Guía rápida: iCal en 5 minutos

Icono iCalEmpiezo con esta entrada dedicada a iCal una serie de artículos bajo el nombre de «Guías rápidas» que pretenden recoger en un solo post algunas de las características clave, ideas o sugerencias para sacarle un mayor partido a la aplicación. También tendrán cabida aplicaciones web, de las que siempre he hablado por aquí y de las que seguiré hablando, porque “valen para todo el mundo”.

Incluiré trucos más conocidos, otros menos, pero también aportaré sugerencias para utilizar la aplicación de un modo más creativo, distinto, así que no sólo están orientadas a los usuarios primerizos sino a cualquier tipo de lector.

Agrupa calendarios relacionados con los “Grupos”

Truquillo especialmente útil cuando tienes muchos calendarios o bien varios que estén relacionados entre sí. Puedes crear un Grupo de calendarios (a modo de carpeta) que incluirá aquellos que tú incluyas. Por ejemplo, el grupo “Personal” puede incluir los calendarios “Casa”, “Vacaciones” o “Familia”.

Para hacerlo fíjate en la parte inferior izquierda, en el botón con el signo + para añadir un calendario. Ahora pulsa la tecla Mayusculas y haz clic sobre él. Verás que ya al pulsar la tecla el icono del botón cambia. Se creará un Grupo para que también podrás poner un nombre personalizado. Arrastra y suelta sobre él aquellos calendarios que quieras agrupar.

Si tienes muchos calendarios, destaca los más importantes

Personalmente no utilizo más de dos o tres calendarios pero mucha gente tiene bastantes más en la barra lateral de su iCal. Tienes varios métodos para destacar un calendario en especial: identificarlo con un color llamativo y distintivo , arrastrarlo hasta lo alto de la lista, ponerle mayúsculas o caracteres identificativos, etc.

Crea Grupos de Calendarios

Agrupar calendarios relacionados facilita el orden y en muchas ocasiones es muy conveniente

Invita por correo electrónico a las personas que van al evento

¿Tienes una comida o un evento de trabajo como una reunión? Si las personas que van a asistir están en tu Agenda, es muy fácil convocarles al evento mediante un correo electrónico. En la barra de menú pulsa en “Ventana” y luego en “Panel de Direcciones”. Verás que se abre una versión “mini” de tu Agenda. Pincha sobre los nombres de las personas y arrástralos sobre el evento de iCal, y cuando ya estén todos, pulsa sobre el botón Enviar.

También lo puedes hacer directamente sobre el evento, al editarlo, pulsando en la opción “Añadir participantes”, pero tendrás que ir introducirlos a mano y recordar sus nombres tal como figuran en tu Agenda. Del otro modo es arrastrar y soltar.

Múltiples lineas en el título de tu Evento

¿Alguna vez has intentado escribir el título de un Evento en varias lineas? Aunque pulses la tecla Enter verás que no consigues saltar a la siguiente línea. Pero hay una forma de hacerlo. Cuando estés editando el título pulsa simultáneamente las teclas Control+Enter y verás que podrás extender el texto en varias lineas, incluso con dobles espacios.

Múltiples lineas en tus Eventos

En algunos casos es bueno disponer de varias lineas en el título de nuestros eventos

¿Cansado del sonido “basso” en tus alarmas? Cámbialo fácil

El sonidito “Basso” es la alarma por defecto que iCal pone a los eventos. Esto ya depende de los gustos, por supuesto, pero personalmente es un sonido que no me agrada nada. Para cambiarlo, por cualquier otro de los de la lista, tienes que abrir el Terminar y ejecutar esta única línea:

defaults write com.apple.iCal Default\ alarm\ sound -string 'nombrenuevo'

Donde pone nombrenuevo tienes que poner el sonido que quieras asignar por defecto: Frog, Glass, Pop, etc. De todos modos, aunque hagas esto, tú en cada evento podrás asignar el sonido que quieras, claro está.

