Guía rápida: Spotlight en 5 minutos

Icono SpotlightSpotlight es una herramienta de búsquedas muy potente y rápida, a medida que vas utilizando no deja de sorprenderte su extrema agilidad para localizar resultados. Pero es cuando descubres algunos de sus “secretos” cuando de verdad comprendes lo flexible y poderoso que es.

Yo que siempre hablo de productividad, de eficacia, de hacer nuestras tareas comunes y repetitivas con el menor esfuerzo y en el menor tiempo, no puedo dejar de recomendar el uso (y el abuso) de Spotlight aplicando además una serie de pequeñas recetas para incrementar más si cabe la eficacia de esta herramienta. Hoy os traigo algunas de esas recetas en forma de Guía Rápida.

Ordena y personaliza los resultados

Spotlight busca todo tipo cosas: aplicaciones, archivos, carpetas páginas web, mensajes de correo, tipos de letra, presentaciones, contactos, etc. Pero no todos los resultados tienen la misma importancia para nosotros. Es posible que para nosotros sean más importante los Mensajes de correo, las Carpetas y los Documentos, por ejemplo. Indicarle a Spotlight que busque eso en primer lugar, antes que el resto de cosas, es muy sencillo.

Vamos a Preferencias del Sistema > Spotlight > Resultados de la búsqueda. En ese cuadro de diálogo hacemos lo siguiente: pinchamos sobre los elementos que queremos poner en primer lugar, los más importantes para nosotros, y los arrastramos hasta el comienzo de la lista, reordenando cada uno según nuestra preferencia y criterio de importancia.

Ahí mismo, en ese mismo cuadro, también podemos deshabilitar elementos. Es muy posible que haya muchas de esas cosas que no nos interesa que busque (y que catalogue) Spotlight. Por ejemplo no queremos que en los resultados de Spotlight aparezcan Tipos de letra, Presentaciones y Páginas Web. Sencillamente hacemos clic en la casilla que está junto a su nombre para desactivarlos y Spotlight no volverá a incluirlos en futuras búsquedas.

Spotlight personaliza resultados

Personalizar, ordenando y excluyendo, nos permite mejores y más rápidos resultados

Localiza un fichero sin abrirlo

En la mayoría de las ocasiones utilizamos Spotlight para buscar y luego abrir algo. Pero, ¿qué pasa si no queremos abrirlo y sólo acceder al lugar (carpeta) en la que está? Por ejemplo buscamos Star Wars y nos sale en primer lugar Star Wars.avi. Si pulsamos Enter o hacemos clic sobre el resultado se abrirá la película en nuestro reproductor predeterminado, pero en este caso realmente yo sólo quiero ir a su carpeta. Sólo tienes que situarte sobre el resultado y pulsar simultáneamente Comando+Enter e inmediatamente se abrirá una ventana del Finder con la localización de esa película.

Encuentra el teléfono de tus contactos

Este es un pequeño truco que me encanta y si no fuera porque utilizo Quicksilver para mis contactos lo usaría con bastante frecuencia.

Abro Spotlight, busco el nombre de uno de los contactos que guardo en mi Agenda e inmediatamente me sale en lo alto de la lista. Abrirlo para ver su teléfono en la Agenda sería perder algo de tiempo. En lugar de eso pon el cursor sobre el nombre (el resultado) y al cabo de un segundo aparecerá justo ahí su número de teléfono.

Practica las búsquedas por fecha

Imagina que ayer estuviste manipulando un archivo .psd pero no recuerdas cómo lo nombraste, ni siquiera por qué letras empezaba. Lanza Spotlight y escribe esto fecha:ayer psd. Inmediatamente buscará todos los archivos de Photoshop creados o manipulados ayer.

Este truquillo yo lo utilizo bastante con Apple Mail y lo recomiendo. Si quiero localizar un mensaje que “Pepito Pérez” me envió ayer u hoy mismo, no tengo por supuesto que abrir Mail y luego buscarlo. Lanzo Spotlight y pongo fecha:hoy Pepito y voilá, ahí aparece en un segundo y puedo abrirlo rápidamente.

