Evernote #4: archiva tus facturas

Seguimos con la serie 101 Usos de Evernote… Desde hace bastante tiempo he procurado que todas mis facturas me llegaran a casa en formato electrónico y no en papel. Además de contribuir a preservar el medio ambiente consigo ahorrar mucho espacio y sobre todo tiempo a la hora de archivarlas.

La factura del móvil, de la compañía eléctrica, de mi proveedor de adsl, los recibos del banco, etc. ¿Y qué me decís de las compras por Internet? En cualquier tienda online, en la Apple Store, eBay, pagos con PayPal, compra de aplicaciones para tu Mac, etc. Desde que empecé a archivarlas en Evernote la cosa cambió radicalmente… a mejor.

Este tipo de facturas (archivos) los podemos tener desparramados por nuestro disco duro, en distintas carpetas, o bien guardarlos en Evernote, donde buscarlos o consultarlos es mucho más rápido y eficiente. Así es como lo hago yo…

  • He creado una nueva libreta (notebook) llamada “Facturas Casa”.
  • Ahí voy metiendo las distinas facturas en formato PDF poniendo especial hincapié en asignarles un tag concreto: factura_movil, factura_electricidad, factura_coche (el que lo tenga, yo no conduzco), factura_adsl, factura_médico, etc.
  • Para las compras (facturas) de Internet tengo una libreta llamada “Facturas Internet”.
  • Igualmente les asigno etiquetas como: factura_apple, factura_ebay, factura_software, factura_paypal, etc.
  • El sistema de tags de Evernote nos permite filtrar rapidísimamente el contenido de tu biblioteca, de modo que acceder a un un grupo concreto de facturas sea cuestión de un clic.

Búsquedas vitaminadas con el OCR
Como sabes Evernote incorpora un potente sistema de reconocimiento de escritura que permite las búsquedas dentro del texto de tus imágenes y tus PDFs, de modo que cuando introduzcas algo en la caja de búsquedas, también escudriñará en el interior de tus facturas.

¿Tienes un escáner?
Si te tomas la molestia de escanear tus facturas no sólo podrás deshacerte del papel y liberar sitio en tu casa (adiós también a los archivadores), sino que también podrás buscar y localizar una en concreto sin mucho esfuerzo. Se acabó eso de decir “tengo que mirar en las facturas antiguas a ver si la encuentro…” Tener que escanearlas es una pequeña molestia que luego agradecerás.

Ahorra espacio en tus PDFs
¿Tienes miedo a que tus facturas ocupen mucho? Antes de meterlas en Evernote, ábrelas con Vista Previa y guarda el PDF en calidad menor para que ocupe menos. Y si vas a repetir esta operación… hasta puedes automatizar el proceso con Automator. Hala, a seguir Evernoteando…

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • Josema

    Es posible subir PDF a la cuenta gratuíta de Evernote?
    Evernote es también una startup y tú eres el dueño, no nos engañes :D
    Jamás pensé en tantas posibilidades de este servicio, me voy a tener que plantear pagar por ella…

    Me encanta ver ThinkWasabi con tanta actualización.

  • @Josema hasta donde yo sé sí se puede, espero no colarme. La última vez que lo miré la única limitación de la cuenta gratuita era la capacidad de almacenamiento mensual.

    ¡Me has descubierto! Soy el dueño de Evernote… :-P

  • Muy interesante, había a empezado a escanear mis nóminas pero ahora voy a seguir con las facturas. Hasta ahora había usado Evernote como substituto del Notebook de Google.

    Un saludo a tod@s.

  • Shinfu

    Sí se puede subir Pdfs a Evernote con la cuenta gratuita. :-) Lo hago a diario.

    Berto esta serie y la de GTD me están encantando.

    Enhorabuena.

  • Gon

    No consigo entender lo de la cuenta gratuita. ¿Hay que crearse una si solamente usas tu MacBook? Había entendido que esta cuenta era necesaria para sincronizar Evernote con chatarra diversa… ¿estoy confundido?

  • rubenrua

    Enhorabuena, Gracias a thinkwasabi conoci Evernote, programa que es esencial ahora en mi vida. (Que pena que no exista para Linux una versión de escritorio).

    Berto. ¿Cuantos GB en documentos tienes almacenados en evernote?. Seguro que muchos.

    Un saludo y felicidades por el blog.

