Sobre trabajar con filtros y carpetas inteligentes en el correo electrónico hablé hace no mucho tiempo. Me parece una de las medidas más acertadas que puede tomar cualquier persona y empezar a trabajar activamente con ellos es multiplicar tu Productividad hasta límites insospechados.
La gran mayoría de los mensajes que recibimos hoy en día «ya sabemos» que nos van a llegar: notificaciones de redes sociales, mensajes de amigos o compañeros de trabajo, newsletters, etc. Los filtros inteligentes hacen el trabajo por nosotros y nos permiten clasificar el correo de manera automática sin intervención nuestra. Esta tarde o mañana cuando abras tu Email posiblemente hayas recibido diez, quince o cincuenta correos… pero muchos de ellos ya estarán perfectamente clasificados e identificados.
Aunque la práctica totalidad de aplicaciones de Email nos ofrece esta posibilidad, voy a centrarme en los filtros de Gmail. Son sólo ejemplos, claro está, esto tienes que diseñarlo enteramente a tu medida. Alguno de estos puntos te puede valer tal cual lo planeteo o bien adaptarlo a tus necesidades con un pelín de imaginación.
1Agrupa las notificaciones de redes sociales
Hoy en día es bastante común estar suscrito a varias redes sociales e igualmente es bastante habitual recibir unas cuantas (a veces muchas) notificaciones de esas redes: nuevos followers, alguien que ha comentado una anotación o una foto tuya, alguien que te invita a un grupo, etc. Podemos ir creando un filtro para cada red pero no es necesario. Podemos unificar todas las redes en un sólo filtro y clasificar todos esos mensajes con la etiqueta (por ejemplo) «Redes Sociales».
Así podríamos crear un filtro que en remitente tuviera algo así:
De: "twitter | friendfeed | facebook | flickr | bitacoras"
Aplicar la etiqueta: Redes Sociales
De igual forma, utilizando el booleano OR podemos también crear filtros que corresponden a otros grupos de mensajes que guardan relación: clientes, newsletters, grupo de amigos, etc. Por ejemplo:
De: amigo1@loquesea.com OR amigo2@loquesea.com amigo3@loquesea.com
2Guarda las búsquedas más frecuentes y repetitivas
Los filtros no sólo sirven para clasificar automáticamente cada correo nuevo sino para hacerlo con los del pasado, con las decenas de miles de correos que podemos tener en nuestra cuenta. Esto me parece MUY interesante pues una de las rutinas que más repetimos con nuestro correo es volver sobre mensajes antiguos para buscar algo.
Si lo hacemos con mucha frecuencia estaremos seguramente perdiendo tiempo y podríamos aprovecharnos de los filtros/etiquetas para crear una búsqueda inteligente en función de a) el remitente; b) el asunto; c) ciertas palabras del mensaje (o bien todas ellas).
Por ejemplo podríamos crear un filtro que clasificara todos los mensajes que tuvieran esto
Asunto: error
Contiene las palabras: "servidor" AND "web"
A la hora de crear ese filtro no olvides marcar la opción que permite aplicarlo a todos los mensajes que ya tienes. De ese modo, no sólo se aplicará sobre los futuros, sino sobre los pasados y volver sobre tu «historial» será mucho más fácil. Así, cada vez que tengas que buscar mensajes con ese criterio, sólo tienes que hacer clic en su etiqueta correspondiente y ahí los tendrás todos. Muy cómodo.
3Mensajes que son tareas enviadas por ti mismo
A veces nos enviamos mensajes a nosotros mismos con algo que tenemos que hacer: un link que queremos revisar, un recordatorio, un tweet enviado desde el móvil, etc. No es la metodología más eficiente del mundo pero se hace con mucha más frecuencia de lo que pensamos. En ese caso puedes hacer lo siguiente: cuando te envíes ese mensaje ponle el asunto «TAREA». Eso facilitará el trabajo del filtro que vamos a hacer…
De: me
A: me
Asunto: tarea
De ese modo todas tus «tareas» enviadas por correo no se mezclarán con el resto de mensajes de tu bandeja de entrada y lograrás tenerlas perfectamente identificadas en una carpeta (etiqueta).
4Mensajes no enviados a mí directamente
No es lo mismo un mensaje en el que somos los únicos destinatarios que aquéllos en los que aparecemos dentro de una lista de correo o bien aparecemos copiados. Para crear un filtro con este tipo de mensajes haríamos lo siguiente:
De: -me
Para: -me
De igual modo, aquellos mensajes en los que aparecemos como único destinatario son mucho más importantes y debemos prestarles toda la atención. Si lo vemos conveniente podemos crear un filtro que recoja además otros criterios (esto ya lo tienes que ver tú):
De: me
Contiene las palabras: "thinkwasabi" OR "think wasabi"
No enviar nunca a spam: Sí
5Guarda o haz backup de los mensajes importantes
Hay mensajes que no quieres borrar ni que se pierdan bajo ningún concepto. De ocurrir de hecho sería un verdadero problema. Pueden ser los enviados por alguien especial: tu pareja, un cliente, tu jefe o supervisor, tu familia, etc. Puedes crear una etiqueta llamada «No Borrar» o «Muy Importante» y guardar ahí tanto los mensajes pasados como los futuros que te envíen esas personas.
Incluso, si contienen archivos adjuntos (en el caso de fotografías de viajes, por ejemplo) y quieres guardarlos en tu disco duro puedes reenviarlos a otra cuenta y tener así una especie de backup con el mensaje en dos sitios. En esto muchas veces hay que echarle un poco de imaginación. Por ejemplo vamos a crear un filtro para un cliente importante que nos suele encargar diseños:
De: nombredelcliente@gmail.com
Asunto: «pedido» OR «encargo» OR «diseño» OR «nuevo»
Contiene archivos adjuntos Sí
Destacar: Sí
Aplicar etiqueta: Muy Importante
Reenviarlo a: miotracuenta@gmail.com
No enviar nunca a spam: Sí
Los filtros están ahí para ayudarnos. No para complicarnos. Diseñados con un poco de planificación y cuidado pueden ahorrarnos muchísimo trabajo y facilitar enormemente nuestro flujo de trabajo. Ahora bien, mi recomendación es utilizarlos con criterio:
- Dedica diez minutos a planificar lápiz en mano qué filtros necesitas de verdad.
- No los multipliques en exceso. Crea aquéllos que de verdad vayas a utilizar.
- Antes de lanzarte a crear un nuevo filtro pregúntate: ¿lo necesito de verdad?
- Revisa con frecuencia y limpia los que ya no utilices.