Productividad Personal. Madrid, 15 de Junio

A lo largo de todo un día juntos recorreremos los rincones clave para reiniciar tu Productividad Personal.

Para quién
Si necesitas poner en marcha un cambio personal y conseguir de una vez la productividad que necesitas. También para personas con un cierto nivel que necesiten reforzar y reimpulsar su propia organización y rendimiento.

Temas clave
Desde la planificación y gestión de tareas, pasando por el manejo de urgencias, cómo evitar distracciones, y el importante trabajo en equipo (reuniones, interrupciones…). Nos detendremos también en la gestión del Email y, lo más importante, trazaremos juntos un plan de mejora con acciones reales y concretas para iniciar o potenciar tu cambio.

Este curso lo hago en colaboración con Ákoras.

Dónde: Madrid, 15 de Junio
Duración: 8 horas
Más Información e Inscripción

Tecnología Productiva. Santiago de Compostela, 5 de Junio

Pasaremos un día juntos analizando y descubriendo las claves de un uso más productivo de tu tecnología diaria.

Para quién
Si necesitas sacar más de la tecnología o si tu trabajo y resultados dependen de la tecnología, aplicaciones y gadgets que utilizas.

Temas clave
Empezando por la organización de tu propio ordenador (carpetas y archivos), pasando por aplicaciones en la nube como Evernote y Dropbox, la colaboración junto a otros, cómo construir una oficina móvil eficiente y cómo organizar y ser más eficaz con el Email.

Este workshop lo hago en colaboración con FEUGA.

Dónde: Santiago de Compostela, 5 de Junio
Duración: 8 horas
Más Información e Inscripción

¿Te animas a venir y aprender juntos?

Si te interesa aprovechar un poco de ese tiempo o exprimirlo al máximo para hacer tus desplazamientos más productivos, hay un puñado de cosas perfectas para esos momentos en los que vas conduciendo o te llevan en transporte público (metro, autobús, taxi…). Desde luego es mejor hacerlo en el trayecto de ida, cuando tu mente todavía está fresca y despejada. A la vuelta, con el cansancio acumulado después de toda la jornada, lo normal es que no tengas muchas ganas.

Enfoca y visualiza tu día

Recorre mentalmente el día que te espera y el plan de trabajo que seguramente dejaste listo el día anterior. Tareas clave y de valor por las que vas a empezar y donde tienes que echar el resto; huecos entre reuniones para las tareas menores… Fija tus objetivos para ese día: ¿qué vas a conseguir hoy? Esa imaginación de tu día hará que empieces con una marcha más de velocidad. (Esto lo puedes hacer tanto si conduces tú como si te llevan.)

Ignora el Email

Leer el email desde casa o de camino al trabajo sólo sirve para desviarte de tu original plan de trabajo. Porque al llegar a tu mesa te pondrás de inmediato con lo que has leído previamente. Hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Mientras vas hacia tu oficina puedes hacer otras cosas. Cuando llegues y termines tu primera tarea clave del día, podrás leer el email con toda tranquilidad-atención. (Esto lo puedes hacer tanto si conduces como si te llevan.)

Atrapar nuevas ideas

Las ideas nacen en el momento más inesperado: mientras vas frenando, mientras miras por la ventanilla de un autobús o cuando cambias de estación de metro. En cualquier rincón puedes encontrar una chispa para un proyecto de tu trabajo o personal. Lo primero que hay que hacer con una idea es atraparla. Si vas conduciendo puedes recurrir a las notas de voz de tu teléfono móvil o echar mano de una aplicación como Evernote. Si te llevan puedes sacar tu bloc de notas o tablet, y anotar y dibujar para luego seguir con lo que estabas haciendo.

