6 Hábitos de los Mejores para Ganar en tu Día de Trabajo

Por encima del GTD o de cualquier otro método que te funcione y que utilices a diario hay una serie de recetas “básicas” pero tremendamente efectivas para terminar con éxito nuestras tareas. Cada día estoy más convencido —porque al menos yo lo vivo a diario— que métodos complejos tienen como resultado justo lo que tratan de evitar. La sencillez y simplicidad es y será la mejor receta siempre.

Detrás de la mayoría de estos consejos está el sentido común, y precisamente su extrema sencillez hace que mucha gente las destierre porque las ve demasiado simples. Dudan que puedan funcionar. Yo pienso justo lo contrario, el 99% de las soluciones a mis problemas de Productividad y Organización los he encontrado detrás de estas sencillas pero poderosas soluciones.

He elegido seis, pero podrían ser sólo tres o bien veinte. Estas son mis recetas para tener éxito en tu día a día.

1Practica y desarrolla tu Proactividad

Para mí es y será la clave de todo. Una persona pasivo-contemplativa que se sienta plácidamente “a verlas venir” jamás mejorará. La solución a los problemas, el éxito en tus tareas pasa siempre por tomar la iniciativa, por dar el primer paso, hacer una llamada, convocar una reunión, investigar sobre algo. Requiere tu acción.

La Proactividad se practica y luego —en esta secuencia— se desarrolla. Pero hay que practicarla. No se adquiere de la noche a la mañana y cuesta. Pero el premio merece la pena. Tengo pendiente hablar de ello con mayor detenimiento pero ahí van tres pistas para ayudar a desarrollar tu espíritu proactivo:

  1. Actitud Positiva. Lo primero es cargarse de buen espíritu, de actitud positiva, del antes del no. Negar o desesperarse es el primer paso para fracasar.
  2. Visualiza el resultado. Casi todo exige un esfuerzo o es una molestia… pero si tratas de visualizar el resultado de tu acción, tu éxito, puede que consigas el empuje que te falta.
  3. La solución está en tu mano. Piensa y conciénciate que la solución la tienes tú. Nadie va a venir a “salvarte”. A veces es una llamada, un email, una reunión… piensa que mismo puedes solucionarlo o cambiarlo. Ponte a caminar.

2Identifica las Tareas Clave del día

Todos tenemos una, dos o tres tareas o actividades clave del día. En mi caso son, sin un orden en especial: escribir, leer (libros y feeds) y gestionar mi correo.

En la medida de lo posible, claro está, es muy aconsejable situar las actividades que son más importantes para ti en un momento del día álgido. Dado que van a requerir toda tu concentración, energía, creatividad y talento, sería una mala idea situarlas en momentos donde rindamos menos (al final del día, después de una comida pesada, tras varias reuniones, etc.)

Esas dos o tres actividades son la clave de tu día, elige cuidadosamente el momento para hacerlas y tendrás muchas más posibilidades de tener éxito. Y si no tienes Tareas Clave fijas, y cambian cada día, revísalas al comienzo de la jornada y elige tú el mejor momento del día para hacerlas.

Soy de la firme creencia que TODOS somos productivos, pero tenemos poca productividad porque elegimos mal.

3Céntrate en lo verdaderamente Esencial

Es sorprendente la cantidad de tiempo y energía que dedicamos en nuestro día a cosas que no nos importan absolutamente nada. Pero nada. Si pusiéramos en una balanza lo que cuenta de verdad y a lo que le dedicamos minutos y minutos en el día, nos sacarían los colores.

Dedícale 15 minutos a pensar: ¿qué es lo que cuenta para mí? ¿qué es lo que vale para conseguir mis objetivos? Luego piensa en todas las actividades que haces en tu día y empieza a “filtrar”. Recuerda, fallamos en Productividad porque elegimos mal.

4Adopta unos sólidos hábitos digitales

Nuestro “día digital” tiene tres grandes actividades: el Email, la lectura online y la navegación. En la mayoría de los casos son tres agujeros negros llenos de distracciones que se tragan buena parte de nuestro tiempo y energía. Evidentemente la solución no pasa por eliminar estas actividades sino adaptarlas a nosotros, fijarles límites y desarrollar una serie de sólidos hábitos.

Si somos conscientes de que vamos a leer blogs o feeds, si nos fijamos un límite y un momento determinado del día para ello, evitaremos que se trague nuestro preciado tiempo. Estas —y todas— las actividades están a nuestro servicio, no al revés. No podemos ser esclavos de la “navegación inconsciente”, que nos hace perder horas y horas sin sentido.

