Gestionar varios proyectos a la vez

¿Cómo repartirte cuando tienes que manejar varios proyectos a la vez? Si sumamos los proyectos propiamente dichos, más las tareas que llevan varios días que en el fondo son miniproyectos, ¿cómo hacer todo eso? ¿Cómo asegurar tiempo y esfuerzos para todos y a la vez cumplir con los plazos?

Desde hace tiempo estoy trabajando en un ambicioso proyecto del que pronto espero hablarte. Es un proyecto exigente con un calendario apretado. Pero cuando surgió, el reto más importante (en términos de organización y resultados) al que me enfrenté es que debía hacerlo convivir con el resto de actividades que ya venía haciendo.

Para mí compaginar varios proyectos a la vez no es una cuestión ni de buena voluntad ni de dormir menos. Sino de saber lo que tienes que hacer y cuándo.

Como en casi todos los proyectos que empiezo apliqué entonces la Técnica de “Divide y Trocea” que nunca me ha fallado. Esta vez tampoco. Y no falla porque es la base de todo lo que viene a continuación.

El siguiente paso para compatibilizar proyectos es garantizar resultados todos los días. Asegúrate que todos los días vas a dedicar algo de tiempo a cada uno de tus proyectos. Un trocito del día a cada uno. No importa tanto el tiempo que les dediques como el poder ir completando las partes y tareas en las que lo dividiste. Unos días a uno le dedicarás una hora y media, a otro veinte minutos y a otro puede que diez. Pero en todos habrás avanzado.

Y la última clave es la menos obvia, la que muy a menudo se pasa por alto. Reside en hacer una planificación diaria y semanal combinando piezas (tareas) de todos los proyectos. Pero hacer que esas piezas se “complementen”. ¿Y qué quiere decir esto? Que dentro de cada proyecto hay tareas exigentes, que requieren concentración, creatividad e intensidad. Pero también hay otras que son medianas y menores, otras que son más cómodas de hacer, otras mecánicas, otras de recopilación, otras de maquetación… Cada parte es distinta y pide algo distinto de ti. Combínalas entre sí.

¿Cómo se haría esto dentro de una organización cotidiana? Imaginemos que es viernes y voy a construir mi plan de trabajo para la semana que viene. Tengo en mente que debo compaginar cuatro proyectos: el A, B, C y D. Dado que en su día dividí esos proyectos y los descompuse en tareas, las tengo bien identificadas y sé lo que me pide cada una. De esta manera me organizo así…

El lunes:

  • Empiezo mi día con dos tareas exigentes del proyecto A.
  • Continúo por la mañana con dos tareas menores del proyecto B y otra del proyecto C.
  • Después dejo sitio para las cosas del día, tareas repetitivas y encargos que seguro llegarán.
  • Termino el día con tareas manuales del día y haciendo dos tareas mecánicas del proyecto D.

El martes…

  • Empiezo mi día con una gran tarea del proyecto D.
  • Continúo por la mañana con otras tareas (menos) importantes del proyecto A y B.
  • Y dejo para el final del día una parte más mecánica del proyecto C.

Y así continuaría con el resto de los días. Al final de la semana, al hacer la planificación de la siguiente, puedo evaluar cómo voy. De este modo si ha habido algún retraso u obstáculo y he descuidado algún proyecto, puedo reforzarlo la siguiente semana en tiempo y tareas. Pero siempre asegurándome de hacer una parte de todos los proyectos todos los días.

1. Hacer un buen trabajo de análisis de los proyectos, descomponiéndolos en fases y tareas.

2. Constancia y garantizar avances diarios en todos y cada uno de los proyectos.

3. Combinar tareas más y menos exigentes para asegurar que cada trocito de cada proyecto se hace en el momento del día más idóneo.

Naturalmente que cuando hay muchos proyectos hay que hacer encaje de bolillos y a veces las pasamos canutas. Es complicado. Por eso se llama trabajo. Pero esta fórmula de trabajo hasta ahora siempre me han dado buenos resultados.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • A mi lo que me gustaría saber es qué herramienta usas para llevar el seguimiento de cada proyecto.

    Después de ese trabajo de descomposición en fases y tareas, e intuyo que de clasificación de las tareas en función exigencia y naturaleza, ¿qué herramienta usas para almacenar esta información y hacer seguimiento de la evolución de cada proyecto?

    ¿Evernote?