Transcribir ideas, memorandos o posts

Tengo un amigo que escribe parte de los posts de su blog cuando va conduciendo, simplemente hablándole a su móvil. Con una aplicación como Dragon Dictation puedes convertir tu voz en texto escrito con una precisión bastante alta. Ideas o esbozos de proyectos, partes de informes o un memorando, o bien el inicio de post como mi amigo… cualquier cosa que pase por tu cabeza y que luego vayas a necesitar teclear. ¿Por qué hacerlo dos veces? (Esto lo puedes hacer si conduces… también si te llevan y no tienes miedo a hablar en alto delante de la gente y que te tomen por un lunático ;-)

Escuchar audiolibros / podcasts

Muchos alumnos de mi curso online me dicen que escuchan las audiolecciones (en MP3) cuando van de camino al trabajo, en la radio del coche o con su dispositivo móvil. El audio es fantástico para aprovechar los desplazamientos. Puedes ir escuchando música tranquila que te ponga “fino” para la que te espera… o escuchar voz en forma de audiolibros o podcasts. La oferta de audiolibros en español no es muy amplia pero sí la de podcasts. Elige una temática que te interese, de la que quieras aprender o que complemente a tu profesión, y aprende y absorbe con cada kilómetro que recorras. (Esto lo puedes hacer tanto si conduces como si te llevan.)

Aprende otro idioma

Desde perfeccionar un idioma que ya hablas (bien escuchando audiolibros o leyendo un libro de nivel avanzado) hasta ir aprendiendo un nuevo idioma con formidables servicios como Busuu, que precisamente cuenta con aplicaciones móviles (iOS y Android). (Esto lo puedes hacer con más comodidad si te llevan.)

Leer feeds o artículos retrasados

Leer un libro de papel o digital es lo más habitual en estos desplazamientos. Pero también es un momento perfecto para ponerte al día con lecturas profesionales atrasadas. Todos esos artículos que has ido guardando en Evernote o Read It Later, que has marcado como favoritos en Google Reader, o que incluso has impreso y tienes sobre la mesa. Diariamente tienes un rato privilegiado para leer esos artículos especializados, estudios o posts que amplíen tus conocimientos. Prepara con un poco de antelación tus lecturas para mañana y aprovecharás desde el minuto uno. También, naturalmente, puedes leer tus blogs favoritos, con un lector de feeds móvil. (Esto sólo lo puedes hacer si te llevan.)

No hacer nada

Yo, aunque trabajo en casa me muevo mucho por Madrid y viajo a otras ciudades. Muchas veces, aunque durante mis desplazamientos practico muchas de las pistas anteriores, también decido no hacer nada. Conscientemente pongo mi mente en stand-by y miro por una ventana disfrutando del momento. Aprovecho para relajarme. Productividad no siempre es estar haciendo cosas.

¿En qué consiste?

Esta técnica o ejercicio (más bien forma de proceder) consiste en reservar dos horas del viernes, 120 minutos, dedicados íntegramente para terminar las tareas que una y otra vez retrasas. Esas tareas o actividades que todos conocemos en nuestros trabajos y que son carne de procrastinación: para las que nunca encuentras un momento, que al final siempre dejas para mañana («seguro que mañana lo hago»), que rehúyes instintivamente, o de las que directamente sales corriendo porque te desagradan.

Pero los «120 minutos de acción» —que es como llamo yo a esta técnica— no sólo valen para repescar tareas procrastinadas, sino también para avanzar en las tareas más duras o en los trabajos más difíciles de ciertos proyectos. Es un rato a la semana donde de verdad te pones en modo hacer y terminar.

¿En qué se diferencian esos 120 minutos de los otros 2.400 que trabajamos en una semana? Esos 120 minutos actúan como un gran desatascador en tu trabajo. Por un lado te ayudan a quitarte un gran peso de encima, tachando de una vez tareas que tienes que hacer pero que siempre terminas por abandonar. Por otro, te dan capacidad para pegarle un buen empujon a partes de proyectos o actividades que requieran un extra de intensidad. Es el momento perfecto para apretar los dientes y sacar adelante el trabajo que más cuesta.

¿El viernes?

¿Tiene que ser precisamente ese día? Naturalmente que no. Puedes reservar esos 120 minutos en cualquier momento de la semana que tengas libre. Pero he descubierto que hacer esto el viernes multiplica los resultados de esos 120 minutos.