Mira el punto anterior… ¿qué es de verdad lo Esencial para ti? Todas esas actividades tienen que estar ahí para ayudarte a conseguirlo, no para separarte de ello.

5Elimina las distracciones

Especialmente a la hora de encarar las Tareas Clave de tu día o un trabajo importante… póntelo fácil. Apaga, elimina en la medida de lo posible todas las distracciones que nos rodean. No existe el correo, no existe Twitter o Facebook… ni siquiera la reunión de esta tarde o el concierto de esta noche.

Lo que cuenta es el trabajo que vas a hacer, lo vas a completar bien, con brillantez y todo tu talento. Verás que terminarás antes, tendrá más calidad y te sentirás como el master-and-commander del universo. La sensación del trabajo bien hecho es una de las más fabulosas del mundo y creo que la valoramos poco.

6Revisa y analiza tu día

Nos hacemos muy poca justicia a nosotros mismos. Trabajamos, nos esforzamos, acertamos o fallamos y ni siquiera nos dedicamos cinco minutos a revisar cómo nos ha ido. ¿Hemos completado nuestros objetivos? ¿Qué ha fallado? ¿Qué puedo mejorar?

Del mismo modo, cuando hemos cumplido nuestros objetivos, hemos tenido éxito, debemos pararnos a “saborear” ese momento. Tenemos que recompensarnos con esa agradable sensación porque nosotros mismos lo hemos conseguido.

Recuerda, la Productividad se basa en tus elecciones. Si uno no se para ni medio minuto a considerar algo (¿lo hago bien? ¿qué está fallando?) para luego decidir y elegir, jamás seremos productivo. De las elecciones que hagas hoy dependerá el éxito en tus proyectos. Y no sólo profesionales.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Máximo - 27 mayo 2009

Para mi lo más complicado es el ser proactivo. Arrancar me cuesta horrores. Una vez en marcha soy pura concentración. Ser activo cuando no tengo el aliento de los plazos en la nuca me cuesta mucho, mucho…supongo que es algo común que hay que cuidar

    Berto Pena - 27 mayo 2009

    Sin duda es el más complicado, a mí me ocurre lo mismo. Yo en esos casos utilizo estímulo de “ver el resultado” de ponerme en marcha, el beneficio que obtendré si hago eso ahora.

    Aunque no tenga la presión de los plazos, si lo hago AHORA, podré disfrutar de muchas cosas: podré perfeccionar más mi trabajo, tendré más tiempo libre, si aparece un imprevisto podré reaccionar antes y solucionarlo, tendré tiempo y recursos para empezar otras tareas… Y (al menos me ocurre a mí) una vez que tú ves que la Proactividad funciona, la siguiente vez cuesta menos.

    Es difícil y cuesta pero hay que practicar, es como hacer ejercicio.

    rauldm - 27 mayo 2009

    a mi me pasa igual…esta semana por ejemplo estoy inmerso en una espiral de procrastinación inducida por malos resultados en mi trabajo y por cansancio físico tras una mudanza..jeje! pero es cierto que hay que salir de esto y ser proactivo..asi no me siento bien pero cuesta un rato eh!

Juana Corbalán - 27 mayo 2009

Creo que necesitamos poner en práctica esos consejos, tanto como el agua, (al menos yo), gracias.
Pienso que por falta de método en nuestro día a día trabajamos mucho, rendimos poco y disfrutamos menos.
Ahora a intentar practicar esos 6 hábitos.
Gracias

moski - 27 mayo 2009

La simpleza es genial.

Para mi la clave es el dividir el día según los estados de energía. Lo que requiere máxima concentración por la mañana, después de media hora para leer la actualidad y desentumecer el cerebro, y tareas con poco valor pero necesarias al final del día. A que es simple? Pues he tardado demasiado en darme cuenta.
:)

Saludos

Adr3im - 27 mayo 2009

Hola hace un solo unos días que encontré tu bitácora (no me gusta llamarlo blog cuando hay un apalabra en Español para definirla) y aun si tener MAC me resulta muy interesante, tanto es así que he descubierto las VANS gracias a ti y ya viene unas de camino…

Pero vamos al asunto, hace unos meses que descubrí GTD antes de eso ya sin saberlo había aplicado esa filosofía mas que de trabajo de vida, y comencé a simplificar mi vida y todo algo a lo que he tenido tendencia desde siempre, pero ahora mas conscientemente.

