La Mejor Estrategia para Manejar tu Correo: Filtros y Reglas

En los últimos años he ido recuperando la fe en el Email. Y lo he hecho de la mano de tres cosas: 1) hábitos productivos; 2) una buena estrategia de filtros; 3) aprender a escribir mensajes de forma eficiente. Los filtros (reglas) inteligentes son uno de los inventos más grandes que tenemos. Pero se siguen utilizando mal o a medias.

En los últimos años he visitado cientos de empresas y me he reunido con miles de personas para hablar de Productividad Personal. Pues bien, el uso de los filtros en el Email es minúsculo.

Hay quien desconoce qué son y para qué son. Otros lo conocen pero no saben que lo tienen ahí, “instalado” en su propia aplicación. Hay otros sí los utilizan, pero de forma testimonial, sin sacarles todo su potencial («tengo tres, los típicos para el jefe y algún cliente»). Y otros que sí se ponen en serio con ellos, terminan desencantantados al cabo de un tiempo (sin saber que hay que mantenerlos, actualizarlos y mejorarlos de forma regular).

¡Apóyate en ellos!

Dejando a un lado los cuatro enooooooormes regalos que te dan (Clasificación, Priorización, Atención y Tranquilidad), las otras ventajas de los filtros son:

  • Tu aplicación de Email ya los tiene. Sea Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Lotus… Los tienes ahí “instalados”.
  • Sus beneficios son inmediatos. No hay que (como los hábitos) invertir tiempo y esfuerzo en ello. Crea 3-5 filtros y a partir de ya empezarán a actuar.
  • Puedes ir adaptándolos a tus necesidades y estilo de trabajo. Haciendo filtros para quedarse ahí para siempre, o bien otros puntuales de “usar y tirar” que solventen una situación temporal.

Hay gente que tiene 5, otros 20 y otros 100. El número no importa. Lo que importa que te ayuden y hagan la gestión del Email más fluida y rápida. Recuerda: menos tiempo en el Email significa más tiempo para hacer cosas importantes. Ninguno de nosotros pasará a la historia por gestionar el Email. Deja que los filtros lo hagan por ti, o aligeren esa tarea para ti.

Hoy, en 2014, la mayoría de las personas se empeña en gestionar el Email de la misma manera que se hacía en los años 90. Y, claro, se ahogan.

La clave de los filtros y las reglas es que rompen con esa monumental mentira que alguien nos hizo creer y con la que seguimos viviendo: que el Email hay que leerlo de forma lineal o cronológica: de arriba para abajo; de abajo para arriba; del primero al último; o del último al primero. No hombre, no.

Para mí el Email puede y debe gestionarse de una manera más inteligente y adaptada a lo que necesitamos hoy. Y ahí, los filtros y reglas inteligentes tienen muchísimo que decir.

Y tú, ¿los útilizas en serio? ¿Les sacas partido? ¿Aprendes de ellos y de tu uso para mejorarlos? ¿Descubres nuevos usos con los que gestionar mejor tu correo?

Primeros pasos con los filtros

Para aquellos que quieran empezar en serio con los filtros y reglas, yo siempre recomiendo cuatro cosas:

  1. Que te lo cuenten otros: no pierdas tiempo investigando por tu cuenta cómo hacerlos. En Internet hay montones de videos y artículos hechos por personas como yo que explican cómo crear filtros. Independientemente de la aplicación que utilices.
  2. Planifícalos, hazlos con sentido: toma lápiz y papel y pinta un diagrama o mapa para decidir de qué personas o en qué circunstancias merece la pena crear filtros. Hacer un filtro para todo no es eficiente.
  3. Empieza poco a poco: crea 2-5 filtros para empezar a familiarizarte con ellos. Luego, al cabo de 7-10 días, agrega otro grupo y así hasta el número que necesites.
  4. Revísalos y actualízalos: crea una tarea repetitiva para que, cada 3-5 semanas, le dediques un tiempo a: a) eliminar los que se han quedado obsoletos; b) mejorar los que más tráfico absorben; c) crear otros nuevos para nuevas necesidades que hayan podido surgir.

Hacía mucho que en este blog no escribía nada de los filtros. Y me da rabia por, como digo, la importancia capital que juegan en tu gestión diaria (en tus tareas, en tus proyectos, en tu comunicación, en…). Quiero enmendar eso para, a partir de ahora, dedicarles más entradas con nuevas pistas e ideas que te puedan ayudar.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

José Manuel - 28 marzo 2014

Hola Berto,

Siguiendo alguno de tus posts anteriores, intenté aplicar el tema de los filtros. Desgraciadamente con poco éxito.
Quizás sea que no recibo el número suficiente de correos al día para que sea útil (recibo alrededor de 40 correos/día)

Me interesaría saber ejemplos de filtros que veas que se suelen utilizar o aquellos que considerar más “estándar” ya que se me queda el post un poco etéreo y me gustaría poderlo llevar a la práctica (con más éxito).

Además, no sé a los demás, pero yo una vez que dejo de ver los correos en el inbox, los que tengo en carpetas de “hacer”, “familia” o “archivo”, como que les dejo de hacer caso, de forma que pierden el valor que tienen, simplemente por el hecho de “que los dejo de ver”.

Muchas gracias y un saludo,
José Manuel

    Berto Pena - 28 marzo 2014

    Hola José Manuel,

    Sí, el cambio de “todo junto en el Inbox” a separarlo en carpetas choca al principio a muchas personas. Es normal, todo cambio es así. Sobre todo después de mucho tiempo acostumbrado a una forma (lineal) de leer los mensajes. Es un cambio de paradigma que dicen los finos.

    Realmente este post no buscaba dar ideas para filtros, sino insistir sobre la importancia de trabajar con filtros. Tengo otros (y vendrán más) donde comento algunas ideas y fórmulas.

    Te recomiendo este otro post donde explico cómo leer mejor los mensajes para a) atenderlos todos a su debido tiempo; y b) que no se te escape ninguno.

    Gracias!

Ivan - 28 marzo 2014

Hola a todos,
Yo hace ya bastante tiempo que utilizo los “importantes” de gmail. Para quien no lo conozca, te da la opcion de separar el inbox en 4: importante y no leido; importante y leido, destacado y resto. Y la verdad es que despues de hacer un par de filtros para asegurar que los mensajes de según que remitentes seán siempre importantes el sistema lleva mucho tiempo funcionandome a las mil maravillas, y con 0 mantenimiento.

Pablo Mugüerza - 31 marzo 2014

Creo que se te ha colado una errata importante (disculpa si no es así, solo pretendo ayudar): “Aprender a escribir mensajes de forma Deficiente”. Un saludo.

    Berto Pena - 31 marzo 2014

    Gracias por el aviso Pablo. Naturalmente quería decir “eficiente” :-)

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