Planificar -> Hacer -> Terminar. Ése es un mapa que suena muy bien para muchas tareas, actividades y proyectos a los que nos enfrentamos. Pero, ¿cómo conseguir concentrarnos sobre todo en la última parte?

Hay muchas personas (entre las que me incluyo) que somos relativamente buenos planificando y poniendo en marcha las cosas… pero que luego nos cuesta horrores terminar, completar, rematar las cosas. Y es esencial, fundamental, vital. De hecho, si tuviera que dar una regla de oro de las tareas —de todas, pero sobre todo de las importantes— sería esta: concéntrate más en terminar que en empezar.

Vale, eso cae de cajón, ¿no? Ya, casi todo en Productividad cae de cajón y por eso no lo hacemos.

Fíjate en esta frase de David Allen, el padre del GTD: “La mayoría del estrés que sufre la gente no se debe a la cantidad de cosas que tienen que hacer. Viene de las cosas que han empezado pero no terminado”.

Y yo iría más allá. No me pararía en el estrés sino que le añadiría también la ineficacia, la desconcentración, el derroche de energía y un montón de males —malos hábitos— que sufrimos a diario. Una buena parte de nuestra baja Productividad Personal se debe a invertimos más energía y tiempo en empezar… que en terminar.

Es como si al “ponernos con una tarea”, internamente, ya tuviéramos la satisfacción de haberla hecho. Hemos acallado nuestra “conciencia productiva” y podemos pasar a la siguiente actividad. Resulta FUNDAMENTAL terminar, completar y rematar definitivamente la tarea que tenemos entre manos antes de abrir otro frente.

Cinco pistas o reglas o ideas para ayudarnos a comprender la repercusión de sobre todo terminar las tareas que tenemos que hacer:

1. La regla del 2. Abrir un nuevo frente —una tarea— antes de terminar la anterior multiplica por dos las complicaciones de tus tareas (y más, si además de ti intervienen otras personas). Bastante difícil son algunas tareas, no te pongas más obstáculos a ti mismo.
2. No caigas en la hiperactividad. La hiperactividad y tener muchos frentes abiertos nos transmite una falsa sensación de Productividad y eficacia. Una vez se desvanece el frenesí de la acción queda lo que en realidad hay: tareas inconclusas, estrés latente y problemas por resolver seguramente se solapen unos sobre otros.
3. Planificar ni es hacer ni terminar. Creo que para ciertas tareas y proyectos resulta esencial planificar. Pero ni las reuniones, ni las pizarras, ni los diagramas hacen y sobre todo terminan las tareas. Aquí, lo importante no es participar, sino terminar.
4. Tareas que producen resultados. Hay que completar cualquier tarea pero las Tareas Clave, las tareas que de verdad tienen que ver con nuestro trabajo y que de verdad producen resultados tangibles, ésas hay que cerrarlas y concluirlas con toda nuestra energía.
5. Terminar da satisfacción. Creo que debemos pararnos a saborear y reconocer cualquier tarea que hagamos y terminemos. Por pequeña o grande que sea la hemos completado y es momento de decirnos “sí, la he planificado, la he hecho y sobre todo la he terminado”.

De modo que hoy, ahora mismo cuando termines de leer este artículo, pon toda tu pasión, energía y recursos en hacer y sobre todo en terminar la próxima tarea que vayas a hacer. A mí, además de satisfacción y tranquilidad, me ayuda muchísimo a dar lo mejor de mí en la siguiente y en la siguiente y en la siguiente.

Si quieres ahondar más en el tema te invito a echarle un vistazo a otro artículo que escribí hace unos meses que está estrechamente relacionado y se titula 20 ideas para desarrollar el hábito de hacer.

Y eso nos da una falsa sensación de Productividad porque 1) irremediablemente nuestra concentración y energías se van perdiendo con el paso de lo minutos y poco a poco de nosotros salen menos buenas ideas; y 2) saltamos de una tarea a otra (a veces tareas importantes) sin darle tiempo a nuestra mente a que se adecúe y se prepare para la nueva actividad.

Los minidescansos de 3-4 minutos tienen en nuestro trabajo un impacto mucho más notable de que lo que parece. Y como casi todo en Productividad le restamos importancia porque no llaman la atención. Y es, una vez más, en esos detalles pequeños y cotidianos donde están las cerraduras que tenemos que abrir para disparar nuestro rendimiento. En mi artículo resumen de mis hábitos de 2009 lo destacaba como uno de los más importantes por el formidable resultado que me ha dado y me da en mi trabajo diario.

