3 Pasos Infalibles para Evitar el Síndrome de la Autourgencia

«Es que en mi trabajo está lleno de urgencias». ¿Es tu trabajo o eres tú quien contribuye a esas urgencias? A veces las urgencias ocurren y ocurren. Y sólo queda actuar ante ellas. Pero hay montones de ocasiones donde nosotros (sin querererlo naturalmente) somos la causa de esas urgencias que nos obligan a romper planificaciones y posponer proyectos importantes. Son las autourgencias.

Cuando trabajas sin pararte a analizar cómo haces las cosas, generalmente no te enteras de lo que te pasa o por qué te pasa. Pero cuando escarbas un poco, y evalúas cómo trabajas, descubres que ciertos hábitos que arrastramos generan esa urgencia que te hace escupir pestes y renegar de tu trabajo.

A veces por una mala o falta de planificación: sufres las consecuencias de la urgencia porque en lugar de ir por delante de tus tareas, has ido persiguiéndolas.

A veces por una mala o falta de comunicación: fechas límite o de entrega mal comunicadas, expectativas no aclaradas, mal uso de herramientas…

A veces por excesiva relajación o parsimonia: pensaste que había tiempo de sobra, caíste en una falta de tensión productiva, los plazos se han echado encima y te ha pillado el toro.

Claro que hay otras causas, como el compañero perezoso, el jefe que es un inútil, o el cliente que es un caprichoso. También hay imponderables que se escapan a nuestro control. Pero no hay que echar balones fuera, un gran número de las urgencias que padecemos vienen de uno mismo.

Pero veámoslo desde el punto de vista constructivo: ¡esta es una fenomenal noticia! Porque si hay algo que va mal, y yo soy el culpable de ello, yo mismo puedo corregirlo. Y si cambiando dos o tres cosas, eres capaz de reducir 10, 70 ó 273 urgencias al año, eso es fantástico, ¿no? Tu corazón lo agradecerá, tus proyectos lo agradecerán, tu eficacia y eficiencia también.

Serás más productivo sin tener que echar más horas, sino haciendo mejor lo que haces. Esta es la pieza fundamental del trabajo inteligente que hoy más que nunca necesitamos.

¿Y cómo “vacunarse” ante estas autourgencias?

Ahora viene la mala noticia: no hay una respuesta única ni una fórmula rápida. Esto no se corrige de la noche a la mañana. Requiere el trabajo en conjunto de varios hábitos y fórmulas que precisamente te vengo contando en el blog desde hace tiempo. Pero empezando a cuidar algunos detalles y rincones clave desde ya, notarás la diferencia; y tal vez puedas atajar una futura urgencia hoy mismo. Mis tres ingredientes favoritos para conseguirlo son:

  1. Ve por delante de las fechas. Cuando pidas o te pidan una tarea, anota siempre claramente la fecha para hacerla. Exige que te lo diga la otra persona. Las fechas de las tareas son ESENCIALES para construir tu planificación diaria y semanal; las dos herramientas que te permitirán ir por delante de tus tareas, en lugar de perseguirlas.
  2. Divide las tareas complejas. Hay tareas que suelen dar más guerra de lo que primera vista parece. Se complican, se tuercen y en cinco minutos se ha montado una urgencia. Prepáralas con tiempo, analízalas y divídelas para hacerlas con más facilidad y flexibilidad en dos o más días.
  3. Anticipación e iniciativa. Proactividad, iniciativa y anticipación son ingredientes clave del trabajo junto a otras personas. No esperes a que el otro venga, no esperes a que el otro aclare, no esperes a que te lo envíen… ve, pregunta, pide, aclara y anticípate. La pasividad es enemiga de los calendarios y por tanto de tus grandes proyectos.

Ante las urgencias, la mejor medicina es la prevención. Y esa medicina no viene de fuera sino de nosotros mismos. Tus proyectos, tus grandes tareas, las que de verdad dejan huella, agradecerán que des ese paso adelante.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Sergio Patin - 25 enero 2014

Muy bueno!

Juan - 25 enero 2014

Tengo una consulta, o un problema con GTD:

La cuestión, es que llego a organizar, Libretas, etiquetas y demás.

Mi problema viene cuando tengo que hacer un seguimiento diario, Hay veces que mis tareas están tan catalogadas que se pierde el flujo. No se si me explico. Tengo que hacer el esfuerzo de ingresar Etiqueta por etiqueta (o carpeta, o libreta) para ir viendo cada tarea para reorganizarla. Es tedioso!!.

Actualmente estoy utilizando Any.Do para planificar el día, pero me resulta muy simple y tal vez requiero de un poco mas power.

Como puedo solucionar mi problema?.

    Berto Pena - 27 enero 2014

    Mi pregunta es: ¿necesitas tanto nivel de clasificación? Para mí la herramienta-método tiene que facilitar y agilizar. No lo contrario. Dale una vuelta.

Julio Camacho - 27 enero 2014

Estoy de acuerdo con Juan. Any.do anota muy bien las tareas, y con cal, la aplicación de any.do puedes ver las tareas para ese día, pero no puedes revisar las siguientes tareas sin entrar en cada carpeta.

Otra opción es IQTELL, pero no termina de gustarme.

Un saludo,

Francisco José Vila Martín - 29 enero 2014

Hola Berto:

Si en lugar de la señal de stop pones mi foto… lo clavas. me he visto reflejado punto por punto en este post. Voy a tomar medidas ya… estoy leyendo tu ebook “Gestión Total de Proyectos” para ver si mejoro algo este “problema”

Es uno de los objetivos que me he propuesto para este año 2014

Un saludo

    Berto Pena - 1 febrero 2014

    Gracias Francisco. Bueno, TODOS en mayor o menor medida caemos en eso. Es muy fácil descuidarse y el entorno muchas veces va en contra. Por eso hay que redoblar los esfuerzos y mantener la guardia en alto. Menos urgencias “inducidas” significa más resultados y avances de verdad :-)

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