Todos sabemos que el viernes es especial (“¡TGIF!”): es el último día de trabajo, el fin de semana está a la vista, estás de mejor humor, desde primera hora de la mañana tienes una energía especial y cuesta menos salir de la cama. Asi que, ¿por qué no aprovechar todo ese ánimo y esa energía para hacer las tareas exigentes o incómodas que siempre dejas de lado? Porque si no las haces un viernes, ¿cuándo vas a hacerlas? ¿A mitad de semana cuando haya urgancias y marrones por todas partes? El viernes a

Tampoco tienen que ser 120 minutos. Pueden ser 100 ó 60. Tampoco tiene que ser sólo un momento a la semana. Pueden ser dos o tres días, o convertirlo en un hábito diario. Aquí no hay nada escrito y creo que cada persona debe experimentar hasta encontrar lo que mejor le funcione. En mi caso, convertir esos 120 minutos en un ejercicio semanal de los viernes me ha permitido encajarlo en mi agenda sin grandes problemas y conseguir tiempo suficiente para desatascar mi semana.

Para que funcione…

Llevo casi un año practicando este ejercicio prácticamente de forma semanal y con bastante regularidad. Y he descubierto que para esos 120 minutos de Acción funcionen, se distingan de verdad del resto de minutos de la semana, hay que hacerlo bien.

• Prográmalo en tu agenda. Conviértelo en un ejercicio semanal o diario, en un gesto que a base de repetir se convertirá en un hábito.
• Empieza cuanto antes. Al principio del día estás más fresco, rindes mejor y hay menos interrupciones. Se trata de aprovechar esos 120 minutos a fondo.
• Mata cualquier distracción. Cero email, cero blogs, cero redes sociales, cero teléfono, cero mensajería… cero Internet. Sólo tú haciendo y terminando.
• Planifica antes. Prepara por adelantado las tareas que vas a terminar en ese tiempo. Se trata de aprovechar los 120 minutos de principio a fin, sin vacilar o perder tiempo al empezar.
• Haz una pausa a la mitad. Transcurridos los primeros 50-55 minutos haz una minipausa de 4-5 minutos.
• Pon tu música favorita, si te ayuda a concentrarte/animarte. Es un momento para estar a gusto y disfrutar. Vas hacer tareas incómodas o aburridas, no te llevan a tu entierro.
• Empieza con un grito de ánimo. «¡Por fin es viernes!, ahora es el momento, estos son mis 120 minutos de acción».
• No te obsesiones con las dimensiones o pesadez de la tarea (siempre incómoda, aburrida o desagradable). Concéntrate sólo en el primer gesto: el primer clic, el primer tecleo, el primer párrafo, el primer número, el primer gráfico…

Si algo me han enseñado todos los trabajos que he tenido, las empresas que he montado, los equipos que he dirigido, y mi misión actual de formar y asesorar a otras personas para trabajar mejor, es esto: si uno quiere mejorar no puede tener miedo a buscar nuevas formas de trabajo. Probando hábitos nuevos, técnicas mejores, fórmulas diferentes… Porque sin cambios no hay mejora.

(Atención porque en este post no me estoy refiriendo a evitar o reducir las interrupciones —que sería lo ideal—, sino a atender aquéllas que irremediablemente se producen.)

Saber manejar las interrupciones es una habilidad, y como tal puede aprenderse, desarrollarse y mejorarse. Yo he probado de todo. Tanto “técnicas” más o menos vistosas como los métodos más populares. Y cuando de verdad noté la diferencia fue cuando asimilé dentro de mi «ADN productivo» la siguiente frase:

Cuanto más dure la interrupción, más daño hace.

Si alguien viene a tu mesa y te consulta algo, si te llaman por teléfono y te ves obligado a atenderlo, si alguien te pide algo en persona, cuanto más dure esa interrupción, más daño hace. Porque cuanto más dure esa interrupción…

• Más tardarás en terminar lo que estabas haciendo.
• Más ideas y creatividad perderás por el camino.
• Más posibilidades de empezar otra tarea tendrás.
• Más te molestarás y te desanimarás.
• Más posibilidades de cometer un error habrá.

