GTD fácil (I)

GTD Fácil

…Al menos voy a intentar que sea fácil :-) Empiezo aquí una serie de, en principio tres entradas, para explicar qué es la metodología GTD y cómo podemos organizarnos eficazmente y de un modo sencillo, para hacer todas las tareas que tenemos que completar tanto en el ámbito profesional como personal.

En este primer post voy a describirlo de forma general, dar algunas pistas y desterrar algunos mitos. En el segundo, seguramente un screencast :-) explicaré cómo se trabaja con GTD, la metodología. Y en la última entrada comentaré cómo hacer GTD con algunas de las herramientas o webs gratuitas, sin necesidad de irnos a un Things o un Omnifocus. Bueno, arranco…

¿Qué es y para qué sirve?
GTD como seguramente sabes ya son las siglas de “Getting Things Done”. Es un método desarrollado y difundido mundialmente por David Allen que permite recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro día a día y gestionarlas de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto sin agobios. “¡Eso es imposible!”, pensará alguno. Bueno, tal vez, pero eso mejor decirlo al final, tras descubrir cómo es y cómo lo hace.

Es posible también que incluso hayas leído el libro ya e intentado repetidas veces integrar el GTD en tu flujo de trabajo y al final te hayas dado por vencido. “El GTD no es para mí”. Conozco gente a la que le ha ocurrido. No voy a intentar haceros comulgar con ruedas de molino. Cada uno evidentemente tiene su metodología de trabajo pero esta funciona tan bien que millones de personas la utilizamos en el mundo y te puedo decir que, si lo haces bien, hay un antes y un después en la gestión de tus tareas. En serio.

¿Qué necesito para empezar?
Lo primero es conocer la “metodología” (lo veremos en el siguiente capítulo). Para conseguir un éxito total en la gestión de tareas es TOTALMENTE IMPRESCINDIBLE seguir los pasos planteados por David Allen, sin saltarse ninguno y ni intentar acortar este o el otro. Esa mínima disciplina, a la que lleva un poco de tiempo adaptarse, todo sea dicho, es el pequeño precio que hay que pagar para conseguir hacer todas tus tareas sin agobios y sin saltarte ni una.

Pero yo es que ya tengo iCal y una lista de tareas en un widget
No vale. Así de rotundo. El GTD no tiene nada que ver con “las listas de tareas” donde yo pongo arriba lo más importante y más abajo lo que puedo hacer otro día. Así trabajábamos todos antes de descubrir el GTD… y así nos iba: no dábamos a basto y se nos escapaban muchas cosas. Yo iCal lo utilizo sólo para agendar reuniones o citas, con clientes, con el médico… o un viaje. Pero NO para organizar las tareas de mi trabajo, de mi casa, de mis viajes… de mi vida en general.

¿Qué software voy a necesitar entonces?
Para hacer GTD en realidad no se necesita software. Bastaría con una hoja de papel, así de sencillo. Lo que ocurre es que siempre es mucho más eficiente y productivo hacerlo con tu ordenador, porque muchos de los proyectos y tareas aparecen además en ese entorno (te envían un correo, ves varios errores a corregir en tu código, en una página web encuentras información para un trabajo o tu tesis, etc).

Vale, entonces Things u Omnifocus, ¿verdad?
En absoluto. Esas dos aplicaciones (de pago) son formidables y han nacido única y exclusivamente para ayudarnos a gestionar nuestras tareas en un entorno GTD… pero ni mucho menos son las únicas alternativas. Lo veremos en profundidad en el tercer post de esta miniserie, pero hay muchas alternativas, muy buenas, muy válidas y además gratuitas: tu aplicación de correo, Gmail, Evernote, Ta-Da, iGTD, entre otras muchas alternativas.

He oído hablar alguna vez sobre el “Inbox Zero”
Está directamente relacionado con la metodología GTD y su objetivo es evitar la acumulación masiva de correos en nuestra Bandeja de Entrada. Algunos, por su trabajo, tienen muy complicado el tenerla siempre “a cero”, pero con el GTD evitarás la acumulación indiscriminada y sobre todo que se te pasen las cosas. Procesarás (gestionarás) correos más rápidamente y sobre todo más eficientemente.

¿Y desde el móvil?
En absoluto es necesario gestionar tu GTD también desde el móvil… pero ayuda mucho. La posibilidad de añadir, mover o completar tareas o proyectos “desde la calle” te ahorrará tiempo y redundará en tu productividad, pero si vas a empezar con esto del GTD, te recomiendo hacerlo paso a paso y no dar (todavía) el salto al móvil. Yo, por ejemplo, utilizo Things en mis Macs pero no tengo Things en mi iPhone.