Pero es que las búsquedas por fecha dan para mucho más. Ahí van otros ejemplos:

  • fecha:>1/5/2009. En este caso buscarás todos los archivos, carpetas, etc. creados o modificados DESDE el 1 de Mayo de 2009.
  • fecha:<1/5/2009. Buscarás todos los archivos, carpetas, etc. creados o modificados ANTES del 1 de Mayo de 2009.
  • fecha:1/4/2009-1/5/2009. Buscarás todos lo creado o modificado ENTRE el 1 de Abril Y EL 1 de Mayo de 2009.

Digamos que quieres buscar todos los archivos de texto creados en tu Mac desde el 15 de Abril al 1 de Mayo de este año. Pondrías fecha:15/4/2009-1/5/2009 txt .

Como ves esta opción da mucho juego y bien utilizada nos puede ahorrar un montón de tiempo en nuestras frecuentes búsquedas. ¡Sácale partido!

Spotlight busca fecha

Las búsquedas directas por fecha son muy flexibles y nos ahorrarán mucho tiempo

Averigua dónde se aloja un fichero o carpeta

En ocasiones buscamos algo pero no queremos abrirlo, sencillamente averiguar dónde está, en qué carpeta se me ocurrió meterlo el día que lo copié y que ya no me acuerdo. Búscalo con Spotlight y cuando aparezca en la lista haz lo mismo que el truco de los contactos de tu Agenda. Pon el cursor sobre él y al cabo de un segundo aparecerá, justo ahí, la ruta completa con la localización de ese fichero. (Esto me ha ayudado muchas veces a la hora de localizar ficheros alojados en mi Dropbox, por ejemplo, donde también busca Spotlight.)

Privacidad: dile a Spotlight que no busque ahí

¿Hay alguna carpeta o disco duro externo que quieres excluir de Spotlight? Vete a Preferencias del Sistema > Spotlight y especifícalo en la pestaña "Privacidad". Todo lo que añadas ahí no será ni catalogado ni escudriñado por Spotlight.

Busca con comillas para encontrar antes

Muchas veces utilizamos Spotlight para encontrar ficheros utilizando una palabra o parte del nombre del fichero. A medida que introducimos las letras Spotlight va buscando en todos nuestros discos. Pero, ¿qué pasa si sabemos el nombre exacto del fichero y sólo queremos localizarlo? Y no queremos, claro, que se ponga a buscar otras cosas. Sólo tienes que poner entre comillas su nombre. Para que únicamente busque eso. Por ejemplo: "Star Wars.avi".

Para lo más complejo utiliza la ventana de Spotlight

Hasta ahora hemos visto cómo trabajar con el Spotlight "clásico", el que lanzas con Comando+Barra Espaciadora desde la Barra de Menú. Pero tienes a tu disposición un Spotlight más "específico", tipo aplicación que se abre en ventana. Pulsa para ello las teclas Alt+Comando+Barra Espaciadora.

Inmediatamente verás que desde ahí puedes realizar búsquedas más avanzadas o más bien diría visuales, ya que permite restringir la búsqueda añadiendo criterios específicos: dónde buscar, qué clase de objeto ha de buscar, cuándo se creó o modificó, su nombre por supuesto, etc. Son las "Búsquedas Inteligentes".

Mucha gente utiliza el Spotlight "clásico" cuando quiere buscar algo rápido y si necesitan afinar más lanzan la ventana para indicar más cómodamente los criterios de búsqueda.

Spotlight guardar busquedas

¿Buscas algo con mucha frecuencia? Guarda la búsqueda y ahorra más tiempo

Guarda las búsquedas frecuentes como Búsquedas Inteligentes

Y precisamente en ese ventana, en la parte superior derecha, verás claramente un botón que pone "Guardar". Eso nos permite guardar esa búsqueda con todos los criterios que hayamos especificado, las "Búsquedas Inteligentes". ¿Y eso para qué? Eso te ahorrará mucho tiempo en aquellas búsquedas que se repiten que relativa frecuencia y para las que tienes que indicar varios criterios de búsqueda. Una vez hayas guardado la búsqueda, aparecerá en la Barra Lateral, en las ventanas del Finder.