Si eres capaz de reducir el tiempo que dura una interrupción; si eres capaz de acortarlas; si eres capaz de regresar lo más deprisa posible a lo que estabas haciendo: menos daño te producirá esa interrupción. Esta es la clave de todo, la esencia de “manejar” interrupciones. De alguna manera casi tendría que ser uno de los objetivos del día: «si soy capaz de acortar y comprimir las interrupciones lo haré infinitamente mejor».

¿Y cómo conseguirlo? ¿Cómo proceder cuando alguien te interrumpe?

Si con estas y otras ideas logras aligerar, mejorar o reducir las interrupciones que sufres… ¡es un triunfo enorme! No olvides que no es una sola interrupción aislada. Es una, otra, otra, otra, otra, otra más… Y así todos los días, todos los meses, todos los años. Por poco que mejores, en suma notarás un cambio espectacular. Y al final conseguirás lo más necesitamos tú y yo: tiempo de calidad para hacer antes y mejor nuestro trabajo.

Ahora bien, en tu día de trabajo, frente a tu lista de tareas, para afrontar la avalancha de emails, meterte en una reunión o analizar un problema, hay un ingrediente clave y fundamental que a menudo descuidamos: nuestro proceso mental-y-creativo.

Más de una vez habrás escuchado (y yo mismo he escrito en este blog) hablar de la importancia de “hacer descansos entre tareas”. Pero hoy quiero hablarte de un tipo especial de descansos entre tareas, algo de lo que personalmente cada vez estoy más enamorado: las minipausas.

De alguna forma tu atención y tu proceso creativo se comportan como un parquímetro. Cuando empiezas a trabajar en tus tareas es como si le pusieras unas monedas. Luego, con el paso de los minutos, el “crédito” se va agotando hasta que tienes que volver a echar monedas. De lo contrario viene la multa, esto es, el estancamiento de ideas, la falta de agilidad mental, la desatención y los errores.

¿Y cómo podríamos “echar monedas” a nuestra mente para que no se agote el parquímetro? Con minipausas entre tareas. Brevísimos descansos entre tareas (o después de bloques de trabajo de una hora) que sirven para dar un botonazo y reiniciar tu ciclo mental, para recuperar atención e ideas.

• Hazlas siempre al cambiar de tarea o actividad.
• Si lo necesitas hazlas cada cierto tiempo (1h)
• Deben durar entre 2-3 minutos (no más, de lo contrario ya sería una pausa ordinaria).
• Levántate y aléjate de tu mesa y tu ordenador.
• Haz leves ejercicios de estiramiento y relajación.
• Bebe siempre un vaso de agua.

Yo antes era una persona que durante el día de trabajo me despistaba y perdía las ganas de crear con bastante facilidad. Cuando me di cuenta de verdad que mente y cuerpo forman un tándem indivisible, empecé a cuidar en serio el descanso entre tareas, y mi rendimiento mejoró.

Pero cuando noté un cambio a lo grande fue cuando empecé a “jugar” con minipausas de 2 minutos entre todas las tareas que tenía que hacer. Al principio pensé que iba a perder tiempo en cada hora de trabajo, cuando en realidad lo que conseguí fue hacer mejor la siguiente tarea. Nunca gané tanto haciendo tan poco.

Ahora bien, también tienen su aquel. Porque como son más informales que las tradicionales, porque a veces tienen un caracter más improvisado, y porque muchas veces no vemos el rostro de las personas que participan con nosotros, hay que poner un extra de cuidado para evitar convertirlas en un acto de improductividad.

Piensa que es una reunión formal

Que la hagas cómodamente en tu despacho o desde casa en zapatillas no significa que haya que tomarlo a la ligera y descuidarlo. Piensa que es un evento que requiere extremar los detalles, enfocarla bien y, sobre todo, sacar lo máximo de ella. No estás chateando, estás reunido.

Detalles técnicos claros

Muchas reuniones a distancia empiezan mal o tarde porque no podemos conectar o encontrar a la otra persona. En la convocatoria previa por email dejad bien claros los detalles básicos para poder tenerla:

1. Hora de inicio y fin.
2. Extensión o número a marcar para conectarnos.
3. Nick de Skype o similar para contactar.
4. Personas que asistirán (para evitar el típico «¿falta alguien?»).
5. El orden del día.
6. Si hay que tratar documentos online, subidlos antes de la reunión.