Mitos o creencias erróneas sobre el GTD

  • “Es peor el remedio que la enfermedad… habituarse al sistema GTD es un dolor de cabeza”. En absoluto. Como digo hay que ceñirse a una estricta disciplina a la hora de añadir y gestionar tus tareas, pero una vez aprendida (tampoco es para tanto, caramba), todo es mucho más fácil de lo que parece.
  • “Conozco gente que lo ha intentado y ha vuelto a sus sistema de listas tradicionales”. Seguramente porque no lo han hecho bien. Como digo el éxito de este método reside en procesar y completar todos y cada uno de los pasos que tiene. Sin atajos.
  • “Todo lo que he visto por ahí está en inglés”. Es cierto que la información y artículos más jugosos están en inglés, porque es cierto que este método, que nació en aquellos Estados Unidos, ha tenido más éxito (millones de “seguidores”) entre los anglosajones en primer lugar. Y poco a poco está despegando (con fuerza) entre la comunidad hispanohablante. De ahí por ejemplo que haya empezado esta serie de artículos.
  • Me interesa… cómo puedo ampliar información
    En primer lugar te remitiría a mi segundo artículo-screencast, donde intentaré explicar paso a paso la metodología, en pantalla y con ejemplos prácticos “cómo se hace”, pero si quieres ir adelantando el camino ahí van algunas propuestas:

    • Wikipedia.- Buen artículo sobre el sistema GTD.
    • Presentación sobre Things y GTD. Muy elaborada y bien explicada de la mano de de Emilcar.
    • Screencast “Herramientas GTD”. Hecho por Salva Castro para Applesfera lo encontrarás aquí.
    • El libro de David Allen. Si quieres meterte a fondo, te lo recomiendo al 100%. En serio, es una gozada. Está traducido al castellano aunque me consta que se ha ido agotando en muchos sitios. En España y Latinoamérica lo han publicado bajo el título Organízate con Eficacia. Lo he visto en La Casa del Libro, que aunque tienen un pésimo servicio y organización, bueno, al menos lo tienen.

    No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

PEPE - 14 marzo 2009

Muchas gracias por tu esfuerzo!!! estoy muy interesado en este artículo!!!!
sigue así Berto!!

eltercero - 14 marzo 2009

Debo confesor que yo lo he intentado pero nunca he acabado haciéndolo. Espero con mucho interés el resto de artículos : )

Morpheo - 14 marzo 2009

Genial Berto, porque siempre que te leo hablas de lo organizado que eres con este método y siempre tuve curiosidad por saber qué tal funciona.

Y si es gracias a un experto como tu, pues mejor.

Cuélebre - 14 marzo 2009

Gracias y muy interesante estas entradas.
De nuevo gracias por compartir.

Un saludo a tod@s.

David - 14 marzo 2009

Sensacional! Me parece un acierto el especial, ya que me resultará del todo útil, sobre todo para aquellas personas que nos hallamos en perpétuo cambio, en proceso de remodelar o ajustar nuestros habitos vitales…
En fin, que lo voy ha compartir con todos mis socios, familiares (mi hermano y yo, como guionistas del “Caos” nos vendrá bien)…

Sigue así Berto, que lo estás haciendo bien, muy bien, muy bieeeen….

a!ex - 14 marzo 2009

me uno a los que no lo han conseguido implementar del todo, pero simplemente con la “regla de los 2 minutos” (creo que eran 2) se adelanta bastante ^^

Fran - 14 marzo 2009

Perfecto!! estava esperando algo así, muchas gracias.

el peaton - 14 marzo 2009

A mi sumarme al grupo “Pero yo es que ya tengo iCal…” :-)
Pero si lo que cuentas es cierto, estoy abierto a cambiar de opinion. No puedo esperar a ver el screencast!! :-)

Jeroen Sangers - 14 marzo 2009

Estoy muy interesado en tus futuros artículos sobre GTD. Desafortunadamente se ha agotado el libro en la mayoría de los librerias, pero el editor ya está preparando una nueva edición.

Jose Miguel Bolivar - 14 marzo 2009

Me ha llamado mucho la atención el título de tu post, porque de GTD podría decir un montón de cosas positivas pero al menos para mí no ha sido fácil ponerlo en práctica.

Me tuve que leer tres veces el libro (una en inglés y dos en castellano) y me costó tres o cuatro intentos conseguir implantarlo con éxito.

