Crea tus propios filtros como los Prioritarios de Gmail

Si no utilizas Gmail pero te gustaría disponer de la funcionalidad de los “Prioritarios”, o si tienes Gmail pero eres (como yo) de los filtros “de toda la vida”, hay una serie de reglas inteligentes que puedes establecer para crear tus propios Prioritarios.

Pero antes de contarte cómo, déjame ponerte en situación. He probado durante unos días los Prioritarios de Gmail y he desactivado la funcionalidad. No digo que no esté bien, no digo que no funcione, es que a mí no me vale. Creo que para muchos usuarios puede resultar pero para ciertos perfiles, como el mío, no. Y me explico.

Recibo correos de personas que me escriben por primera vez tan importantes o más que los que me envían con otras con las que intercambio mensajes habitualmente. Si alguien quiere contactarme para dar un curso o un seminario, ese mensaje es más importante que otros. Y Google no puede saberlo.

Por otro lado, el hecho de tener ya en mi Gmail un buen sistema de filtros, ha tenido mucho que ver a la hora de que no me enamorara la nueva funcionalidad. Con mi plan de reglas y etiquetas por lo menos el 80% del correo que recibo a diario ya se clasifica automáticamente atendiendo a mi criterio. Tengo mis propios “correos VIP” con mis propios filtros manuales.

El problema de los filtros manuales es precisamente ése. Que son manuales, hay que prefijarlos y diseñarlos con cuidado, y posteriormente ajustarlos o eliminarlos cuando pierden validez o cambia algo. Para que funcionen bien debes hacer un mantenimiento con cierta regularidad. Pero tampoco veo que sea un drama dedicar veinte minutos cada mes (o cada dos) a algo que todos los días te aligera enormemente el trabajo.

A la hora de establecer tus propios filtros de Prioritarios á la Gmail puedes hacerlo atendiendo a estos tres criterios:

  • Gente importante
    Tu jefe, tu supervisor, el responsable de tu departamento o división, un cliente relevante al que le quieres dar un trato preferencial, un nuevo contacto que quieres mantener “caliente”. En ese caso defines el filtro atendiendo al remitente de los correos. Haz una breve lista de la gente o cargos más importantes en torno a tu trabajo y decide si le pones un “filtro VIP”.
  • Colaboradores importantes
    Personas con las que diariamente trabajas y de las que dependes o dependen de ti. Pueden ser tus socios, un freelance externo o bien algunos miembros de tu equipo. Sus mensajes deben destacar sobre notificaciones, envíos regulares, mensajes de amigos, consultas menores, etc.
  • Proyectos importantes
    Si estás trabajando en un proyecto o servicio en el que participan personas tanto dentro de la empresa como fuera. Tu jefe, compañeros, proveedores, clientes, freelances… Puedes agruparlos a todos en un filtro relacionado con ese proyecto, atendiendo a los remitentes o bien al Asunto del mensaje (si habéis acordado una nomenclatura común — por ejemplo todos los mensajes relacionados con ese proyecto empiezan así: [NOMBREPROYECTO]).

Y tres rápidas recomendaciones finales sobre los filtros que siempre me han ayudado a mí. Para que te funcionen bien sigue estos pasos:

  1. ¿Merece la pena?
    Pregúntate si necesitas ese filtro. No los hagas a lo loco porque no se trata de hacer 1.000 sino 5-10-20 que de verdad te faciliten el trabajo.
  2. ¿De verdad son VIP?
    Sé muy riguroso a la hora de decidir si es o no VIP, si incluyes a tal o cual persona en el filtro. De lo contrario te encontrarás con que el 90% de tus mensajes diarios van a tus prioritarios y ninguno destacará.
  3. ¿Todavía siguen vigentes?
    Revisa tus filtros con cierta regularidad. Contactos obsoletos, proyectos que terminan… con el tiempo algunas reglas pierden validez y hay que reajustarlas o eliminarlas.

Bien utilices los nuevos Prioritarios como los filtros de toda la vida, distinguir, clasificar y atender a los mensajes según su importancia, es fundamental. O eso, o te ahogarás diariamente en un mar de ruido y correos de poca importancia. Trabajar con filtros supone una diferencia colosal en tu Productividad.

Y a ti, ¿cómo te ha ido a con los Prioritarios? ¿Has podido probarlos y te convencen… o seguirás con los filtros de toda la vida?

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Hola,

    he tenido la misma experiencia con Prioritarios de Gmail. Al principio pensé que seria de mucha utilidad, pero después de varios días de uso, me he dado cuenta que con las etiquetas me va bien.

    Ahora después de leer tu post voy a revisar filtros para mejorar la clasificación de mis correos.

    Un saludo.

  • Nacho

    Buenos días,
    yo la verdad es que no he probado los Prioritarios, lo vi hace pocos días pero no le hice caso: con mis 8 filtros me apaño bastante bien. Me ha gustado la idea de filtrar mensajes referentes a un proyecto concreto, basado en el asunto, pero en mi caso veo un problema y es que mucha gente con la que trato envía mensajes “sin asunto” (¿no se dan cuenta de lo que te facilita la vida al buscar un mensaje antiguo?).