Conectaros 3-5 minutos antes de que empiece. De ese modo la reunión empezará a su hora y si hay alguna dificultad técnica podréis solucionarla a tiempo.

Orden del día claro

Unos días antes podéis adelantar por email los puntos concretos a tratar. Consensuarlos o fijarlos unilateralmente, lo que sea, pero tened claro de qué vais a hablar y, sobre todo, qué buscáis. Cuanto menos puntos, mejor. Muchas de estas reuniones a distancia fracasan porque intentan abarcar demasiados puntos.

Y cuando empiece la reunión, invita a todos los participantes a que tengan delante el orden del día, los puntos a tratar. Eso siempre ayuda a no saltárselos y a ir al grano.

Empezad con el objetivo final

Podéis dedicar el primer minuto (no más) a recordar a todos los asistentes qué es lo que buscáis, qué es lo que tenéis que conseguir transcurridos los 25 minutos de esa videoconferencia o teleconferencia.

MÁXIMA atención y concentración

Este es un punto donde hasta las reuniones tradicionales han empezado a hacer aguas. Y es que muchos asistentes, en lugar de estar enfocados y atentos a lo que se dice, están pendientes de otra cosa o haciendo multitarea (revisando el correo, tuiteando…). Cuando uno está hablando a distancia con su ordenador en frente es fácil estar a varias cosas a la vez, saltando de aplicación en aplicación o revisando los últimos correos.

Además, el hecho de no ver el rostro de la persona que habla, exige redoblar el nivel de atención y estar absolutamente concentrado en sus palabras. Porque te interesa captar, no sólo lo que dice, sino cómo lo dice y también lo que no dice.

• Antes de empezar recuérdate qué buscas tú con esa reunión o por qué es importante para ti.
• Si no vas a necesitar el ordenador para nada apaga la pantalla.
• Pero si lo necesitas cierra todas las aplicaciones que no vayas a utilizar.
• Cierra los notificadores o cualquier cosa “en segundo plano”.
• Silencia el teléfono móvil y déjalo boca abajo sobre la mesa.
• Pide que no te interrumpan durante el tiempo que dure la reunión (que no pasen llamadas, etc.).

Toma notas o dibuja mapas

De cara a no perderte los detalles importantes y a estimular tu atención, toma cuantas más notas mejor. Para tomar notas, frente a una aplicación tipo Evernote yo prefiero una libreta tradicional o un tablet, porque puedo complementar mis notas manuscritas con dibujos, diagramas o mapas mentales. Y eso enriquece lo que capturo.

Comunicación directa y efectiva

El carácter informal de estas reuniones hace que a veces se descuide un aspecto clave: la comunicación. Si hay varias personas conectadas a la conversación, y además desde varios sitios, la comunicación puede no ser todo lo clara y fluida que se precisa. Para ello, lo mejor es buscar en todo momento la “comunicación efectiva”:

• Intervenciones meditadas y pensadas. Hay que poner un extra de claridad en lo que digo.
• Utilizad frases más breves, directas, al grano, evitando rodeos innecesarios o detalles superfluos.
• Marcad los puntos ya terminados: «bien, entonces haremos eso, pasamos al siguiente punto»

Moderador o coordinador

Especialmente cuando hay más de 3 personas, hablar a distancia se vuelve mucho más dificultoso. Si hay un moderador o responsable ayudará a marcar tiempos de las intervenciones, reconducir la conversación, subrayar los puntos que se vayan acordando, ceñirse al orden del día y tener a la vista un reloj para evitar que esa reunión se zampe nuestra agenda.

Haced que duren poco

A diferencia de una reunión tradicional donde aguanta un poco más, en este tipo de reuniones la atención de los participantes se viene abajo mucho antes. Cuando no estamos cara a cara conseguir que estemos centrados es más difícil.

¿Cuánto deben durar? 25-30 minutos es lo máximo que se puede aguantar sin que los asistentes se pongan a mirar por su ventana, jueguen con su móvil o abran Twitter. Media hora no es un agujero en la agenda de los participantes, y si se sabe de qué se va hablar y se utiliza una comunicación efectiva, es más que suficiente.

