Cómo Escribir los ‘Correos-Tarea’ y Acertar al Comunicar

¿Cuántas cosas pides por Email al cabo del día? Tareas, encargos, modificaciones, solicitudes, órdenes directas… ¿Eres claro y eficaz a la hora de escribir ese tipo especial de correos? Cuando buscas una respuesta rápida, cuando quieres que la otra persona priorice bien tu correo, cuando esperas que haga esa tarea cuanto antes, es fundamental saber escribir esos «correos-tarea».

Para la mayoría el Email sigue siendo la mejor forma (la única) de organizar el trabajo en equipo. Pero a la hora de redactar los correos-tarea fallan estrepitosamente. Son largos, dan rodeos, incluyen órdenes confusas y no ayudan a la otra persona a empezar bien la tarea. Saber escribir un buen correo-tarea es empezar a hacer bien esa tarea antes incluso de que la otra persona reciba el encargo.

#1 Piensa antes de empezar a escribir

Escribir un correo no es un ejercicio de catarsis. No se trata de volcar tus pensamientos o poner palabras a tu espíritu atormentado. Se trata de incluir sólo la información y detalles imprescindibles para hacer esa tarea. Antes de teclear como un poseso párate unos segundos para decidir: a) qué quieres pedir o encargar realmente; b) qué información necesita la otra persona para hacerlo.

#2 Incluye la tarea en la primera línea

Fundamental detalle. Elimina los prolegómenos, las palabras introductorias y vete directo al grano: “Necesito que hagas…”; “quiero que cambies…”; “te escribo porque necesitamos retocar…” Por supuesto sé cortés, sé amable, sé buen compañero. Pero por el amor de Dios, ¡sé directo! Vete al grano desde la primera línea. Conseguirás que la otra persona comprenda bien lo que hay que hacer y ambos perderéis mucho menos tiempo.

#3 Imponte una limitación de caracteres

Como si estuvieras en Twitter, imagina que a la hora de escribir tienes una férrea limitación de caracteres. Nuestra tendencia es siempre a escribir en exceso. Si pienso que sólo puedo escribir 100 escribiré 150. Pero si no pienso nada y me dejo llevar por el “swing” de mi tecleo al final escribiré 1.000. Dos o tres lineas son suficientes para la mayoría de los correos que escribes al cabo del día.

#4 Incluye siempre las tres palabras clave

Para evitar dar rodeos y caer en la imprecisión, asegúrate que tus correo-tarea siempre incluyen estas tres palabras clave. Son como las especificaciones de tu tarea:

  • Qué: define y expresa la tarea en una línea y empieza siempre por ahí.
  • Cuándo: ayúdale a interpretar el grado de prioridad que tiene esa tarea.
  • Cómo: instrucciones y detalles para completar esa tarea.
#5 Si hay varios puntos sepáralos claramente

Si el correo es extenso tal vez deberías valorar otras alternativas más directas y a la larga más eficaces: una minireunión, una llamada de teléfono… Pero si lo quieres hacer por escrito y tienes que escribir varios puntos, sepáralos claramente. Mediante puntos, mediante epígrafes con titulillos descriptivos… cualquier recurso es bueno con tal de no apelotonar los distintos pasos y que tu orden o petición llegue alta y clara.

#6 Si hay varias tareas sepáralas en correos

Un error bastante extendido: mezclar varias tareas diferentes con distintas prioridades en un mismo correo. Esto fomenta la confusión, la mala priorización y la ofuscación en la otra persona. Salvo que esas tareas estén estrechamente relacionadas entre sí, o deban hacerese en cadena, sepáralas en correos distintos.

A priori puede parecer una mala idea: es un correo extra que me podría ahorrar. Pero en el fondo estamos fomentando la claridad, la buena priorización, y poniéndoselo más fácil a la otra persona. Al final comprenderá mejor todo el trabajo que hay que hacer y lo atenderá a su debido momento.

#7 Redacta el Asunto al final

Para mí es el 80% de un correo-tarea. Es el titular de la noticia y la síntesis que resume tanto lo que hay que hacer como cuándo hay que hacerlo (prioridad). Somos pésimos redactores de Asuntos: ambiguos y generales, poco descriptivos y detallados, no ayudan a la tarea que estamos pidiendo o encargando.

Redáctalo al final y sobre todo procura que sea muy descriptivo. Debe ayudar a la otra persona a interpretar qué hay detrás de ese mensaje sin tener incluso que abrirlo.

Invertir unos pocos segundos en pensar ese Asunto supone una respuesta más adecuada de la otra persona, un mejor trabajo en equipo, un uso eficaz del Email y más agilidad a la hora de procesar peticiones.