No me gusta nada la palabra, casi palabro, proactivo, ya que en Español, pro- suele indicar “en lugar de” y por tanto proactivo seria en lugar de activo que es todo lo contrario a lo que queremos indicar, así que lo dejaremos en activo, por tanto hay que ser activo.

Como decía hace unos meses comencé con esto y lo que hice fue sustituir mi portátil y mi libreta de notas por un tablet pc y el efecto fue inmediato lo tengo todo mas controlado y ordenado, como efecto colateral ahorro papel.

De hecho casi todo el trabajo este en casa o en la oficina lo hago con el Tablet PC dejando de lado los sobremesa de la oficina y de la casa, menos cuando esas tareas requieren un gran monitor claro.

De hecho un día normal en la oficina seria mas o menos así:

Nada más llegar saco el Tablet y lo enciendo, y mientras en el sobre mesa reviso el correo y veo si hay algo urgente o no, si no lo hay, pongo la radio en Internet y reviso mis bitácoras favoritas. Todo eso me lleva una media hora.

Si había algún correo urgente atiendo la urgencia y sino al trabajo con el tablet, y apago el monitor del sobre mesa y la música como sino estuviera.

El tablet en la oficina no lo conecto a Internet ni le tengo puesto el correo de la ofician ni nada solo lo imprescindible para trabajar, luego en casa ya si pero sin correo de ofician eso es solo para la oficina y solo para la primera media hora luego si hay algo urgente el teléfono que para eso esta.

Y al final de la mañana o en descansos me relajo mirando inet en el sobremesa, este esta siempre encendido pro si las moscas pero con el monitor apagado, además le tengo instalado “log me in” y así desde casa o desde cualquier sitio lo puedo controlar.

Una cosa importante es acostumbrar a la gente a que te llame a unas horas y fuera de esas horas no coger el teléfono, eso cuesta pero cuando lo logras es una gozada y los clientes lo agradecen saben que durante la mañana si me llaman sea la hora que sea les voy a atender, sino en el momento en cuanto pueda les devuelvo la llamada, pero por las tardes no cojo el teléfono, solo los mas importantes tienen mi teléfono particular y si me llaman a ese, se que algo muy grave a pasado.

Ahora estoy intentando simplificar los programas que uso y dejarlos en 5 o 6 y en lso servicios de inet que uso.
Todo esto hace que mi semana sea bastante productivo y me deje mucho tiempo libre, algo que negare siempre ante mi jefe para el siempre estoy hasta el cuello.

Para terminar la parrafada, pido disculpas, me suelo aplicar tres frases:

1.- Hazlo simple, hazlo bien. (de un cartel publicitario de IBM)
2.- Lo que hago en mi trabajo es dar soluciones no problemas.
3.- Sí algo tiene solución para que preocuparse, simplemente haz lo que tengas que hacer, y sino la tiene para que preocuparse si no hay solución, asi que mejro sigue hacia delante.

Saludos.

JEG - 27 mayo 2009

Hay mucho q aprender yo en lo particular estoy intentando mejorar mi rentimiento diario y con algunos tips de tus post anteriores voy mejorando un poco, pero quiero mejorar mas (aunque cuesta horrores).

Saludos.

rauldm - 27 mayo 2009

estoy ansioso por leer tu post sobre proactividad Berto!!! haznos un training en toda regla!!!!!!!!!!!!!!!! jeje!
yo intento aplicar todos estos aspectos a mi trabajo, o profesión ya que me dedico a la investigación y siendo un triste becario no se si se puede llamar a eso trabajo..almenos digno no..jeje! sin embargo debo tener muy poca fuerza de voluntad porque lo que mas me cuesta es ser proactivo!!! soy el rey del “ya lo haré mañana”, y todos sabemos que ese “mañana” se eterniza, y arrastra energía y acompaña ansiedad, estrés y mas de una discusión con el boss!!! así que hay que cambiar!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! cada dia me gusta mas este blog! Ya es mi página de inicio!!!!!!!!!!!!!
Berto, me ha gustado leer como Adr3im se organiza el día, podrías hacer un post abierto para que cada uno ponga su “flujo de trabajo” y como se organiza el día….es solo una sugerencia! Quizás da ideas a mucha gente!

