5 nuevas ideas para filtros inteligentes en Gmail

GmailSobre trabajar con filtros y carpetas inteligentes en el correo electrónico hablé hace no mucho tiempo. Me parece una de las medidas más acertadas que puede tomar cualquier persona y empezar a trabajar activamente con ellos es multiplicar tu Productividad hasta límites insospechados.

La gran mayoría de los mensajes que recibimos hoy en día “ya sabemos” que nos van a llegar: notificaciones de redes sociales, mensajes de amigos o compañeros de trabajo, newsletters, etc. Los filtros inteligentes hacen el trabajo por nosotros y nos permiten clasificar el correo de manera automática sin intervención nuestra. Esta tarde o mañana cuando abras tu Email posiblemente hayas recibido diez, quince o cincuenta correos… pero muchos de ellos ya estarán perfectamente clasificados e identificados.

Aunque la práctica totalidad de aplicaciones de Email nos ofrece esta posibilidad, voy a centrarme en los filtros de Gmail. Son sólo ejemplos, claro está, esto tienes que diseñarlo enteramente a tu medida. Alguno de estos puntos te puede valer tal cual lo planeteo o bien adaptarlo a tus necesidades con un pelín de imaginación.

1Agrupa las notificaciones de redes sociales

Hoy en día es bastante común estar suscrito a varias redes sociales e igualmente es bastante habitual recibir unas cuantas (a veces muchas) notificaciones de esas redes: nuevos followers, alguien que ha comentado una anotación o una foto tuya, alguien que te invita a un grupo, etc. Podemos ir creando un filtro para cada red pero no es necesario. Podemos unificar todas las redes en un sólo filtro y clasificar todos esos mensajes con la etiqueta (por ejemplo) “Redes Sociales”.

Así podríamos crear un filtro que en remitente tuviera algo así:
De: "twitter | friendfeed | facebook | flickr | bitacoras"
Aplicar la etiqueta: Redes Sociales

De igual forma, utilizando el booleano OR podemos también crear filtros que corresponden a otros grupos de mensajes que guardan relación: clientes, newsletters, grupo de amigos, etc. Por ejemplo:

De: amigo1@loquesea.com OR amigo2@loquesea.com amigo3@loquesea.com

2Guarda las búsquedas más frecuentes y repetitivas

Los filtros no sólo sirven para clasificar automáticamente cada correo nuevo sino para hacerlo con los del pasado, con las decenas de miles de correos que podemos tener en nuestra cuenta. Esto me parece MUY interesante pues una de las rutinas que más repetimos con nuestro correo es volver sobre mensajes antiguos para buscar algo.

Si lo hacemos con mucha frecuencia estaremos seguramente perdiendo tiempo y podríamos aprovecharnos de los filtros/etiquetas para crear una búsqueda inteligente en función de a) el remitente; b) el asunto; c) ciertas palabras del mensaje (o bien todas ellas).

Por ejemplo podríamos crear un filtro que clasificara todos los mensajes que tuvieran esto

Asunto: error
Contiene las palabras: "servidor" AND "web"

A la hora de crear ese filtro no olvides marcar la opción que permite aplicarlo a todos los mensajes que ya tienes. De ese modo, no sólo se aplicará sobre los futuros, sino sobre los pasados y volver sobre tu “historial” será mucho más fácil. Así, cada vez que tengas que buscar mensajes con ese criterio, sólo tienes que hacer clic en su etiqueta correspondiente y ahí los tendrás todos. Muy cómodo.

3Mensajes que son tareas enviadas por ti mismo

A veces nos enviamos mensajes a nosotros mismos con algo que tenemos que hacer: un link que queremos revisar, un recordatorio, un tweet enviado desde el móvil, etc. No es la metodología más eficiente del mundo pero se hace con mucha más frecuencia de lo que pensamos. En ese caso puedes hacer lo siguiente: cuando te envíes ese mensaje ponle el asunto “TAREA”. Eso facilitará el trabajo del filtro que vamos a hacer…

De: me
A: me
Asunto: tarea

De ese modo todas tus “tareas” enviadas por correo no se mezclarán con el resto de mensajes de tu bandeja de entrada y lograrás tenerlas perfectamente identificadas en una carpeta (etiqueta).

4Mensajes no enviados a mí directamente

No es lo mismo un mensaje en el que somos los únicos destinatarios que aquéllos en los que aparecemos dentro de una lista de correo o bien aparecemos copiados. Para crear un filtro con este tipo de mensajes haríamos lo siguiente:

De: -me
Para: -me

De igual modo, aquellos mensajes en los que aparecemos como único destinatario son mucho más importantes y debemos prestarles toda la atención. Si lo vemos conveniente podemos crear un filtro que recoja además otros criterios (esto ya lo tienes que ver tú):

De: me
Contiene las palabras: "thinkwasabi" OR "think wasabi"
No enviar nunca a spam:

5Guarda o haz backup de los mensajes importantes

Hay mensajes que no quieres borrar ni que se pierdan bajo ningún concepto. De ocurrir de hecho sería un verdadero problema. Pueden ser los enviados por alguien especial: tu pareja, un cliente, tu jefe o supervisor, tu familia, etc. Puedes crear una etiqueta llamada “No Borrar” o “Muy Importante” y guardar ahí tanto los mensajes pasados como los futuros que te envíen esas personas.

