En el primer screencast que le dediqué al GTD describí y expliqué cuáles eran las cuatro fases sobre las que se estructuraba el método. Si has leído ya el libro te habrá llamado la atención esto porque realmente el método tiene cinco fases, no cuatro.
Intencionadamente excluí la quinta fase, «Hacer», porque preferí centrarme en las cuatro primeras desde luego bastante más desconocidas. A la hora de «hacer» generalmente cualquier persona entiende de qué estamos hablando de ahí que en mi presentación incidiera en las cuatro primeras fases bastante más inéditas para la mayoría de las personas.
Y aunque entonces no hablé de esta quinta fase ahora le dedico este artículo con el que aprovecho para cerrar —de momento— la serie dedicada a GTD Fácil.
La verdad es que en esta fase siempre he ido por libre y me he montado mis propias reglas tomando ideas de aquí, de allí y de mi propia experiencia, así que las cuatro claves que voy a proponerte a continuación es posible que no sean del GTD propiamente dichas.
No pierdas de vista algo crucial: todo, absolutamente todo el resto del método, el libro, los cientos de blogs de GTD, los miles de artículos, las fases, la aplicación que utilices, los minutos dedicados a recopilar, procesar, ordenar y revisar, sólo tienen un único objetivo: mover el culo y hacer y terminar las tareas que un día anotamos en nuestro Inbox.
1Planifica y cuida las Tareas Clave
Lo que yo llamo el «yo diario», es decir, nuestro nivel de energía, atención y capacidad de concentración, es algo finito y sumamente valioso y delicado. A lo largo del día se va consumiendo con el trabajo pero también con la cantidad de chorradas y trivialidades a las que destinamos nuestra vitalidad.
Ya he hablado en más de una ocasión de la importancia capital de las Tareas Clave y de la necesidad de situarlas en momentos álgidos del día donde nuestro yo diario esté, si no a tope, al menos en las mejores condiciones posibles.
Generalmente en tu día encontrarás dos o tres grandes actividades/tareas que, si puedes, debes colocar (HACER) en momentos «estratégicos». Puede ser una reunión, una presentación, el diseño de un logo, estudiar quince páginas, terminar una hoja de cálculo, preparar una charla, etc. Asegúrate de hacerlo siempre en momentos que cumplan al menos estos tres requisitos:
- Que tus niveles de motivación y energía sean más elevados.
- Que puedas aislarte de distracciones y concentrarte al 100%.
- Que seas capaz de completarlas «de un tirón» sin dejarlas a medias.
Cuida todo lo que puedas dónde colocas las Tareas Clave porque son esas grandes «rocas» las que marcan la diferencia de verdad. Una gran idea es empezar el día SIEMPRE con una Tarea Clave. A mí personalmente me funciona muy bien. Recuerda, las Tareas Clave son las que de verdad van a tener un impacto positivo y duradero en tu trabajo de modo que pon lo mejor de ti en ellas. Lo demás, simplemente hazlo.
Las Tareas Clave van a tener un impacto positivo y duradero en tu trabajo de modo que pon lo mejor de ti en ellas. Lo demás, simplemente hazlo.
2Planifica las tareas menores y repetitivas
Además de las Tareas Clave, dentro de tu lista «Próximo» encontrarás sin duda otras muchas tareas menores que no requieren el mismo grado de compromiso, talento y empuje que las primeras. Asimismo, si analizas mínimamente tu día a día encontrarás una serie de tareas repetitivas y rutinarias que generalmente comparten una serie de rasgos:
- Hay que hacerlas o las vas a hacer sí o sí todos los días.
- Exigen un nivel bastante más bajo de atención y energía.
- Como sabemos que las tenemos que hacer son las primeras que hacemos.
Despachar el Email, leer feeds o periódicos o blogs, comprobar estadísticas de visitas son algunos ejemplos comunes pero a poco que observes un día tuyo encontrarás sin dificultad otras muchas actividades similares.
