Estos son los 2 Criterios de Oro para Elegir tu Próxima Tarea

Cuando estás trabajando, ¿cómo eliges tu próxima acción? ¿En qué te basas para elegir la siguiente tarea que vas a hacer? ¿Eliges sin más la siguiente que aparezca en tu lista de tareas? ¿O te apoyas en “razones productivas” para acertar?

En el día a día, casi todo el éxito productivo depende de estas pequeñas decisiones a las que rara vez prestamos atención.

Decidir bien tu próxima acción (y la siguiente, y la siguiente…) hará que a) puedas encajar mejor las piezas de tu puzle diario; y b) que puedas hacer cada tarea en las condiciones más apropiadas para esa tarea (tiempo disponible, frescura mental…).

Elegir en función de…

Dejando a un lado la premura/prisas u urgencia (real) de una próxima tarea, hay dos grandes criterios en los que puedes apoyarte para decidir mejor tu próxima acción: la Energía y el Tiempo. Si has leído alguna vez algo de GTD estarás más que familiarizado con esto.

Yo hace años que no utilizo GTD, pero sigo apoyándome en estos dos criterios para decidir mejor mis próximas acciones. Esto que viene ahora, podrían ser las conversaciones que tengo conmigo un día cualquiera:

  • «Estoy fresco y despejado pero sólo tengo por delante 30 minutos antes de la reunión: qué tarea o tareas puedo hacer y completar».
  • «Estoy algo cansado y despistado y tengo por delante una hora antes de salir a comer: qué tarea o tareas puedo hacer y completar».
  • «Estoy bastante bien de fuerzas pero sólo tengo por delante 20 minutos antes de una llamada de teléfono programada: qué tarea o tareas puedo hacer y completar».

Elijo en función de este momento. Naturalmente siguiendo mi plan de tareas para hoy, pero eligiendo la acción que mejor encaja aquí y ahora, en estas circunstancias, según mis circunstancias.

Elegir en función de Energía y Tiempo es tan útil que algunas aplicaciones de productividad incorporan esta opción al añadir o clasificar tareas. Así, en cada tarea, puedes incluir estos dos detalles:

  1. ¿Cuánta energía aproximada requiere esta tarea?
  2. ¿Cuánto tiempo aproximado necesita esta tarea?

Añadir esta información extra a cada tarea es algo que de primeras puede parece excesivo, un coñazo. Pero muy pronto vas a ver que merece mucho la pena. Va a hacer que mañana mismo tomes mejores decisiones y tu flujo tenga más dosis de trabajo inteligente. Al final hoy tienes que hacer diez, veinte cosas. Pero el orden y el momento en el que las hagas lo puede cambiar todo.

Muchas veces nos empeñamos en trabajar, cuando deberíamos empeñarnos en trabajar mejor.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Jonathan - 10 octubre 2013

Hola Beto buenas tardes.
Desde Caracas, Venezuela.
Soy fiel seguidor de tu blog y cada entrada me ayuda en cada área que atacas de cara a la productividad personal.
En efecto, siempre me había hecho esa pregunta, hacia mis adentros “¿cuál es el criterio que sigo a la hora de elegir la tarea que debo hacer en un momento específico?.
Esta entrada tuya me ayuda mucho, en particular, cuando no hay mucho tiempo pero se tiene mucha energía, y a la vez se tiene algo de tiempo pero las energías no son tales.
Realmente la combinación “energía-tiempo” es una variable compuesta importantísima a la hora de elegir tu próxima acción.
Saludos y felicitaciones.

    Berto Pena - 14 octubre 2013

    Gracias Jonathan, me alegro mucho que lo que escribo te aporte :-)
    Yo no siempre acierto con la siguiente acción, pero desde que barajo energía-tiempo sí que no me equivoco como antes. Es muy importante utilizar criterios de decisión para no caer en el trabajo tonto y alocado.

jc - 13 octubre 2013

Bueno, yo me baso fundamentalmente en urgencia e importancia desde que leí el libro de Covey hace varios años. Luego por supuesto tengo en cuenta el panorama que tengo por delante y si puedo o no desarrollar la tarea en función del tiempo disponible.

No tengo claro como impactar la variable “energía”, y la verdad es que no se me ocurre como hacerlo. Hay veces que sencillamente no tengo las energías, el ánimo o las ganas de hacer algo. Y a pesar de todo debo hacerlo igual así que “ni modo”. Se hace. Y si puedo no hacerlo, espero a tener un mejor estado de ánimo.

Aumentar mucho las variables para tomar la decisión me complica a la hora de tomarla. Prefiero basarme en urgencia e importancia, que ya bastante bravo es así.

Un abrazo

JC
http://comomeorganizo.com
Ultima Nota: Tiempo-Trucos para Ahorrarlo

Ramon - 13 octubre 2013

Pero, a la práctica… Cómo se valora correctamente el tiempo aproximado de una tarea? Creo que hacer esto es esencial para ser productivo y para practicar el time boxing. Cuando tienes que crear un nuevo post, un nuevo diseño… te puede parecer que en media hora lo puedas realizar y luego tardar horas en terminarlo..

    Berto Pena - 14 octubre 2013

    Hola Ramón. No siempre se acierta al estimar, pero a base de experiencia (repetición de la misma o tareas similares) y prudencia (es mejor estimar a la baja), es más fácil acertar. Otra cosa que yo recomiendo siempre es despiezar las tareas para convertirlas en acciones más pequeñas: 1) podrás estimar mejor lo que llevan y te piden; 2) y si pasa algo podrás recomponer mejor el puzle. Gracias!

Olmo Axayacatl - 16 octubre 2013

Elige la primer tarea que me surge, no tengo un criterio, pero vaya que me hace falta, pues el ritmo de vida que llevo es complicado por ese motivo. Leer este tipo de recomendaciones es importante para mi porque da una idea de como comenzar a afrontar el reto de mi productividad personal.

Emilio - 24 octubre 2013

Hola Berto. Enhorabuena por tu trabajo.
En el artículo comentas que desde hace años no sigues el GTD y quería saber qué método sigues.

Muchas gracias.

    Berto Pena - 27 octubre 2013

    Gracias Emilio. No utilizo ninguno. En mi caso no necesito seguir un método en particular para tener las cosas en orden. Sólo sigo una serie de pautas y hábitos que he ido sumando en los últimos años. TODO lo que cuento en este blog en esencia :-)

Emilio - 27 octubre 2013

Muchas gracias por contestar y por tu trabajo. Todos los días estudió y aprendo un poquito a través de tu blog y tus materiales.

Rafael Hernampérez - 3 noviembre 2013

En este sentido hay cierta relación con Autofocus. Cuando miras la lista de tareas, la vista y la atención se van intuitivamente a la tarea más idónea al momento actual. Y eso lo pide tu cuerpo, según tus ganas, tu concentración y el tiempo que tienes para realizarla.

    Berto Pena - 6 noviembre 2013

    Sí que tiene relación Rafael. El objetivo final siempre es pensar en vez de correr, elegir bien en vez de trabajar como un pollo sin cabeza :-)

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