Pero antes de contarte cómo, déjame ponerte en situación. He probado durante unos días los Prioritarios de Gmail y he desactivado la funcionalidad. No digo que no esté bien, no digo que no funcione, es que a mí no me vale. Creo que para muchos usuarios puede resultar pero para ciertos perfiles, como el mío, no. Y me explico.

Recibo correos de personas que me escriben por primera vez tan importantes o más que los que me envían con otras con las que intercambio mensajes habitualmente. Si alguien quiere contactarme para dar un curso o un seminario, ese mensaje es más importante que otros. Y Google no puede saberlo.

Por otro lado, el hecho de tener ya en mi Gmail un buen sistema de filtros, ha tenido mucho que ver a la hora de que no me enamorara la nueva funcionalidad. Con mi plan de reglas y etiquetas por lo menos el 80% del correo que recibo a diario ya se clasifica automáticamente atendiendo a mi criterio. Tengo mis propios “correos VIP” con mis propios filtros manuales.

El problema de los filtros manuales es precisamente ése. Que son manuales, hay que prefijarlos y diseñarlos con cuidado, y posteriormente ajustarlos o eliminarlos cuando pierden validez o cambia algo. Para que funcionen bien debes hacer un mantenimiento con cierta regularidad. Pero tampoco veo que sea un drama dedicar veinte minutos cada mes (o cada dos) a algo que todos los días te aligera enormemente el trabajo.

A la hora de establecer tus propios filtros de Prioritarios á la Gmail puedes hacerlo atendiendo a estos tres criterios:

• Gente importante
  Tu jefe, tu supervisor, el responsable de tu departamento o división, un cliente relevante al que le quieres dar un trato preferencial, un nuevo contacto que quieres mantener “caliente”. En ese caso defines el filtro atendiendo al remitente de los correos. Haz una breve lista de la gente o cargos más importantes en torno a tu trabajo y decide si le pones un “filtro VIP”.
• Colaboradores importantes
  Personas con las que diariamente trabajas y de las que dependes o dependen de ti. Pueden ser tus socios, un freelance externo o bien algunos miembros de tu equipo. Sus mensajes deben destacar sobre notificaciones, envíos regulares, mensajes de amigos, consultas menores, etc.
• Proyectos importantes
  Si estás trabajando en un proyecto o servicio en el que participan personas tanto dentro de la empresa como fuera. Tu jefe, compañeros, proveedores, clientes, freelances… Puedes agruparlos a todos en un filtro relacionado con ese proyecto, atendiendo a los remitentes o bien al Asunto del mensaje (si habéis acordado una nomenclatura común — por ejemplo todos los mensajes relacionados con ese proyecto empiezan así: [NOMBREPROYECTO]).

Y tres rápidas recomendaciones finales sobre los filtros que siempre me han ayudado a mí. Para que te funcionen bien sigue estos pasos:

1. ¿Merece la pena?
   Pregúntate si necesitas ese filtro. No los hagas a lo loco porque no se trata de hacer 1.000 sino 5-10-20 que de verdad te faciliten el trabajo.
2. ¿De verdad son VIP?
   Sé muy riguroso a la hora de decidir si es o no VIP, si incluyes a tal o cual persona en el filtro. De lo contrario te encontrarás con que el 90% de tus mensajes diarios van a tus prioritarios y ninguno destacará.
3. ¿Todavía siguen vigentes?
   Revisa tus filtros con cierta regularidad. Contactos obsoletos, proyectos que terminan… con el tiempo algunas reglas pierden validez y hay que reajustarlas o eliminarlas.

Bien utilices los nuevos Prioritarios como los filtros de toda la vida, distinguir, clasificar y atender a los mensajes según su importancia, es fundamental. O eso, o te ahogarás diariamente en un mar de ruido y correos de poca importancia. Trabajar con filtros supone una diferencia colosal en tu Productividad.

Y a ti, ¿cómo te ha ido a con los Prioritarios? ¿Has podido probarlos y te convencen… o seguirás con los filtros de toda la vida?

Un sencillo formulario y la otra persona ya podrá enviar los archivos a tu Dropbox

Dropbox es genial para uso personal y copias de seguridad pero soberbio para intercambiar documentos desde tu carpeta pública. Pones tu documento ahí y compartes el enlace directo a ese archivo con quien tú quieras. Y al revés, cuando un amigo quiere enviarte algo de su Dropbox sólo tiene que hacerte llegar un sencillo enlace.

