Uno de los Peores Fallos en el Correo: Asuntos Chapuceros

EmailSubjectFail

El Email es uno de los rincones de nuestro trabajo donde más y peores malos hábitos salen a la luz. Uno de los más gordos y molestos aparece a la hora de titular nuestros mensajes. El Asunto, la parte más importante de un correo, es precisamente la más descuidada. Y hay en concreto un mal hábito que, no sé por qué, pero cada vez está más generalizado. Y es terrible, tiene un efecto multiplicador tremendo, porque los mensajes que tú escribes y envías tienen un impacto directo sobre el trabajo de otras personas. Es un mal hábito personal tuyo cuyos efectos tienen que soportar otros.

Imagina esto: intercambias un par de mensajes con una persona sobre un tema y la cosa queda ahí. No volvéis a hablar por Email hasta pasadas varias semanas o varios meses. Y esa persona, que de repente se le ocurre escribirte, en lugar de crear un correo nuevo y ponerle un Asunto nuevo acorde al nuevo tema que quiere tratar contigo, responde directamente a tu último mensaje. Un mensaje que tiene tres meses de antigüedad, que trataba otro tema completamente distinto y que deja como herencia un Asunto confuso y engañoso que sólo servirá para despistarte. ¡Lamentable!

Así lo veo yo, a ver qué te parece. El Asunto es como el titular de una noticia. Con palabras directas y precisas, debe a la vez sintetizar el interior del mensaje y describir la importancia del tema que transmites. En realidad es tu único mecanismo para imprimir prioridad a tus mensajes. O al revés, para decirle a la otra persona: «Eh, mira, aquí tienes esto, léelo pero hazlo cuando quieras porque no es tan importante».

Pues todo esto se va al carajo cuando un profesional hecho y derecho (porque no estoy describiendo comportamiento de niños… ¿o sí?) se pasa por el forro tu tiempo, tu nivel de atención, tus prioridades, y utiliza un Asunto obsoleto, confuso y engañoso. «Querido amigo, recibo más de 50 correos todos los días. La única forma que tengo para dedicar menos tiempo al Email y trabajar de verdad es priorizar mensajes por Asunto. Y tú me estás machacando».

El Asunto es el mecanismo que tengo para filtrar, priorizar y actuar sobre los mensajes que recibo. Y tú te lo pasas por el forro porque mi tiempo te importa un bledo.

Pero hay otro tipo de situaciones relacionadas con el Asunto de los correos y que lamentablemente también están muy muy generalizadas.

Imagina esto: intercambias una serie de mensajes con una o varias personas que están en copia. Todos esos mensajes relacionados con un tema muy concreto y muy específico. Pero con el paso del tiempo, y con cada nuevo mensaje, ese tema va cambiando hasta mutar por completo y convertirse en una conversación totalmente distinta. Pero cada nuevo mensaje sigue teniendo el mismo Asunto, el original. Que por supuesto no tiene absolutamente nada que ver con lo que en ese momento estáis tratando.

¿No sería fantástico si alguno de los involucrados en la conversación tuviera el “coraje” de editar el Asunto y poner una frase coherente y ajustada a lo que estáis hablando? No, en la vida real a todos nos importa un bledo y seguimos la corriente. Por inercia pulsamos el botón de reply y que vaya con el Asunto que sea.

¿Soluciones? RESPETO. Algo que cada vez escasea más. Un email que yo te mando a ti es una intrusión en tu tiempo, en tu agenda, en tus prioridades, en tus tareas, en tu atención. Lo mínimo que puedo y debo hacer es tener un mínimo de respeto y dirigirme a ti como debo. Porque el Asunto, para aquellos que queremos dedicarle menos tiempo al Email para vivir más o hacer cosas importantes de verdad, es el primer mecanismo que tenemos para filtrar, priorizar y decidir sobre los correos que recibimos a diario.

Tres sencillos pasos y el mundo laboral sería un poquito mejor:

  1. Antes de aporrear el teclado pregúntate durante 5 segundos qué voy a escribir, qué quiero con este mensaje, qué espero recibir de vuelta.
  2. Si previamente has intercambiado mensajes con una persona, no pulses en responder si lo que quieres es tratar otro tema. Redacta un Mensaje-Asunto desde cero. Totalmente nuevo.
  3. Antes de titular tu mensaje relee su contenido. Eso te ayudará a sintetizar y priorizar mejor lo que vas a transmitir

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo…

  • ¡Totalmente de acuerdo Berto!

    Yo siempre trato de editar el asunto del mensaje, sobre todo, cuando ya no tiene ninguna relación con lo que se está hablando.

    En mi opinión, gran parte de culpa de esta genaralización la tiene GMail. Me explico, GMail oculta el asunto al responder, y eso hace que tengamos que dar un paso extra para cambiar el asunto. Además, al cambiar el asunto se pierde una de las características típicas de GMail, la agrupación de emails. Es decir, lo fácil es dejarlo como está, sin más.

    Creo que el problema de usar el asunto como clasifidor es precisamente que dependes demasiado de la buena voluntad de los demás.