Restamos importancia a los minidescansos porque no llaman la atención pero son una de las llaves para disparar nuestra Productividad.

Cuando cuento esto muchas personas me dicen que su problema no es ver la importancia de estos minidescansos sino el recordar hacerlos. Nos ponemos a escribir un artículo, un diseño web, una presentación o cualquier documento y pasan y pasan los minutos. Entramos en “modo trance” y el tiempo y espacio se disipan. ¿Cómo lograr recordar que tengo que hacer una pausa transcurrido cierto tiempo?

Existen aplicaciones que nos ayudan a fijar un periodo de tiempo determinado y, una vez transcurrido, nos recuerdan que tenemos que hacer ese parón. Desde extensiones para tu navegador hasta aplicaciones sencillas y sin misterio, porque de eso se trata.

Otra opción que me han comentado en alguna ocasión es optar por utilizar la alarma de tu teléfono móvil. Pero si quieres instalar algo en tu ordenador hay unas cuantas alternativas. Basta con buscar “productivity timers” en Google para encontrar un buen puñado de ellos. Ahí van algunas sugerencias:

• Mac: Quicksilver (fijando una alarma), 3-2-1 (widget), TinyAlarm, Time Out, Minuteur, Tea Timer (widget), Minutes (Widget).
• Windows: Timeleft, Workrave, Cook Timer.
• Web: Online Countdown Timer, Free Workout Timer, E.gg Timer, Online Stopwatch.

(Otro día hablaré de la “Técnica Pomodoro”, que guarda relación con esto mismo y que de un tiempo a esta parte se ha puesto de moda.)

Con Listhings puedes plasmar tus ideas utilizando distintos colores y tamaños para las notas

El verano pasado en Úbeda (Jaén) tuve la oportunidad de conocer a Patrick Doyle, uno de mis compositores de cine favoritos. Escuchando la charla que nos dio me di cuenta que utilizábamos un método muy parecido para volcar, organizar y conectar ideas: un tablón de corcho donde vamos poniendo notas y tarjetas.

No son tareas que tenemos que hacer, ojo, sino ideas, conceptos y propuestas para incluir o desarrollar en cualquier proyecto: una banda sonora, un libro, una presentación, el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, etc. Así es cómo organicé y desarrollé la estructura de mi libro y así es cómo suelo trabajar cuando tengo un proyecto de tamaño medio-grande.

Siempre empiezo en analógico antes de saltar a lo digital. En mi caso —y en el de muchos, según he podido comprobar— mi Creatividad funciona mejor. Es cuando con más naturalidad fluyen y relaciono las ideas que luego terminarán en formato digital. Aquí a mi lado, mientras escribo esto, tengo mi panel de corcho con las notas para el próximo taller de Tecnología que doy en Barcelona en un par de semanas.

Por eso al descubrir Listhings se me ha venido a la cabeza el bueno de Patrick Doyle y mi corcho. Porque Listhings no es más que un panel de corcho virtual donde puedes ir colocando notas con distintos colores como si fueran post-its tradicionales. Y lo traigo aquí hoy no para proponerlo como sistema de organización de tareas, sino como método para volcar y estructurar ideas y conceptos para tus proyectos.

Para conocer sus posibilidades puedes entrar y empezar a utilizarlo sin tener que crear una cuenta —aunque puedes hacerlo claro—. Me ha gustado por su extrema limpieza y sencillez, por lo sencillo que resulta utilizarlo y porque para alguien no habituado a organizar ideas en “modo analógico” puede resultar muy interesante.

Listhings es una aplicación web gratuita, con lo que siempre podrás acceder a tu panel de ideas estés donde estés. Pero lo importante de Listhings, un panel de corcho tradicional o una hoja de papel, es que sirvan verdaderamente para exprimir tu Creatividad. Una herramienta útil para volcar ideas y convertirlas en mensaje, en producto, en servicio, en acción.

