Así es la Trampa que las Falsas Urgencias tienden a tu Mente

Una de las mayores trampas que nos ponen las urgencias es hacernos creer que con ellas conseguimos y avanzamos. Que, la actividad frenética y hasta la adrenalina que implican algunas, es igual a productividad. Déjame explicarte con un sencillo símil cómo funciona el engaño de las urgencias.

Imagina que yo soy un arquitecto y mi trabajo consiste en construir edificios. Es lo que me gusta hacer y lo que otras personas esperan de mí. Todos los días voy al trabajo con un objetivo claro: construir una planta del edificio.

Son las 11:20 de un martes. Estoy trabajando en la construcción de la planta séptima cuando recibo una llamada en la que me comunican que se ha producido un incendio en la planta dos. Yo, como responsable del edificio, debo acudir inmediatamente para sofocar ese incendio. Exige de mí una intervención inmediata o de lo contrario peligra toda la integridad de mi edificio. Y allá voy. Corriendo.

Llegado a la planta segunda me pongo a luchar contra el fuego. Yo no contaba con ello pero ahora se ha convertido en mi trabajo. En mi objetivo número uno. Así es. Pero no debo dejarme engañar; tengo que decirme a mí mismo: «mientras estés luchando contra ese fuego, no estás haciendo tu verdadero trabajo, que es construir hacia arriba».

A medida que yo y otras personas que me ayudan vamos sofocando el fuego yo me siento mejor. «¡Lo estoy consiguiendo!» Me invade una mezcla de confianza, euforia y sensación de eficacia. Pero no debo dejarme engañar; tengo que decirme a mí mismo: «sólo has apagado un incendio o tapado una gotera, pero no has hecho tu verdadero trabajo, que es construir hacia arriba».

En el trabajo ocurren muchas situaciones (imprevistos, urgencias…), practicamos muchas actividades (reuniones, llamadas…), y utilizamos muchas herramientas (Email, aplicaciones…). Todas ellas forman parte del trabajo o nos sirven para hacer nuestro trabajo. Pero en último término no son el corazón de nuestro trabajo.

Las urgencias suelen hacernos creer que atenderlas y solucionarlas implica conseguir resultados o ser muy productivos. Y es otra cosa.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Pablo S - 3 diciembre 2012

Totalmente de acuerdo en lo que dices, quizás el ejemplo no es el más adecuado, yo hubiera puesto una emergencia en una oficina.
Pero quedó claro el espíritu de lo que quieres decir.

Saludos.

Iago Fraga - 3 diciembre 2012

Con respecto a las urgencias no me cabe la menor duda: lo importante es lo que hay que hacer y no lo urgente. Con la matriz de Eisenhower nunca estuve de acuerdo en que lo urgente y poco importante haya que delegarlo. Para nada, el hecho de que algo sea poco importante implica que no debería hacerse o debería consumir el mínimo posible de atención. Porque de las cosas que hacemos no importa el “cuando caducan” sino el que nos proporciona el completarlas. Y las que nos proporcionan cosas sustanciales son por definición las importantes.

Un saludo Berto, 100% de acuerdo y muy pertinente el apunte.

    Berto Pena - 4 diciembre 2012

    Gracias Iago. Nos cuesta horrores trazar la línea entre urgente, relevante, importante y necesario. Pero el primer paso es tener claros objetivos y resultados a conseguir. Mucha gente cree que simplemente atentiendo a las urgencias ya está haciendo su trabajo (salvo que su trabajo justamente sean las urgencias :-)

Rafael - 4 diciembre 2012

Creo que el ejemplo no es nada adecuado, y en este caso la urgencia prevalecía sobre el trabajo real. Si se quema la planta 2ª, se caen la 3ª y sucesivas, y por ende no tendría sentido construir las demás. Digamos que habría terminado nuestro trabajo. Es por ello por lo que hay veces que las urgencias si hay que atenderlas.
No obstante se agradece tu trabajo. Tienes un blog genial

    Berto Pena - 4 diciembre 2012

    Gracias Rafael, pero lee bien el post. En ningún momento digo que no haya que atender la urgencia. De hecho lo remarco en el texto con un “es mi objetivo número uno”. No soy tan inconsciente como para sugerir que no se atiendan las urgencias :-)

David Crespi - 4 diciembre 2012

Yo encuentro el post muy bueno con el símil del bombero apagando fuegos de un lado a otro de la oficina.
Es gracioso, justo el domingo estuve hablando con un compañero de profesión y me comento que está en una empresa de bomberos, siempre apagando fuegos y con urgencias.
En lugar de reuniones hacen reuniones de emergencia, eso sí, están más de una hora, supongo que es para poder salir de la reunión con otra urgencia.
La productividad personal se acaba yendo al traste en dinámicas de empresa tan compleja y tan viciada, claro que en lugar de ver sus defectos como empresa te dirán que son muy dinámicas y los clientes están muy contentos con ellos porque les resuelven las urgencias rápidamente.
Berto me ha encantado el post.