Despiértate cada mañana con iCal y tu canción favorita

Hace unos días veíamos algunas de las aplicaciones más populares para convertir nuestro Mac en un despertador, e intencionadamente dejé fuera de la lista a iCal. Pero por supuesto puedes utilizarlo como despertador o alarma a una hora determinada y hacer que suene tu música favorita.

Crea un evento a la hora a la que te quieras levantar, ponle un texto cualquiera, por ejemplo “¡Despiértate!”, luego en “Repetir” fija los días en los que debe ejecutarse, por ejemplo los días laborabls de la semana. Más abajo verás la opción “alarma”, haz clic sobre ella y en la lista selecciona “Abrir Archivo”, luego sólo tienes que localizar la canción en MP3 con la que quieres despertarte. Y si quieres cambiar de canción puedes crear varios eventos distintos o a días alternos con distintas canciones. (Esto se podría mejorar y complicar ejecutando por ejemplo un Applescript, pero no quiero despistar, eso mejor en otro artículo.)

No te pierdas ni uno de los cumpleaños de tus amigos

Si en tu Agenda (ya estamos viendo que la Agenda-iCal forman un matrimonio bien avenido) llevas el registro de los cumpleaños de tus amigos, compañeros de trabajo o conocidos, hay una forma sencillísima de que te aparezcan en iCal donde podrás verlos con mayor facilidad. Sólo tienes que ir a las Preferencias de iCal y dentro de la sección General marcar la casilla “Mostrar calendario Cumpleaños”.

Utilizar iCal como despertador

Con unos sencillos pasos podemos hacer que iCal nos despierte con nuestra canción favorita

Añade un enlace web en el título de tu evento

Seguramente ya sabrás que puedes añadir cualquier URL a tu evento, por ejemplo con la dirección en Google Maps del sitio donde va a tener una reunión. Pero eso obliga a “meterla dentro” del evento. Si no quieres perder el tiempo haz esto: escribe el título de tu evento, pulsa Control+Enter (como hemos visto anteriormente) para saltar a la siguiente linea, y pon la URL rodeada o encerrada dentro de < >. Así podrás hacer clic y abrir el enlace directamente sobre el calendario, en el título del evento, sin necesidad de abrir el detalle de ese evento para hacer clic.

Silencia las alarmas de un calendario en particular

Puede darse el caso que tengas un calendario con eventos para los que no necesites una alarma (por ejemplo yo tengo uno con las pruebas del mundial de Fórmula 1). En ese caso pulsa con el botón derecho del ratón sobre el calendario y haz clic en “Obtener información”. Luego marca la casilla “Ignorar alarmas” y luego acepta.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Magistral, como siempre.

  • carlos

    Gran articulo!

    Yo recomendaria tambien CaliBrate.
    http://www.woodenbrain.com/products/calibrate/calibrate.html

    Un programa que permite modificar multitud de eventos a la vez en iCal

    Yo lo utilizo junto a BluephoneElite para tener todos mis sms como un calendario en ical

    http://mirasoftware.com/BPE2/

  • Solo añadir que en el antiguo iCal, cuando había contenido en el campo ‘nota’, en el encabezado del evento aparecía un iconito. Este detalle lo han suprimido en el nuevo iCal. Yo en mi caso lo que hago es poner el caracter ‘#’ en ubicación, que es un campo que no utilizo, y así en el encabezado, de un vistazo, se si un evento tiene o no más info en el campo ‘nota’.

    Otro detalle, en el nuevo iCal, o por lo menos desde la 10.5.6, ya que en la anterior no recuerdo que fuera así, cuando un evento dura varias semanas, veréis que en la barra de longitud, cuando entra en el ‘finde’ no llega hasta el domingo. A mi esto me resulta la mar de molesto. Os pasa igual? Existe solución?

    BTW, me parece un post la mar de interesante, como el resto de tus post de productividad :)

    • A mí no me pasa eso que dices con los eventos de más de una semana.

  • Excelente artículo!

