GTDFácil: las 4 claves de “Recopilar”

GTD RecopilarCada una de las fases del GTD tiene una serie de “reglas” escritas y no escritas que garantizan la buena salud del método. Independientemente de que cada uno adapte el GTD a sus necesidades y entorno, es importante prestar atención a estas claves si queremos que el método de organización funcione.

Es por ello que me ha parecido muy interesante dedicar unas entradas a pararnos a considerar estas claves, como siempre al estilo de píldoras o recetas prácticas.

1Captura… y sigue trabajando

Es importante tener presente que el GTD es un medio para organizarnos mejor y nunca debe ser un estorbo o una distracción para la actividad que estemos haciendo. En el momento en el que surge la nueva tarea (recibimos una llamada, alguien pasa por nuestra mesa y nos pide algo, etc.) debemos capturar —recopilar— esa tarea e inmediatamente volver a la actividad que estábamos haciendo. Pero ese gesto, el acto de Recopilar tiene que ser sumamente rápido.

No hay que hacer nada más, sólo asegurarnos de capturar aquello que tenemos que hacer, anotarlo ágilmente y continuar de forma inmediata con nuestro trabajo para minimizar el impacto en nuestra labor cotidiana. Al fin y al cabo, el tener que Recopilar con GTD no deja de ser una interrupción.

Utilices lo que utilices, asegúrate de poder acceder a él para añadir las tareas de forma muy rápida y muy cómoda.

2Utiliza una herramienta de captura ágil

Hilando con el punto anterior, en esta fase es de vital importancia el asegurarnos que estamos utilizando la herramienta más ágil, cómoda y sencilla que podamos encontrar. Es importantísimo recalcar este punto que mucha gente pasa por alto y que condiciona en gran medida la “fluidez” del método.

Da igual si llama Things, Remember the Milk, ThinkingRock, Moleskine, archivo de texto, agenda tradicional o una sencilla hoja de papel. Utilices lo que utilices, asegúrate de poder acceder a esa herramienta para añadir las tareas de forma muy rápida y muy cómoda. Generar una nueva tarea no te tiene que dar pereza en absoluto y es un proceso que tiene que durar unos pocos segundos.

Por supuesto huelga decir que conviene utilizar UNA única herramienta de recopilación (y gestión). Mantener una aplicación, luego notas adhesivas, anotaciones en una libreta y recordatorios en un calendario, es pasaporte directo a la desorganización y al fracaso del método.

3Captura… y olvídate de momento

Uno de los objetivos de la fase Recopilar, y del GTD a la postre, es que no se nos pase ninguna tarea pero también liberar a nuestra mente del pesado trabajo de gestionarlas. Mediante un método estructurado, organizado y con frecuentes revisiones, nos aseguramos que “tenemos controladas” nuestras tareas.

De modo que una vez capturada la tarea, hay que eliminarla de nuestra cabeza. No hay que procesarla, no hay que pensar qué vas a hacer con ella, no hagas nada. Literalmente “olvídate de ella”… por el momento. Será en fases posteriores cuando le prestemos la debida atención y le otorguemos la prioridad que merece, poniéndola en la carpeta que corresponda: Próximo, Algún Día, etc.

Una vez capturada la tarea, hay que eliminarla de nuestra cabeza. No hay que procesarla, no hay que pensar qué vas a hacer con ella, no hagas nada.

4“Improvisa” con los 2 minutos

David Allen propone aplicar la “Regla de los 2 minutos” en la siguiente fase, en la Organización. Esto es muy personal pero en mi experiencia he comprobado que, si no estoy haciendo una tarea importante —este matiz es fundamental—, y surge una tarea que puedo completar en menos de dos minutos, la hago inmediatamente y no la recopilo.

Repito que esto es algo que tienes que hacer en tanto en cuanto te funcione. En mi caso personal lo aplico siempre que puedo y me funciona, pero en todo momento supeditado a no estar haciendo una actividad importante. Si es así, recopilo la nueva tarea en el Inbox y sigo concentrado en lo que estaba haciendo.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Genial, como siempre! Fue gracias a TW que me inicié en el GTD, para un estudiante de medicina, las tareas se acumulan cosa mala, ahora lo llevo mejor :)

  • Robercom

    Yo estoy como TheSeptimus, empecé con el GTD después de ver tus screencast y pocoo a poco he ido perfeccionando. Por favor no dejes de poner post como estos para ayudarnos a mejorar. Gracias!!!

  • Luis

    Gracias a ti TW conocí este sistema de organización y ahora casi lo he convertido en una forma de vida. Mi productividad ha mejorado muchísimo y he mejorado mi organización. Yo utilizo Evernote y “recopilar” es el culpable. En cualquier sitio. Desde el Iphone, desde casa, desde la oficina, aparece una tarea y en un segundo al inbox.

    Tengo un problema con la regla de los dos minutos ya que no consigo discriminar bien y a veces me enrollo en algo que pensé serían dos minutos y luego se complica. He pasado ha hacerlo al procesar y he mejorado un poco. Supongo que será cuestión de práctica.

    Saludos a todos

  • Jordi

    Un resumen corto, claro y conciso .. En una palabra: genial!

  • Otro artículo en la línea de TW, muy buenos consejos :)