El uso de Dropbox ha crecido como la espuma pero (claro) todavía hay muchísimas personas que no lo utilizan ni lo harán nunca. ¿Cómo te las arreglas cuando alguien quiere enviarte un archivo pero no tiene cuenta en Dropbox? Quédate con este nombre: AirDropper.

Con AirDropper puedes conseguir que cualquier persona sin una cuenta en Dropbox pueda hacerte llegar cualquier fichero a la tuya. Mediante un email y un enlace que le llegará podrá subir su documento directamente a tu carpeta online.

La forma de conseguirlo no puede ser más sencilla. Realmente lo único que necesitas es rellenar un formulario (como el que ves en la captura superior). Sigue estos pasos:

1. Primero necesitarás una cuenta de Dropbox (obvio pero había que decirlo).
2. Vete a AirDropper y tras pulsar en “start” conectarás ambos servicios.
3. Rellena un formulario indicando el email del destinatario (que no tiene cuenta en Dropbox).
4. La otra persona recibirá por Email las instrucciones para subir su archivo. (También puedes personalizar el texto del mensaje, por si le quieres aclarar algo).
5. Una vez subido aparecerá en tu cuenta de Dropbox, en la carpeta que tú indicaste en el formulario.

En la última semana he estado haciendo pruebas con mi hermano (que claro no tienen Dropbox) y funciona a la perfección. Sobre todo es muy limpio y cómodo: un simple Email con un enlace que les permite subir el fichero. Ah, y si la otra persona tiene que enviarte varios ficheros a la vez, también ofrece esa posibilidad. Me parece una gran idea. Y gratuita.

Un bookmarklet que te permite, con un clic, limpiar la página y leer cómodamente en tu navegador.

A pesar de los feeds es inevitable seguir leyendo en nuestro navegador artículos y noticias que nos vamos encontrando según vamos visitando páginas, blogs o periódicos.

El problema (creciente) es la legibilidad de muchos de esos artículos: páginas abarrotadas de banners, letra pequeña o con mal contraste, videos aquí y allá, botones de “recomienda” o “envía a”, cajas con enlaces y contenido cruzado que no tiene relevancia y un largo etcétera. Algunos blogs y webs parecen estar en la fiesta de Nochevieja todo el año. Así que últimamente leer cómodamente y sin distracciones en el navegador empieza a ser noticia.

La última versión del navegador Safari incluye de serie una opción para “limpiar” la página de todo lo que sobra y dejar, únicamente, el contenido del artículo. Ello facilita enormemente la lectura y la verdad, es una gozada.

Si utilizas Firefox tienes una extensión llamada iReader que en el fondo hace lo mismo. Para Chrome tienes disponible la propia iReader y otras alternativas como Readability Redux.

Pero yo no utilizo una extensión. Cuando me pasé a Chrome me prometí instalar la menor cantidad posible de extensiones y sustituir su funcionalidad, si fuera posible, por un bookmarklet. Porque son más ligeros, valen para cualquier navegador y no lo sobrecargan.

Así que para leer sin distracciones en mi navegador utilizo Readable. Un bookmarklet que se instala como otro cualquiera (realmente es un Favorito en la barra de tu navegador) y que ofrece un resultado parecido a las extensiones mencionadas antes. Sea cual sea el navegador que utilices, puedes instalarlo.

Lo primero que tienes que hacer es configurar el aspecto de la página de lectura. Tiene una página de configuración donde estableces tus preferencias: tipo de letra, tamaño, ancho de la página de lectura, márgenes, combinación de colores… Una vez especificado todo, arrastras el bookmarklet hasta tus Favoritos y listo.

Cuando quieras leer un artículo eliminando toda la basurilla que lo rodea, haces clic en Readable y verás algo parecido a la captura superior. Rápido, cómodo y limpio. A mí me encanta.

Una interfaz limpia, agradable y sencilla. TitanPad hace sólo una cosa y la hace muy bien.

TitanPad es un bloc de notas online que permite a varias personas trabajar sobre un mismo texto de forma simultánea. Preparar en común las lineas de una propuesta, esbozar un producto, preparar una reunión o sencillamente hacer una lista para un viaje. ¿Y eso qué tiene de nuevo? Hay montones de aplicaciones que ya ofrecen esto.

Es muy simple y es muy sencillo. Mucho. En apariencia y en funcionalidad. Y cuando cada vez se añaden más y más cosas a webs y aplicaciones (y no siempre para bien) es algo que destaca.