    Quizá exceda el alcance de una guía rápida, pero una de las opciones que más uso de iCal es la posibilidad de sincronizar mis calendarios con Google Calendar y así poder consultarlos desde cualquier sitio o dispositivo.
    Para otro artículo? :)

    Enhorabuena otra vez.
    Algernon

    • Chuita

      Y cómo se sincroniza el Google calendar con el ical?. Puedes explicarlo por favor

      • eddie_e65

        Chuita:
        No sé si dejarle a Berto la tarea o prefieras mis explicaciones…pero allá voy !
        Yo baso mi calendário principal en iCal y cuando no estoy en casa o en la ofc. puedo entrar en Google Calendar y colocar el o los eventos que tengo para agendar y después cuando llegue a casa y abro iCal se actualiza automáticamente… cómo? Esto es lo que yo hice: entras en la configuración de tu Google Calendar y al final (abajo) de la configuración te aparece “Dirección Privada” con tres botones, clicas en el botón iCal y te va a dar un link que debes copiar. Luego de esto abres iCal, vas a las preferencias y creas una cuenta. En la descripción pones lo que quieras (google-tu-nombre, ejem.), el username y password va a ser los de tu cuenta de gmail y en server options pegas el link que obtuviste anteriormente…y listo!
        Al cerrar las preferencias automáticamente va a aparecer en la columna de los calendários la suscripción a tu Google Calendar.

        Espero haberte ayudado y Berto disculpa por tomarme la atribución!

        Saludos

        • ruben

          Peor asi, creas un calendario nuevo sincronizado. No sincronizas tus todos tus calendarios??????

        • Una cosa, ese modo solo deja ver en iCal los eventos en el calendario de Google, pero no modificarlos. Para modificarlos aun dependeras del calendario de Google.

      • Hay un software llamado BUSYSYNC (http://busymac.com/) que va de lujo para eso y más.

  • Dabido

    Excelente!! Sencillo directo y útil. Yo no conocía la opción de crear Grupos :-P

  • Excelente este tutorial!

  • Lo de los grupos no lo sabía y me ha venido muy bien. ¡Gracias!

  • djgonzalo

    Lo que no me gusta de iCal, es que no se puedan aragar alarmas a los cumpleaños, está muy bien tenerlos en el iCal pero si no te avisa de cuando son, puedes quedar mal mas de una vez… Alguien conoce algún truco para ello?

    Excelente tutorial.

    • Pues yo no me habia fijado en esa opcion de las preferencias que refiere Berto. En mi lugar usaria a “Birthday – Milestone Reminder”, que permite importar los cumpleaños en un nuevo calendario. Se importan como eventos, por tanto te sonaran llegado la hora que le especifiques para ese efecto cuando haces el proceso de exportacion desde la utilidad.

      Para ese tipo de utilidades hay muchos, incluso completamente gratis, pero Birthday fue el que mas me gusto de los que probe. Es de pago (US$6.00) y lo puedes revisar aqui:

      http://www.micheldalal.com/sw/macosx/br/

  • Todos los tipos de eventos están accesibles en el menú ‘archivo’ de iCal; quiero decir, nadie más había visitado ese desplegable? :P

  • sonlakor

    ¡Gran entrada! Había trucos que conocía y otros que no, habrá que echarle un vistazo más profundo a iCal a ver si le sacamos más partido.

  • El problema es meter los cumpleaños uno a uno en agenda, sabéis como sincronizar agenda con facebook para que lo haga automaticamente?

    • eddie_e65

      Abelpayne:
      La agenda de Facebook no se sincroniza automáticamente hasta donde yo tengo conocimiento. Yo uso una aplicación del facebook llamada “Birthday Exporter” que recopila todoas los cumpleaños de tus amigos registrados y genera un archivo .ics que puedes luego importar para iCal.

      Cada cierto tiempo, dependiendo de la cantidad de amigos que haya incorporado, genero un archivo y actualizo en iCal

      La aplicación la consigues aqui:
      http://www.facebook.com/apps/application.php?sid=88f7c5a0cc3f02d6497dfc63398fd53c&id=2444662219&ref=search

      • y existe ese programa pero para tuenti?