Para ciertas búsquedas, y en mi caso personal, delicious es infinitamente mejor que Google

No sé dónde leí el otro día que “delicious estaba muerto”. Bueno, a juzgar por la cantidad de enlaces que allí se guardan a diario yo diría que más bien no. Sigue siendo el lugar de almacenamiento de enlaces por excelencia y, bien utilizado, puede ser una herramienta muy útil para trabajar y organizarnos. Y para buscar.

Yo utilizo delicious desde hace cuatro años y pico y habitualmente lo combino con Evernote (aquí expuse una fórmula para hacerlo). Ahí guardo los artículos “a largo plazo”.

Pero hoy quería hablaros de delicious como buscador. Porque de un tiempo a esta parte he visto cómo, para ciertas búsquedas, ha ido sustituyendo paulatinamente a Google. ¿Por qué? Porque en delicious está lo mejor de lo mejor. Contenido especialmente elegido, clasificado y etiquetado por los usuarios a mano, de forma expresa y deliberada. En Google está todo. Lo bueno y lo malo.

Sobre todo cuando quiero buscar información sobre una técnica específica, un tutorial concreto, las claves o una review de una aplicación, una guía explicativa o una recopilación de lo mejor, voy directamente a delicious. ¿Por qué? Porque sé que:

1. Lo voy a encontrar antes. Y no por la velocidad sino por la menor cantidad de ruido. Hay menos links y son MUY precisos.

2. Los enlaces —las páginas— que voy a encontrar allí tienen más “calidad”. Personas como tú y como yo un día decidieron que ese artículo o página merecía la pena por su contenido y su redacción y la guardaron.

3. El indicador con el número de personas que han guardado esa página me ayuda a identificar, dentro de los resultados, “lo mejor de lo mejor”.

4. Las etiquetas que han colocado usuarios como yo me ayudan todavía más a encontrar lo que busco, ya que al introducir una búsqueda, luego puedo filtrar los resultados por etiquetas.

5. Visualmente la página de resultados de delicious me resulta más cómoda. Es más limpia, concisa y directa que la de Google.

Naturalmente que si quiero buscar algo general, como la página web de una empresa o un restaurante, los links de una peli en Rapidshare o la letra de una canción en suajili, voy a Google como todo bicho viviente. Pero poco a poco en ciertas búsquedas (que generalmente además en mi caso personal tienen que ver con el diseño, el diseño web y la fotografía) voy directamente a delicious. Y cada día estoy más contento por lo cómodo y eficiente que me resulta.

Si le vas a dar una oportunidad a delicious como buscador “para algunas cosas”, para una mayor comodidad te recomiendo que optes por alguna solución que acelere tus búsquedas. Por ejemplo con alguna de estas alternativas:

• Instala el motor de búsqueda de delicious en tu navegador.
• Busca mediante YubNub con tu navegador o tu lanzador de aplicaciones (el trigger es ds)
• Instala un bookmark de búsquedas en la barra de tu navegador.
• Instala en local alguna aplicación que facilite la operación. Yo en Mac conozco Delibar.

La Procrastinación es uno de mis “pecados productivos” favoritos y llevo cayendo en él desde que era niño. Con el tiempo he ido moderando y eliminando sus efectos, y especialmente en los dos últimos años he logrado un relativo éxito en la anti-procrastinación… pero sigo tropezando en la misma piedra.

Y digo que es uno de mis pecados favoritos por el intrincado —y a veces divertido— trasfondo psicológico que se esconde tras él. Cuando estamos a punto de caer en la Procrastinación se produce en nuestro interior un feroz debate con argumentos yendo y viniendo como si estuvieran frente a frente en una justa medieval.

A veces no. A veces atajamos el debate con un simple y contundente: “paso, ya lo haré mañana”. Pero en la mayoría de las ocasiones dentro de nosotros se inicia un debate mental con argumentos a favor y en contra de hacer —o no— la tarea que teníamos prevista. Y por lo general, ese debate cumple alguna o todas estas reglas:

1. Justo ahora no es el mejor momento.
2. No estoy a tope, no me veo en condiciones.
3. Siempre hay algo más atractivo que hacer.
4. Buff, es demasiado trabajo.
5. Hoy no, pero mañana SEGURO que lo hago (quizá porque el sol brillará con más fuerza)

Sea como fuere, la Procrastinación siempre tiene un efecto: se deja sin hacer la tarea que teníamos que hacer, a la que nos habíamos comprometido o la que habíamos planificado. Y eso siempre tiene dos impactos en nuestro trabajo/vida: cargamos de una tarea extra el día de mañana —siempre y cuando mañana no procrastinemos también, claro—; y además nos estamos cargando de estrés —la ansiedad por la tarea no comenzada que queda pendiente hasta… quizá mañana.