Incluso, si contienen archivos adjuntos (en el caso de fotografías de viajes, por ejemplo) y quieres guardarlos en tu disco duro puedes reenviarlos a otra cuenta y tener así una especie de backup con el mensaje en dos sitios. En esto muchas veces hay que echarle un poco de imaginación. Por ejemplo vamos a crear un filtro para un cliente importante que nos suele encargar diseños:

De: nombredelcliente@gmail.com
Asunto: “pedido” OR “encargo” OR “diseño” OR “nuevo”
Contiene archivos adjuntos
Destacar:
Aplicar etiqueta: Muy Importante
Reenviarlo a: miotracuenta@gmail.com
No enviar nunca a spam:

Los filtros están ahí para ayudarnos. No para complicarnos. Diseñados con un poco de planificación y cuidado pueden ahorrarnos muchísimo trabajo y facilitar enormemente nuestro flujo de trabajo. Ahora bien, mi recomendación es utilizarlos con criterio:

  • Dedica diez minutos a planificar lápiz en mano qué filtros necesitas de verdad.
  • No los multipliques en exceso. Crea aquéllos que de verdad vayas a utilizar.
  • Antes de lanzarte a crear un nuevo filtro pregúntate: ¿lo necesito de verdad?
  • Revisa con frecuencia y limpia los que ya no utilices.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Pedro - 4 septiembre 2009

A los buenos días,
casualmente hoy acabo de descubrir una característica a través de las sugerencias de GMail que pueden ayudar para crear filtros: el envío de correos a nuestra_direccion+lo_que_queramos@gmail.com . Es decir, añadir mediante el “+” la coletilla que queramos como si fuera otra cuenta de correo. Con este método podemos crear filtros según la dirección que hayamos recibido.

Enhorabuena por el blog, una constante fuente de inspiración. Saludos!

Oscar - 4 septiembre 2009

Hola Berto,
Gran post. Gracias por compartir estos trucos tan útiles.
Saludos!

manuel.cillero.es - 4 septiembre 2009

Muy buenas ideas y sugerencias las que aportas y que tendré en cuenta porque creo que no aprovecho lo suficientemente bien estas funcionalidades del Gmail ni los trucos que propones.

Eso sí, siempre teniendo cuidado al “habrir” el Gmail ;)

Eva - 4 septiembre 2009

Muy bueno Berto.
Hoy he visto la sección de Gmail:sugerencias donde con mucho humor te explica trucos dependiendo del nivel de mail que recibes al día.
Yo me he aplicado un par de esos consejos que me han envido estupendamente.

un saludo

Gwydion - 4 septiembre 2009

Para ahorrar un poquito de escritura se puede obviar el uso de OR y AND y substituirlos por {} y () respectivamente.

Así, tus filtros quedarían:

1. from:{ twitter friendfeed facebook flickr bitacoras}
from:{ amigo1@loquesea.com amigo2@loquesea.com amigo3@loquesea.com }
2.(subject:error servidor web)
3.(from:me to:me subject:tarea)
4.-{from:me to:me}
(from:me {whinkwasabi “think wasabi})
5.(from:nombredelcliente@gmail.com subject:{pedido encargo diseño nuevo} has:attachment)

Saludos y felicidades por el blog

    Víctor - 4 septiembre 2009

    ¿Alguien sabe cómo configurar esos filtros avanzados de los que habla Gwydion?

    Siempre he querido saber cómo filtrar algo del estilo:

    {(from:{este@gmail.com ese@gmail.com aquel@hotmail.com} subject:{tema1 tema2}) (from:otro@gmail.com has:attachment)}

    Hace poco tiempo que he empezado a leer el blog, pero la verdad es que ya se ha convertido en uno de mis favoritos.
    Un saludo.

Elias - 4 septiembre 2009

Guarda las búsquedas más frecuentes y repetitivas

Para guardar búsquedas no hace falta esto que comentas, aunque sirve. Se puede configurar una busqueda avanzada, y luego guardarla como “enlace rápido”, que es una de las funciones de Gmail Labs.

Me ha gustado la primera idea. Últimamente ya estaba usando algo similar para foros, comentarios de blogs, etc…

    Berto Pena - 4 septiembre 2009

    Sí, claro que puedes guardarlo como enlace rápido, pero el artículo es sobre filtros :-)

      Elias - 4 septiembre 2009

      Entonces tendrás que meter todo lo que se puede hacer con filtros aunque haya funciones específicas para ello ^^ Jaja, menudo tocawebos soy :D

      Por cierto, cada día empiezas antes a currar macho, no se como lo haces O_o

stygyan - 4 septiembre 2009

La verdad es que apenas había tocado los filtros hasta ahora. El único filtro que tengo, y que por cierto, me es tremendamente útil, hace lo siguiente: Todos los archivos que tengan adjuntos con la palabra PPS o PPT, los manda directamente a la papelera.

¡Adiós, estúpidas poesías en veinte diapositivas!

    Elias - 4 septiembre 2009

    Hombre, todos igual es demadiado no? Si un día te mandan algo en ese formato que sí quieres ver? :S

Alberto - 5 septiembre 2009

Me gusta gmail, pero no sabía que puedes aplicar este tipo de filtros, Gracias por compartir esta información.

iOmana - 8 septiembre 2009

Gracias Berto por otro excelente post, yo vengo usando Gmail desde q salio y en ningun momento me ha decepcionado.

Gmail siempre simplificando y simplificando, dandonos la oportunidad de ser mas productivos…
Con esto de los filtros yo me mantengo mas organizado y no pierdo mucho tiempo en revisar mi correo, como solia suceder antes.

Tomás M. - 8 septiembre 2009

Aportuno post.
Hace ya un tiempo que pretendo usar filtros que reenvien determinados mails que recibo a otra cuenta y no hay manera de que funcione. Me etiqueta, me archiva, …hace cualquier cosa que le pida, pero no reenvía. Tampoco da ningún tipo de error.
A los demás os va bien el reenvío?

Pepe Luis - 10 septiembre 2009

Gmail es para mi, el mejor correo de la red. Y el uso de filtros, lo hace mucho mas productivo e interesante.
Gracias por los consejos.

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