Digamos que habitualmente descargas muchas películas y en ocasiones no sabes ni cuáles son las últimas en llegar a tu disco duro, o a tu carpeta "Películas":

  • Lanza Spotlight en ventana
  • En el primer criterio pon Clase > Películas
  • Luego añade otro criterio (pulsando el botón circular + de la derecha.
  • Pon Fecha de creación > en los últimos 2 días u otro criterio que tú quieras
  • Una vez hecho pulsa en Guardar y dale un nombre a esa búsqueda, con el que aparecerá en la Barra Lateral. Por ejemplo: "Últimas Pelis"

Spotlight, como muchas de las aplicaciones que Mac trae de serie, son muy potentes y flexibles de por sí, sin necesidad de instalar software de terceros o plugins. Pero muchas veces desconocemos sus verdaderas posibilidades porque no conocemos a fondo la aplicación. Confío en que estas Guías Rápidas sirvan de ayuda para descubrirlos un poco más.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Muchas Gracias Dr. Estos artículos nos vienen de perlas a switchers como yo. Muy útiles.

  • Buena guía. Spotlight me parece una de las mejores herramientas que han implementado en el S.O. Casi no hay día que no la use.

  • Directo a mi colección de artículos para switchers :-)

  • Total la entrada. Como siempre gracias.

  • Un artículo genial, como siempre. Yo la verdad es que soy más de QuickSilver, lástima que se haya parado su desarollo

  • Zone_

    Hola a todos, me encanta esta página, lo unico malo es que la visito como 100 veces al día xD y me gustaría encontrarme contenido nuevo cada vez ke entro xDDD.

    El caso es que voy a comprarme un macbook el mes que viene, voy a dar el salto de una vez por todas, y por eso recorro internet todos los dias para empezar a enterarme de como vanb las cosas y para ponerme los dientes largos y automaltratarme un poco.

    El caso, tg una pregunta que es de ignorante total, losiento, pero necesito vuestra ayuda. Para escribir en spotlight, es necesario arrastrar el cursor a su barra y hacer click, o hay algun atajo de teclado para que podamos escribir directamente? ¿me explico?

    • Jeje, muchas gracias por venir tan a menudo :-)

      Pulsando Comando+Barra Espaciadora “lanzas” Spotlight y ya puedes escribir ahí para buscar lo que quieras. Esa es la combinación de teclas predeterminada pero puedes personalizarla fácilmente. También puedes lanzar Spotlight haciendo clic sobre su icono en la Barra de Menú, pero suele ser más rápido hacerlo desde el teclado.

      • David

        Como tú dices, en general es más rápido usar los atajos de teclado, pero no hay que olvidar que la razón por la que los Mac tienen la barra de menús fija en la parte superior de la pantalla, y es que así es mucho más fácil acertar con el ratón simplemente lanzándolo hacia arriba sin tener que apuntar al espacio entre la propia ventana activa y su barra de título como en Windows… y para activar Spotlight sólo hay que lanzar el cursor del ratón arriba a la derecha y hacer click casi sin mirar.
        Para más info, “ley de Fitts” y Google.

  • Niklaus

    Muy bueno lo de las busquedas por fecha, ni idea que se podían hacer así desde Spotlight sin tener que hacerlas “inteligentes”. Buen material como siempre Doc.

    Gracias por compartir y un saludo!

  • Grande, el Spotlight. Buen post.

  • Bernat

    Yo uso habitualmente Spotlight como calculadora: lo lanzas y empiezas a escribir la operación matemática que quieras, y sin necesidad de pulsar Enter te mostrará el resultado.

    Por cierto Dr. Wasabi, adelante con los artículos, todos son interesantísimos, didácticos y bien redactados y estructurados.

  • Daniel

    Genial, me ha gustado mucho.
    Una pregunta, ¿alguien recuerda cómo era la ventana de Spotlight cuando salió nuevo al principio? ¿recordáis que los resultados los agrupaba por tipo de archivo, separando cada grupo con franjas azules? no entiendo por qué en Leopard cambiaron esto, cuando era realmente cómodo del otro modo. Además ahora en cada búsqueda siempre aparece por defecto que busque en “contenido” y “en este Mac”, cuando no es lo más común (al menos para mi), normalmente, cuando uno tiene una ventana abierta, pincha en el buscador que hay en todas las ventanas con intención de buscar a partir de ese directorio, pero nada, siempre sal por defecto “en este mac” y en “contenido”.
    Aún así pienso que Spotlight es fantástico, es solo que no entendí por qué cambiaron esto, cuando en realidad era el mismo Spotlight pero algo más cómodo.