Si te preocupa especialmente la Procrastinación, te interesará seguro un artículo que escribí hace muchas lunas, pero que personalmente me ha servido para mejorar mucho.

Quix es el Nº1 de los bookmarklets: admite decenas de operaciones y le puedes añadir las tuyas

“La madre de todos los bookmarklets”. Así defino yo a Quix que ya tiene un lugar preferente en la barra de mi navegador. Y es la madre-maxi-mega-súper-bookmarklet porque a diferencia de la mayoría, no hace sólo una cosa sino que te permite hacer desde tu navegador infinidad de operaciones, interactuar con montones de aplicaciones, servicios web y redes sociales.

Buscadores (todos los Google, Flickr, Wikipedia, IMDb, etc.), comandos para redes sociales, herramientas SEO y para webmaster, Google Analytics, opciones para acortar URLs, búsquedas para Wordpress, integración con algunas aplicaciones Mac y en general casi cualquier cosa, ya que si le falta algo que necesitas se lo puedes añadir tú mismo.

Siempre me han gustado los bookmarklets (en el blog he hablado de ellos con bastante frecuencia) por su capacidad para enriquecer la funcionalidad del navegador sin recargarlo, como hacen las extensiones. Pero la definición de “bookmarklet” a Quix se le queda corta y sin duda va varios pasos más allá.

Radiografía de un bookmarklet único

• Funciona en cualquier navegador: Chrome, Firefox, Opera, Internet Explorer, Safari, y Safari para el iPhone. Y naturalmente cualquier sistema operativo.
• Se instala como cualquier otro bookmarklet, arrastrando el enlace hasta la barra de Favoritos.
• Al pulsarlo se abre una ventana de diálogo donde escribiremos la operación a ejecutar.
• Cada operación se distingue de las otras por un código (una o varias letras) que designa lo que queremos hacer.

Qué operaciones podemos hacer con Quix

Si utilizas YubNub (he hablado de él antes en el blog) la forma de proceder te sonará mucho pues en esencia es lo mismo: una o varias letras determinan lo que queremos hacer.

Una vez se abre el cuadro de diálogo sólo tienes que escribir el código de la acción que quieres realizar y pulsar la tecla Intro. Hay montones de acciones y operaciones, como puedes ver en la propia página de Quix, pero por citar sólo algunas de las tareas que puedes ejecutar:

• tn: para compartir en Twitter la página que estás viendo.
• e: para enviar por Email el enlace de la página en la que estás.
• w + tu texto: para buscar en Wikipedia el término o nombre que pongas.
• bitly: para acortar la URL en la que estás mediante Bit.ly.
• evernote: para agregar a nuestro Evernote la página web en la que estamos.
• db: para guardar la página actual en delicious.
• post: para compartir la página en Posterous.

En esta página encontrarás todos los comandos que ya vienen predefinidos en Quix en cuanto lo instalas.

Y si le falta… añádeselo tú

Al igual que el fabuloso buscador YubNub, Quix permite extender la funcionalidad creando tus propios comandos para, por ejemplo, integrar en Quix algún bookmarklet que vinieras utilizando antes.

Aunque, después de echarle un vistazo a la mecánica y sintaxis para crear los comandos, me temo que esto no está al alcance de cualquier persona.

Pero no hace falta utilizar cualquiera de estos servicios para disfrutar de estas alertas, basta con seguir a @timer en Twitter y fijar la alarma cuando nosotros queramos. En este caso resulta muy cómodo y conveniente si pasas mucho tiempo allí y no quieres que tus tuiteos te coman demasiado tiempo o bien si quieres recordar algo.

Para ello basta con enviarle un DM a @timer con el lapso de tiempo y el texto y ya habremos creado el recordatorio. Por ejemplo si le enviamos D timer 10 vuelve al trabajo ya!!! a los 10 minutos recibiremos un mensaje privado con ese mismo texto. Con más de 15.600 followers parece que el “invento” funciona.

