Checklist Rápida para Asegurarte si el GTD está funcionando

(El GTD o cualquier otro de los métodos o sistemas que puedas utilizar para organizarte. Porque hablamos mucho de GTD pero ni mucho menos es el único método “moderno” para organizarte. Hay más y muy buenos —en algunas cosas superiores— y a buen seguro iré poco a poco hablando de ellos.)

En los comentarios de la entrada de ayer hablábamos de cómo medir si realmente está funcionando el GTD. Es posible que ya hayas visto alguno de mis screencasts, o que te hayas comprado el libro, o que hayas leído alguno de los buenísimos artículos que hay en muchos blogs, y lleves ya un tiempo poniendo en práctica este método. Seguramente te habrá costado y te has ido adaptando poco a poco, o bien lo entendiste “a la primera” y en poco tiempo te pusiste en marcha. ¿Y ahora qué?

Tan importante o más —yo creo que más— que poner en práctica un nuevo método de organización o mejora es pararte, transcurrido un tiempo, a evaluar seriamente si está surtiendo efecto de verdad. Este es un ejercicio que deberíamos hacer con mucha frecuencia y yo lo considero una parte esencial, repito, esencial, del éxito del GTD o de cualquier otro método. Al final del día, al cabo de una semana, cuando tú decidas, tienes que responder honestamente a estas cinco preguntas:

  1. ¿He logrado liberar a mi mente de la tarea de organizar para dedicarla a pensar y crear?
  2. ¿He logrado eliminar la sensación de que “se me escapan” o se me olvidan las cosas que tengo que hacer?
  3. ¿He logrado reducir o borrar por completo el estrés provocado por tener que gestionar tantas tareas?
  4. ¿He logrado asumir nuevas responsabilidades o crecer en mi trabajo (o estudios) gracias a una mejor gestión de mis tareas?
  5. ¿He logrado mejorar mi “flujo de trabajo” diario o ahora es peor por “tener que organizarme” con el GTD?

Y si no está funcionando… es el momento de analizar por qué está fallando y dónde. Yo en su día te di algunas pistas de los errores que yo cometí con el GTD. Si ves que no “acabas de despegar” puedes empezar a mirar por ahí.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • La verdad que empecé con GTD por que la gente lo comentaba y luego al llegar a tu blog me fui interesando por el tema hasta que lo puse en práctica.

    Antes con Evernote, que es el que uso para GTD no sabía bien bien que hacer ni que utilidad darle, pero ahora gracias a screencast y consejos que he ido leyendo le voy pillando mas el truco al GTD y si que noto mas libertad y menos preocupaciones al tener las tareas clasificadas y organizadas.

    Este verano tenía pensado comprarme el Organízate con eficacia y el de los 7 hábitos para introducirme un poco mas en el tema.

  • Gelsound

    Hola, pues a mí me está dando un buen resultado la gestión de mis tareas con el método GTD. Llevo un par de meses y noto que todo va más fluido. Aún me falta muchísimo por aprender, leer, sintetizar… pero es un esfuerzo interesante que proporciona tranquilidad.

    Saludos!!

  • szy

    A mí el GTD me sigue generando más estrés que otra cosa, pero supongo que porque soy un caso prácticamente perdido. Me agobio ya sólo con ver la cantidad y extensión de todos los artículos sobre productividad que está publicando últimamente, Dr. Wasabi. Y lo digo de buenas, envidio esa capacidad de centrarse en algo :)

    • En mi experiencia de verdad que no existen los “casos perdidos”, sólo casos distintos :-)

      Respecto a mis artículos, la verdad, yo no pretendo que la gente los lea todos o que le gusten todos. Yo te recomiendo elegir uno a la semana cuya temática te guste o te inspire, imprímelo, léelo con calma y saca tus propias conclusiones o recetas.

      Concéntrate en algo pequeño y sácale partido. Intenta abarcar mucho y es normal que te agobies. Eso te pasa a ti, a mí y a casi todos.

  • Carlos

    A mi la verdad me ha funcionado a las mil maravillas. Creo que la clave ha sido Evernote, lo tengo instalado en el Mac y en el iPhone por lo que lo tengo siempre disponible.
    Como abogado me toca reportar tiempo todos los días y el GTD me ha ayudado muchísimo: no considero ninguna tarea concluida hasta que no la he reportado. Es muy motivador ver que vas pasando tareas a la carpeta “Concluidos” y que tus horas reportadas aumentan.
    Creo que ahora me toca resolver el tema de la procrastinación (pensé que esta palabra no existía en castellano, pero de acuerdo a la RAE si existe). Me ha ayudado mucho el libro “The Now Habit” que recomendaste, al menos a entender por qué uno difiere las cosas. El tema es que en mi profesión, la perfección es un requerimiento y que no es mucho el tiempo que podemos dedicar a la diversión. El libro me parece muy bueno, pero en nuestro caso el fracaso, la imperfección, etc., no son meros miedos, son muy muy reales y nuestros jefes se encargan de recordárnoslo todos los días.
    Finalmente, me gustaría que en algún momento hicieras un artículo sobre el algoritmo del GTD, especialmente de la fase “Procesar”, que en tu screencast enunciaste muy bien, pero creo que vale la pena tener a la vista el flujograma completo. Como siempre cuando nos referimos a GTD, cada quién lo aplica según sus necesidades, yo por ejemplo al analizar lo que tengo en el inbox, si es accionable y yo soy el responsable, me pregunto ¿requiere multiples acciones? SI: Proyecto, NO: Próximo. Cada tarea de un proyecto va a próximo hasta que se concluye el mismo.
    Muchas gracias nuevamente Berto, con tu trabajo has ayudado al mío más que muchos profesores de mi carrera.