    Un saludo.

    • Sin duda Daniel, fue un paso atrás. El único motivo que encuentro para ese cambio es el de unificar la interfaz, pero también me resultaba más útil esa ventana.

      • hugo

        Si tecleas desde Finder cmd+F, logras “emular” al spotlight de Tiger… las franjas azules ahora aparecerán como clases… solo debes elegir entre si buscar una aplicación, un documento, un PDF, etc… Pienso que así Mac trabaja eficientemente, porque restringe la búsqueda a una sola clase. Realmente no lo veo como un paso atrás, sino más bien, como una optimización. Y no pienso que para Snow, Apple decida regresar ese comportamiento.

        En la parte en que sí estoy de acuerdo es que ahora el spotlight desde Finder marca por defecto “en este mac”, lo cual no me parece lógico, porque uno tiende más a buscar en la carpeta actual y subsiguientes. Esperemos que en Snow marque por defecto “”.

        • Daniel

          Gracias Hugo, en cierto modo creo que tienes razón, con cmd+F es algo más cómodo si quieres buscar por clase.

          Pero por otro lado, el tema de la mayor eficiencia no creo que tenga mucho que ver, ya que el hecho de que ahora en Leopard hayan puesto arriba, en 2 combos, la posibilidad de buscar por clase (por defecto con “cualquiera”), seguiría siendo útil que los resultados fueran mostrados como en Tiger. Siempre que exista la posibilidad de buscar por cualquier tipo de clase, es mejor que los resultados sean como antes eran.

          Solo critico (y sin conocer realmente cual habrá sido el motivo de este cambio), el modo en el que ahora presenta los resultados, ya que antes era mejor. Por eso (así lo entiendo) Wasabi dice que fue un paso atrás, cosa que comparto.

          Es decir, no en cómo busca, sino en cómo muestra los resultados.

          • hugo_

            Sip… tienes razón. Debieron dejar el mismo comportamiento de Tiger cuando la clase corresponde a “cualquiera”. Esperemos que Apple haga ese único cambio! (desde mi punto de vista).

  • Daniel
  • Muy interesante, sobretodo para mí que me quiero enfrascar en el mundo mac y estos trucos vendrán muy bien cuando empiece a dar los primeros pasos, buen aporte.

  • Genial Berto! Cuando creo que más o menos controlo de algo nos iluminas con nuevos trucos que nunca me cansó de descubrir.
    Gracias!

  • Fernando

    Muy bueno ..Gracias berto .

  • javielos

    Qué bueno Berto! Muchas gracias por el artículo

  • caras

    Hola, hay alguna manera para que aparezcan los tamaños de los archivos encontrados?

    Gracias

    • hugo

      @caras (#19)… poniendo el cursor sobre el resultado que deseas y tecleando cmd+I, obtienes toda su información.

      cmd = tecla Comando o Manzana

  • maccypher

    Increible! para variar! es bueno aprender algo todos los días. Felicidades Berto.

  • Leon

    Muy didactico, me estas enseñando funciones que desconocia por completo. Te doy las gracias.

    Saludos

  • hugo

    Hola Berto. Felicitaciones por el artículo, como siempre, tienes el don de la palabra y sí que sabes de lo que hablas. Quisiera preguntarte algo… cuando haces clic en spotlight por medio del ratón y seleccionas el resultado que deseas (por medio de un enter de teclado)… no te pasa siempre que si luego deslizas el ratón por la barra de menú se seleccionan los iconos (como si lo hiciera por defecto)? Me parece que es un bug… no me acuerdo si Tiger tenía el mismo problema, pero ahora sí que me pone los pelos de punta! La solución: no utilizar spotlight por medio del ratón.

  • hugo

    @caras (#19)… poniendo el cursor sobre el resultado que deseas y tecleando cmd+I, obtienes toda su información.

    cmd = tecla Comando o Manzana

  • Juan

    Muchas gracias Berto !!! Te sigo todos los días, siempre muy productivos tus aportes.
    Soy fan del Spotlight, no puedo vivir sin él. Algunos comandos no los sabía y me son muy úlies, gracias !
    Pequeña pregunta -ya estuve investigando… y todavía no lo logro-, ¿Como puedo hacer para que Spotlight me indexe los archivos que tengo en el Time Capsule (o en cualquier disco duro externo)?
    Saludos !

