GTDFácil: las 4 claves de “Organizar”

GTD OrganizarEn nuestro repaso por las distintas claves y detalles a cuidar en el GTD hemos alcanzado ya la tercera fase de este método: Organizar.

En esta nueva fase lo que hacemos es asignar a cada una de las carpetas que tenemos en nuestra herramienta de GTD (aplicación, libreta, bandejas físicas, etc.) las distintas tareas que procesamos en la fase anterior del método. Al igual que hicimos en “Procesar” vamos a preguntarnos qué hacer con tal o cuál tarea en función sobre todo de su prioridad.

Es por tanto otra fase importante a la que hay que prestar mucha atención para acertar a la hora de “poner cada calcetín en su cajón”. Es cierto que cada fase del GTD tiene muchos matices y particularidades, pero yo me quedo con cuatro detalles importantes.

1Cuida las tareas que van a “Próximo”

A la hora de asignar tareas a la lista o carpeta “Próximo” tienes que ser muy cuidadoso y no añadirlas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse y completarse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia (recuerda la máxima de que “todo lo urgente no siempre es lo importante”).

Agregar de forma indiscriminada tareas y más tareas a tu lista Próximo no hará que seas más productivo en absoluto y además el contemplar tantas tareas que han de hacerse al día siguiente (por ejemplo) te generará ansiedad y estrés. Antes de asignar una tarea a Próximo hazte las siguientes tres preguntas:

  1. ¿Realmente es urgente de verdad?
  2. ¿Es importante de verdad? (si no lo es me aseguraré de que no entorpezca alguna de las Tareas Claves que sí lo son)
  3. ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?

Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes un compromiso real y firme con ello. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer. No es una lista de deseos que tal vez te gustaría cumplir, es una lista de acciones que vas a hacer.

La simplicidad debería guiar siempre nuestra Productividad y nuestro método de organización no puede ser una excepción.

2No multipliques las carpetas de Proyectos

Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.

Procura mantener un número muy reducido de proyectos y ganarás en agilidad a la hora de Organizar y Revisar (recuerda que hay que estar moviendo con mucha frecuencia las tareas y cambiándolas de sitio), disminuirás tu nivel de estrés (la visión de una estructura compleja de organización con decenas de carpetas sencillamente genera tensión, justo lo contrario a lo que buscamos) y además comprobarás que el método estará a tu servicio, y no al revés (de otro modo pasarás más tiempo Organizando y planificando que haciendo que es el definitiva para lo que te tiene que ayudar el GTD).

3Sacrifica la lista “En espera”, si no la necesitas

Personalmente nunca he utilizado esta carpeta en mi método. Siempre me ha parecido algo de lo que se podría prescindir para ganar en simplicidad, rapidez y claridad. Si una tarea depende de que otra persona me envíe algo, yo puedo perfectamente tener esa tarea en “Próximo” o en “Algún día” y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona.

Repito que es una decisión personal pero creo que si no te aporta nada o bien puedes integrar este tipo de tareas en tus otras carpetas, mucho más activas e imprescindibles, es perfectamente posible trabajar sin la carpeta “En Espera”. Tu método se simplificará más. Recuerda que el GTD es un método que plantea un flujo de trabajo que podemos-debemos modificar-moldear a nuestras necesidades concretas. En tanto en cuanto te funcione “tu modificación”, hazla.

“Próximo” no es una lista de deseos que tal vez te gustaría cumplir, es una lista de acciones que vas a hacer.

4Que el “Algún día” no fomente la Procrastinación

Aquellas tareas que por su intemporalidad no tienen una fecha de ejecución específica, o bien aquellas que engrosan la lista de las que te gustaría hacer en alguna ocasión futura, han de ir a la carpeta “Algún día”. Pero atención, es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.

No se trata de decir “bueno, esto ya la haré algún día, ahora no me apetece hacerlo”. Ése no puede ser un criterio válido a la hora de Organizar tus tareas con el GTD. Ni la pereza ni la molestia de acometer una tarea importante ni el fastidio de tener que hacer el trabajo que te asignó de rebote otra persona pueden ser criterios que decidan si una tarea va a “Algún día”. Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:

  1. ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?
  2. ¿La pongo en “Algún día” por la fecha o porque no me apetece hacerla?
  3. ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Ricky Poch

    Interesante lo que comentas de prescindir de En Espera, es algo que me llevaba preguntando hace tiempo y ahora me pregunto porque no lo he quitado. Gracias por estos tips.

  • AzuraK

    Lo bueno del método GTD (en el que todavía me estoy iniciando en una fase muy primitiva), es que siendo estricto en las fases de aplicación es flexible en el “como” se aplica (o eso creo yo).