    Joserra - 15 diciembre 2012

    La siguiente fase en la evolución de los “bomberos” es el “bombero pisa mangueras”, ese que se resiste a cambiar procesos, métodos, actitudes, mejorar competencias…no sea que se apaguen los fuegos/urgencias y él ya no sepa cómo trabajar dado que se ha habituado a vivir a golpe de emergencias.

    Por cierto, la urgencia es una palanca de poder muy utilizada por quienes no saben liderar un equipo de trabajo. En vez de ser él quien lidera el proyecto y el equipo -cosa que no sabe hacer- lo deja en manos de la urgencia que es la que marca el ritmo del trabajo. ¡Esto es urgente, hay que hacerlo ya!. ¡El cliente está esperando, tenemos penalización si no cumplimos el plazo!

    ¿Os suena?

ana daniela - 4 diciembre 2012

me he sentido muy identificada, y me hace gracia, porque yo siempre me he referido a las urgencias como incendios.
Muy buen artículo.

Edgard - 7 diciembre 2012

En donde trabajo apagamos incendios a diario, somo un equipo de IT de 6 personas, 5 programadores y 1 gerente, cada vez que vamos a iniciar un desarrollo hacemos cronogramas, asignamos tareas y responsables, el plan nos dura nada, a veces ni siquiera lo podemos terminar de presentar a la gerencia general. En seguida surge algo más urgente, un giro inesperado, un error en producción o simplemente se inventan un cambio en los proceso que nos lleva a tirar todo lo planeado. Al final lo que sacrificamos es la calidad del trabajo hay menos tiempo para las pruebas en desarrollo, pre-producción y siempre acabamos subiendo a producción en horas de la madrugada y con dos o tres días de desvelo encima. Es difícil ver la diferencia entre lo urgente y lo importante, también es difícil lidiar con la exigencia de los jefes que quieren todo para ya, que piensan que hacer un cambio es algo como solo cambiar un texto.

    Pablo S - 10 diciembre 2012

    Sé lo que dices, lo vivo en carne propia y al final cuando todo es urgente nada es urgente

Jorge Echeverri - 8 diciembre 2012

Las frecuentes urgencia son una expresión de la falta de capacidad de gestión.

Las frecuentes urgencias, muestran falta , entre otros, de planificación, delegación, análisis en general, análisis de riesgo en particular, verificación, competencias, dirección y control

rubrio - 14 diciembre 2012

De acuerdo en parte. Está por supuesto una situación como la del lugar donde trabajo, donde se vive en parte para gestionar las urgencias de los demás. En ese caso lo importante es ser consciente de ello y asumírlo, o crear grupos detrabajo aislados de esa dinámica, cosa qué parece no entrar en la cabeza de algunos responsables.

Rafael Hernamperez - 24 diciembre 2012

Completamente de acuerdo con el enfoque urgencia-importancia. Sin embargo, para los que tenemos jerarquías hacia arriba, las urgencias, por estúpidas que parezcan deben de atenderse lo primero, y muchas veces nuestro trabajo es el del bombero (apagando fuegos). Después de muchos años de experiencia, cada vez que me surge un fuego, siempre negocio. Antes de atender el fuego explico qué tareas importantes estoy realizando, por qué, los plazos, el impacto que va a tener la urgencia sobre la tarea importante, y llegar a algún tipo de acuerdo con el conocimiento y el beneplácito de toda la “plana mayor” (es decir, que si se atiende la urgencia, la tarea importante va a sufrir un impacto y en cuánto se cuantifica).

Jesús - 27 diciembre 2012

A veces, atender las urgencias es una forma de procrastinación, cuando no tienes mucha motivación para “construir el edificio hacia arriba”.

    Berto Pena - 27 diciembre 2012

    Pues tienes toda la razón. Hay “adictos a las urgencias” que muchas veces se dejan enredar por ellas porque realmente no quieren hacer lo importante o lo que toca ahora. Al fin y al cabo, en la urgencia siempre hay acción y hasta un punto de diversión. Pero cuando se disipa el polvo queda lo que queda.

Feliciano Viera - 7 enero 2013

Si te aparecen urgencias muy a menudo es que algo no estás haciendo bien.

    Daniel Grifol - 11 enero 2013

    Yo creo que por muy bien que hagamos las cosas, muchas veces las urgencias vienen por el mal trabajo de los demás. En un entorno en el que la gente tiende a funcionar de forma reactiva las urgencias se multiplican y la importancia se relativiza muchísimo.

    La única forma real de dejar de ser un apagafuegos es educar a todas las personas que trabajan contigo en las buenas prácticas de la gestión de su propio tiempo y en el respeto por el tiempo de los demás.

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