Deja que el Correo se Organice Solo con Reglas y Vive Mejor

Yo los llamo “buzones inteligentes”, sin duda herencia de mi pasado reciente con Apple Mail, pero en Gmail se llaman etiquetas y filtros y en otras aplicaciones tendrán su propia nomenclatura. En mi reciente Guía para gestionar tu email con eficacia recomendaba practicar esto como una de las claves del éxito en eso, en evitar ahogarnos en el mar de mensajes que recibimos a diario.

En los días posteriores he ido reflexionando y sobre todo dándome cuenta de la importancia capital que diariamente tiene esta funcionalidad de mi correo (yo utilizo Gmail). Desde que he implantado una “política agresiva” y “coherente” de filtros y etiquetas, mi correo se ordena y clasifica automáticamente al menos en un 70%. Y eso es muchísimo.

¿Por qué es tan importante o determinante utilizar esto? Porque nos ayuda a concentrarnos en los mensajes importantes e ignorar, hasta que nosotros decidamos prestarles atención, los menos trascendentes o irrelevantes. Cada vez que abro el correo (en mi caso cuatro veces al día), en lugar de tener que bucear por decenas de correos y decidir qué hacer con unos y otros, dejo que la aplicación los clasifique según mis criterios de prioridad.

Quizá lo más “difícil” de crear estas reglas o generar estos buzones sea dar con ellos, detectarlos. Por eso si no sabes por dónde empezar te recomiendo lápiz y papel y hacerte estas sencillas preguntas:

  • ¿De quién recibo más mensajes de correo al día? (persona, organización o servicio web).
  • ¿Merece la pena hacer una regla o crear un buzón? (tampoco se trata de crear reglas al tuntún).
  • ¿Qué prioridad le doy a ese mensaje o a ese remitente? (puedo ponerle un color o situarlo arriba en la lista)

Por ejemplo, ahí van unas pocas ideas para tus buzones inteligentes. Evidentemente sólo son unas sugerencias, esto sí que es absolutamente personal y debes hacerlo a tu medida.

  • Un buzón (o etiqueta) para las notificaciones de Facebook, Flickr, Twitter, Friendfeed o servicios similares.
  • Otro para las promociones o publicidad (consentida) que recibimos de una agencia de viajes, de una tienda online de libros o de videojuegos, etc.
  • Otro para todos los correos enviados desde mi empresa o grupo de trabajo. Incluso puedo marcar en negrita u otro color los enviados por mi jefe.
  • Otro para las subscripciones con boletines de noticias y newsletters.

Mañana, cuando vuelvas a abrir tu correo es posible que hayas recibido treinta correos. Pero la gran mayoría de ellos ya estarán perfectamente clasificados. Eso te ayudará a centrar toda tu atención en los importantes o aquellos que hayan ido a la Bandeja de Entrada (sin clasificar). Esta es mi propuesta, y te aseguro que la “clasificación automática” mejorará tu flujo de trabajo y tu Productividad de una forma brutal.

Hay gente sin embargo que prefiere no implementarlos y procesar todo el correo desde el Inbox. Yo también lo hago claro, pero gracias a los buzones inteligentes “me quito del medio” muchos correos poco importantes para concentrarme en los nuevos o en aquellos que sí requieren toda mi atención.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Llevo varios meses utilizando esta “técnica de trabajo” con el correo y es un auténtica gozada quitarte decenas de correos de la bandeja de entrada que no requieren atención inmediata.

    Primero lo utilicé con Gmail y el sistema de etiquetado de colores automático mediante filtros es uno de los mejores inventos relacionados con el correo electrónico. Ahora que vuelvo a estar en Apple Mail con Mobile Me, lo sigo utilizando mediante reglas que aplican colores y mueven los emails a los buzones.

    De hecho cada vez que veo las bandejas de entrada de amigos o compañeros de trabajo llenas hasta arriba de todo tipo de emails que distraen me pongo nervioso ;-)

  • (Ups, se cortó, maldito tabulador)

    La verdad es que los buzones inteligentes son el mejor invento que puede haber para organizarse con el email. Hace tiempo publiqué en Moviéndonos una mini guía de cómo organizarnos con los buzones inteligentes: http://www.moviendonos.com/2009/03/24-organizandonos-con-nuestro-email-y-mailapp

    Puede ser útil para quien no sea capaz de manejarse con soltura con los buzones inteligentes :)

  • Niklaus

    Muy interesante Berto.

    Yo ya lo estoy haciendo pero sólo tengo un par o tres de reglas en mail.app y me doy cuenta que no le estoy sacando todo el partido. Buen apunte!

  • Adr3im

    Buen artículo, no conocia esa aplicacion de gmail, podrias hacer uan serie de articulos explicando gmail desd cero seria muy interesante conocer todas sus caracteristicas o al menso las mas útiles.

    Saludos.

  • Yo no tengo buzones inteligentes, yo tengo direcciones de correo inteligentes. Para ello invertí un poco y me compré un par de dominios. En ellos cree dos unicas direcciones que utilizo para temas personales y familiares. Para el resto de cosas, lo unico que hago es crear un alias a la dirección, de esa forma puedo erradicar el correo entrante de una forma sencilla y controlar quien vende mi información.

    Por ejemplo, me doy de alta en twitter, creo un alias twitter@ en facebook@ igualmente creo un alias. Que tengo que dar una direccion de correo para registrarme en un sitio que nunca voy a leer su correo: spam@

    Mis filtros estan por encima de los de cualquier gestor de correo, de esta forma erradicar a un spam o saber quien te ha vendido es mucho más sencillo.

  • La mejor manera es la que dice Bergonzini gmail permite que con un + añadas un alias por ejemplo donde dejes el correo asi sabes siempre de donde se envian los correos incluso los de spam

    Ejemplo si tienes correo@gmail.com podrias poner correo+thinkwasabi@gmail.com

    el correo te llegaria igual y lo tendrias totalmente controlado

    Un saludo

    • Esa solución es muy interesante y muy válida, pero no todo el mundo utiliza Gmail o puede comprarse un dominio. Prefiero dar una receta que valga para todo el mundo y cualquiera pueda aplicar con facilidad :-)

  • No me gusta Gmail, pero mi cuenta de correos permite hacer reglas y gracias a estas redirecciono a un folder en particular los correos en cuestion, que es mas o menos los folders inteligentes que mencionas.

    La mayoria de mis correos entran en el inbox, pero segun una de las reglas que tengo, si alguno incluye el dominio de cualquiera de mis blogs, esos mensajes se redirigen a un folder para ello.

    Cuando me llega spam de empresas al inbox, inmediatamente agrego el nombre de esa empresa a mis filtros de spam, asi tengo un poco mas limpio mi buzon. De hecho, es raro cuando algun correo basura llega directo a mi inbox.

  • Berto, la verdad es que leyendo tu blog uno se queda anonadado de lo bien hecho que está y la profesionalidad que imprimes a cada artículo.

    Muchas gracias por este fantástico post. Me ha servido muchísimo.

    Enhorabuena por tu gran trabajo

  • Nahuel S

    Ahi va un tip para Gmail: Usar etiquetas de colores para las cosas mas importantes, de esta manera de un vistazo puedes ver en la inbo que tipo de correos tienes y detectar rapidamente os mas importantes. Es un tip bastante obvio pero seguro que hay alguno que todavia no lo sabe.