    • Muchas gracias a ti, y a vosotros!
      No sabes el ánimo que da escuchar que algo que haces o escribes ayuda a otra persona :-)))))))))

  • Hola,

    Yo descubri el GTD gracias a ThinkWasabi (googleando cosas de MAC), y la verdad creo que es bastante util, dado que yo ahora mismo voy muy estresado por mi tareas.. pero tengo bastantes problemas para adaptarme.. no se como poner las tareas repetitivas..

    Yo trabajo como Administrador de Sistemas.. y por mi trabajo tengo que hacer cada dia ciertas cosas repetitivas.. como puede ser comprobar logs, etc..Estas cosas no se como clasificarlas en GTD.

    Pero seguire intentando adaptarme..

    CBrown

  • Carlos Brown, mi opinión de super-novato….
    Y si escribes la tarea y le pones el Tag de LOG. Podrías filtrar todas las tareas relacionadas con Logs y ponerte en la lista de HOY las que vas a realizar en esa jornada. O quizas poner un Tag por tipo de proceso o de cliente.
    Si es repetitiva puedes entrar la tarea en el calendario para que cada cierto tiempo (el que tu le digas) te ponga la tarea en Hoy.

    Yo he visto por mi poco conocimiento de Things hasta ahora que los Tags dan mucho juego.

    suerte

  • Matias,

    La verdad berto a mi me encantaria que me funcione, yo creo que si me llegar a organizar bien seria al menos un 50% mas eficiente.
    Pero lamentablemente como te conte en el post anterior, lo unico que no funciona es la portabilidad. Yo tengo el problema de que recolecto tareas por todos lados y luego me es muy dificil sincronizarlas o pierdo mucho tiempo haciendolo.

  • Pues yo estoy empezando con esto del GTD y tengo que decir que todos los artículos de Berto me están sirviendo de mucho.

    Apenas hace mes y medio que terminé de leer el libro de David Allen y, desde entonces, llevo experimentando y buscando herramientas para implementar bien el sistema en mis quehaceres diarios. No quiero cometer el error de empezar con unas herramientas y arrepentirme en el futuro por no haber escogido las correctas para mí.

    Y es que cuando se trata de cambiar de hábitos las cosas son más complicadas de lo que uno se piensa en un principio, de eso no me cabe la menor duda.

    Enhorabuena por el blog Berto. Te estaré siempre agradecido por todo lo que he aprendido aquí desde que te sigo y por lo que, sin duda, aprenderé en un futuro de tus consejos.

  • Hola Jablago,

    Yo que soy muy novato en esto del GTD me he interesado en el Evernote por el motivo que se puede instalar en Windows , Mac y Windows Mobile (mi HTC), basicamente esto me interesaba mucho porque en mi trabajo tengo Windows y en casa tengo mac y Windows (aunque en un futuro no muy lejano, espero, me cambiare todos mis windows de casa a Mac).

    He seguido el ScreenCast de Berto del Evernote y todos sus truquillos y lo uso para GTD y me he creado un Notebook para guardar codigo fuente que tambien es muy util para estas cosas…

    Otro software que probe es el ThinkingRock hecho en Java y multiplataforma, pero no me convencio porque me liaba mas que otra cosa (almenos para empezar), a parte que tenias que generar un fichero y este lo tenias que llevar siempre encima.

    A dia de hoy tengo reservado el libro de GTD y estoy esperando que me lo envien.. a ver que tal..

    Salu2

    • Gracias por los consejos Carlos. Precisamente estos días estoy probando Evernote (que no lo conocía) y me ha dejado muy sorprendido. Estoy aplicando los trucos que comenta Berto y la cosa va de lujo. Respecto a Thinkingrock lo probé a duras penas pero me ocurrió igual que a ti, por lo que no creo que me lleve bien con ninguna aplicación de escritorio…

      Al final me he decantado por herramientas web, por eso de la movilidad y el poder acceder a ellas desde cualquier parte. Finalmente me he decidido por Remember the Milk, es un gran gestor de tareas y tiene todo lo que necesito, de momento, espero no arrepentirme.

      Yo tambien estoy en proceso de perder los windows de vista, aunque yo no quiero esperar a poder comprame el MAC, que lo haré. De momento estoy mudando todo a GNU/Linux. Tengo en casa dos ordenadores de sobremesa y un portátil y estoy en pleno proceso de cambio. En el portátil ya he instalado Xubuntu y ahora mismo (después de haberlo probado) voy a cambiarlo por el ubuntu a ver cómo va. La experiencia con Xubuntu ha sido muy positiva, así que no creo que tarde mucho en cambiar todo…

      Saludos!

  • leo

    Pues a mi me esta sirviendo muchisimo. Soy mas ejecutivo y el hecho de ir haciendo me da hanas de hacer mas.. No se si lo manejo bien al sistema, pero al menos llevo un vivir mas tranquilo y con mas cosas terminadas.

    Gran abrazo agradecido al Dr por sus articulos que me han sido de gran ayuda.

    leonardo

  • Estimado Berto, realmente sabemos que implementar GTD al 100% es dificil, mantenerlo es aun mas complicado, pero el secreto no es el metodo solamente sino la voluntad de hacer las cosas que tienes en tu lista de tareas, llevo año y medio implementando GTD he probado de todo (RTM, Somethings, Outlook, evernote, Jello Dashboard…etc) y durante todo este tiempo me he dado cuenta de que simplemente, indiferente de que sistemas tengas, desde una lista de papel hasta el Macbook pro ultimo modelo con things, evernote Iphone etc. no va a suceder nada hasta que no te decidas a hacer las tareas que tienes enfrente, luego que me di cuenta que el habito no hace al monje.
    Me he quedado con Outlook 2007 y Blackberry, y me va muy bien desde que simplemente hago las cosas y no busco escusas para no hacerlas.