Mejora tu Evernote: revisar y archivar

[Win y Mac] A mi modo de verlo uno de los mayores peligros que encierra Evernote es hacernos caer en la acumulación descontrolada de notas y más notas. Como “se traga” todo, pues ahí vamos echando todo lo que se nos pone por delante. Y hablo por experiencia propia naturalmente, no sé si esto mismo te habrá ocurrido a ti. Si es así déjame contarte cómo lo soluciono yo.

PDFs de viajes que ya he hecho, notas sobre proyectos que ya he completado, apuntes sobre productos que ya he comprado, referencias a artículos que ya he leído y procesado y un largo etcétera.

El problema no es el hacinamiento en sí, sino el efecto que provoca: información ya obsoleta o menos válida se mezcla al mismo tiempo con otra recién agregada mucho más importante. Esto es, información ya caduca o menos relevante se mezcla con otras notas de mucha más importancia a las que queremos y necesitamos acceder de forma rápida y cómoda.

Para garantizar que la aplicación sea lo más eficiente posible y que de verdad sea una buena herramienta de trabajo y/o ocio, yo hago tres cosas:

1Revisar

Tanto si eres un usuario intensivo como ocasional de Evernote, es muy recomendable (así lo veo yo) hacer una revisión de las notas que tenemos almacenadas. Realmente es como hacer limpieza de la casa… hay que hacerla sí o sí, si es que no queremos vivir en un “estercolero digital”.

¿Cada cuánto hacer esa revisión de notas? Yo hago una cada 15-20 días pero esa periodicidad dependerá mucho del volumen de notas que almacenes o el tráfico diario de actualizaciones que hagas en tu Evernote.

Sea como fuere, yo recomiendo que sea una revisión extremadamente rápida. No se trata de cargarnos ya de otra tarea más, sino de hacer una labor de mantenimiento muy ágil de una herramienta que nos ayuda a trabajar mejor.

De forma, repito, muy rápida, pregúntate con cada nota:

  1. ¿La sigo necesitando de verdad? ¿Sí o no?
  2. Si no es así, ¿la archivo o la elimino?

2Eliminar

Si una nota no te vale ya… elimínala sin reparos, sin compasión, sin miedo. Recuerda que todo lo que no suma, resta. Es mejor soltar lastre y ruido que acumularlo.

Y si tienes dudas sobre eliminar una nota o no, piensa esto que siempre me ha ayudado a mí: la gran mayoría de las notas de Evernote vienen de páginas de Internet, cosas que en el eventual caso de necesitarlas de nuevo podrás localizarlas con facilidad gracias al todopoderoso Google.

Elimina, borra y simplifica. Que la acumulación no haga de Evernote una herramienta torpe.

3Archivar

“Ya pero esta nota, aunque no la necesito ahora tal vez en el futuro sí”. En ese caso puedes crear una nueva carpeta/notebook llamada ARCHIVO que guarde todas las cosas ya pasadas pero de las que no te quieres desprender. Las guardas ahí como referencia futura (no las pierdes) pero las quitas del medio para simplificar la información del resto de tus carpetas (no te estorban).

Y complementariamente, si lo ves conveniente, utiliza las etiquetas/tags para clasificar la información y encontrarla u ordenarla con una estructura más lógica.

Evernote es una grandísima aplicación que como siempre digo tiene sus límites en nuestra imaginación. Pero, creo también, que hay que dedicarle un poco de tiempo para su mantenimiento. Eso si le trabajas mucho con ella, claro, si no… déjalo correr. Pero un pintor al terminar de pintar siempre limpia sus pinceles :-)

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Jesús

    Me parece algo básico el lograr un equilibrio personal entre el árbol jerárquico de carpetas y etiquetas (y tener un buen sistema de búsquedas guardado, claro está); en caso contrario uno cae en el caos, sobre todo cuando se trata de notas de hace tiempo).
    Yo al utilizar Evernote también como sistema GTD ya venía utilizando las carpetas de Archivo. Y digo carpetas porque siempre puede haber un descuido (por mucho que se revise) a la hora de etiquetar, y entonces he creado un Archivo para las notas/tareas de carácter “Personal” y otro Archivo para las notas/tareas de carácter “Trabajo”.
    Para Revisar, nada como utilizar las búsquedas guardadas por fechas, situarse en la carpeta que deseas revisar y hacer limpieza, como muy bien dices :-)

  • Un uso que yo hago de evernote es para preparar los post de mi blog. Lo que tengo es un notebook con todo el material “fresco” que uso en los artículos, y por otro lado un notebook en el que almaceno los artículos ya publicados. Cuando he publicado borro todo lo inútil y me quedo con el publicado como referencia y backup. Así voy limpiando sobre la marcha.
    Otro problema que tengo es que, a veces, tengo notas muuuuyyyy grandes, que tengo que partir en varias y a veces no sé muy bien cómo hacerlo.

  • Si al final no creas la carpeta “Archivo” se puede convertir en un caos! Porque como muchas veces estamos ante la decisión de borrar algo o no hacerlo, necesitamos una tercera opción como esa carpeta, es como el limbo para las notas que de momento no te servirán. De todas formas con el alcance que tiene google, mucha infiormación pura y dura deberias eliminarla directamente.
    Gracias por la reflexión como siempre sobre esta herramienta que descubrí gracias a tí y que es tan útil. ;)
    Saludos!