Además de una interfaz muy agradable y sin complicaciones, el proceso entrar, empezar a escribir, compartir o invitar a otras personas es rapidísimo. De hecho, no tienes que hacer nada. Ni hay registros ni identificaciones ni nombre de usuario ni nada. Sólo empezar a escribir y compartirlo con quien tú decidas (si es lo que quieres claro).

Algunas características de TitanPad que me gustan:

• No tienes que crear una cuenta ni hacer login. Entras y te pones a escribir.
• Tiene un editor minimalista pero con funcionalidades de sobra. La pantalla completa es un extra que se agradece.
• Puedes compartir con todo el mundo tus anotaciones con un solo clic (a partir de tu documento se genera una URL pública).
• Ofrece un “deshacer” ilimitado. Puedes anular las nuevas modificaciones tantas veces como quieras.
• Puedes invitar a otras personas a participar en tu documento. Sus aportaciones y modificaciones aparecerán con diferentes colores que te ayudarán a distinguirlas.
• Te permite hacer un seguimiento (con fecha y hora) de las distintas modificaciones realizadas.
• Incorpora un chat para ir comentando en vivo los distintos cambios que vayáis realizando.
• Ofrece la opción de importar/exportar varios formatos: Word, RTF, PDF, texto plano, web…

Y si buscas un bloc de notas online, sólo para ti, también es una buena opción. Porque te da la posibilidad de crear una libreta permanente para guardar ahí todas tus anotaciones. Puedes acceder a ella con su propio dominio; por ejemplo http://thinkwasabi.titanpad.com (en ese caso sí tendrás que registrarte y crear una cuenta).

Si le he dedicado una entrada es porque me he topado con TitanPad de casualidad, y me ha encantado su sencillez y funcionalidad. Sin adornos, sin complicaciones y muy rápido. Eso cuenta mucho.

La “guerra” continúa. Cada vez que te pones frente al ordenador y te asomas a Internet comienza el bombardeo. Email, Blogs, Twitter, Facebook, Tuenti, YouTube, Skype, Gtalk… forman parte de ese ejército de distracciones que golpean cada día y que te ponen más difícil hacer tu trabajo.

Pero es que ¡todo es tan bonito y agradable! ¿Cómo no caer en estas distracciones? Ahí tengo información, ahí tengo buenos ratos, ahí tengo gente interesante, ahí me lo paso bomba… Es como ir a una fiesta con barra libre, no me cuesta y me pongo las botas.

¿Hay alguna forma de evitarlas? ¿Hay algún método para no caer (tanto) en ellas? ¿Hay algo que se pueda hacer para reducirlas de una vez? Sí.

Las distracciones online (en realidad todas, no sólo las digitales)…

1. Te vuelven más lento, más torpe, más ineficiente: tardas más en hacer tu trabajo.
2. Te vuelven menos eficaz, menos intenso, menos lúcido: tu mente está a mil cosas.
3. Te vuelven menos brillante, más vulgar, más anodino: lo mejor de ti va y viene.

En la práctica, para tu trabajo o tus estudios, son un gran obstáculo que tú te pones a ti mismo… y que tú mismo puedes eliminar. Y esa es la buena y gran noticia. En tu mano está evitar la inmensa mayoría de ellas. Ahora, ¿quieres hacerlo?

1Elige un momento para todo eso

Este primer punto es muy importante: debes fijar un momento (una hora) del día para actividades de “recreo digital”. Cuando lo estableces de antemano y hay un momento específico para leer feeds, chatear por Skype o responder a tus replies de Twitter, es mucho más difícil que se pongan en tu camino. Ahora, si lo haces siempre cuando te lo pide el cuerpo, entonces caerás una y otra vez.

Elige, en función de tu carga de trabajo, de tu nivel de energía y número de tareas, qué momento del día es el mejor para atender todas estas cosas. Y elígelo pensando si tu trabajo depende de todas ellas y qué te aporta cada una a ti. Por ejemplo: leo feeds a última hora del día; hago un repaso de Twitter y Facebook en los últimos 15 minutos de la mañana… y así con el resto. De ese modo, cuando venga la tentación la eliminarás más fácilmente con el “ahora no es el momento para esto”.

