Evernote #21: Gestión y relación con clientes

Una buena amiga mía me preguntó hace poco qué utilizaba para gestionar toda la información que rodea a mis clientes. Le contesté que Evernote. Con una básica estructura y algunas pistas y claves que voy a compartir contigo, he descubierto que puedes llevar un perfecto registro de tu actividad profesional.

Todo lo que viene a continuación se sustenta en una frase que es la definición que personalmente le he dado a Evernote: «Tener centralizada en un sitio toda la información útil y esencial que habitualmente tienes desperdigada por mil sitios».

Este detalle puede no importar cuando hablas de recetas de cocina. Pero cuando estás hablando de tus clientes, de reuniones, de facturas, de cobros… de tu actividad profesional y comercial en definitiva, no es que sea un “detalle”, es que la piedra que lo sostiene. Así que tener esa información bien guardada, agrupada y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo, es una cuestión de sentido común y supervivencia profesional.

Voy a contarte la forma en la que utilizo yo Evernote para gestionar mis clientes. Lo que no quiere decir que se pueda transplantar a tu caso. Tómalo como lo que es: una fórmula con pistas que te pueden dar otras a ti para crear tu propio sistema. Esto es lo bueno de Evernote, que se puede utilizar de mil formas y todas son válidas si te valen a ti.

Estructura Básica

Pilas y Libretas. Tengo una pila (stack) llamada “Clientes” en la que guardo distintas libretas; una por cada cliente. Esto me permite tener un primer nivel de organización para saber que en tal libreta esta TODO lo de ese cliente.

Etiquetas. Básicas para hacer búsquedas cruzadas y encontrar información antes.

Ahora te explicaré cómo utilizo las libretas y las etiquetas dependiendo del tipo de información de ese cliente o proyecto. Y si no eres muy amigo de utilizar etiquetas, alternativamente puedes utilizar palabras clave al comienzo del título de cada nota.

Comunicaciones

Mis comunicaciones con el cliente suelen venir por tres sitios: Email, teléfono y reuniones. No importa tanto el cómo sino el qué: por ahí me llega información de ese cliente. Puede ser la primera toma de contacto, lo que busca, las condiciones, el acuerdo final, contacto y datos, cambios a posteri una vez empezda la relación, etc.

  • Email. Uno de los problemas del Email es que es un lugar donde se mezcla información útil y vital con basura. Así que cuando me llega un correo de un cliente que quiero tener a la vista, lo saco del Email reenviándolo a mi Evernote. Dependiendo de lo que me llegue en un correo le asigno una etiqueta u otra.
  • Teléfono. Siempre tomo notas: generalmente sobre una libreta a la que luego le hago una foto y la subo a la libreta correspondiente. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.
  • Reuniones. Rara vez llevo portátil, prefiero escuchar activamente y tomar notas a las que también hago foto y subo. Para estas notas utilizo la etiqueta Reuniones.

La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas.

Datos de contacto

Salvo que vaya a tener una relación muy estrecha con un cliente y vaya a intercambiar muchas llamadas con él, nunca meto sus datos en la agenda de mi teléfono. Los tengo mejor en Evernote. Esto me permite no saturar mi agenda, encontrarlos con suficiente rapidez y si hay varias personas de una misma empresa, los tengo bien juntitos. Para estas notas utilizo la etiqueta Contacto. (Complementariamente hago fotos de tarjetas de visita que subo a Evernote y que él mismo escanea para poder buscar “dentro” de la imagen.)

Condiciones económicas

Condiciones, primeras propuestas, presupuestos finales y aprobación final. Todo eso es lo que me van a pagar y lo que va a hacer que pueda llenar la nevera el mes que viene. Así que necesito tenerlo bien claro y organizado. Lo pongo todo en una misma nota pero separo visualmente (mediante una línea y un título) los tres estados de Propuesta—Presupuesto—Aprobado.

Histórico de cambios

Especialmente para clientes importantes, para aquellos proyectos en los que hay muchos cambios, o aquellas relaciones a largo plazo, me interesa llevar un control de cambios, nuevas decisiones y en definitiva “cuándo hicimos qué”. Para estas notas utilizo la etiqueta Histórico.

Pagos de facturas

Tengo una única nota para todos mis clientes donde centralizo el estado de mis cobros. Con una sencilla tabla tengo el nombre del cliente, cuándo se envió la factura y, si se cobró y cuándo; además del email de contacto por si hay que perseguir a alguien. En cuanto me pagan saco al cliente de esa lista. Como quiero tenerla bien cerca, esta nota la tengo dentro de mis Favoritos.

Localizar información

Recuerda siempre esto: «La información no vale para nada cuando la guardas; vale cuando la necesitas». Así que guardar información de tus clientes es un acto inútil si luego no eres capaz de encontrarla a tiempo o cuando la necesitas.