Un email con los puntos acordados

Las palabras se las lleva el viento y transcurridos unos días los participantes terminan por olvidar o descuidar lo que se entonces se acordó. El «qué fue de», «quién tenía que hacer esto», o «yo creí que…» son muy típicos de las posreuniones, y más en estas donde no siempre somos suficientemente claros.

A muchos eso de «levantar acta» les suena como ir a Hacienda, cuando en realidad es algo rápido y sencillo. Con un cómodo email de 4 minutos se pueden recoger de forma telegráfica los puntos acordados: quién va a hacer y cuándo. Hacedlo circular entre los participantes y los próximos pasos quedarán más claros.

Ése es precisamente el detalle más importante de cualquier reunión: que deben traducirse en acciones concretas y próximas tareas.

ACTIVIDAD vs. PRODUCTIVIDAD

HACER vs. CONSEGUIR

MOVERME vs. AVANZAR

Hacer estas tareas, dedicar tu tiempo al trabajo de mentira, es como saltar a la comba: actividad, esfuerzo, entretenimiento, tiempo… pero en realidad no no te mueves del sitio, no avanzas, no caminas hacia delante; pero te hacen creer que sí lo haces. Son tareas y actividades golosas y engañosas que por lo general cumplen alguno de estos puntos o todos ellos.

• Las hacemos por rutina, tradición o porque nos lo han dicho otros. No nos planteamos no hacerlo.
• Son actividades indoloras, que individualmente no exigen ni mucho tiempo ni esfuerzo (el problema sobreviene cuando se suman).
• Son cosas que al hacerlas (actividad y movimiento) transmiten una falsa sensación de progreso.
• Son actividades entretenidas o agradables.
• A veces nos permiten conectar o interactuar con otros (leyendo, debatiendo, respondiendo, comentando) lo que acrecenta la satisfacción.
• Ni son el corazón de tu trabajo ni las necesitas para tu trabajo.
• No tienen nada que ver con tus objetivos y metas.

Cada persona tiene (o puede tener) su propio trabajo de mentira. Yo siempre invito a cada uno a descubrirlo. Mediante un ejercicio de revisión de rutinas y tu agenda puedes detectar si caes o no en estas actividades. No presumas nada, no pases por alto ninguna tarea, pásalas todas por el microscopio, por el tamiz de tus objetivos y resultados. (Muchas tareas diarias pueden llegar a ser trabajo de mentira.)

Y si detectamos en algún rincón trabajo de mentira, se impone actuar. Lo peor que podemos hacer con este tipo de tareas es dejarlas ahí con nosotros. Porque es como aplazar una deuda a que vas a seguir pagando el resto de tu vida. Ese trabajo de mentira sólo sirve para robar calladamente tiempo, esfuerzo y resultados. Justo lo que buscamos todos.

1Distingue objetivos y tareas

Una semana apretada es como un día cargado de trabajo sólo que con cuatro días más. Así que las ideas básicas con las que ya trabajas siguen ahí: el primer paso es identificar, distinguir y separar. Del mismo modo que en un restaurante examinas la carta y preguntas antes de pedir, haz lo mismo con tu semana. «Tengo que hacer mil cosas» no es un análisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que tienes que hacer.

1. Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir.
2. Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).

Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura.

Esa necesaria separación te ayudará a identificar el “solomillo” de tu semana y a decidir reducir, posponer o eliminar ciertas tareas. Por ejemplo en esa semana habrá tareas que representen un lujo que no te puedes permitir, o bien decides reducir/posponer ciertas tareas que repites todos los días, porque literalmente te quitan tiempo para hacer cosas nuevas..

2Desayuna 2 tareas Clave

Las tareas Clave son el verdadero corazón de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto «llegar a todo» pero donde primero tienes que llegar y además hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cuídalas, no las arrincones, ponlas delante del resto y vuélcate en ellas.

Lo que me funciona a mí es esto: empieza todos los días como mínimo haciendo 2 de estas tareas. ANTES del Email, antes de redes sociales, antes de cualquier otra cosa o tarea complementaria o menor. Al empezar es cuando más y mejor puedes hacer; es cuando más despejado estás, y cuando menos actividad hay alrededor (reuniones, llamadas…). Después, el día se complica, y si no lo haces antes, terminarás por posponerlas o hacerlas de cualquier manera.