Hay una constante —bueno hay varias— que se repite en todos los cursos y talleres de Productividad que doy a empresas y grupos de trabajo: “Berto, tengo un problema con el Email”. Da igual el cargo, perfil, edad, sexo, empresa en la que trabajen o actividad que desarrollen. La inmensa mayoría de nosotros tenemos un problema con el Email.

Y es lógico. Nadie nos ha enseñado a relacionarnos y utilizar el correo electrónico. Un día nos pusieron delante de un Outlook o similar y nos dijeron: “hala majo, ahí lo tienes, sé productivo”. Tuvimos que aprender por nosotros mismos o por lo que nos sugerían otros y hemos aprendido mal. Hemos desarrollado malos hábitos.

En los últimos años he llevado a cabo algunos cambios en mi vida y en mi trabajo. Unos me han salido bien, otros mal y otros muy mal. Entre los que han funcionado está el haber reconstruído y rehecho por completo mi relación con el Email. Casi desde cero. Y ha sido un cambio dramático no tanto por los nuevos hábitos desarrollados como por los colosales resultados que he conseguido.

Mejorar mi relación con el Email ha tenido un impacto formidable en mi Productividad y en mi capacidad para “estirar” mis horas de trabajo. El Email, de verdad y en serio, era un problema para mí.

Ahí van algunos hábitos —sólo algunos porque se podría escribir un libro— que me han ayudado a mejorar DE VERDAD (por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar):

1Si tienes un problema, cambia algo ya

Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.

Hacer justo lo mismo que ayer y que anteayer no va a solucionar tu problema. Lo único que conseguirás es perpetuar tu estado de insatisfacción, ansiedad o incluso crisis. No hacer nada es la mejor fórmula para seguir sufriendo el Email.

2“Emailear” no es tu trabajo

Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.

En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: “Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz”. ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.

Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.

3Cerrar tu Email no te va a matar

Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. “¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!”, parecen decirme.

Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.

Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplican.

Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.

4¿Desayunas cereales o emails?

Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.

Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.

Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.

5El arte de escribir correos

Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):

1. Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
2. Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
3. Cuida el “asunto”. Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.

Sobra decirlo porque cae de cajón pero por si acaso: esta es MI FÓRMULA personal. Entiendo que cada caso, cada trabajo y cada persona son distintas y tienen sus particularidades. Puede que lo que me funcione a mí no lo haga contigo pero si me preguntas te diré: actuar, modificar y mejorar los hábitos y gestos del Email tendrá un impacto brutal en tu Productividad.

Si sufres el Email, te animo a cambiar “algo” YA. Si no, no habrá mejora.

Generalmente lo tenemos que volver a copiar-pegar con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo. No es eficiente. Pero hay varias alternativas para conseguir en Mac un mega-portapapeles. Esas aplicaciones actúan como un “buffer” que guarda lo copiado y que te facilita el flujo de trabajo y tus operaciones diarias. Voy a entresacar cinco de las más representativas.

Siempre que reseño estas “pequeñas” utilidades me gusta recordarme y decirlo en alto que la Productividad y la eficacia están en los hábitos y en el conocimiento sólido de tus principales aplicaciones, sí, pero también en estas sencillas herramientas que te facilitan —y mucho— tareas rutinarias y repetitivas. Siempre que las necesites de verdad.

ClipMenu

A ClipMenu le dediqué un screencast y personalmente lo he estado utilizando bastante tiempo. Se integra en la Barrá de Menú, ofrece una variada configuración y es sencillo de aprender. Almacena hasta las últimas 20 copias y puede almacenar: texto plano, texto enriquecido (RTF), PDF, nombres de ficheros, URLs, PNG, JPG, TIFF. Como extra permite trabajar con snippets, pequeños trozos de texto predefinidos. Gratuito | Sitio Web

Jumpcut

Es una aplicación open source que guarda lo último copiado en tu portapapeles. Tú mismo puedes personalizar hasta cuántas copias quieres almacenar. Para acceder a tu historial de copias puedes hacerlo mediante el icono de la Barra de Menú o bien desde una ventana que se activa con un atajo de teclado. Estás escribiendo un email, lanzas Jumpcut y pegas lo que habías copiado. Gratuito | Sitio Web

iPaste

Al igual que las anteriores se instala en la Barra de Menú y ofrece la posibilidad de guardar texto plano, texto enriquecido, y archivos TIFF, PDF, PICT, JPEG, GIF, entre otros. Además de múltiples atajos de teclado permite definir categorías donde situar texto o imágenes predefinidos, aunque no lo hayamos copiado justo antes (firmas con logos, código de programación, etc.)$12,99 | Sitio Web