    Saludos

    • Sí, el proyecto en conjunto lo tengo despiezado en Evernote pero las fases y etapas las pongo en un calendario de pared o corcho (escribí sobre ello). En esos proyectos sólo participo yo y en ellos sólo trabajo desde un sitio, de ahí que no necesite más.

      • barnie

        no logro imaginar como lo gestionais en Evernote. Teneis una notebook para cada proyecto, y dentro todas las tareas? yo necesitaría almenos un nivel mas… Libreta de proyectos, dentro las libretas de cada proyecto, luego almenos poderlo dividir en secciones y dentro de cada sección las tareas…

        la idea me gusta mucho pero estoy intentando conseguir algo mas del estilo Things for Mac, algo donde poder ir marcando las completadas de alguna manera.. esto no se si es posible en Evernote. El problema de Things es que no tiene servicio web… Estoy trasteando Wudnerlist, Producteev (muy complejo creo con tantos escritorios y demas) y Nirvanahq, pero no se.. no acabo de sentirme a gusto..

        bueno gracias por el post Berto, como siempre… yo estoy enfrascado en 5-6 proyectos siempre y hay dias/semanas que siento verdadero vértigo y experimento dificultades tanto de concentración como de “gestión de mapas en mi cabeza del trabajo hecho/por hacer”

        un saludo

        • Daniel Aréchiga

          Creo que la solución a lo que dices es Wunderkit, otra aplicación más de 6Wunderkinder, los creadores de Wunderlist. Puedes crear varios espacios de trabajo (proyectos) y en ellos las listas de tareas y notas. Es un servicio web, con app para Mac e iPhone, por el momento. Yo lo uso y me ha gustado, porque además permite compartir tareas con otros usuarios.

          Espero te sea útil, saludos!

          • barnie

            Gracias Daniel!

            la verdad es que estoy intentando encontrarme a gusto con Wunderkit o con Producteev… tienen sus mas y sus menos pero supongo que se adecuan mas a mis necesidades que Evernote…

            ambos servicios son bastante potentes.. a ver si logro sentirme comodo con alguno…

    • Yo de momento uso Producteev, y lo único que hecho en falta es un time tracking. Algo tan sencillo como “iniciar tarea” – “pausar tarea” – “tarea finalizada” y un resumen de las horas en cada tarea.
      Me puse en contacto con la gente de Producteev pero no se vieron muy abiertos a modificar su “gran sistema”.
      En mi caso, contrato personal freelance para muchas de las tareas de los distintos proyecto y pago por horas, así que me vendría genial tener todo integrado. Si alguien puede recomendar de algún sistema similar a Producteev con time tracking le estaré muy agradecido!

      Por cierto, muy bueno el post ;)

  • Fernando Lázaro

    Gracias por este aporte claro y conciso. Lo probaré.

    • Gracias a ti! Espero que te de buenos resultados :-)

  • Marcos

    Berto, como gran seguidor tuyo que soy, me has dejado muy intrigado con el “desde hace tiempo estoy trabajando en un ambicioso proyecto del que pronto espero hablarte”. Espero que nos hables de él muy muy pronto ;0)

    • Muchas gracias Marcos, espero contaros detalles pronto!

  • Daniel Aréchiga

    Yo estoy actualmente envuelto en varios proyectos, Algunos no complejos pero si muy demandantes (importantes para mi jefes) y uno en particular que esa la vez complejo y demandante (el más importante en lo personal).

    He estado haciendo de una forma un tanto desorganizada y empírica lo que mencionas en este post, pero me has dado algunas ideas para, de una forma más ordenada, poder “trocear” los proyectos y repartirlos durante la semana. He usado Evernote pero me gustaría una herramienta en la que se puedan definir esos trozos incluyendo tiempos, y si incluye alarmas, mejor. Mi problema no ha sido “trocearlas”, sino ordenar y seguir esos trozos en el tiempo ¿Alguien tiene conocimiento de alguna?.

    Gracias Berto, tu blog es siempre de gran ayuda, una referencia, saludos!