    Solución, un buen curso de uso efectivo del correo electrónico desde la escuela. Habremos de esperar años…

  • Guillem

    A mi me molesta todavía más la gente (que la hay, y bastante) que no escribe NADA en el asunto.

    O peor, los que te envían un archivo adjunto desde el menú contextual y no se molestan en cambiar el texto del asunto: “Enviando por correo electrónico: Escanear001”

    • Bufff, eso ya es para nota. Tienes razón, es penoso…

      • Pues yo tengo un caso aun más raro: un interlocutor que me manda siempre el email completo en el asunto y el texto vacío.
        No le he dicho nada porque a mi me viene bien: No tiene más remedio que escribir poco y yo se lo que quiere de un vistazo.
        Pensándolo bien la próxima vez que me escriba voy a preguntarle si lo hace a propósito o es que no ha visto el campo de texto….

  • ¡Suscribo cada frase de las escritas!

    En mi departamento también realizamos tareas de soporte y atención al cliente y habitualmente recibimos las incidencias o consultas por correo electrónico, pues no te puedes imaginar la de correos que tenemos al final del día o de la semana con el mismo asunto .. ¡el 90% son idénticos! Después abres el correo y obtienes los datos específicos. Además los primeros perjudicados normalmente son los emisores, en mi caso me imagino que al otro lado hay una persona que tiene 10 correos sin leer todos con el mismo asunto.

    Como dice Aitor es un tema de voluntad. Nosotros lo hemos resuelto editando el asunto del e-mail original, cuando respondemos añadimos una descripción (código o nombre del producto) y si es un tema que no queda resuelto añadimos también el estado de la incidencia. De esa forma si necesitamos realizar alguna consulta nos es mucho más fácil localizar los correos.

  • David Marsinyach

    Creo que os habéis olvidado de un par más que también hacen que el mail (aunque sea de powerpoints chorrras) hacen que sea muy pesado. La gente que reenvia el correo tal y como le ha llegado y en la parte del asunto aparece algo así: “Fw:Fw:Fw:Fw:Fw:Fw:Fw:Fw:que gracioso”, os suena? Normalmente estas personal también, cuando mandan un correo no se paran a editar en el campo de “Para:” y normalmente tienes que bajar MUCHO con el scroll para llegar a la parte del final donde realmente está el texto del mensaje. No solo debo bajar con el scroll, si no que tengo un montón de emails de gente que no conozco y que no me interesa saber su dirección de correo electrónico.
    Deberíamos (de hecho hace tiempo que debería estar hecho) mandar los correos a los grupos de personas poniendo la dirección en el campo “Cco:” donde se oculta la dirección de todas las personas a las que se envia, de manera que si yo recibo un mail desconozca las direcciones de las demás personas.

  • Inma

    Hola!!! Estoy totalmente de acuerdo con todo lo que comentais, pero creo que el problema radica en que se da por hecho que las personas saben mandar mails y no le dan la mínima importancia a los detalles, entre el tema del asunto o ausencia de tema, y otras barbaridades que nos encontramos, yo también me he encontrado mails de grandes empresas que se dirigen a muchos usuarios que son competencia entre ellos, que NO utilizan la copia oculta!!! Por dios, a nadie le interesa las direcciones de los demás ni a quién te diriges, y sólo con este hecho la persona queda retratada!!! Este hecho me molesta mucho y he comprobado que hay mucha gente que no sabe utilizarlo!!!!
    En fin creo que la gente no le dedica el tiempo a estos detalles que son muy importantes. Que tengais muy buen día a todos.
    Saludos!!!!

  • Estoy muy contento que alguien lo haya escrito al fin! Estoy harto en mi trabajo de recibir correos con el asunto en blanco y luego estar semanas recibiendo el siguiente asunto “RE: “.
    Lástima que en las empresas no se toman en serio a las personas que queremos mejorar nuestro entorno laboral.

  • edwise

    Totalmente de acuerdo, has dado en el clavo.
    Todo eso que comentas lo veo constantemente, los correos con mil respuestas cuyo asunto no tiene nada que ver con lo que se acaba tratando, y sobre todo, lo de mandarte un mail, respondiendo a una antigua conversación que no tiene nada que ver… ¡es horroroso! Varias veces me ha pasado de perderme cierta información importante por culpa de esto, es caotico.

    Luego hay otras cosas como mandar un mail a todo dios, cuando solo implica realmente a 4 gatos, y que esos 4 gatos vayan respondiendo con “reply all” siempre…

  • epu

    Aplicar la simplicidad requiere inteligencia.
    La gente no entiende un simple “NO”.
    Creo que esto lo resume todo.

  • silvio

    estoy de acuerdo con la entrada pero ha pasado de ser una entrada para aprender sobre productividad, a ser una entrada para saber como tratarte, hubieses sido otra gran entrada si hubieses bajado el “tono” un poco.