    En mi caso tengo una estructura de carpetas distinta a saber:
    BANDEJA DE ENTRADA, HOY, ESTA SEMANA, PRÓXIMA SEMANA, EN ESPERA, ALGÚN DÍA y COMPLETADOS.
    Utilizo Evernote, pues a parte de organizar mis tareas me interesa mucho capturar la información, pues en mi trabajo de gestor de mantenimiento, la ejecución de cada tarea está muy asociada a la información para desarrollarla.

    Mantengo mas carpetas para filtrar mejor y evitar tener carpetas sobrecargadas. De esta forma pueden haber 15 notas en una carpeta de un total de 50 – 60. Igualmente complemento la falta de programación de calendario que tiene Evernote (espero que algún dia amplien esta función) con Entourage (antes usaba Outlook en máquina virtual). La combinación de los métodos por el momento me funciona, si bien me gusta probar cosas nuevas que me ayuden a mejorar y en definitiva vivir mejor que entiendo que es uno de los objetivos fundamentales de la productividad en el ámbito de las personas (en industria va por otros derroteros).

    Berto, quisiera aprovechar para agradecer el trabajo que realizas con tu blog. Creo que gracias a tu labor ayudas a mucha gente a ser mas eficaz y sobre todo abrir su mente a nuevas formas de ver las cosas. En definitiva pensar diferente, pensar Wasabi.

    Un abrazo desde Galicia.

  • Muy buen consejo de cuidar qué pones en la lista de Próximas Acciones. Antes de compromoterme de hacer una tarea siempre intento vincular la tarea a una área de responsabilidad o una meta. Si no encuentro ninguno vinculo probablemente no debería hacer la tarea.

  • Jsiwon

    Hola Berto,

    Un pregunta, ¿qué programa usas actualmente para GTD? Yo llevo unos meses usando Remember the milk, y va bien, pero siempre me queda la sensación de que le falta algo a esta aplicación, no termina de adaptarme a ella. La prefiero a evernote (que uso como complemento y almacen para información de todo tipo, es el programa 10!!!) por la cantidad de tareas que tengo al cabo del día, pero sigo pensando que le falta algo. quiza diseño más agradable, otra estructura…. ¿qué opinas?

    Un saludo

    • Yo utilizo también RTM. Me he acostumbrado a él aunque he de reconocer que cada vez necesito menos el GTD y me organizo de forma más sencilla, no tengo tantas tareas que hacer.

      • Jsiwon (Juan)

        Suerte la tuya!!! :) A mi desde que me lo presentaste es mi mejor amigo, aunque sigo esperando que en uno de tus proyectos paralelos a TW crees la megaaplicación para GTD al estilo TW, :DDD

        Un saludo

      • hresquivelo

        Igualmente Berto. Creo que lo de GTD es para personas que tienen multi-tareas no-relacionadas. Yo soy ingeniero, y la verdad es que mis metas diarias las tengo muy claras al iniciar el día. Incluso no tengo necesidad de escribirlas en un papel!

      • cricho

        Buenas!

        Lo primero enhorabuena por el blog. Yo estoy empezando en esto del GDT porque lo de sacar las cosas de la cabeza para poder concentrarme en lo que tengo delante se me hace cada día más necesario!

        Aun estoy buscando una aplicación GDT que como dices sea cómoda y no me quite tiempo en organizar. El evernote lo he probado un poco pero la verdad no veo como cogerlo para organizar. Ahora mismo me he hecho un excel en el que las hojas son las diferentes listas GDT, y tengo unas listas para cada proyecto, que trato de desglosar en acciones. Así que mi lista de próximas acciones viene a ser un “acceso directo” a las primeras acciones de los proyectos.

        Me gusta como lo tengo pero no es nada manejable a la hora de quitar y meter acciones… voy a prober el RTM a ver si es algo parecido… sino, que hay de este tipo?

        Grazie!!

  • ivan r

    en verdad que no he probado remember the milk…..pero es porque desde que probé “Things” es una de mis aplicaciones favoritas en el Mac,
    su interfaz y lo bien que me viene para ir realizando tareas que aveces desaparecen de mi mente!
    yo recomiendo Things

  • paw

    Yo tampoco veo necesaria la carpeta “En espera”. Como bien dices, también pongo las tareas que dependen de alguien en próximo o algún dia.

  • Rubén

    Yo uso things + carpeta INBOX en el escritorio (esa me la copié de un videocast de Berto, que vi que la tenía en su escritorio) eso en el trabajo. Para las cosas personales lo mismo + things en el iPhone y estoy encantado porque empiezo a sacar ese tiempo que se cuela entre los dedos.

    Buen día desde Madrid.

  • cricho

    Hay algo similar a Things para windows?

    • Me hablan mucho de una aplicación llamada Tudumo, échale un ojo.