    • barnie

      Te entiendo perfectamente!! a mi eso también me pasa, no es complicado trocear pero me cuesta “combinar”… ya que muchos de los trozos llevan demasiado tiempo y no pueden ser a su vez subdivididos… para entendernos, igual en programación o en trabajos de ordenador como diseño gráfico o similares, se puede llegar a trocear mucho (no me mal interpreteis, seguro que a veces no, lo digo desde el desconocimiento ok?) pero en trabajos mas manuales, laboratorio por ejemplo, hay tareas que las has de atacar de 1 vez porque no puedes pararlo luego, y a veces lleva 1h, media mañana o 2 días..

      así que una herramienta que permitiese ordenar los trozos en el tiempo sería perfecta.. vamos una simbiosis entre un programa GTD con iCal, donde en una parte de la pantalla pudiesemos tener proyectos y tareas, y en la otra el calendario de la semana para ir arrastrando tareas a días y horas..jejeje

      alguien se anima a programarla??jejejeje

      • barnie

        igual sirve de idea para que Berto se lance a por su propia aplicacion iOS/Mac/web de GTD… jejeje

  • Javi

    Hola Berto,

    Me intriga saber como gestionas los proyectos con Evernote. Yo utilizo el típico Project, pero me falta añadirle más info, que uso con las “Notas” de cada task. Existe algún articulo sobre gestión de proyectos en evernote?

    Muchas gracias y ánimo con los projects!

    Salu2

    • Mis proyectos no requieren demasiada cilindrada o tal vez yo he aprendido a organizarlos de un modo más sencillo. Hubo una época en la que pasaba más tiempo en la aplicación del proyecto que haciendo el proyecto. Ahora me he acostumbrado a la combinación Evernote-calendario pared y me va bien.

  • Hola Berto,
    Pues me he sentido bastante identificado! Cada día intento dedicar tiempo a todos mis proyectos. Lo que ocurre es que al final del día tengo la impresión de no haber hecho nada. Son tantas cosas que al final vas avanzando aunque muy poco a poco. Intento enfocarme al 100% en la tarea del momento (tienes un artículo que me ayudó mucho sobre la mono tarea) aunque siempre acabo haciendo algo diferente, sobre todo cuando estoy conectado. He llegado a pensar que quizás sea mejor dedicar el tiempo de que dispongo a una o dos cosas pero mas tiempo. Voy a probar tu técnica que seguro que me irá mejor. Muchas gracias por tus aportes.
    Saludos,
    Fco Marín
    http://www.logropersonal.com

  • DOB

    Creo que las herramientas concretas a usar estarían en otro debate monográfico, lo fundamental del articulo que me queda es la idea de proponerse avanzar en cada proyecto un poco cada día. Incluso leí en algún otro blog de productividad que en el peor de los casos hay que proponerse aunque sea dedicar 1 minutito al proyecto menos mimado del día.

    Supongo que detrás de todo esto, está la idea de que las cosas cuando dejan de rodar, tardan más en ponerse en marcha. Y si abandonas un día un proyecto luego seguro que es algo más dificil retomarlo.

    Lo más complicado es el encaje de bolillos. Hay que contar con que el encargo urgente del día puede llegar a primera hora y desbaratarte tu plan de arrancar con las tareas más importantes de un proyecto… y eso supone desaprovechar la energía que tenemos al principio. Pero como comenta Berto en otros articulos, lo principal es saber volver cuanto antes a los railes cuando acaba la “situación urgentisima” y seguir con el plan.

    Gracias por el articulo y me parece que tiene ideas prácticas muy útiles.

    • Sí, no quería enfocar el post hacia las herramientas. No sabría qué escribir si fuera así. Hay demasiadas opciones para recomendar y demasiados tipos de proyectos y personas.

  • Hola Berto,

    me gusta mucho este post, gestiono varios proyectos, todos a largo plazo pero que requieren muchas atenciones y dedicación y esta forma de gestionar varios me parece super interesante. Empiezo ya a ponerla en practica.

    Muchas gracias.
    http://www.principiosyvalores.wordpress.com

  • Me encuentro con esta misma problemática a diario, tanto en el entorno profesional como en el personal, en el que también compagino varios proyectos, pero he necesitado _acotar_ día a día qué hago. Quizá porque ese “encargos que seguro llegarán” tiene bastante protagonismo, pero _intentar abarcar más de dos cosas en un mismo día me resulta contraproducente_. Al final, hacer tareas de 4 proyectos diferentes hacía que ninguno avanzase. A día de hoy suelo intentar abordar _2 en el trabajo_, _más 1 personal cada día_.
    Lo que sí he hecho, con la misma filosofía que el “garantizar resultados todos los días”, es establecerme 2 objetivos a corto (semana), medio (mes) y largo (cuatrimestre) plazo, para ayudarme a mantener el foco y visualizar el avance.

  • Delbruck

    Hola Berto, perdona por el offtopic pero ese es precisamente mi problema: ¿sabes dónde puede dirigirse uno cuando tiene una duda sobre evernote que quiere preguntar?, ¿hay algún buen foro o sección en esta u otra página?.