2Crea un “firewall mental”

Ante estas distracciones la mejor medicina es la prevención. ANTES, (lo repito en mayúsculas) ANTES de ponerte a trabajar es absolutamente preciso que construyas un “firewall mental” que impida el paso a todas esas distracciones. Con una serie de elementales pero necesarias medidas preventivas evitarás su ataque. Y el hecho detectarlas y conocerlas por adelantado ya te dirá cuáles tienes que tomar. Algunas recomendaciones:

• Cierra el Email y cualquier (estúpido) notificador de correo nuevo.
• Nada de mensajería, ni chats ni tweets. Aquí y ahora el “tiempo real” lo necesitas para trabajar.
• Cierra todas las aplicaciones que no tengan que ver con lo que vas a hacer ahora.
• Si tienes que buscar información en Internet, hazlo antes de empezar; recopílala previamente.
• Si tu aplicación lo admite, trabaja a pantalla completa.
• Pon el móvil en modo silencio y boca abajo.

3Contraataca con tus Tareas

En lado opuesto a las distracciones están tus tareas. Las cosas que debes y supuestamente quieres hacer. Tu trabajo, tu responsabilidad, tu obligación… las cosas por las que estás ahí. Todo eso te da satisfacción personal y profesional. Nunca nadie te recordará por perder el tiempo online pero sí por ser bueno en tu trabajo. De ahí que interpretar, planificar e identificar ciertas tareas sea una buena medicina para evitar distracciones online.

Te dejo tres últimas pistas más para reforzar más tu “escudo” anti-distracciones digitales, teniendo siempre presentes tus verdaderas tareas.

• Planifica por adelantado. Quien sabe lo que tiene que hacer, quien conoce las tareas que le esperan, quien empieza el día con un mapa del camino que ha de recorrer, tiene menos posibilidades de tropezar. Quien lo pone en manos de la improvisación y el “voy trabajando según vaya viendo”, entonces caerá a la primera de cambio.
• Dale un sentido a cada tarea. Hacer las cosas porque sí, ponerse con una tarea porque toca, no es encararla bien. Antes de empezar con algo dale un sentido, recuérdate el porqué y qué persigues con ella. Cuando uno le da importancia y sentido a lo que hace es más difícil desviarse del camino.
• Ojo, tarea Clave. Identificar por adelantado e interpretar las tareas más importantes del día es fundamental. Son las que dejan huella, las que producen resultados, las que te hacen avanzar en tus proyectos. Cuando las tienes bien identificadas y presentes, y además te lo recuerdas, no hay distracción digital que se ponga por delante.

4Bonus: bloqueadores de distracciones

Hay aplicaciones, utilidades y herramientas pensadas para fomentar la concentración y evitar las distracciones. Algunas inciden en una interfaz minimalista y simple, otras sirven para bloquear el acceso a ciertas webs a determinadas horas, y otras incluso interrumpen por completo la conexión a Internet.

Yo por ejemplo siempre escribo mis artículos con WriteRoom o Scrivener. Son aplicaciones sencillas que permiten la pantalla completa y que me aíslan de distracciones. Pero no tendrían ningún efecto si no hubiera puesto en práctica los tres pasos que te contado antes.

Una pequeña barra de navegación superior te permite navegar por todos los enlaces acortados.

Cada vez utilizamos más los acortadores de direcciones. En mensajería, Twitter, emails, artículos… compartimos enlaces largos utilizando estos servicios gratuitos. Algunas URLs kilométricas lo complican (y ensucian) todo. Pero basta un clic para tener un enlace cómodo, limpio y breve. Hasta ahí todo bien, nada nuevo.

Pero, ¿qué ocurre cuando quieres compartir varias direcciones a la vez? Digamos que quieres enviar cuatro enlaces que corresponden a cuatro artículos distintos. Lo habitual sería acortarlos uno a uno y pegarlos uno a uno en tu tweet o email. Con Fur.ly esa operación te resultaría mucho más fácil.

Basta con añadir todas las direcciones que quieres comprimir a un formulario y se generará una única dirección corta. Cuando alguien haga clic sobre ella podrá ver todas las páginas “contenidas” en esa dirección. Mediante una pequeña barra de navegación superior podrá avanzar adelante y atrás por las cuatro o quince direcciones que hayas comprimido. Para ciertos momentos, muy útil y práctico.

Dado que en delicious se concentra una gran cantidad de información de gran calidad, recogida y clasificada manualmente por miles de personas… ¿por qué no buscar ahí los posts que más te interesan de un tema en particular? Las suscripciones son una forma de recopilar automáticamente, a modo de feeds y atendiendo a los temas que tú elijas, todos esos artículos.

