Yo los llamo «buzones inteligentes», sin duda herencia de mi pasado reciente con Apple Mail, pero en Gmail se llaman etiquetas y filtros y en otras aplicaciones tendrán su propia nomenclatura. En mi reciente Guía para gestionar tu email con eficacia recomendaba practicar esto como una de las claves del éxito en eso, en evitar ahogarnos en el mar de mensajes que recibimos a diario.
En los días posteriores he ido reflexionando y sobre todo dándome cuenta de la importancia capital que diariamente tiene esta funcionalidad de mi correo (yo utilizo Gmail). Desde que he implantado una «política agresiva» y «coherente» de filtros y etiquetas, mi correo se ordena y clasifica automáticamente al menos en un 70%. Y eso es muchísimo.
¿Por qué es tan importante o determinante utilizar esto? Porque nos ayuda a concentrarnos en los mensajes importantes e ignorar, hasta que nosotros decidamos prestarles atención, los menos trascendentes o irrelevantes. Cada vez que abro el correo (en mi caso cuatro veces al día), en lugar de tener que bucear por decenas de correos y decidir qué hacer con unos y otros, dejo que la aplicación los clasifique según mis criterios de prioridad.
Quizá lo más «difícil» de crear estas reglas o generar estos buzones sea dar con ellos, detectarlos. Por eso si no sabes por dónde empezar te recomiendo lápiz y papel y hacerte estas sencillas preguntas:
- ¿De quién recibo más mensajes de correo al día? (persona, organización o servicio web).
- ¿Merece la pena hacer una regla o crear un buzón? (tampoco se trata de crear reglas al tuntún).
- ¿Qué prioridad le doy a ese mensaje o a ese remitente? (puedo ponerle un color o situarlo arriba en la lista)
Por ejemplo, ahí van unas pocas ideas para tus buzones inteligentes. Evidentemente sólo son unas sugerencias, esto sí que es absolutamente personal y debes hacerlo a tu medida.
- Un buzón (o etiqueta) para las notificaciones de Facebook, Flickr, Twitter, Friendfeed o servicios similares.
- Otro para las promociones o publicidad (consentida) que recibimos de una agencia de viajes, de una tienda online de libros o de videojuegos, etc.
- Otro para todos los correos enviados desde mi empresa o grupo de trabajo. Incluso puedo marcar en negrita u otro color los enviados por mi jefe.
- Otro para las subscripciones con boletines de noticias y newsletters.
Mañana, cuando vuelvas a abrir tu correo es posible que hayas recibido treinta correos. Pero la gran mayoría de ellos ya estarán perfectamente clasificados. Eso te ayudará a centrar toda tu atención en los importantes o aquellos que hayan ido a la Bandeja de Entrada (sin clasificar). Esta es mi propuesta, y te aseguro que la «clasificación automática» mejorará tu flujo de trabajo y tu Productividad de una forma brutal.
Hay gente sin embargo que prefiere no implementarlos y procesar todo el correo desde el Inbox. Yo también lo hago claro, pero gracias a los buzones inteligentes «me quito del medio» muchos correos poco importantes para concentrarme en los nuevos o en aquellos que sí requieren toda mi atención.