    Conozco los manuales y recursos habituales d Evernote, los he leido en su mayoría y manejo el programa a diario y bastante bien… pero a veces surge alguna duda y no sé dónde dirigirme. Eso es lo que te agradecería que me apuntaras, un lugar donde preguntar cuando ya has agotado otros medios.

    El problema que me hace pensar en ello hoy, por si tienes curiosidad, es que no encuentro un método para guardar tareas completadas y que no molesten apareciendo en las búsquedas junto a las tareas activas… ¿se puden crear libretas o notas cuyo contenido no aparezca en el buscador?. Siempre podría borrarlas… pero prefiero tenerlas para ir viendo progresos.

    Muchas gracias por leerme y repito: mil disculpas por salirme del tema.

    • En esta página lo que hay seguramente ya lo has visto: artículos con tutoriales y comentarios. Para todo lo demás Google :-)

      Sobre lo que me preguntas, no puede hacerse. Recuerda que Evernote no es un gestor de tareas, aunque pueda utilizarse como tal.

      • Delbruck

        Muchas gracias Berto, dejaré de buscar lo imposible.

  • @loro_loro

    yo uso evernote para administrar proyectos, porque es simple versatil, y además me parece que cuanto más simple la aplicación mejor porque no necesitamos complejizar el acto de administrar tareas, porque se vuelve una tarea más y no es el objetivo.

  • C.

    Y hablando de Evernote… incapaz de sincronizar el skitch de mac con la cuenta de evernote. Vaya engorro!

  • Nosotros en la agencia estamos usando asana (de los co-fundadores de Facebook) y la verdad es que resuelve todo lo que necesitamos. Lamentamos dejar wunderkit, ya que nos gusta mucho el “look & feel” de los productos de 6wunderkinder.

  • JC

    Berto, muy claro el concepto, especialmente si tienes varios proyectos complejos.

    El dilema creo que viene cuando tienes decenas de proyectos, que es lo que nos ocurre cuando aplicamos el concepto de “es proyecto cualquier cosa que requiera más de una acción o tarea” de David Allen. Ahi me parece que la cosa se pone peluda. Y no estoy cuestionando la conveniencia de esa definición.

    Si la cantidad de proyectos es muy grande, intentar hacer avanzar todos y cada uno de tus proyectos con la misma intensidad me parece complicado de llevar adelante, cuando no humanamente imposible. Lo he padecido en carne propia.

    Ahí es donde veo clave la capacidad de gestionar prioridades, identificar los proyectos clave y asignando nuestro recurso más escaso, el tiempo, de manera inteligente.

    En general prefiero mantener al día cuál es la siguiente acción de cada proyecto (todos previamente troceados, totalmente de acuerdo), tener claro el deadline o un punto de seguimiento para que el proyecto no se pierda en la bruma, y gestionar por prioridades de la manera más flexible posible.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Actitud – Cerrar los Temas Pendientes

    • Gracias por el aporte que complementa muy bien mi post.

      Sí, aunque en el artículo no lo indico quiero dar a entender que se trata de proyectos que ya has elegido hacer o que tienes que hacer (prioridades), no de intentar abarcar las 1.000 cosas que te gustaría hacer.

  • Macu

    Hola:
    Me encanta este blog e intento aplicar las técnicas que explica (o al menos yo me convenzo de que lo intento -¡jejeje!-). Ocurre que me desanimo mucho cuando lo que tenía planeado no sale como pensaba. Empieza poco a poco a “torcerse”, hasta que se sale del todo del camino marcado.
    Esto hace que abandone mis buenos propósitos y me invada mi antiguo caos hasta que, volviendo a tomar aire, regreso a mi propósito original de mejorar mi organización.
    El problema que surge con esto es que algunas veces tengo la sensación de estar en una noria de la que nunca termino de salir, siempre reiniciando.
    Pero bueno, al grano.
    Una de las cosas que me cuesta más es calcular el tiempo que me va a llevar cada tarea. Por ejemplo, calculo que una vez recopilada la información voy a dedicar dos horas a redactar un documento. Empiezo y, cuando ya estoy plenamente metida en faena, me encuentro con que ya se han pasado las dos horas. ¿Qué hago, paro cuando ya estoy en plena inspiración, sigo y me olvido de lo que tenía proyectado para el resto del día?.
    Además, ¿qué hacer si (por ejemplo tengo pensado dedicar las primeras horas tareas de atención máxima, a continuación llamadas y otras gestiones y terminar procesando los proyectos nuevos que hayan llegado ese día) tengo una tarea que me va a llevar todo el día?, ¿a dónde llevo ese tiempo diario que me gustaría dedicar a procesar mis proyectos nuevos?.
    Tal vez sea que tengo demasiada confianza en la elasticidad del tiempo (¡de ilusiones se vive!).
    Esto me ocurre mucho y, la verdad, el tema de desmenuzar un proyecto en fases, dividir el día en diferentes tareas, planificar y organizar mi semana es algo que aun no he sabido como abordar sin tener que dedicarle demasiado tiempo.
    No sé, tal vez sea cuestión de seguir y aplicar la teoría de “prueba-error-prueba-error” hasta alcanzar un punto mínimo de éxito.
    Bueno, siento este comentario tan largo, pero de vez en cuando viene bien un berrinche.
    Saludos,