  • luman

    Para usar Evernote, la aplicación para Mac o la del iPhone o la versión web, hay que crearse una cuenta que a priori es gratuita. La única limitación es similar a las cuentas gratuitas de Flick, tienes un límite de subida al mes. Mientras no lo superes, podrás utilizar todo el potencial de Evernote sin problemas, subiendo PDFs, imágenes…

  • Nerea

    No se como no te fichan las compañias para que les promociones su soft .Una maravilla lo bien y lo simple que lo explicas

    Gracias

  • paw

    Vaya, en este uso de evernote no habia caido. Realmente útil.
    Gracias Wasabi.

  • WasabiPicante

    Yo recomiendo su uso desde Ya …Es la aplicaciones de apliaciones junto con quicksilver ..

    Esta web ha sido mi gran descubrimiento despues de las palmeras con chocolate

    Un saludo :)

    Un screencast cada semana seria mucho pedir ..jajjajaj ..El primero que hiciste una maravilla

  • Sin duda es un sistema muy útil, sencillo y potente, pero a mi se me viene a la cabeza que con todo eso estamos “ofreciendo” una ingente cantidad de material sensible y no sé hasta qué punto estamos poniendo en riesgo. Confieso que estoy empezando a utilizar Evernote y me gusta, pero no me he leído las cláusulas del contrato y me da un poco de susto introducir mis facturas o mis nóminas por ejemplo en un sistema así sin saber si mi información se cifra en los servidores por ejemplo o si Evernote se reserva algún derecho sobre toda la información que almacenamos en él. Guardar unos pocos enlaces o notas o unas webs me da igual, pero si hablamos ya de datos importantes la cosa cambia bastante.

    Mis fotos en Flickr

  • Toscen

    @Atmosphear:
    Hace ya un tiempo que uso evernote para guardar parte de mis facturas, concretamente aquellas que me llegan en formato digital (Endesa, Telefónica, etc), pero lo hago en un notebook local. Coincido contigo que tal vez no sea bueno ser tan atrevidos con los almacenes digitales para información sensible.
    Pero aún en local, la verdad es que es superútil.
    Saludos y gracias Berto.

  • Juan

    Hola Dr. Wasabi
    A lo mejor es una pregunta tonta, perdonarme pero soy novato, pero… la privacidad de los documentos que se suben está garantizada, verdad?
    Este tipo de servicios….suelen tener una vida larga? Me refiero a que estas aplicaciones solucionan muchos de los problemas de tu vida cotidiana, te acostumbras a depender de ellos y un buen día desaparacen…. seguro que en evernote al tener una sección de pago esto no pasa, pero hay posibilidades.
    Un saludo….. y espero los siguientes post de GTD!!!!!

  • Segago

    Muy bueno Berto.

    Yo he empezado a subir por el momento mis nominas. Evernote cada dia es mas util, una gozada la verdad.

  • Gon

    Efectivamente, creo que lo mejor es usar un notebook local para estas cosas. Eso sí, si prescindimos del archivo en papel (y yo voto porque así sea) hay que recordar que el bakcup es imprescindible.

    En realidad, más que imprescindible, con lo fácil que te lo pone Leopard para el BackUp, no usar Time Machine es casi un pecado, independientemente de que almacenemos o no facturas y otros “papeles” en Evernote.

  • FirstCapitan

    El tema de la seguridad de los datos es delicado; yo por si acaso las facturas las he metido en un notebook local

  • Para los que estan preguntando si los datos en Evernote son cifrados, lamento responderles que no los son en la version gratis, pero en la version Premium si los son.

    Los usos basicos que le doy a Evernote son guardar anotaciones, enlaces de noticias y softwares para comentar y recomendar en mi podcast, mis snippets de WordPress-ActionScript-CSS-HTML, los balances de mis cuentas bancarias ya que no tengo iPhone pero si un movil que soporta Wap 2.0.

    Esto de guardar las facturas es una novedad para mi. He guardado algunos PDF’s, especificamente libros electronicos, pero nunca se me habia ocurrido guardar tambien las facturas y recibos, especialmente los vouchers de las tarjetas de credito.

    Muchas gracias por la idea, aplicare ese metodo de archivar porque te aseguro que no querrias ver el desorden que tengo en mis facturas viejas, aunque esten organizadas por mes-año. Claro, iniciare a partir de las proximas facturas, porque a ese reguero no le entro ni loco.

    Creo que terminare contratando el servicio Premium.

  • Yo llevo todo el día escaneando todos mis papeles, facturas, nóminas etc., y es un alivio poder tener esta información bien almacenada y clasificada. Por no hablar de que ya no sabía dónde meter tanto papel.
    Me he hecho premium en Evernote. Deberían hacerle embajador de la compañía, Mr. Wasabi! :)
    Gracias por sus consejos.

  • Pacopeg

    Dr. No sé lo que daría por ver tu Evernote…
    :)