En función de la importancia que jueguen en tu trabajo/vida, puedes y debes situar tanto las tareas menores como las repetitivas en momentos estratégicos del día, donde tú y tu entorno estéis más en consonancia con la relevancia real de esa tarea. Por ejemplo yo nunca leo feeds al comenzar el día, sino cuando estoy concluyendo la jornada. Decidir dónde y cómo hacer estas pequeñas «rocas» resulta determinante a la hora de despejar el camino para las más importantes y para dedicarles su justa energía.
Recuerda la máxima que siempre repito en casi todos mis artículos: la productividad es cuestión de elegir bien.
3Antes de empezar mira la «foto de tus tareas»
Yo actualmente no manejo un gran número de tareas al día pero aun así me gusta ver por adelantado lo que me espera al día siguiente. Visualizar, sólo durante medio minuto, la «foto de las tareas» de mañana es algo que te animo a hacer desde hoy mismo y que resulta muy importante a la hora de hacerlas.
Es un ejercicio muy rápido que pondrá en alerta tus sentidos productivos y te evitará encontrarte con sorpresas. Sabrás qué hay por delante, qué tarea vas a colocar en primer lugar y qué otras irán en otros momentos. El estar encima de tus tareas, lejos de generar ansiedad o estrés, te predispondrá positivamente a hacer esa tarea: sabrás qué es, qué va a requerir, su dimensión y antes de empezar el día ya estarás preparado.
4Si es necesario sáltate la planificación
Mucha gente cree, erróneamente, que planificar es sinónimo de rigidez y plan de trabajo robótico-prefabricado. En absoluto. La carpeta «Próximo» y el haber identificado y situado las dos o tres Tareas Claves y las actividades rutinarias del día te dan un mapa de acción, una ruta que debemos seguir pero que no hay que seguir, en modo alguno es inalterable.
Eres tú quien, con tu juicio productivo y valorando las circunstancias tuyas y de tu entorno, ha de modificar esa ruta siempre con un único fin en mente: hacer las tareas.
Hay miles de circunstancias que nos pueden hacer variar el plan… ¡y no pasa nada! Somos nosotros los que debemos alterarlo, moviendo una tarea delante de otra, posponiéndola —ojo, no procrastinando— en función del entorno, los medios o nosotros mismos. La planificación del método delimita las tareas para saber qué hay que hacer y cuándo, pero en tanto tengas libertad para ello, tú puedes mover las fichas en función de:
- El estado de tu «yo diario»: tu energía, concentración, tiempo…
- Cancelaciones, retrasos o demoras en la entrega de algún material.
- Tiempo físico para hacer y concluir la tarea (dispones de menos o de más minutos).
- El entorno se ha vuelto «hostil» o bien favorable (por ejemplo unos minutos de inusual silencio en la oficina)
Recuerda la máxima que siempre repito en casi todos mis artículos: la productividad es cuestión de elegir bien… en cada momento, valora y elige pensando en terminar la tarea en función de su prioridad (que no urgencia), tiempo, energías e impacto real que tendrá en tus objetivos.
Al planificar tenemos una ruta que debemos seguir pero que no hay que seguir, en modo alguno es inalterable.
5Bonus: hacer, hacer y hacer
Aun a riesgo de resultar cansino vuelvo a apuntar el último y único objetivo de cualquier método de organización, incluido el GTD: HACER.
De verdad que es más fácil de decir que de llevarlo a cabo. Todos, sobre el papel, estamos comprometidos y nos conjuramos para completar nuestras tareas, pero en muchos momentos del día nuestros malos hábitos doblegan esa voluntad. En ese sentido te animo a repescar y releer pausadamente un artículo que escribí hace bastante poco y que creo contiene alguno de los ingredientes fundamentales para encontrar ese empujón definitivo: 5 pasos para completar tus tareas.