  • Pingback: iCal en 5 mins « TrauMac()

  • Edu

    Realmente no conocía lo de los grupos de calendarios y esto realmente me preocupa en el sentido de que como dice Alvaro´C no he mirado las opciones de las que disponía.
    Una cosa de la que me doy cuenta y que creo que Berto ha comentado en más de una ocasión es que nos empeñamos en instalar aplicaciones para todo tipo de tareas y realmente no conocemos a fondo las aplicaciones que tenemos.
    Hace unas semanas hice limpieza de mi carpeta aplicaciones y dejé sólo las realmente imprescindibles para mí con el fin de intentar conocer más a fondo sus posibilidades.
    Creo que muchos todavía arrastramos la mentalidad Windows (sin generalizar claro) y la hemos trasladado a Mac, con esto me refiero a que buscas una aplicación para hacer cualquier bobada pero te das cuenta de que esa aplicación es de pago, bueno no pasa nada, a los cinco minutos de buscar por internet ya la tienes registrada haces tú bobada y se queda en el disco duro en el olvido.
    ¿Quién no ha tenido Photoshop, por poner un ejemplo, instalado en su ordenador para hacer algo que realmente hace un uso del 1% de las posibilidades de la aplicación?

    Si que es verdad que muchas veces la falta de tiempo para aprender a usar bien una aplicación nos hace tomar la solución más fácil pero yo al menos me he propuesto conocer más a fondo las aplicaciones por las que he pagado y si no puedo pagar por ella buscar una alternativa gratuita.

  • Nemsis

    Exquisito articulo .Esperamos mas con ganas

    Yo me reafirmo en mi peticion desde el otro lado del mundo : Para cuando un screencast del genio de berto de evernote .(Lo escribo sonriendo , se que es complicado )

    Gracias berto por tu ayuda y por animarnos en nuestra vida con tus articulos de productividad .Eres una persona muy creativa y con un buen corazon y yo no fallo en mis lecturas .

    Ok.Bye

    • Yo me sumo a ese screencast sobre Evernote.
      Lo instalé el otro día de tanto oír hablar de él y tras ver tantos artículos en este blog pero no tengo muy claro por donde empezar.

      Esta guía rápida me ha encantado. Hay cosas que ya sabía y cosas que no. Le auguro un gran éxito a esta sección.

      Un saludo, y muchas gracias por descubrirnos tantas cosas.

  • eddie_e65

    Excelente artículo de iCal !…uno todos los días aprende algo nuevo!

    ThinkWasabi me tiene siempre atento al NetNewsWire y a Twitter para saber cuando se publica una nueva nota…que siempre son interesantes y enriquecedoras.

    Quería dar un aporte más y para eso pongo como ejemplo mi caso. Para poder tener la agenda sincronizada entre el Mac del trabajo y el Mac de mi casa abrí una cuenta en iCal Exchange (http://www.icalx.com/), un sitio de registro y uso gratuito, donde almaceno mis calendários y los suscribo desde casa y desde el trabajo (también los puedo compartir). De esta manera consigo siempre mantener mi agenda en iCal actualizada. Si estoy en la calle y puedo acceder a internet desde un computador público (o prestado), registro mis eventos en Google Calendar y ya quedan sincronizados tanto en casa como en el trabajo también. Sólo me bastó suscribirme desde iCal a mi Google Calendar tal y como expliqué más arriba a “Chuita”.

    Saludos!…y me coloco en la fila de espera del próximo nuevo artículo

    • Javierso

      muchas gracias. Pero estoy intentando hacerlo y el ical me da este error

      HTTP/1.1 500 Internal Server Error
      Me puedes ayudar?

  • Algunos tips muy interesantes que no conocia de iCal, me gusta la manera en que trabajan juntos esta app y la agenda, son dos programas que vienen incluidos en nuestros macs y que muy poca gente lo usamos.