  • Josué

    Hola Berto,

    Llevo más de un año leyendo tu Blog y las entradas me han sido de mucha utilidad. Luego de varios intentos por organizarme no he logrado llegar a un método eficaz que se adapte a mis necesidades, laboralmente hablando.

    Verás, el giro en el que me desenvuelvo es coordinación de servicios de mantenimiento a sitios celulares. Tengo que llevar cada servicio en un ciclo de refacciones-trabajo administrativo para accesos a los sitios-ejecución del trabajo-envío de evidencias del trabajo-facturación del trabajo etc.

    El proceso es bastante largo como verás y la cantidad de servicios lo es aún más, fácil tengo unas 20 solicitudes al día!, me ha sido prácticamente imposible dar seguimiento adecuado a cada servicio en alguna parte del proceso.

    He intentado organizarme por proyectos , pero en una semana se me juntan hasta 100! y con lista de tareas, igual , la lista se hace demaisiado grande multiplicando la cantidad de servicios por la cantidad de procesos que hay que hacer a cada servicio.

    Todo lo anterior sin contar, que los cambios de planes están siempre a la orden del día ya que las eventualidades en este tipo de giro son bastante constantes.

    ¿Algun consejo?

    Gracias de antemano, me encanta su Blog.

    Saludos.

  • Marco Antonio Olivarria Cabanillas

    Interesantísimo tema como siempre en tu blog, Berto.

    Para ser efectivo en la gestión de varios proyectos a la vez co-existen muchas variables, empezando por nuestra propia capacidad de gestión, la cual involucra habilidades, conocimientos, principios de autodisciplina, actitud, energía, compromiso, etc.

    Doy por hecho que todos los colaboradores de este blog están más que entusiasmados, ocupados y comprometidos con sus proyectos. Por eso en valiosísimo compartir las distintas metodologías, herramientas, estilos y tips que cada uno aporta aquí. Saber cómo cada quien mata sus pulgas, pues.

    Para mi caso, me ha ayudado muchísimo definir en base a los tiempos límite de cada tarea y proyecto la ventana de tiempo disponible, saber si alcanzo a meterlo a mi agenda y en qué posición respecto de las demás tareas.

    Si pasa esa prueba, ahora sí, la clave es definir las fases de cada proyecto, con sus sub-tiempos, y los momentos en los que me dedicaré a ellos. Evidentemente que surgen imprevistos. A veces no se alcanzan los logros esperados. Es cuando las prioridades deben reestructurarse, y este es un trabajo constante: el control.

    Una parte emocional que han mencionado aquí es que a veces “parece que hoy no logré nada”. Este es un ejercicio de aprendizaje continuo: contrastar tus expectativas con tus realidades. Y es que muchas veces sucederá que las cosas no eran tan fáciles como lo imaginamos.

    Lo más importante es no perder de vista el “gran escenario”. Siempre toparás con pared en algunas tareas del día a día, pero seguramente lograrás algunos avances, impulsos y cierres de tareas importantes en otros frentes.

    Adelante!

  • acs

    Volviendo al tema de las apps y programas, parece ser que funciona bastante bien el doit.im.
    Me parece más sencillo que evernote y más adecuado para el tema de este hilo. Lo acabo de instalar tanto en el móvil como en la web (ordenador) y la verdad es que va bastante bien para ordenar proyectos y tareas.
    http://www.recursos-marketing-gratis.com/doit-organizar-las-tareas-y-proyectos-con-una-aplicacion-de-gestion/
    http://meresultacurioso.blogspot.com.es/2012/03/doitim-gtd-en-tu-iphone.html

    Y muchas gracias por el post, pondré en práctica tus consejos.