “enganchas” a el de una manera obsesiva, hay cosas mucho mas importante para prestarle nuestra atención, un saludo.

  • epu

    Primero, a tu comentario…(por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar); yo personalmente agradezco el que compartas la información.

    Segundo; pienso que el problema con el email es psicológico, me explico; debemos acostumbrarnos a procesar los email con gran agilidad y velocidad; y no debemos permitir que la información que aparece en dichos emails modifiquen nuestro plan de trabajo diario. Si en algún momento aparece alguna información crítica, pues puede pasar a engrosar el plan de trabajo del día siguiente.

    El programar la aplicación de correo electrónico a momentos puntuales del día puede servir de ayuda de descarga psicológica y cortar con esa dependencia “emailistica”.

  • Por suerte mi último cambio de trabajo me ha liberado bastante del email, pero sin embargo, mi regla número uno para mandar un mail es siempre imaginarme que me lo mando a mí mismo.

    Así soy un poco más exigente con respecto al asunto, soy más conciso, voy más al grano, etc…

    Por otro lado otra cosa que intento hacer siempre que puedo es borrar emails. Si no consigo encontrarle un sentido en menos de 2 minutos es por que el email no contiene información que me resulte útil y por lo tanto solo está ocupando mi tiempo y mi espacio.

    Saludos! y gracias por el blog Berto!

  • Trabajo como asistencia tecnica en 2 organismos publicos de mi ciudad.

    Y he de decir, que son YONKIS del e-mail. Pero sobretodo en un sitio donde los aviones despegan… que ahi un jefe que es para verlo.

    Su escusa para no hacer nada es…. ES QE NO PARO DE RECIBIR CORREOS! NO PUEDO TRABAJAR!.

    Cumple todos los malos habitos que tu comentas, cada vez que escribe un correo, tarda…. 30 minutos porque escribe la biblia. Y por supuesto no entiende que lo demás mandemos e-mails de 2 frases y zanjando el tema.

    Peeero… como es jefe y funcionario cualquiera le dice nada v_V.

    Buen post :)

  • Yo hace tiempo que lo voy cambiando, poco a poco, y veo como voy mejorando. Ya no lo tengo siempre abierto, estoy cancelando suscripciones poco a poco y ya los tengo casi todos filtrados para que no me vayan todos a mi bandeja de entrada. Se nota muchísimo :)

    Gracias por tus consejos.

  • Jorge Fernández

    Muy buenos consejos, en cualquier caso creo que tu visión en este caso es un poco simplista y no lo digo de forma peyorativa, tú mismo comentas que cada caso es diferente y tiene sus particularidades, por eso te quiero comentar el mío.
    Trabajo en ventas y para mi, el correo no sólo es una herramienta de comunicación, es además una base de información. Sé que no sólo es mi caso, de hecho recientemente nos han instalado una herramienta de CRM completamente integrada con el cliente de correo que hace que todo gire entorno a estas aplicaciones.
    Saludos

  • Alberto Pérez

    Hola Berto:

    Gracias por compartirnos tus ideas acerca del uso del email, cierto que es una entrada no vas a poner todo lo referente a este tema, porque como has mencionado es materia de un libro completo.

    Sin embargo podemos recurrir a otras entradas donde has hablado más acerca del tema, ya que son muy valiosos para mejorar en nuestra productividad.

    Tengo dos preguntas que hacerte fuera del tema de esta entrada:

    1. ¿Qué opinas de la técnica Pomodoro?
    2. ¿Qué periodos utilizas para hacer pausas durante el trabajo y si utilizas alguna aplicación para avisarte de los descansos cual es?

    Gracias de antemano y saludos.

    • Gracias por las preguntas/sugerencias… me las guardo para contestarlas mejor en un post porque dan para bastante :-)

  • Gracias por los consejos con el mail! Realmente al menos yo es en la aplicación que paso más tiempo a lo largo del dia, ya que una de las tareas que tengo asignadas es servicio técnico al cliente y este se gestiona básicamente por mail. Por tanto, mejorar el uso del mail es mejorar gran parte del trabajo!
    Personalmente hace poco decidí separar mis correos personales de los de trabajo (tenia dos direcciones mail distintas pero ambas llegaban a una misma cuenta gmail) y el cambio ha sido brutal. He podido organizar mucho mejor los mails de trabajo, menos distracciones, más productividad…

  • Larousso

    En cuanto al email yo tambien dependo en exceso de el .Creo que los puntos 2 y 3 son a tener en cuanto pero no para ponerlos en practica

    De todos modos , fantastico

  • Bra Vich

    Me hubiera gustado algo sobre el spam.

  • Muy importe esta entrada.

    Mi estrategia con respecto a redactar las respuestas es responder un correo en un máximo de 5 frases. Si no se puede, muchas veces prefiero llamar a la persona de ser posible. Esta sola estrategia, a pesar de que no va a funcionar el 100%, puede reducir mucho el tiempo que inviertes respondiendo.

    Otra cosa es recordar que mucho se pierde al escribir. La comunicación es mayoritariamente no verbal. El tono con que decimos algo es más importante que el texto. Por eso es importante NO usar el correo para temas donde está involucrada la emocionalidad, sobre todo si estas emociones son negativas. Más de una vez me he congratulado de no haber respondido a email grupales donde el centimetraje se hizo grandísimo porque se metieron a responder todos y los ánimos se fueron caldeando. El correo electrónico funciona mejor para datos, por ejemplo: ¨te invito a tal tugar, a tal hora¨, ¨sigue una lista de las cosas que debemos traer a la reunión¨, etc.

  • Berto, hace tiempo que te sigo y esta vez me he animado a comentarte: el @mail mal administrado puede suponer la ruina.
    Mi consejo personal para el 50% de las personas cuyo trabajo se desarrolla en una oficina: desactiva la busqueda automática, desactiva el envío automático (muchas veces es bueno reescribir un correo escrito en caliente) y lee el correo solo antes de comer y antes de marcharte de la oficina (de esta forma piensas en global y fuera de la oficina que respuestas son necesarias) y, en cualquier caso: “enviar menos = recibir menos”

    Os dejo un resumen muy práctico que me atreví a escribir tras una lectura relacionada con el asunto:

    http://managementutil.blogspot.com/search/label/Organizaci%C3%B3n