Tres buenas Estrategias para Automatizar tu Correo con Reglas

Hace unos días escribía un artículo sobre los 5 detalles del Correo que se hacen mal en las empresas. Pero intencionadamente dejé uno sin mencionar. Y es el mal uso (o el no uso) de las Reglas o Filtros de Correo.

reglas correo

Las Reglas y Filtros son una potente ayuda diaria, constante. Y dependiendo del volumen, complejidad, y tu dependencia de tu Correo, pueden llegar a ser una herramienta vital. Pero el problema con las Reglas es este: se desconocen, se utilizan poco, o se utilizan mal.

Lo he visto en los cientos de empresas y equipos con los que he trabajado en estos nueve años. Incluso en empresas tecnológicas donde estas cosas se presumen, les explicas qué son y sobre todo para qué sirven, y te miran como un extraterrestre. No exagero.

Nadie ha recibido formación de Correo Electrónico… así que no debería extrañar el poco o mal uso que hay de las Reglas.

Falsas creencias sobre las Reglas

Hay un aspecto de las Reglas que me llama mucho la atención: su desconocimiento ha hecho que mucha gente desconfíe de ellas, y haya asumido una serie de falsas verdades que corren por ahí de boca en boca:

«Es algo que al final te complica la vida»
Si tienes un sistema sencillo, claro y coherente, y sobre todo que responde a lo que necesitas, te simplifica y aligera la vida. Ahora, si montas un puzle incomprensible que ni tú entiendes, entonces prepárate.

«Cuando las introduces se genera caos en tu Correo»
Si lo haces de forma progresiva y escalonada, poco a poco sin volverte loco, y aprendiendo y mejorando a medida las vas introduciendo, todo es muy fácil.

«Se me escapan cosas importantes por no verlas en la Bandeja de Entrada»
Pues apliques Reglas a esas cosas. No todo lo que llega a tu Correo tiene que clasificarse y recolocarse en otro sitio. PIENSA qué te viene mejor y diseña las Reglas en función de eso.

«Al poco tiempo dejan de funcionar»
No, si las mantienes actualizadas. Exijen por supuesto cierto mantenimiento, pero muy poco. Yo las repaso 10-15 minutos cada mes. Eso me ayuda a mantenerlas a punto y que me den un servicio increíble.

«Al final no sabes dónde tienes cada cosa»
Si no has pensado y analizado cómo quieres que funcionen y clasifiquen por ti, y además has elegido un sistema complejo con montones de carpetas y demás, es fácil que pase eso.

«Te ayudan algo pero tampoco es para tanto»
Dependerá de cada caso, de las personas, los equipos, y tu tipo de trabajo. Pero si das con la estrategia adecuada, pueden clasificar, separar y priorizar por ti, un altísimo porcentaje de tus mensajes. (En mi caso cerca del 85%).

Tres Estrategias Prácticas, elige la tuya

La clave de fondo de las Reglas es dar con la Estrategia adecuada: cómo quieres tú que las Reglas trabajen para ti separando y priorizando tus mensajes. Y ahí está el problema: la mayoría de la gente se lanza a crear Reglas sin ton ni son. Hacen las típicas del jefe, algún cliente, lista de distribución y newsletters. Y ya está. Hay que pensarlas. Y pensarlas bien.

Por eso quiero presentarte tres Estrategias distintas para tus Reglas, que pueden darte buenísimos resultados en función de tu tipo de trabajo y necesidades actuales. Y siempre con esta premisa…

Mientras tú duermes, estás en una reunión o en el supermercado, o haciendo una tarea clave, las Reglas trabajan para ti de forma silenciosa.

1“SOLO QUIERO VER LO IMPORTANTE, LUEGO LO DEMÁS”

Consiste en utilizar las Reglas para limpiar y despejar la Bandeja de Entrada. Ahí seguirán llegando los mensajes de cierta relevancia o los importantes de verdad; es decir, no se les aplica ninguna Regla. El resto de correos se clasifica en otras carpetas en función de lo que yo decida: listas y newsletters, etc. Es una forma de seguir trabajando con la Bandeja de Entrada, centrándote en correos que requieren más atención, y separando el “ruido” que va para otro sitio.

2“QUIERO VER LO IMPORTANTE, PERO MÁS DETALLADO”

Es una evolución de lo anterior. Consiste en desdoblar “lo importante” (tendrás que decidir qué significa eso para ti, y de quién viene) en un par de categorías, y luego añadir otras menores. Por ejemplo: 1) VIPs, 2) Importante, 3) Temas Ordinarios, 4) Temas Menores. De esta manera tienes una pauta clara para procesar tu Correo sin tener que hacerlo a lo bruto.

3“CADA COSA EN SU SITIO, SEPARADOS POR PRIORIDADES

Consiste en crear una estructura detallada de carpetas. Por ejemplo: 1) Jefe / Clientes, 2) Compañeros, 3) Proyectos, 4) Listas Internas, 5) Newsletters, etc. (Mi recomendación aquí es que no te pases. Cuanto más lo detalles y compliques, tu sistema de Reglas se volverá más pesado, te costará más orientarte en él, y con el paso del tiempo te dará más pereza mantenerlo.)

¿Se puede trabajar sin Reglas? Por supuesto que sí. Pero en mi manera de trabajar y entender el Correo hoy, las considero indispensables. Ahora bien, hay que saber dar con un sistema sencillo pero efectivo, con tu Estrategia. Por eso es imprescindible hacer estas cuatro cosas:

  1. Analizar cómo es tu Correo: quién te lo envía, qué tipo de mensajes son, etc.
  2. Hacer un esquema inicial sencillo de tus primeras Reglas.
  3. Familiarizarte con el nuevo sistema. Evaluando cada cierto tiempo cómo van las cosas, haciendo reajustes, pero siempre poco a poco. (Puedes terminar teniendo como yo una treintena de Reglas, pero hazlo gradual.)
  4. Mejorar tu sistema: corrigiendo errores o añadiendo nuevas Reglas si hay oportunidad o necesidad.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…