Entrevista: Soy José Miguel Bolívar de Optima Infinito

No puedes decir Productividad Personal sin pensar José Miguel Bolívar. Para mí, el referente número uno en GTD y amigo desde hace tiempo. Desde su blog Optima Infinito comparte ideas y fórmulas para que personas y equipos trabajen mejor. He tenido la oportunidad de hacerle unas preguntas, y esto es lo que nos ha contado.

Cuéntanos, en pocas palabras, ¿quién es José Miguel y a qué se dedica?

Me defino como consultor artesano y soy nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

¿Qué te parecen las rutinas en ciertos momentos del día o de la semana? Dinos alguna cosa que siempre hagas al empezar y terminar el día de trabajo

Creo que las rutinas son clave y constituyen la base fundamental sobre la que mejorar la productividad. Una rutina es un automatismo, algo que ya has pensado y decidido hacer con anterioridad y por tanto puedes ahorrarte tener que volver a pensar y decidir sobre ello cada vez que lo haces. La ventaja de las rutinas es que la fricción y la resistencia a hacer desaparecen.

Soy una persona de rutinas. Me ahorran mucho tiempo, esfuerzo y preocupaciones. Por ejemplo, cuando me pongo a trabajar, siempre sigo la misma secuencia de pasos:

  1. Qué tengo que hacer
  2. Qué puedo hacer ahora, en las circunstancias actuales (lugar, herramientas disponibles, personas alrededor, tiempo y energía disponibles).
  3. Qué tiene más sentido hacer de las opciones que puedo hacer, es decir, cuál contribuye más a los resultados que quiero alcanzar.

¿Eres más de herramientas (y software) o de hábitos? ¿O son cosas que van de la mano y no hay que elegir?

Creo que la utilidad de las herramientas viene definida en gran medida por la solidez de los hábitos. Además, estoy convencido de que un buen hábito es infinitamente más provechoso que la mejor de las herramientas. Dicho esto, soy bastante friki y me encantan las herramientas. Tanto a nivel personal, como en OPTIMA LAB, usamos todas las herramientas necesarias para potenciar nuestra efectividad, aunque siempre al servicio de los hábitos.

Creo que el error que hay que evitar es que la herramienta suponga una evasiva, una forma fácil de eludir responsabilidades. Eres tú quien tiene que registrar las cosas cuando aparecen, pensar y decidir sobre ellas, revisar tus compromisos y reevaluarlos… Nada de esto lo puede hacer a día de hoy una herramienta y, sin estos cambios de hábitos, la mejora de la efectividad es prácticamente imposible.

Con GTD tengo la tranquilidad y confianza de un sistema externo fiable, unido a la claridad que da ser proactivo.

Desde que empezaste a utilizar GTD en tu vida, ¿en qué área has mejorado más, y qué rincón se sigue resistiendo (si es que hay alguno)?

Creo que la mejora esencial ha sido la tranquilidad y la confianza que proporciona tener un sistema externo fiable, unido a la claridad que da ser proactivo, es decir, pensar, prever y anticipar posibles escenarios de forma regular. Uno de los peajes más importantes que pagamos en esta sociedad de ritmo frenético es que con frecuencia caemos en la tentación de «hacer por hacer» en lugar de reflexionar antes para «hacer cosas con sentido». A veces sigo cayendo en la trampa de querer hacer muchas cosas pero cada vez me cuesta menos evitarlo.

En el GTD el “vaciado de la mente” es esencial. ¿Puedes contarnos los beneficios prácticos de hacerlo?

Como dice David Allen, el creador de GTD, la mente es para «tener» ideas, no para «mantenerlas». Una mente vacía es una mente abierta a todo, una mente relajada, flexible, creativa…

Vaciar la mente te permite dejar de preocuparte constantemente por todo eso que tendrás que hacer (o no…) y ocuparte únicamente de aquello que has decidido hacer y ya puedes hacer.

Para mí, además de la supresión del estrés, la mente vacía es una fuente inagotable de creatividad. Creo que todas las personas son enormemente creativas e innovadoras y que el problema es que dedican demasiado tiempo de su «procesador mental» a actividades que podrían externalizar fácilmente en un sistema de organización fiable.

Al cabo del año pasas mucho tiempo en contacto con empresas muy diversas. ¿Qué problemas se repiten con más frecuencia en los equipos de trabajo?

Problemas hay muchos, más que empresas y yo diría que casi tantos como personas. Sin embargo, de todos ellos, me quedaría con tres.