Esta estructura de información que te acabo de contar me permite encontrar la información desde ordenador o dispositivo móvil de cuatro formas distintas: libretas, etiquetas, sabiendo buscar y mediante los enlaces entre notas; una poderosísima funcionalidad que me permite entrecruzar información dentro y fuera de Evernote aunque esté en rincones distintos.

Antes, para llevar el control de mis clientes, utilizaba una magnífica aplicación: Highrise de 37Signals. Pero luego me di cuenta que no tenía que pagar por algo que casi tenía. Lo único que necesitaba era crear mi pequeño sistema de organización. Y así llevo casi tres años.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • JC

    Se ve poderoso… ¿Vincula con MS Outlook? Yo he armado mis estructuras de información casi completamente en digital, aunque tengo que tener mis reservas con el tema de guardar scans porque me quita tiempo y las más de las veces no necesito el material.

    Muy interesante Berto!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Calendario – Reserve por adelantado sólo las actividades fijas

    • Que yo conozco no hay vinculación. Pero puedes reenviar correos de Outlook a tu cuenta de Evernote. O bien, más obvio, copiando y pegando.

      • JC

        Nada como el Copy & Paste ;)

        Saludos y Feliz 2012!!!

        JC

      • JC

        Lo estoy probando Berto… Muy bueno…

  • V

    Genial estos primeros pasos a explorar! Todo tiene mucho sentido común. En comunicaciones añadiría skype (si uno habla por skype con clientes, claro). Copy-paste y a evernote en una nota! Muchas gracias Berto!

    • Cierto! Yo no uso Skype pero sin duda que si te comunicas con ellos así puedes guardar las conversaciones. Hace tiempo escribí este artículo para guardar Evernote los históricos de messenger y skype.

  • Enric

    Un post muy útil, me encanta cuando hablas con ejemos claros sobre como usas ciertas aplicaciones. Me gustaría preguntaste que app usas para tomar la fotografía de tus notas manuscritas para enviarlas a Evernote. Saludos.

    • Las fotos las hago con la cámara de mi teléfono (iPhone). De hecho desde la propia aplicación móvil de Evernote puedes tomar fotos-notas.

  • Tremendas las capacidades de Evernote.
    En lo personal utilizo un CRM (La Solucion), en su contra no estar Online.

  • Magnifico. llevo un par de meses estudiando y planteando como utiluzar evernote para la gestion. estas pistas me han dado ideas y me han animado a seguir con mi plan. Gracias Berto

  • carlos

    Hola Berto,

    Mi preocupación fundamental…. Te fías de la seguridad de tus datos en evernote? Estoy seguro que esa información de clientes, facturas, presupuestos no quieres por nada del mundo que la tenga algún enemigo por lo que … te quedas tranquilo?

    yo no he evolucionado ni en evernote ni en ninguna nube por el tema de la seguridad.

    • Personalmente sí. Pero esto es un tema que afecta a todas las aplicaciones en la nube. Es una decisión que tiene que tomar cada uno :-)

      Sobre la seguridad en Evernote he escrito algo aquí y aquí.

  • Hace más de 2 años que utilizo Evernote y este tipo de artículos me parecen superinteresantes y muy prácticos. Siguiendo la linea de la simplificación yo también lo tengo casi todo centralizado en Evernote, que combino con gmail, gcalendar y dropbox. No necesito más.

    • Yo pienso igual que tú. Con el tiempo también he ido reduciendo aplicaciones y en Evernote centralizo bastante.

  • Adolfo

    Buen articulo, yo tambien utilizo evernote mas que todo para documentar, estuve analizando utilizarlo también para GTD segun tu video en Vimeo, O ver de comprar Things. Por cierto sigues utilizando Things? u Omnifocus?

    • No, Things ya no utilizo hace años. Al final he procurado reducir el número de aplicaciones y concentrado casi todo en Evernote.

  • Tom

    Gracias por tus posts, que me parecen todos muy interesantes.
    Duda:
    Tengo un ordenador de trabajo portatil y otro portatil personal en casa. Un teléfono móvil de trabajo y otro personal.

    Me gustaría saber cómo puedo almacenar en Evernote de modo que algo pueda estar en mi ordenador personal en Evernote y en la nube, claro, pero que no esté en mi ordenador de trabajo. Si lo necesito en el trabajo podría consultarlo por internet y listo, pero no querría meter cosas personales en mi ordenador de trabajo. ¿Se te ocurre algún truco?

    Lo mismo me sucede con Dropbox, aunque me parece que en Dropbox tiene solución, según he oído.

    ¡Un saludo, amigo Berto!

  • guetpu

    Cada nueva actualización de Evernote es como un tesoro.