bueno un saludo again…

Luis Blas - 27 mayo 2009

Aunque sea una actitud egocentrista, es muy reconfortante ser próactivo y que tus colaboradores, secunden tus acciones, es bueno para el espíritu y al final del día tienes esa sensación de haber hecho algo útil.
Los problemas que suelo encontrarme, es que estar todo el día con el “latigo” acaba cansando.
Ver que aquello que has delegado o que depende de un tercero no llega según lo planeado.
Ejemplo:
Una multinacional con la que colaboro, me pide organizar un evento, perfecto ..
Pero …… con sus medios, es decir, su agencia de publicidad habitual, la de medios habitual, etc, etc .. estamos prácticamente a Jueves y para un simple email HTML para enviar a los clientes, aún estoy a la espera del boceto … Por no hablar del precio que cobra la susodicha agencia …
Estoy totalmente deacuerdo contigo en la proactividad, pero … depender de terceros cada día lo llevo peor.

Un Saludo.

Carlos - 27 mayo 2009

En mi caso lo que mas me cuesta es el evitar distracciones, sobre todo en tareas digitales, ya que en el estudio me concentro bastante con musica.

¿teneis alguna solucion para las distracciones digitales?

¿que soluciones aplicais vosotros?

    Elias - 28 mayo 2009

    Cerrar notificadores, clientes de mensajería, correo y demás. O en su defecto, configurar para evitar las distracciones (ventanas emergentes, notificadores, etc…). E intentar no mezcla lo personal con lo profesional, por ej, tener dos perfiles del navegador, uno personal y otro de trabajo.

Carola Clavo - 28 mayo 2009

La verdad es que todo esto lo resumo en “primero el deber y luego el placer”. No me doy tiempo a preguntarme ni de vacilar, hago lo que tengo que hacer y ya llegará el premio cuando termine (si es que termino). Entiendo que para el que no tiene disciplina se necesita una pequeña vocecita adicional que le castigue a seguir el camino sin mirar a los lados ;D

    Elias - 28 mayo 2009

    Estoy contigo. El tema es que habrá que determinar donde parar, para tener algo de placer en el día no? :S

Juana - 28 mayo 2009

Yo creo que es un problema gordo el discernir entre tanta información gratis y tan accesible y no dejarse arrastrar como “en un agujero negro” (me ha gustado) y seguir tu camino. Creo que está más que justificado preocuparse por ésto y que en el futuro será uno de nuestros retos hacerle frente.
Muy buen artículo, ( y encima útil).
Gracias

santiago cavanna - 28 mayo 2009

Disculpa:
Esta frase es correcta?
No logro comprenderla..
Gracias

Dado que van a requerir toda tu concentración, energía, creatividad y talento, sería una mala idea situarlas en momentos donde rindamos más (al final del día, después de una comida pesada, tras varias reuniones, etc.)

    Berto Pena - 28 mayo 2009

    Quería decir justo lo contrario, creo que se entiende. Gracias por el aviso.

      santiago cavanna - 28 mayo 2009

      A proposito.
      Gracias a ti, descubri y comence a leer “Organizate con eficacia” de David Allen.
      Me costo conseguirlo en Buenos Aires, pero ya lo tengo en mis manos.
      Hace muchos años que uso MindManager como herramienta de organizacion Jerarquica, y sugiero tener presente las tecnicas KAIZEN como complemento para fragmentar las tareas que parecen muy grandes o que tienen un continuo y necesidad de mejora permanente.
      Saludos.
      Santiago.

ibbetto - 29 mayo 2009

Creo ser un claro ejemplo de una persona que hace todo lo contrario a lo que expones en este post.

Coincido con un comentario anterior que dice que lo que más nos cuesta es iniciar el trabajo, sea un proyecto, una tarea, etc.

¿Mi excusa? siempre digo que no tengo tiempo, que no tengo los recursos, la información, cuantos pretextos!

Tu post me ha servido para reflexionar sobre el asunto, además como dices son pasos tan sencillos que se pueden aplicar de inmediato. ¡Manos a la obra!

Alt302 - 30 mayo 2009

Es curioso pero después de haber leído tu post me ciento como master-and-commander del universo.

Gracias por esta genial experiencia.

Alex - 1 junio 2009

Berto, te he hecho un pequeño homenaje en:
http://nova.alc.upv.es/joomla/index.php/blog/517-icomo-trabajar-sin-perder-calidad-de-vida

que además espero que sea útil a todos.
Saludos y enhorabuena por tu fantástico blog!

Tandil Ajedrez - 7 junio 2009

parece que hay cosas que hay que ponerse a pensar detenidamente, muy bueno tu post.

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