    En mi caso cuando sé que tengo una conversación importante con un determinado grupo de gente siempre consulto primero esa etiqueta, y me funciona bastante bien (aunque siempre te encuentras algún correo que no es importante).

  • Cuando tienes una bandeja bien organizada, el filtro de prioritarios de Gmail no sirve para nada. En mi caso marcaba como importantes cosas como la newsletter de la Fnac -a saber porqué-. Más allá de eso, si uno es organizado, con el sistema que sea, no necesita que un sistema automático decida por él…

  • Pues yo no he activado los prioritarios de Gmail, porque estoy leyendo últimamente que a personas que ya tienen filtros creados no les funciona bien.

    Ahora leo lo mismo aquí, así que creo que de momento voy a dejar la cosa como está. Estoy cómodo como lo tengo organizado ahora y no querría complicarme.

    @Janes: creo que has dado en el clavo. Si uno es organizado, no necesita que un sistema automático decida por él… ;)

  • Óscar Collado

    Yo estoy todavía acostumbrándome pero he visto algún fallo. No se si es que llevo poco tiempo y tiene que ir aprendiendo de mis preferencias. Estoy con los comentarios de arriba, una buena organización te ayuda mas.

  • Jose Duarte

    Hola Berto, yo también acabo de desactivar los prioritarios pues estoy suscritos a paginas que me envían constantemente noticias y actualizan la información de sus web, para gmail estos mensajes son los prioritarios, no lo son los que me envían los compañeros de trabajo con los cuales desarrollo o implemento un proyecto específico y me envian un mensaje a la semana para actualizar la tarea que estan realizando. Esto realmente estaba afectando mi productividad profesional.
    Muchas gracias por tu post que como siempre es muy útil

  • Joaquin

    Parece que la gente no termina de comprender el sistema, esta basado en aprendizaje, segun tus comportamientos a la hora de abrir mensajes, responder, contactos mas contactados, tiempo que tardas en responder, las asignaciones que haces de prioridades tu, y muchos factores mas el sistema va aprendiendo. Se vera si es util mas adelante, y para algunos aprendera bien, y para otros no, de ahi activarlo o desactivarlo, pero esta claro que es una opción que llevara un poco de tiempo que funcione bien segun los gustos de cada uno.

    No es una competición prioritarios vs filtros, es un complemento.

    Yo por mi parte, lo voy a dejar activado, no gasto mas de 20 segundos al dia en asignar prioritarios o quitarlos, y por lo que empiezo a ver ya empieza a clasificarlos mejor.(poco a poco)

    Confio bastante en los sistemas expertos, gracias a ellos no hay spam en Gmail, por lo que seguramente esta herramienta llegue a ser un imprescindible para mi.

    Si alguien no los cree utiles que visite http://es.akinator.com/ y que vea de lo que es capaz un sistema de aprendizaje bien hecho :)

    • Por mi parte si que entiendo el sistema, pero puesto que mis filtros ya han enseñado a gmail previamente qué es importante o no para mi, no le veo la utilidad a volver a enseñarle lo mismo de otra manera, poniendo y quitando etiquetas.

      Para quien no tenga filtros o no los tenga optimizados puede ser útil, pero a mi personalmente solo me aporta un poco más de trabajo, que no es precisamente lo que busco.

  • Al final he decidido no usar los prioritarios de Gmail. Afortunadamente recibo pocos Correos (me dediqué a hacer limpieza hace unos meses) y con los filtros que tengo voy más que servido. Coincido con los comentarios que dicen que si uno es mínimamente organizado ya tiene gran parte del trabajo hecho.

  • Yo lo he estado probando durante unos días las semana pasada y lo he deshabilitado. Al igual que la mayoría de vosotros ya tengo mis filtros que me permiten ver en la Bandeja de Entrada solamente los correos que tengo que procesar, aplico GTD y se acabó.

    Por lo que he podido observar creo que los Prioritarios de Gmail puede ser útil para personas que no tiene por costumbre procesar la bandeja de entrada y acumulan correos y correos en ella. En ese caso creo que se pueden obtener buenos resultados.

  • Comparto la misma impresión general.

    Puede ser una idea interesante para personas caóticas y con mucho volumen de correos pero, en mi caso particular, no me resulta de utilidad.

    No tengo demasiados problemas con la gestión de mi correo, y “prioritarios” me viene a generar ruido y confusión sin aportarme nada nuevo. Prefiero unos pocos filtros/etiquetas personalizadas. Especialmente útil me resulta uno para auto-archivar todos los correos que sean notificaciones o boletines.

    Un saludo.

  • Jaume

    Probados por dos dias y desactivados. Como a ti, me funcionan mejor los filtros que ya tengo y además su acierto en cuanto a lo que yo considero importante ha rondado estos dos dias el 50%.

    Da mucha importancia a las respuestas que has dado antes, por lo que se ve, y en mi caso ese no es para nada un buen indicador de relevancia del email, porque los que más respuestas tienen suelen ser de usuarios “patosos” que hacen mil preguntas y a los que respondo al final del día o en algún “rincón de tiempo” que me encuentro.

  • Gines

    Ayer mismo lo desactive. Me generaba más caos que beneficio. Comparto la idea de los filtros bien seleccionados.

  • Excelente artículo. Me permito incluir un tip adicional para los filtros: http://bit.ly/aRx3c5