Eso sí, desde entonces mi vida a cambiado gracias a que he aumentado mi productividad entre un 30% y un 40%.

Espero por tanto impaciente los restantes artículos.

Enhorabuena por la iniciativa.

JM

Patricio Larrain - 14 marzo 2009

Antes de GTD yo era otra persona, estaba estresado, terminaba el día y pensaba que había hecho mil cosas pero que todavía las importantes seguían molestando, etc, etc, etc.

Conocí GTD gracias a mi jefe y junto a el y otros compañeros de trabajo comenzamos a utilizar el método con un software de la nube llamado “Toodledoo”.

Felicitaciones, claramente mi articulo no será como el tuyo pero hice en su minuto mi aporte…

http://blog.netline.cl/patricio/?p=16

Cristo - 14 marzo 2009

Estaremos atentos a la salida de ese Screencast, muy interesante el Tema, yo tengo Omnifocus, tanto en el Mac como en el iPhone, me han salido una pasta pero creo que son muy útiles, ahora hay que aplicar el método.

Jaco - 14 marzo 2009

SIempre quise aprender a usar Things, pero no tenía muy claro ni el método ni el objetivo.
Ansioso espero el screencast.
Un saludo

elrube - 14 marzo 2009

muuuuuuuuy interesante. empez,e hace muy poquito con esto del GTD…y ya me vino una pregunta…Thıngs o evernote???

creo que anıadire una nota al respecto para discutirlo…hehe
esperam,s ese screencast.
muchas gracias.

Ricardo Loría - 15 marzo 2009

@elrube pues es que una cosa son el ical (para agendar eventos o citas), otra things (para organizar, recordar y cumplir tareas) y otra evernote (un banco de almacenamiento de información y datos) y las tres se complementan y puedes estar al tanto de varios proyectos de mayor complejjidad y cumpir todos los pendientes a la fecha. y pues si, heramientas hay muchas a mi me gusta things porque estéticamente me encanta. je. pero cada quien puede escojer la que mas le acomode.

Por cierto dr. wasabi excelente rejuvenecimiento de think wasabi con estos posts! ;)

jose - 15 marzo 2009

Yo no sé si lo voy a utilizar o no pero, si tengo interés en descubrir a que se aplica, y como funciona. Soy bastante desordenado y poco constante así que no sé si este método vale para mi. Aparte de eso, tengo curiosidad por ver como se puede encajar esta “organización” en la vida diaria particular.
En fin, esperando tu nuevo screencast con gran interés. Si es tan bueno como el de Quicksilver, será para enmarcar.
Un abrazo

rubdottocom - 15 marzo 2009

A la espera de la trilogía ;-)

toni - 15 marzo 2009

Hola
espero ansioso el screen….y también piensa en hacer uno de evernote! el de quicksilver me ayudo para al fin entender bien el programa y por muy buenos que sean tus articulos es muy dificil competir con un screen…. :)

Diego - 15 marzo 2009

Berto, date prisa para publicar los otros 2 ;-) porque he decidido ponerme con esto ya. Últimamente tengo la impresión de hacer mucho, pero no hago nada.

Gracias!!

elrube - 15 marzo 2009

@Ricardo Loría muchas gracias por la aclaración.

Gerardo - 16 marzo 2009

Muchas gracias Berto sigue asi!!!

Macmevalen - 16 marzo 2009

Hola Berto, he descubierto tu blog, te felicito por el rigor y la capacidad de síntesis, que logras que convivan con una fantástica sencillez y naturalidad, voy a seguirte aquí y en tu twitter. Tengo una pregunta: ¿podrías decirme que contextos usas tu? yo me lío y me lío y al final he elaborado tal complejidad de contextos que no los uso, jejejeje, perfeccionista que he salido.

Joan Planas - 17 marzo 2009

Conocí tu blog gracias al screencast de Quicksilver y estoy contentísimo de tener tu rrs en el reader, muchas gracias por compartir.

Hace poco empecé a probar things, ya leí información sobre GTD pero no tengo muy claro como hacerlo bien, seguramente me ayudes a que no sea de los que al final dijo “El GTD no es para mí”

PEPE - 17 marzo 2009

Estoy muy ansioso de ver el siguiente articulo!!!

pnavais - 17 marzo 2009

Aunque pueda sonar como un anuncio de teletienda, mi vida makera cambio a raíz del screencast de Quicksilver y descubir este magnífico blog.Ahora sé que Berto Pena estará sentado a la derecha de Zinedine Zidane, Michael Jordan y Clint Eastwood en mi olimpo de los dioses particular :).
Quedo a la espera del screencast de Things con más ansiedad que Dolores Vázquez viendo cadena perpetua.