3Identifica reuniones y salidas

Asómate a tu agenda y localiza en qué días (mañanas y tardes) tienes más eventos de este tipo. Reuniones internas, salidas fuera de tu trabajo, viajes o visitas, cosas que te van a alejar de tu mesa de trabajo y que te van a impedir trabajar. Primero por su naturaleza, porque cuando las haces no haces (reunirse no es hacer). Y segundo porque tienden a expandirse y quitarte tiempo real de trabajo para todo lo que tienes que hacer.

Para esos días tienes que bajar las expectativas porque en realidad vas a trabajar menos. Haz lo más importante antes de salir fuera, no pongas tareas Clave o de concentración cerca o próximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecánicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de última hora.

Si tuviera que sintetizarlo en una sola idea diría: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

4Invierte en terminar y rematar

Esa semana tu “obsesión” debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir más puertas y ventanas cuando lo único que te pemritirá avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumerán; es algo que volverá y te golpeará con fuerza.

• Antes de empezar una tarea pregúntate si realmente no podrías terminar otra.
• Antes de avanzar pregúntate qué tareas han quedado a medias. Elige una y términala.
• Antes de dejar una tarea a medias pregúntate si no hay forma de terminarla ahora.

5Garantiza tiempo de calidad

La atención, la concentración, el enfoque, la intensidad… puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y más poderoso aliado en semanas así. La atención te hace pensar y actuar más rápido, encontrar antes mejores ideas, desatascar antes problemas o fallos, y te permite no dejar las cosas a medias. Así que todo aquello que vaya en su contra sólo sirve para multiplicar la complejidad de esa semana.

Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y más en semanas así. Los dos primeros puedes combatirlos tú mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que están en tu mano: ú mismo puedes ponértelo MUCHO más fácil.

Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas:

• Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y reúnete a solas contigo. Nadie te interrumpirá.
• Aprovecha más el arranque del día, es cuando tus compañeros te interrumpen menos.
• Pídeles concentración sobre todo en ciertos momentos. Explícales cómo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas.
• Pídeles que conviertan interrupciones en emails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego tú decides cuándo abrirlo) que no partan tu concentración por la mitad.
• Y si te interrumpen, sé todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo.

Si tuviera que quedarme con sólo una cosa o sintetizar todas estas ideas en una sola frase para semanas así, diría esto: consigue cada día 2 horas de calidad donde ni tú mismo ni nadie te interrumpa.

Y luego, naturalmente, pasa lo inevitable:

• La información clave es difícil de localizar o lleva más tiempo del deseado (porque además no sabemos buscar bien).
• Separar lo útil de lo inútil se ha convertido en un gesto innecesario y gratuito que ya repetimos sin que nos duela.
• Es un lugar más donde tener la información clave, que se viene a sumar a los que ya tenemos (papeles, libretas, notas digitales…)

Equivocadamente hemos convertido el Email en un lugar de archivo. Alguien nos ha hecho creer que el Email (sea la aplicación que sea) es el sitio más idóneo para almacenar información sensible y útil, cuando, en la mayoría de los casos, el Email es lo más parecido a un trastero… cuando no un estercolero. Es nuestras rutinas de trabajo hemos olvidado una regla de oro en la organización: ten más a mano lo que más uses o aquello más importante, y esconde el resto.

Yo esto lo expreso de otra forma, utilizando una frase que me has escuchado decir más de una vez (y que por cierto, algún listillo ya se ha apropiado y la va repitiendo por ahí como suya): La información no vale cuando la guardas, vale cuando la necesitas. Si aplicamos esta máxima al Email nos queda esto: la información no vale cuando la recibes, vale cuando la necesitas. Es decir…

1. Esa información clave y sensible tiene que poder encontrarse de forma ágil y rápida.
2. Esa información clave y sensible tiene que estar aislada del inherente ruido y la confusión del Email.
3. Esa información clave y sensible tiene que estar junto al resto de información del mismo tema (agrupada y bien organizada).
4. Esa información clave y sensible requiere muchas veces actualizaciones, cambios, anotaciones y nuevas indicaciones (en el Email no puede modificarse o añadir).