  • Uf, a mi eso no me molesta mucho, porque en gmail se agrupan y es cómodo mantener el asunto.
    Lo que sí que me molesta son las firmas eternas con todos los datos de la empresa, se ecológico y no imprimas esto, escrito en tres idiomas, que ocupa una página entera. Y si no hablamos de trabajo, ese amigo que añade citas al final (hasta poemas cortos me he encontrado) que no tienen nada que ver con el tema.
    Más que un asunto claro, valoro la concreción en el mensaje, sobretodo en los profesionales.

  • yo suelo borrar sin leer los mails sin asunto.
    si es algo importante ya insistirán.

    a mis contactos luego les digo que es como llamar a la puerta de casa, no decir quien eres y esconderse, se exponen a que no les abra

  • Estoy cansado de pelearme con empleados, proveedores y clientes por los asuntos de los correos. El mal uso genera mucha entropía y difícil de medir. Muy buen artículo!

  • Juan.Varios (Alicante)

    Este buen (otro más para la larga lista) post tuyo me viene como anillo al dedo. Justamente hace 20 minutos he recibido un aviso en pantalla de “email del jefe”. Como estoy en mi fin de semana, de descanso digital de trabajo, no he ido al inbox a leerlo. Cómo no!!! … no sé qué me dice porque COMO SIEMPRE no ha puesto asunto al mensaje. Pues no lo leo, no sé si es importante pero me da igual. Haber puesto asunto. Es que no lo pone nunca!!!!!

    |:(

  • ¡Me apunto los consejos!

    Para mejorar en mi uso del email voy cogiendo cosas de aquí y de allá y estos consejos que Berto da para el email, además de ser de sentido común me parecen muy prácticos.

    Lo que a mí me está funcionando es:
    – poner asuntos descriptivos y concretos, para que pasen el filtro
    – ir al grano, teniendo un límite de 5 líneas en las cuales pongo qué necesito, para cuando y por qué
    -si necesito un correo más largo, enviar uno o más documentos adjuntos

  • Abraham Monedero Ruiz

    Lo peor no es el recibir estas faltas de consideración y respeto de nuestro tiempo, etc… Es Aún peor, a mi parecer, que si intentas corregir a la gente que lo hace, aunque tengas confianza con ellos, te miran con una cara como diciendo:
    ¿Que “#$&%@” me esta diciendo Abraham de no-se-qué del asunto y que tonterías de su tiempo, etc…? Me ha pasado.
    En fin, a veces pienso que el hecho de que el correo sea gratuito tiene desde luego sus inconvenientes. Yo preferiría que pagásemos todos 5cts.por correo enviado (aunque ese dinero fuera destinado para una buena causa). Ya veríais como se hacia el correo una herramienta menos desvirtuada y se hacia mejor uso de cada email.

  • Eduardo Arenas

    Muy buena tarde respetado Berto Pena.

    Comparto tus precisiones y además es algo que debemos compartir con nuestros contactos y de esta manera autorregularnos.

    También estoy de acuerdo con Eduardo Zornoza en que los textos deben ser muy concretos y así podemos evacuarlos más rápido para proseguir en otros asuntos.

  • eue

    Y si se tiene el cliente configurado para organizar los correos en hilos, el correo aparecerá directamente como “hijo” del anterior con el que no tiene nada que ver.

    Otra mala práctica del uso del correo electrónico: enviar en el campo del mensaje un sucinto “ver adjunto” y descubrir que el texto está en un documento Word anexo. Me irrita especialmente porque me obliga a abrir una aplicación distinta para leer un simple texto sin formato especial que justifique el uso de ese formato.

  • Si profundizamos mas a nivel técnico, el no escribir un asunto adecuado también afecta de manera directa a los filtros de SPAM, y luego nos quejamos de spam … y que no me llegan los correos. Señores vamos a cuidar los detalles y las formas que también existen en Internet.

  • Un hábito terrible, que muestra la desorganización del que escribe.

    Peor aún cuando se recibe sin asunto, como por ejemplo en Facebook, que parece que según piensas escribes y cuando le das a enviar, no piensas.

    ;)

  • Joan Manuel

    Muy cierto y muy extendido.
    Aparte del desconcierto, si tienes que recuperar el e-mail, te vuelves loco..

  • alex spiller

    Excelente artículo. Muchas gracias !! y a ponerlo en práctica.

  • Cuanta verdad en este post Berto.
    En el trabajo en estos momentos y gracias a una nueva gerente en mi trabajo, se ha hecho un esfuerzo por conseguir que todos tengamos en cuenta el asunto a la hora de realizar las tareas.

    Por ejemplo aquellos correos que requieren una acción el asunto empieza por ACCION, si es solo informativo INFORMAR, etc.

    Yo llevo tiempo haciendo algo parecido, pero cuando lo hacen casi todos los compañeros es un gran avance.

  • Javi

    Cómo te comprendo :P
    Desgraciadamente hay demasiada gente cuyo trabajo se reduce a pulsar “forward”.

    Yo cada vez que escribo un mail, me pregunto cómo lo voy a buscar después y elijo un término para el proyecto, seguido del asunto en cuestión tratando de elegir palabras claves.

    Parece complejo, pero es muy simple, se trata sencillamente de imaginar cómo buscarías ese mail.