Muchas gracias por todo el curro que te pegas para ofrecernos este magnífico blog.

Dr. Wasabi - 17 marzo 2009

@pnavais jajajaja qué crack eres! Gracias a ti por pasarte por aquí y leer el blog. Ésa es un poco la idea, dar recetas que puedan servir a la gente a mejorar su productividad y trabajo con el Mac. Y si lo consigo… pues genial!!

Valen - 18 marzo 2009

Una de las cosas que mas me gusta de tu blog es que precisamente muestras como trabajas cada dia aportando ideas que pueden ser utiles a la gente.

Espero ansioso ver como aplicas GTD. Por cierto alguna otra alternativa para hacerme con el libro en castellano, lo he pedido a la casa del libro pero en el estado aparece Pedido a Editorial y por lo visto esta agotado.

Dr. Wasabi - 18 marzo 2009

@Valen parece que está agotado en medio planeta :S

Sí que lo hay en algunas tiendas online, vía Amazon, pero parece que a precios bastante altos. Mira aquí y aquí

    Carmen - 22 abril 2009

    Hola,

    aunque aparece como disponible en las páginas de Amazon y la Casa del Libro no lo tienen en ninguno de los dos sitios. Yo lo he tenido encargado en ambos desde hace tiempo ( y también en el Corte Inglés) y aún no me lo han podido traer.

    Donde al final lo he conseguido por encargo ha sido en la FNAC
    Gracias Berto por compartir tu experiencia. Llevo tiempo leyendo sobre GTD y me han gustado tus entradas al respecto.

Valen - 18 marzo 2009

Menudos precios, la especulacion ha llegado a la lectura. Esperare a ver si me lo consiguen en la casa del libro, ademas seguro que con tu curso no hace falta XD.

JMC - 21 marzo 2009

Saludos Berto, parece que me he ‘enganchado’ a tu blog. Sigue así !

Hacia tiempo que estaba buscando el libro en Español (ya lo había leído en Ingles pero queria compartirlo) y ayer lo encontré. En el Fnac ‘El Triangle’ de Barcelona tienen varios ejemplares.

La Casa del Libro está agotado hace meses.

Dr. Wasabi - 21 marzo 2009

@JMC gracias por el apunte! Es posible entonces que en otros Fnac también haya. De todos modos parece que lo van a reeditar :-)

Paco - 28 marzo 2009

Hola Berto,

felicidades por tu blog y por tu tutotrial,

en mi trabajo yo soy muy desordenado por lo que uan herramienta como Things me está llendo de fábula, mi productividad a aumentado en un 300%!!! lo recomiendo!!!

tengo una pregunta respecto a things.

cuando un “to do” cumple la fecha y lo quiero cambiar a otro día, una semana más tarde p.e. lo que hago es ir a fecha y cambiarsela, pero entonces pasa de color rojo a amarillo y cada día me va avisando de esa actividad, en lugar de aparecer unicamente al cabo de 7 días, a ver si puedes ayudarme.

un abrazo y gracias.

Paco

Dr. Wasabi - 28 marzo 2009

@Paco me alegro mucho que con Things haya mejorado tu productividad… te aseguro que no eres el único, es una herramienta muy potente y agradable. Te comento rápido porque lo que me comentas es muy sencillo.

Sólo tienes que marcar la nueva tarea (en amarillo) y pulsar, en la barra inferior, el icono con la estrella “Not Today”. Verás que desaparecerá y no volverá hasta que se cumpla la fecha que le indiques. Saludos!

Paco - 28 marzo 2009

Berto,

creo recordar que clicando en “not today” me la quita de ese día, es decir “hoy” en concreto pero me aparece en los días sucesivos.

Paco.

Dr. Wasabi - 28 marzo 2009

@Paco ummm, pues créeme que lo hago a menudo y no vuelve a aparecer hasta la nueva fecha. Prueba a ver.

Paco - 28 marzo 2009

ok,

lo probaré a ver.

esperaré con ansias el segundo screencast.

Paco - 29 marzo 2009

ok,

tenías razón.

un abrazo y muchas gracias

Christian Pérez - 2 abril 2009

Para que veas un fallo en la lista de tareas tradicional y el típico batiburrillo montado: empiezo la serie GTD Fácil con más de una semana de retraso.
Saludos y gracias.

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