  • Muchas gracias Berto. Estuve probando varias. Primero Omnifocus, luego Evernote que no le hacia mucho caso, después Things que pensé quedarme con el. Pero ayer volví a Evernote :D

    Así que me viene bien.
    Thanks thanks gracias gracias Bertito ;)

  • Una duda, Berto.

    ¿Tú tienes cuenta de pago en Evernote? Y en caso afirmativo, ¿el rendimiento es mejor que en la gratuita? No me refiero a la capacidad de almacenamiento, que con la gratuita la considero suficiente, sino a otros valores añadidos como velocidad de conexión, mejora en las búsquedas, etc.

    Muchas gracias.

    • Diego

      Además de un considerable aumento de espacio (500mb/mes) permite subir cualquier tipo de archivo, seguridad por SSL, edición colaborativa de notas y por supuesto sin publicidad y con el debido soporte.

      En cuanto al rendimiento, personalmente no aprecié ninguna mejora sustancial, si bien es cierto que aseguran prioridad frente a las cuentas gratuitas y supongo que algo se acabará notando.

      Todo depende de tus necesidades. Me gustó probarlo y funciona bien, pero hoy por hoy he vuelto a usar la versión gratuita.

      Un saludo!

  • Marc

    Yo, para los menesteres de “Archivar” utilizo también, a parte de un notebook de archivo (al que familiarmente llamo “Baúl”), la utilidad de “Importar” y “Exportar” de Evernote. Funciona muy bien (los archivos generados son poco pesados y al importar recupera la información al completo, tags incluidos) y para aquellas cosas que ya sólo recuperarás en momento concreto (por ejemplo, aquellas notas para un viaje que sólo querrás recuperar para cuando un amigo te pide información al respecto o para el recuerdo … y en general todas aquellas notas y notebooks en los que no necesitaras buscar con EN), exporto el notebook y las elimino, aligerando así al EN. Y de este modo también pueden quedar bien almacenadas (siguiendo con el ejemplo, yo acabo adjuntando el notebook exportado al CD/DVD donde almaceno toda la información digital del viaje en cuestión (fotos, vídeos, …).

  • José Manuel Garrido

    Hola Berto, tengo una duda existencial, cuando grabo un archivo (word etc) como pdf o como pdf para evernote, o cuando me bajo un recibo del banco, y quiero archivarlo como pdf, lo puedo leer en el macbook, pero si sincronizo me aparece en el Iphone pero no me lo deja leer.
    No se si estoy haciendo algo mal, o las cuentas gratuitas de Evernote no te permiten leer los PDF. Bueno gracias anticipadas.

  • gabriela

    Hola Berto, una prgunta, soy nueva en esto del cambio a mac, y estaba acomodando algunas carpetas y por equivocacion las elimine y ya no las pude recuperar, y en alguna de esas, estaba mi aplicacion TextEdit, encontre esta otra aplicacion, y quisiera me comentaras que te parece o como recupero mi antiguo TextEdit, gracias y muy bueno tu blog.

    saludos desde Mexico

    • TextEdit es el editor de textos propio del sistema Mac. Mira a ver si lo tienes todavía en la Papelera y devuelve el icono a la carpeta Aplicaciones. OmmWriter no es lo mismo, es una aplicación para escribir textos sin distracciones, aunque también puede abrir documentos .txt.

  • gabriela

    ah perdon, la aplicacion es esta …..OmmWriter

    saludos

  • Es cosa mía o últimamente Evernote se cuelga cada dos por tres?¿?

    Me pasa sobre todo desde que uso snow leopard y suele ser cuando sincroniza.

  • Flames

    Tantos artículos sobre EVERNOTE…. y no he empezado a usarlo hasta ayer. Y ya me parece fundamental. Todo gracias al video-tutorial de Berto. Pero estoy de acuerdo con alguien que decía en otro hilo que no conviene alagarle tanto: no es bueno. ;-)

    Ya me he leído todos los hilos escritos por Berto. Creía que EVERNOTE servía sólo para GTD o para “organizar tareas”. Y lo necesitaba como agua de mayo. Me explico:

    Antes “metía” en carpetas todo lo relacionado con un trabajo. De esta forma en esa carpeta acababa lo más importante, lo impreso en un PDF un día, las capturas de pantalla, etc. Las etuiquetas de colores me servían para destacar lo importante…. pero no era suficiente. También me había fabricado carpetas como LIBROS para guardar capturas de pantalla de posibles futuras lecturas. Y el escritorio lleno de esas pequeñas ideas o notas tomadas al vuelo. Creo que es un tipo de aplicación que cualquier profesional tenderá a usar.

    No he logrado sincronizarlo con el iPodtouch y no me gusta tener que sincronizarme con una web. Y después de este rollo, una pregunta:

    ¿el espacio de la versión básica es mensual? ¿si opto por no sincronizar las carpetas, puedo almacenar los “megas” que quiera en mi ordrnador?

  • rosalía

    Son feliz con Evernote! Gracias por mostrarmelo!