GTDFácil: las 4 claves de “Procesar”

GTD ProcesarSeguimos con nuestro pequeño recorrido por algunas de claves más importantes de cada una de las fases del GTD. En esta ocasión vamos la segunda, Procesar. La idea de estas pequeñas guías es ayudarnos a identificar esos detalles que hacen que el método funcione y verdaderamente te sirva para organizarte mejor y con menos esfuerzo.

El GTD tiene un gran armazón pero infinidad de matices y particularidades que lo hacen muy potente. Tiempo habrá para que lo adaptes y desarrolles a tus necesidades concretas, pero es muy importante tener claros los “grandes conceptos” para garantizar mínimamente que te vaya a funcionar.

1Procesa por completo tu Inbox

Tanto si tienes cinco como veinte tareas en tu Bandeja de Entrada, es muy importante que lo proceses todo de una vez y vacíes por completo tu Inbox. Es por ello que sea muy conveniente fijar un momento del día en que sepas que puedes y que vas a hacerlo por completo y “de un tirón”.

No digas: “bueno, proceso ahora unas pocas tareas y luego después de comer sigo con ello”. Si bien no estás manejando secretos militares, sólo tus tareas, el modo en el que las empieces a tratar y gestionar determinará en buena medida el éxito con el que las completes. Trátalas bien desde el principio, procesa de un tirón y vacía tu Bandeja de Entrada.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso hará que el método sea una ayuda real y no una carga.

2Procesa ágil, toma decisiones rápidas

¿Hay que archivar esta tarea? ¿Hay que delegarla o asignarla a un proyecto en concreto? Te hagas las preguntas que te hagas en esta fase trata de que sea un proceso ágil y rápido. Tú conoces mejor que nadie la naturaleza y urgencia de esa tarea y tomar la decisión de qué hacer con ella tiene que ser un proceso muy dinámico. No estás decidiendo el menú para tu banquete de bodas.

Recuerda la importancia de hacer que todas las fases del GTD sean muy ágiles, eso evitará que caigas en el tedio de “vaya, ahora toca ponerme a procesar” y harás que el método sea una ayuda real y no una pesada carga.

3Aíslate de las distracciones

Mucha gente piensa que procesar tareas en GTD es el equivalente a pegar sobres con la lengua, algo que apenas requiere atención y que se puede hacer de cualquier manera. Es justo lo contrario.

Que haya que hacerlo de forma ágil, dinámica y de un tirón no quiere decir que no haya que poner todo de nuestra parte para hacerlo bien. En el momento del Procesado aíslate de todo, elimina cualquier foco de distracciones y conjúrate para hacerlo totalmente concentrado. Con ese nivel de atención verás que decidir qué hacer con tal o cual tarea te resultará mucho más sencillo y sin duda vaciarás antes tu Bandeja de Entrada.

La «Regla de los 2 minutos» es una de las grandes responsables de que podamos decir cosas como “ahora los días me cunden más”.

4Practica la «Regla de los 2 minutos»

En el artículo anterior de esta mini serie te planteaba la posibilidad de utilizar esta regla siempre que te sea posible, y no sólo en la fase de Procesado. David Allen propone practicarla únicamente en este momento pero al menos en mi experiencia he comprobado que, en tanto en cuanto no entorpezca una tarea importante y dispongamos de ese minuto y medio o dos minutos, claro, podemos ejecutarla cuando lo necesitemos.

A mi juicio es una de las mayores aportaciones del método a la Productividad en general y desde luego no tienes que utilizar el GTD para ponerla en práctica y beneficiarte de sus resultados. Es uno de los pequeños-grandes secretos de la Productividad diaria y en buena medida uno de los principales responsables de que podamos decir cosas como “ahora los días me cunden más”.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • rauldm

    eso necesito yo..que los días me cundan mas…gracias por el artículo Berto…como siempre genial! Sigue así

  • A mi el método GTD en general me viene un poco grande, no tengo una gran cantidad de tareas y ademas normalmente se repiten; pero desde luego la regla de los 2 minutos es algo que ha mejorado enormemente mi productividad sobre todo en la gestión de emails.

  • Procesar, como dices, la carpeta inbox y verla vacia es un gran motivador que alegra el principio o el final del día y que lleva a hacer más :-)

  • Hola Berto, una pregunta.
    ¿También es importante elegir y organizar el/los momento/os del día para realizar ciertas cosas, no? Por ejemplo: Si consigo procesar el inbox, pero acto seguido proceso el correo que ya genera entradas al inbox; no he conseguido mi objetivo? o lo dejo para el siguiente turno de procesado del inbox?.
    Gracias.
    Saludos

    • Sí, puedes elegir el mejor momento para el Procesado pero también es inevitable que, una vez terminada esa fase, surjan nuevas tareas. Simplemente recopílalas y para el siguiente turno.

  • La pregunta sería como Aíslarme de las distracciones, si tenemos mensajeria, mail, telefono, clientes, tareas de 2 minutos que se cruzan jeje.. es dificil lograrlo.

    Excelente artículo gracias!

    • Sí que es difícil. Hay momentos del día donde toda esa actividad no es tan insufrible: a prima hora de la mañana, antes de comer, a última hora… Estudia un poco tu día, elimina las distracciones que sí están en tu mano y elige un momento donde puedas hacerlo del tirón.

  • tao

    Gracias TW, yo aun no practico GTD, (estoy esperando a poder hacerlo minimamente bien!) pero solo aplicando la regla de los 2 minutos ya me ha cambiado bastante algunas malas prácticas.
    Tambien el inbox vacio, en mi caso de los mails (me da una sensacion de liviandad muy grata)
    Creo que el secreto de GTD es aplicarlo con frescura, con naturalidad, con flexibilidad (aun manteniendo su estructura básica).
    Aplicando una regla TAO, “no hay nada mas resitente que lo que es flexible y no rigido!”

  • Ale

    Berto, tus articulos realmente me encantan y me estan ayudando mucho en el dia a dia, pero con este articulo me han surgido dudas basicas que a veces nos planteamos. Cuando hablas de “procesar la bandeja de entrada” , estas hablando de mover esas tareas haacia sitios concretos sea por ejemplo la seccion de planificado, o proyectos o simplemente las tareas de hoy o bien te refieres a realmente HACER las tareas que tienes en tu bandeja? Gracias! Espero que no haya aido muy dificil de entender, a veces la palabra no es lo mio! Un saludo

    • Gracias Ale, me alegro mucho que te estén ayudando.

      Al “Procesar” estamos decidiendo qué hacer con esa tarea: hacerla (si se puede hacer en menos de dos minutos), delegarla, archivarla… Es en la fase de “Organizar”, que mucha gente hace justo después, cuando asignas a cada proyecto. Si tienes unos minutos échale un ojo a este vídeo donde lo explico más claramente.