Una “checklist” para recordar estas cosas

Tal vez al leer todas estas claves hayas asentido, te hayan parecido razonables y hasta evidentes. El problema es que con el ritmo frenético del día a día, y más cuando nos zambullimos en el Inbox, nos olvidamos de todas estas cosas. A mí, hasta que me acostumbré a hacerlo de forma natural, me ayudó tener un post-it junto al monitor con estas claves. A modo de checklist me ayudaba a redactar mejor los correos-tarea que enviaba a otras personas.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    Por añadir algo (cosa difícil) diría algo que me viene muy bien con cualquier tipo de documento.

    Lo visual y gráfico tiene un impacto mayor, con más rápida y mejor comprensión. Por eso si uno se refiere a un documento, imagen, etc. se puede siempre añadir una captura de pantalla retocada con las herramientas de dibujo que acompaña (qué gran descubrimiento). Puede llevar muchísimo menos tiempo que escribirlo y es mucho más claro y fácil de entender.

    Sin ir más lejos Berto ha añadido una imagen al final del post.

    • Estupendo! Gracias por ese apunte :-)

    • Si, coincido totalmemte. Y si es muy muy complejo un vídeo soluciona muuuchos problemas y ahorra mucho tiempo

  • Hola Berto,

    Si además el correo es algo que hacemos con frecuencia o por lo menos enviamos mails similares, una gran ayuda es crear una plantilla. No sólo porque ahorras tiempo de escritura sino porque estás seguro de que la última vez funcionó con esa estructura y la tarea de transmitir una idea se ha quedado tan sólo en rellenar unos huecos lo cual gana un tiempo increíble.

    Un saludo

  • La verdad es que estas instrucciones les vendría muy bien a la mayoría de los clientes, a los que siempre les tenemos que preguntar dudas sobre lo que nos piden. Eso si, primero habría que explicarles qué es el asunto y que lo empiecen a usar correctamente ^^

    Por cierto, la de separar los correos por tareas me la apunto.

    • Puedes incluso proponerle un formato de mensaje, a modo de “plantilla”, con el que os intercambiaréis los pedidos. De primeras le puede parecer algo artificial pero le convencerás fácil si le haces ver que tú le darás un servicio mucho más rápido y eficiente.

  • Gracias Berto! Ya tengo el postit en mi mesa. He escrito una breve reseña de cómo crear una plantilla con Outlook para que sea aún más automático:
    http://aitorcalero.posterous.com/plantilla-para-correos-efectivos

  • bravo! hace un tiempo estuve buscando una aplicación, extensión, un “lo que sea” (yo uso thunderbird) que limitara el número de caracteres de los correos, pero creo que no existe.

  • Fernando

    Hola Berto,

    Una vez más, un artículo genial. Y el detallazo final de la Checklist lo remata del todo. Sistematizar tareas rutinarias mediante este tipo de listas es muy útil, ayuda a no olvidarse nunca de nada.

    Elaborar una checklist (mental o física) de, por ejemplo, las tareas que hemos de completar en el día o en la semana nos ayudará para motivarnos y facilitará el trabajo a la hora de revisar los objetivos conseguidos.

    Mi padre me recomendó, sobre ese tema, este libro: The Checklist Manifesto (http://www.amazon.com/Checklist-Manifesto-How-Things-Right/dp/0805091742). Por si quieres echarle un ojo.

    Un abrazo y gracias por tus artículos e ideas,

    Fernando

  • Juan-Varios

    ¿Cómo decirle a tu jefe suavemente que estás hasta el mismísimo gorro de que envíe emails sin asunto?. Si ese fuera su único defecto …. Tiene otro peor: sólo lee los 30 primeros bytes de los emails que se le mandan. Pero lo de que no envie los emails con un asunto adecuado, los manda siempre con el asunto vacío, nos pone negros a los demás.

  • Un buen artículo, muy práctico.
    Muchas gracias!

  • dani

    Yo añadiría un punto más, explicar el por qué (o objetivo). Eso ayuda al receptor a entender la finalidad de la tarea y a estimar de forma más fácil la urgencia y la importancia de la misma.

  • Mi Jefe y mis compañeros te van a agradecer infinitamente este post, Berto, ya que me veo reflejado en casi todos los puntos que tratas.

    Sólo sigo a rajatabla el de limitar los caracteres de los emails. Hace tiempo leí en algún sitio que alguien utilizaba sólo 5 líneas en sus emails, (seguramente Leo Babauta, de http://www.zenhabits.net) y desde ese mismo momento adopté ese límite.

    Tu post de hoy va derecho a la lista de rutinas a seguir.

  • Hola Berto,

    Gracias por este post y por toda tu ayuda!

    Un abrazo
    Maria

  • Ó se puede adoptar una herramienta muy eficaz como la siguiente:

    http://www.taskforceapp.com/

    Saludos de un Beta Tester!