    • hugo

      Mac siempre lo ha hecho de manera automática. El gran problema es cuando deseas que no indexe ciertas partes de tu disco duro o externos. No sé si te habrás dado cuenta…. cuando insertas una USB en tu mac, spotlight indexa automáticamente su contenido. También pasa lo mismo con los demás discos virtuales o físicos que tengas conectados.

      Si lo que quieres es refrescar spotlight, recurre a la app Maintenance, y ejecuta el script: Rebuild Spotlight Index… Con esto solucionarías el problema de indexación que tienes con Time Capsule.

      Maintenance: http://www.titanium.free.fr/pgs2/english/maintenance.html

      Es una buena app! también te permite reparar permisos, y en general, hacerle mantenimiento a tu mac. Saludos.

    • Daniel

      Juan, parece que con la nueva actualización de software que Apple ha puesto hoy mismo disponible, soluciona tu problema de Spotlight + Time Capsule.

      Concretamente ponen esto:

      “Mejora los resultados de búsqueda de Finder para volúmenes de red no compatibles con la búsqueda Spotlight, como Mac OS X Server v10.4, Time Capsule y servidores de AFP de otros fabricantes.”

      • Juan

        Me escucharon, de Cupertino me escucharon !!! jaja

        Justamente, la mejora de spotlight que necesitaba !

  • Juan

    Muchas gracias Hugo ! Si, lanzaré la indexación nuevamente… he notado sí que cuando pongo un pendrive usb, lo indexa, pero no así con el disco del TC.
    Lo voy a probar ! Saludos ! Gracias nuevamente

  • Muy buena entrada Berto, la verdad es que no hay entrada tuya de la que no se pueda sacar algo interesante. Eres mi referente favorito a la hora de explotar las ventajas de Mac. Cada día me sorprendo de la potencia y bien hecho que está el sistema. Vaya, lo mismo es spotlight que el maldito perrito de la búsqueda de windows que me tortura a diario en el trabajo….

    Como siempre, mil gracias Berto

  • caras

    @Hugo con lo de ver el tamaño me refiero a ver el tamaño de todos los resultados encontrados, como en el Explorer, si tengo que ir abriendo la ventana de información de cada archivo en una lista de cientos de archivos no tiene sentido, si aparecieram también los tamaños, y no solo el tipo de archivo, con un simple clic sobre la columna se podrían listar según el tamaño y a veces es justo eso lo que se necesita.
    Saludos

  • Macguti

    Gracias por estos artículos tan buenos, no paro de aprender cosas que puedo hacer con mi MBP. Saludos y sigue así.

  • Gracias por tus trucos/consejos, no dejo de descubrir funciones del mac, de gran utilidad, que desconocía. Además me encanta el diseño del blog: sencillo y elegante, muy maquero. Saludos.

  • maite

    Hola!! ¿Podría algún experto de vosotros ayudarme, por favoooooor?
    Mi problema es el siguiente:

    Cuando voy a exportar un texto de indesign Cs3 a un archivo inCopy el buscador Spotlight no encuentra las carpetas en las que deben ir vinculado este texto. Pero cuando realizo un búsqueda normal, que no sea para exportar, si las encuentra.
    Resumiendo, que al exportar no hace ninguna búsqueda.

    Millones de gracias!! por adelantado. Si alguien tiene la respuesta me haría un gran favor.
    Un abrazo enorme!!

  • ¡Gran post!

    No sabía lo de la búsqueda por fecha. No te acostarás… sin que Berto te enseñe una o dos cosas más.

    Agur!

  • LukA

    Antes que nada, los comentarios me han sido de gran utilidad… gracias. Ahora, tengo una pregunta, soy relativamente nva. en cuanto a Mac, con frecuencia uso spotlight pero de unos dias hacia aca, al momento de intentar utilizarlo, este se queda “pensando”, indicando “indexing…” y tarda en darme la opcion de escribir lo que deseo buscar, alguien me podria decir como puedo hacer que sea rapida la busqueda de nueva cuenta?