En nuestro repaso por las distintas claves y detalles a cuidar en el GTD hemos alcanzado ya la tercera fase de este método: Organizar.
En esta nueva fase lo que hacemos es asignar a cada una de las carpetas que tenemos en nuestra herramienta de GTD (aplicación, libreta, bandejas físicas, etc.) las distintas tareas que procesamos en la fase anterior del método. Al igual que hicimos en «Procesar» vamos a preguntarnos qué hacer con tal o cuál tarea en función sobre todo de su prioridad.
Es por tanto otra fase importante a la que hay que prestar mucha atención para acertar a la hora de «poner cada calcetín en su cajón». Es cierto que cada fase del GTD tiene muchos matices y particularidades, pero yo me quedo con cuatro detalles importantes.
1Cuida las tareas que van a «Próximo»
A la hora de asignar tareas a la lista o carpeta «Próximo» tienes que ser muy cuidadoso y no añadirlas a la ligera. Tienes que cerciorarte que verdaderamente es una tarea que debe hacerse y completarse próximamente, tanto por su urgencia como por su importancia (recuerda la máxima de que «todo lo urgente no siempre es lo importante»).
Agregar de forma indiscriminada tareas y más tareas a tu lista Próximo no hará que seas más productivo en absoluto y además el contemplar tantas tareas que han de hacerse al día siguiente (por ejemplo) te generará ansiedad y estrés. Antes de asignar una tarea a Próximo hazte las siguientes tres preguntas:
- ¿Realmente es urgente de verdad?
- ¿Es importante de verdad? (si no lo es me aseguraré de que no entorpezca alguna de las Tareas Claves que sí lo son)
- ¿Voy a hacer y completar de verdad esa tarea?
Recuerda que GTD es un método para organizarte pero no para hacer las cosas. Las tareas las tienes que hacer tú y todo aquello que pongas en Próximo ha de hacerse sí o sí, tienes un compromiso real y firme con ello. Pon de verdad lo que necesitas hacer y lo que vas a hacer. No es una lista de deseos que tal vez te gustaría cumplir, es una lista de acciones que vas a hacer.
La simplicidad debería guiar siempre nuestra Productividad y nuestro método de organización no puede ser una excepción.
2No multipliques las carpetas de Proyectos
Uno de los errores que frecuentemente se cometen en el GTD es el de multiplicar innecesariamente las carpetas de Proyectos. La sencillez y simplicidad deberían guiar siempre nuestros movimientos en Productividad, y por supuesto nuestro método de organización no puede ser una excepción.
Procura mantener un número muy reducido de proyectos y ganarás en agilidad a la hora de Organizar y Revisar (recuerda que hay que estar moviendo con mucha frecuencia las tareas y cambiándolas de sitio), disminuirás tu nivel de estrés (la visión de una estructura compleja de organización con decenas de carpetas sencillamente genera tensión, justo lo contrario a lo que buscamos) y además comprobarás que el método estará a tu servicio, y no al revés (de otro modo pasarás más tiempo Organizando y planificando que haciendo que es el definitiva para lo que te tiene que ayudar el GTD).
3Sacrifica la lista «En espera», si no la necesitas
Personalmente nunca he utilizado esta carpeta en mi método. Siempre me ha parecido algo de lo que se podría prescindir para ganar en simplicidad, rapidez y claridad. Si una tarea depende de que otra persona me envíe algo, yo puedo perfectamente tener esa tarea en «Próximo» o en «Algún día» y marcarla o añadirle una nota para saber que está a la espera de recibir algo de otra persona.
Repito que es una decisión personal pero creo que si no te aporta nada o bien puedes integrar este tipo de tareas en tus otras carpetas, mucho más activas e imprescindibles, es perfectamente posible trabajar sin la carpeta «En Espera». Tu método se simplificará más. Recuerda que el GTD es un método que plantea un flujo de trabajo que podemos-debemos modificar-moldear a nuestras necesidades concretas. En tanto en cuanto te funcione «tu modificación», hazla.
«Próximo» no es una lista de deseos que tal vez te gustaría cumplir, es una lista de acciones que vas a hacer.
4Que el «Algún día» no fomente la Procrastinación
Aquellas tareas que por su intemporalidad no tienen una fecha de ejecución específica, o bien aquellas que engrosan la lista de las que te gustaría hacer en alguna ocasión futura, han de ir a la carpeta «Algún día». Pero atención, es más común de lo que creemos el colocar en esa carpeta aquellas tareas que a causa de nuestra procrastinación, nos negamos a hacer y por pereza o dejadez, y vamos retrasando permanentemente.
No se trata de decir «bueno, esto ya la haré algún día, ahora no me apetece hacerlo». Ése no puede ser un criterio válido a la hora de Organizar tus tareas con el GTD. Ni la pereza ni la molestia de acometer una tarea importante ni el fastidio de tener que hacer el trabajo que te asignó de rebote otra persona pueden ser criterios que decidan si una tarea va a «Algún día». Antes de poner una tarea ahí, responde a estas preguntas:
- ¿Realmente no tiene una fecha determinada de ejecución?
- ¿La pongo en «Algún día» por la fecha o porque no me apetece hacerla?
- ¿Si tuviera energía, tiempo o ganas la pondría ahora en otra carpeta?