El primer problema es individual. A la gente nadie le ha enseñado a trabajar de forma efectiva en el trabajo del conocimiento. La mayoría de las personas en las organizaciones sigue pensando en plan «fábrica», en hacer más en menos tiempo, sin pararse a pensar qué es realmente lo que hay que hacer, si realmente hay que hacerlo o si habría mejores formas de hacerlo. Esta forma obsoleta de trabajar es enormemente frustrante, ineficiente, ineficaz y costosa. Metodologías como OPTIMA3 o GTD proporcionan la información y recursos necesarios para aprender a trabajar de forma efectiva.

El segundo problema es colectivo. El cumplimiento de los compromisos es clave para la efectividad organizativa. Sin una cultura basada en el cumplimiento de los compromisos, una organización difícilmente podrá ser efectiva. Una imposición o una orden es distinta de un compromiso. Por eso, en el trabajo del conocimiento, hay que aprender a proponer ideas y a defenderlas, a fin de conseguir el compromiso necesario. Además, hay que gestionar los compromisos de forma efectiva. Este es uno de los aspectos fundamentales de la metodología OPTIMA12 de efectividad organizativa.

El tercer problema es individual y colectivo. Tiene que ver con la comunicación. La materia prima del trabajo del conocimiento es precisamente el conocimiento. El conocimiento se expresa en palabras y, además, las palabras crean realidades. De lo que dice una persona a lo que entiende otra, a menudo hay alguna diferencia. Sin una comunicación clara, precisa y fluida, la efectividad es muy difícil. Por eso este es otro del los aspectos clave que trabajamos en OPTIMA12.

Imagina que llevo una vida descontrolada, “sin tiempo”, y muy estresado. Estoy pensando en GTD para conseguir poner orden. ¿Qué me dirías?

Para empezar, te recomendaría que leyeras y te informaras. A lo mejor este tipo de enfoques te parecen «muy difíciles», lo que significa que tu compromiso es insuficiente, al menos por ahora, para lo que te van a exigir estas metodologías. En mi experiencia, dificultad es el nombre que damos a la falta de compromiso ;-)

Si a pesar de la aparente dificultad decides seguir adelante, te diría que te prepares para «caerte» muchas veces y que lo importante es levantarte siempre. Las personas que siempre se levantan son las que llegan al destino que buscan. Si tienes dudas, investiga, pregunta y asegúrate de estar usando bien la metodología.

La efectividad es el resultado de un compromiso con el cambio y la mejora personales, con dejar de hacer las cosas de siempre y empezar a hacer cosas distintas. Y cambiar cuesta. Los resultados llegan cuando existe un compromiso genuino de cambio y ese compromiso se mantiene en el tiempo. Las metodologías nunca fallan. Falla el compromiso de las personas.

Me decía un día un alto directivo al finalizar un taller: «me siento como si me hubieran regalado un Ferrari, todavía no me atrevo a conducirlo pero, cuando aprenda, sé que lo voy a disfrutar a tope».

Metodologías como OPTIMA3 o GTD son el Ferrari de la efectividad y la productividad personales. Tienes que estar seguro de que vas a comprometerte con ellas porque, si no, se convertirán en un Ferrari abandonado en tu garaje.

Háblanos un poco de tu Libro «Productividad Personal». ¿Por qué lo hiciste y qué puede aportar al lector?

La verdad es que el libro llegó de forma bastante inesperada. Un día de puso en contacto conmigo Carlos Martínez, de Penguin Random House, y me propuso la idea. Carlos conoce bien GTD, porque fue quién lideró el proyecto para la publicación de «Organízate con eficacia», la traducción al español del «Getting Things Done», y me dijo que, en su opinión, seguía haciendo falta un libro que explicará GTD con claridad en español y que creía que yo era la persona mejor indicada para hacerlo. El caso es que lo capturé y quedé en llamarle un par de meses después, cuando bajara un poco el volumen de actividad. Hablamos, sintonizamos y me lancé al el proyecto con intensidad y enfoque. En dos meses estaba escrito el primer borrador.

Se trata de un libro escrito desde mi experiencia, tanto como usuario de GTD durante años, como explicando a otras personas cómo yo logré hacer que GTD me funcionara. «Productividad Personal» es un libro para liberarte del estrés «con» GTD pero no es un libro «de» GTD (para eso ya están los de David Allen). Lo que quiero decir es que «Productividad Personal» es un libro que comparte los principios productivos de GTD pero que incluye también otros muchos elementos pertenecientes a OPTIMA3, la metodología que yo uso desde hace ya varios años. Estos elementos no están en ningún libro de GTD y son los que a mí me han permitido aprovechar al máximo el potencial de los principios productivos de GTD.

En cuanto a qué puede aportar al lector, creo que cada persona puede encontrar cosas distintas. A día de hoy el libro tiene más de 50 comentarios en Amazon, que en conjunto pueden dar al lector una idea bastante completa de sus posibles aportaciones.

¡Gracias José Miguel!

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...