Lo que yo hago es lo siguiente: cuando recibo información sensible, importante o que necesitaré para alguno de mis proyectos o próximas tareas, la saco inmediatamente del Email. En el instante de procesar un email, si veo que contiene algún dato, contacto, archivo, instrucciones o detalles valiosos para mí o para mi trabajo, lo saco de ahí sin perder ni un segundo. En mi caso reenviando ese correo a mi Evernote.

Porque aplicaciones como Evernote, la veterana Yojimbo, pero también Springpad o OneNote facilitan esa labor. Te permiten extraer la información clave con la que trabajas y ponerla junto al resto de información útil que ya tienes, organizada por proyectos, temas o clientes, lo que tú decidas. Esto ante todo te brinda tres grandísimos beneficios:

Este último punto es un beneficio que personalmente me encanta. Déjame ilustrarlo con una pequeña historia.

Hace poco, en un seminario que impartí en una empresa, pregunté lo siguiente: «Si vas a preparar una propuesta para un cliente, ¿qué necesidad tienes de dejar abierto el Email? ¡Ciérralo!» A lo que uno de los asistentes me contestó: «Es que precisamente en el Email tengo la información que necesito para elaborar esa propuesta».

Así es. Como casi todo el mundo tiene la información que necesita para trabajar en el Email, pues se ven obligados (claro) a tenerlo abierto para recuperar, copiar o consultar cualquier dato. ¿La consecuencia? Tenemos un ojo en la tarea y otro en el Email, en los correos que llegan, en el notificador, en leer y responder nada más entra algo… Al final, desencadena todos los problemas habituales del chequeo constante: multitarea, distracciones, pérdidas de tiempo…

Nunca como ahora había sido tan fácil dejar de utilizar el Email para almacenar información útil. Porque esas aplicaciones que mencionaba (y alguna otra que hay por ahí), hacen que la clasificación, consulta y utilización de toda la información útil que un día llegó por el Email, sea algo cómodo y rápido. Y desde cualquier lugar y dispositivo.

La clave para mí es esta: cuando llegue información útil por Email… sácala de ahí.

Fíjate si no en el bombardeo: montones de inputs externos que vienen vía Internet, por teléfono, por televisión o de las personas que nos rodean. Montones de (sobre)información que cada vez cuesta más absorber o filtrar (la basura de lo útil). Montones de tareas que intentamos hacer a la vez (multitarea). Montones de actividades que hacemos por pura inercia y casi sin ser conscientes del momento. Montones de momentos que compartimos con otros sin tener momentos que compartimos con nosotros mismos.

Hay tanto desde tantos sitios que conseguir tiempo de calidad para pensar y hacer lo importante se ha convertido en una misión cada vez más complicada. ¿O no tanto?

Hace tiempo que me planteé esto y casi inmediatamente decidí que necesitaba encontrar y hacer sitio para ese “tiempo”. La respuesta la encontré en los bloques de desconexión. Son espacios de tiempo en tu día en los que estar en soledad y en la más absoluta desconexión… con todo y con todos.

La palabra “bloques” se refiere a la agenda: bloquear (y asegurar) momentos o ratos en mi día o mi semana para lograr eso. Y la palabra “desconexión” se refiere precisamente a eso: a cortar el cordón umbilical con tanta comunicación e input que proviene de otros.

Con el paso de los años, y sobre todo la práctica, he descubierto que procurarse estos bloques de desconexión tiene sobre todo tres grandísimos beneficios:

Esos bloques, de 10 minutos ó 2 horas, valen el doble que otros momentos de trabajo o personales. Es tiempo de más calidad. La ausencia de ruido, estímulos externos y de distracciones a tu alrededor, hace que hagas más y mejor. Es tiempo en el que tú haces o piensas más intensamente. Veinte minutos en desconexión cunden como cuarenta. Una hora cunde como dos. Merece la pena hacer el esfuerzo de conseguirlos. Hoy más que nunca.