Shadow

Una aplicación nueva (realmente en beta pública) que, además de la posibilidad —básica— de volver sobre lo copiado anteriormente ofrece como gran novedad la posibilidad de copiar entre varios Macs. Es decir, compartes el portapales. Si tienes varias máquinas en la oficina, y utilizando Bonjour, podrás copiar en una y pegar en otra y así compartir más fácilmente un texto o un trozo de código.
Beta gratuita | Sitio Web

PTHPasteboard PRO

Un veterano en estas lides que ha ido evolucionando (quizá demasiado) hasta convertirse en una navaja suiza. Puede copiar, pegar, editar y compartir. Ofrece un montón de opciones de configuración y filtros y es de lejos el más completo. También el más caro. Tienen un screencast para verlo en acción aunque personalmente prefiero alternativas más sencillas como ClipMenu o Jumpcut.
$24,95 | Sitio Web

Gmail, como no podía ser de otro modo, tiene un potentísimo buscador para escudriñar entre nuestros numerosos mensajes y dar rápidamente con lo que buscamos. Pero como casi todo hay que saber sacarle partido y utilizarlo como una herramienta de apoyo.

Y ahí está la clave. La mayoría de nosotros acumulamos miles de mensajes y no siempre es fácil encontrar tal o cual correo. Buscar “por las bravas” no es tan eficiente y rápido como utilizar los operadores de búsqueda, para realizar búsquedas avanzadas.

Si no quieres aprender estos operadores siempre puedes saltar a las “Opciones de búsqueda”, para hacer una búsqueda avanzada. Pero verás que memorizarlos no tienen ningún misterio y haciéndolos directamente desde la caja de búsquedas ganarás en tiempo y comodidad. Si utilizas Gmail como tu aplicación de correo encuentro estos detalles utilísimos… y es así, cuando de verdad conoces tu aplicación, cuando la Tecnología empieza a sumar y a ayudarte.

Operadores para buscar en Gmail hay unos cuantos (puedes verlos todos aquí) pero yo te voy a proponer los que yo personalmente más uso:

• from: seguido del nombre. Para buscar todos los mensajes de “Pedro” pondríamos from:pedro y si quisiéramos buscar los mensajes de un Pedro en concreto podríamos después su apellido from:pedro diaz
• subject: para buscar únicamente en la línea del asunto del mensaje. Igualmente puedes combinarlo con el anterior para acotar todavía más los resultados. Por ejemplo: from:pedro subject:manual
• has:attachment para buscar mensajes con archivos adjuntos. Si un día Pedro me envió un email con un manual en PDF podría buscar from:pedro has:attachment
• - (es el guión) para excluir deliberadamente algún término. Podríamos buscar por ejemplo from:pedro -cena para omitir los correos que intercambiamos con Pedro sobre una cena de empresa.
• OR para buscar una u otra cosa. Por ejemplo no tenemos claro si el manual nos lo envió Pedro o Ana buscaríamos from:pedro OR from:maria. Ojo, para que funcione es imprescindible que el OR aparezca en mayúsculas.
• “” (signos de comillas) para buscar una frase o palabras exactas, tal como las vas a escribir. Por ejemplo from:pedro subject:"manual de descargas de Jdownloader".
• () (signos de paréntesis) para incluir dos o más palabras dentro de un concepto. Si no recuerdas el asunto concreto podrías buscar from:pedro subject:(manual Jdownloader)
• in: seguido de la carpeta donde quieres buscar. Por ejemplo in:inbox o in:trash para buscar respectivamente en los Recibidos y en la Papelera. Para buscar en todo tu Gmail. Los mensajes que están en la Papelera y en el Spam se excluyen de toda búsqueda (por eso, entre otras cosas, siempre es mejor “Archivar” y no “Borrar).

Como habrás visto la utilidad de esta forma de buscar se multiplica cuando empleas varios operadores a la vez. Combinando varios al mismo tiempo es facilísimo encontrar cualquier cosa con independencia del número de correos que tengas en tu Gmail. Yo lo encuentro muy útil y sobre todo cómodo.