    Para substituir otras aplicaciones como podria ser Things y gestionar el calendario de Tareas que aconsejas para que no se te pasen los dias sin tener que activar una entrada de forma manual en el Calendario (con las posibilidades de error que representa el tener que anotar algo en distintos lugares) ???

    Un saludo

  • Berto, me encantan tu blog.
    En cuanto a como utilizas evernote para tomar notas de tus clientes el equipo de evernote a sacado HELLO. Pruebala, a mi me sirve.

  • guetpu

    He dado una vuelta por las APP de iphone buscando un buen Scanner OCR

    Seria un placer poder contrastar cual de los varios scanner que se ofrecen es el que por experiéncia recomendais. (seria un placer contar también con tu valuosa opinión Berto)

    Uno de los que mayor interés me ha despertado por los comentarios es el DocScanner.

    Otro seria Scanner Pro.

    Es obvio añadir que mi deseo es que aquello que escanée pueda buscarlo utilizando la potente OCR del propio Evernote, Por ejemplo, buscar contenido del cuerpo de facturas.

    Un Saludo

  • Rosalía

    Hola Berto!

    Gracias nuevo por compartir tus experiencias con nosotros. Evernote es una herramienta que si me falta hoy en día, dificultaría notablemente mi trabajo y que empecé a explotar a raíz de tu post “GTD fácil III”. Prácticamente me quedé en las intrucciones de este post, pero en mi práctica diaria -siguiendo la línea de pocas “libretas” y pocas “etiquetas”-, en aquel momento, había añadido unha libreta más que es la de “contactos”.

    Hoy leo tu post y veo que tienes también esta carpeta. A mi me parece muy útil, efectivamente, cuando se trata de contactos que non son los habituales y, también para poder localizar información desde el móvil -no tengo internet en casa, pero si en móvil.

    Un saludo

  • Pedrojo

    Muchas gracias, Berto.

    Es justo lo que necesitaba leer de cara a 2012, porque a veces los árboles no te dejan ver el bosque…

  • Me ha venido de maravilla este consejo. Estoy empezando a trabajar por mi cuenta visitando clientes y no encontraba la forma de tener los contactos y las gestiones con ellos accesibles desde ordenador, portatil, tablet, etc. He empezado a usar este sistema y al menos con el volumen de contactos que tento me va estupendamente.
    Ademas he creado un libreta para añadir las paginas web, que me encuentro cuando voy estoy navegando, de empresas a las que puedo ofercer mis servicios: con el boton que tengo en el explorador directamente creo la nota en Evernote y escribo lo que he visto de interesante para cuando tenga mas tiempo estudiarlo mas a fondo.

    Muchas gracias. Un Saludo

  • pedro

    Soy un reciente lector del blog, y leo con entusiasmo todas las entradas como perlas. Hay mucho conocimiento y sabiduría en tus palabras. Gracias por compartir los conocimientos!!!
    Escribo, sin embargo, el primer comentario a modo de “crítica” (constructiva, espero), y es que precisamente me resulta chocante que para aumentar la productividad, se utilice una herramienta tan tosca y “genérica” como Evernote a modo de CRM.
    Existen grandes programas como vTiger, SugarCRM, e incluso OpenBravo u OpenERP para la gestión de la cartera de clientes, facturación, etc… de código abierto y gratuitos, mucho más “sencillos” que todas las personalizaciones que requiere Evernote para funcionar. Y con conectores y automatismos para evitar envío de correos y copypastes manuales.
    Me parece mucho más acertado, vaya.

    • Gracias por tu aporte:-)

      Evernote no es una aplicación de CRM ni yo he querido decir eso con el post. Esta serie de artículos sirven para mostrar distintos y variados usos de Evernote… siempre que sirva para lo que buscas. Si no necesitas una solución tan completa como las que mencionas, por qué cargar e instalar (o pagar) otra aplicación más.

      Yo no tengo tantos clientes ni necesito software avanzado de CRM. Mucha gente tampoco. Lo he centralizado en Evernote y de momento me llega.

  • pedro

    Gracias por tu respuesta!
    Estuve un rato buceando por la web, y me falla un enlace en “Leer otros Artículos: Anteriores”.
    No es que me resulte necesario, puesto que los demás si funcionan, pero imagino que te resultará de interés saberlo.
    Saludos!!

  • Hola:

    Me gustaría compartir con todos una entrada en mi blog titulada “Utiliza Evernote como CRM”. En ella propongo otro modo de utilizar esta poderosa herramienta como CRM y que a mí me está funcionando muy bien. Espero que os ayude.

    Podéis leer la entrada en http://quizasnosabiasque.blogspot.com/2011/12/utiliza-evernote-como-crm.html

    Un saludo:

    Fernando