    Me encanta la nueva idea del blog “utilidades y productividad”

  • Gracias por tu trabajo.
    Yo quería preguntar sobre la opción de poder sincronizar las tareas de Mail con Ical. Lei una vez que sobre una tarea generada en Mail, poniendo las fechas y el asunto del que se trata, esta se sincroniza directamente con Ical.

    Lo he intentado de todas formas posibles pero no hay manera. Sería muy interesante por que asi sobre un email que mandas a alguien para alguna tarea te hace una entrada en Ical con el recordatorio.

    Gracias

    • Nunca lo he hecho, la verdad. Investigaré a ver.

    • Hola moski,
      Lo que te permite Mail es crear una cita rápidamente desde un correo que has recibido.

      Para eso, debe existir una fecha en el texto del correo. Valen fechas como “lunes”, “18 de Mayo a las 16:00”, etc. SI pasas el puntero del ratón por encima de una de esas fechas, verás que se “enmarca” y aparece un triángulo al final de la fecha. Pulsa con el ratón y te dará la opción de crear una nueva entrada en iCal. Usará la fecha y hora del correo para anotar la cita y el título del correo servirá como título de la cita.
      Muy sencillo y muy útil :)

    • ooops! Me parece que contesté a una cosa que no era lo que preguntabas… te referías a tareas y no a correos :-o
      LO siento, pero lo de las tareas de Mail en iCal tampoco me funciona…
      Sorry

  • Genial la guia! Me ha servido para aprender algunas cosillas que no conocia, lo mejor lo de los grupos

    ¿Alguien sabe alguna página donde poder encontrar calendarios compartidos?

    Saludos!

  • Javierso

    Berto, muchick Silveras gracias por descubrirme Quick Silver. Estoy alucinado y encantado. Pero bueno, mi pregunta venía porque cuando hago una entrada de evento al Ical a través de Quick Silver, las opciones de calendario que me salen en el tercer tab, son de calendarios que ya borré y no me salen los actuales calendarios. ¿Sabes por qué y cómo solucionarlo?. ¿alguien me puede ayudar?
    Muchas gracias.

  • Me encanta la pareja que hacen Agenda e iCal, con buenos amigos como Mail. Y con el iPhone ya ni te cuento. Es fácil llevarlo todo organizado con tan buen software. Buena guía.

  • chuache

    Berto, eres un crack eso lo primero..
    Sigo tus pasos y me he encontrado con un problema, cuando sincronizo things con ical no consigo que las tareas con una fecha determinada me aparezcan en ical en su día, sin embargo me aparecen todas en una lista ToDo.
    como puedo solucionarlo?
    gracias por anticipado

    • Es algo que no tengo muy mirado, la verdad, pero creo que tiene que ser así. Todo lo de Things va a los ToDo :S

  • didaquis

    la verdad es que en mac nunca he usado ical y hace días que lo miro de reojo… poco a poco me voy acostumbrando a usar las aplicaciones de mac (mai, agenda, etc), pero ical esta aun pendiente.
    yo normalmente uso un calendario de papel donde apunto cumpleaños y aniversarios de fechas importantes en mi vida.

    mi pregunta es, ¿puedo en ical crear un calendario donde cada año me aparezcan estos cumpleaños y esa fechas importantes que quiero recordar?
    ¿como debería hacerlo? he visto que en el menu preferencias tengo activado “mostrar calendario cumpleaños”. ¿significa eso que he de marcar esos días especiales que quiero recordar como si fueran un cumpleaños?

  • didaquis

    por cierto, ¿que diferencia hay entre crear un evento y una tarea a efectos prácticos?

    gracias compañeros

  • Leti

    Vale, soy demasiado torpe o esto es muy complicado.

    ¿Cómo puedo cambiar los minutos en las citas?

    Es que está puesto todo a y 20 y no se puede cambiar. Por ejemplo, si quiero poner algo a las 17:00, solamente puedo ponerlo a las 17:20.

    Y así todo. ¿Sólo me pasa a mí?

    Otra pregunta: para que funcione la alarma, ¿tiene que estar el portátil encendido?

    Espero vuestras respuestaaaas, gracias!!!!!