Desde hace tiempo que delicious se ha convertido en mi lugar favorito para encontrar información relevante sobre un asunto (especialmente de trabajo). Por varios motivos, como exponía en este post. Y con las suscripciones todavía más. Porque puedes consultarlas directamente en tu cuenta de delicious o, mejor aún, a través del feed que todas ellas tienen. Sencillamente agregando ese feed a tu lector habitual (GReader…). Así, tendrás “canales temáticos” con artículos relevantes tomados de cientos y miles de sitios, que de otro modo sería más difícil descubrir.

Mucha gente desconoce las suscripciones porque están algo escondidas.

¿Cómo crear una suscripción en tu cuenta?

Para crear una suscripción sólo tienes que indicar en qué etiquetas (“tags”) estás interesado. Puedes además agregar etiquetas de un usuario en concreto o incluso agrupar varias etiquetas en un mismo grupo (como explico un poco más abajo).

Aunque desde el punto de vista de interfaz y usabilidad no lo han resuelto y explicado bien, crear una suscripción es muy sencillo, sigue estos pasos:

• Entra en tu cuenta de delicious y luego vete a Suscripciones. (También las encontrarás bajo la opción “Tags”, del menú superior.)
• Si todavía no tienes ninguna pulsa en el botón “Add subscription”
• Agrega la etiqueta (el tema) que te interese. Por ejemplo: CSS o Productividad.
• Al instante irás ya a esa página donde verás los últimos artículos y webs seleccionadas. Fíjate en la parte inferior donde verás el icono del feed con la dirección para agregar a tu lector.

¿Cómo crear grupos de suscripciones?

Digamos que eres desarrollador web y has creado las suscripciones: “CSS”, “WordPress” y “Templates”. En lugar de consultar esas suscripciones de una en una, o agregando tres feeds independientes a tu lector, y dado que además están emparentadas entre sí, puedes agrupar esas suscripciones en torno a un único grupo creando un Bundle.

Una vez que tengas dos o más suscripciones que quieras agrupar vete a Bundles y agrúpalas ahí. Se creará ese grupo con su correspondiente feed que a su vez también podrás incorporar a tu lector como si fuera de un solo sitio.

De este modo podrás consultar los artículos de esas tres (o más) categorías (tags) cómodamente desde un mismo sitio. Y si en algún momento deja de interesarte alguno de los temas, lo eliminas de ese grupo o bien añades otros nuevos.

Juzga tú mismo la utilidad y posibilidades de las suscripciones. Para mí es una forma estupenda, ágil y cómoda de acceder a buenos artículos especialmente elegidos por gente como tú y como yo, que de otro modo no podría tener reunidos en un mismo sitio.

Si eres olvidadizo y no tienes un sistema eficaz de seguimiento de tareas pendientes, puedes aprovecharte de FollowUp.cc para que te recuerde que tal día a tal hora, tenías que volver a enviarle ese email a esa persona. Su funcionamiento es bastante sencillo y cómodo.

Te registras (es gratuito) y cuando quieras que te recuerde cualquier mensaje futuro simeplemente lo envías a una dirección de email con la fecha en la que tiene que recordártelo. Fíajte en estos ejemplos:

• 12h@followup.cc.- Te enviará un recordatorio al cabo de 12 horas.
• 3d@followup.cc.- Te lo enviará al cabo de 3 días.
• monday@followup.cc.- Lo recibirás el próximo lunes.
• 17pm@followup.cc.- Te lo recordará a las 5 de la tarde.

Estas direcciones (recordatorios) puedes ponerlos en cualquiera de los campos de destinatario de tu email: “Enviar a”, “En copia” o “En copia oculta”. O reenviar posteriormente cualquier email antiguo.

Ofrece la posibilidad de crear diversos recordatorios con múltiples formatos. Además, como todos los recordatorios los recibirás desde la dirección reminder@followup.cc podrás crear una regla o filtro inteligente para destacar con una etiqueta o guardar en una carpeta todos esos avisos.

Como apuntaba, si no dispones de otro método para hacer seguimiento a tareas (emails) pendientes, o te ves a ti mismo una y otra vez anotando en el calendario “enviar email a Pepito recordando…”, o recurres a enviarte emails a ti mismo recordando que había que revisar ese tema, este servicio gratuito puede ser una buena opción. Échale un vistazo.

«PÍLDORAS PRODUCTIVAS» son sencillas anotaciones con ideas y recetas de Productividad en menos de 280 caracteres.