El Día que descubrí el Tesoro de Preparar el día Anterior

Cuando hace años me empecé a interesar por la Productividad Personal, uno de los dos primeros hábitos que puse en marcha fue el de planificar todos los días. Pero rápidamente me pregunté cuándo debía hacerlo: ¿al empezar o al terminar?

Yo había planificado antes. Claro. Recuerdo hacerlo hasta con diez años. También en mi primer trabajo. Y en el segundo y en el quinto. Pero aquello no era una planificación inteligente, era más bien una lista de la compra. Y las veces que lo había hecho en el pasado, siempre lo había hecho al empezar el día: «déjame ver qué tengo que hacer hoy».

Por eso cuando me quise poner en serio con este hábito, me chocó bastante lo que me proponían. Porque comprobé que casi todo el mundo recomendaba hacerlo el día antes, como última tarea del día antes de dar por cerrado el día de trabajo. Así que mi pregunta fue inmediata: «¿por qué hacerlo el día anterior? ¿Qué gano yo con eso?»

Muy pronto encontré la respuesta. Las respuestas.

Puedo echar la vista atrás y resumir el día con más facilidad

Al final del día todo está muy reciente y fresco. Tengo la perspectiva necesaria para echar la vista atrás y repasar las cosas que no he hecho, las que he retrasado, lo nuevo que ha entrado, alguna petición de última hora, etc. Ahora bien, como dé por terminado el día, me vaya a casa o al cine o de cena, y luego a dormir, sé que mañana muchas de esas cosas se habrán “enfriado”.


Es el mejor momento para una tarea que en sí no es una tarea

Planificar, en sí, no es hacer mi trabajo, sino disponerlo todo para hacerlo bien. Así que si utilizo la primera hora del día (cuando yo más y mejor rindo) para hacer eso, estaría desaprovechando mi capacidad y habilidades en algo que en sí no es avanzar. Dado que siempre hay un momento para cada tarea, y una tarea para cada momento, voy a intentar hacer la planificación a su justa hora.


Me permite esquivar al Email como primera tarea del día

Yo antes siempre chequeaba el Email al empezar. Fue un mal hábito del que me desprendí, entre otras cosas, planificando el día antes. Porque cuando empiezas y no sabes qué hacer, ¿a dónde crees que vas? ¡Exacto! Al lugar mágico donde siempre ocurren cosas: el Email. De esta manera evito despistarme y desviarme con muchas cosas que pueden esperar más de lo que aparentan.


Puedo empezar con más intensidad y ritmo porque tengo un rumbo claro

Si desde ayer tengo decidido qué voy a hacer, qué no voy a hacer, y sobre todo qué 2-3 tareas voy a hacer al empezar el día, no dudo al llegar. Empiezo directamente por la primera tarea, que además es la más importante. Aprovecho, desde el minuto uno, el momento en el que yo sé que doy más de mí. Y, claro, empiezo a conseguir cosas casi desde el minuto uno.

No es sólo planificar. Sino cuándo planificas.

Mucha gente cree equivocadamente que los hábitos productivos son algo que requiere un esfuerzo y una disciplina para los que pocos están preparados. No es para tanto. Muchas veces sólo consiste en hacer cosas sencillas en ciertos momentos. Y, eso sí, repetirlo y repetirlo.

Yo odio planificar. Nunca me ha gustado. Pero lo hago escrupulosamente cada día (y cada semana) porque facilita mi trabajo, y alivia muchas de mis carencias y flaquezas. Para mí es una herramienta que me hace mejor. Una herramienta imprescindible.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Excelente recordatorio, así planifico la mayoría de los días y me va super bien en las mañanas.
    Feliz día Berto
    :)

    • Gracias Óscar.

      Yo es muy muy raro que no lo haga al final del día. Tiene ser que esté muy muy cansado o que surja algo. Y el día que me pasa eso… lo noto muchísimo al día siguiente. Para mí es cuestión de supervivencia :-)

  • JC

    Berto:

    Es una opción potable y tus argumentos muy sólidos como siempre. En mi caso particular, por el tipo de movimiento que tengo, me es más difícil disponer de las últimas horas del día que de las primeras. Y encima no puedo darme el lujo de ignorar el email a primera hora. La comunicación en la empresa que trabajo fluye por esa herramienta, y es necesario tener una buena noción de “lo que pasa” para poder actuar a tiempo. Considera además que tengo responsabilidad sobre países en diferentes husos horarios, lo cual lo hace aún más complejo.

    Cada caso es un mundo, y reconozco el profundo efecto de anticipación de tu método.

    Lo que sí hago todos los días al finalizar mi jornada es dar una mirada a mi calendario del día siguiente, así tengo en claro mis compromisos fijos y tengo una idea clara de lo que me espera.

    Sobre la planificación, 100% en el mismo canal. No hay opción. O planificas o el caos te invade.

    Un abrazo

    JC
    http://www.comomeorganizo.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Las Ventajas de WhatsApp

    • Así es, no siempre se puede. Y hay casos como el tuyo que exigen pasar por el Email. Pero si algo me dice la experiencia es que todos los trabajos admiten más anticipación de la que vemos en la práctica. Es facilísimo dejarse llevar por el “manda el día a día” y “lo último en llegar”. Muchas veces es así, pero no tanto como igual creemos.

      Gracias JC!

  • Jose Lopez

    No puedo estar más de acuerdo contigo ya que he vivido el caos que supone empezar el día organizando el calendario, repasando los correos de la bandeja de entrada (más de 3000 emails) y entre esto y que empezaba a la hora que todo el mundo comienza su trabajo, desaprovechaba la primera hora del día que para mí es la más productiva y dada pie a que alguna llamada me descolocase del todo.

    En esa transformación productiva he conseguido:
    – Planificar el calendario con una semana de antelación y al final de cada día.
    – Comenzar el día a las 7:30 cumpliendo con lo más prioritario para mí.
    – Alejar lo más posible el teléfono (incluso silenciado y boca abajo) durante las 2 primeras horas. No soy el 061.
    – Haber dividido previamente el trabajo en trozos de 45 minutos a 1 hora y tener preparada y muy bien definida esa tarea.

    Bueno y poco más.. ahhh el email se me olvidaba. Es lo que tiene coger hábitos, el email lo tengo como cosa perdía y lo evito al máximo hasta que no llevo 3 horas de otras cosas.

    Para el email se podría escribir un libro pero imagino que cada cual y por el tipo de trabajo el email será más o importante. A mi me ha ayudado muchísimo los filtros los cuales me quita esos 10 minutos de mover emails a su respectiva etiqueta o carpeta:
    – Uso la etiqueta BASURA para ofertas, emails de mi proveedor de internet y cosas varias que si se borran no pasa nada.
    – La bandeja de entrada siempre tiene que estar libre, y tardo 5 minutos como máximo en clasificar cada email seleccionando por grupos por supuesto, no uno por uno como hacía antes.
    – Organizo etiquetas por prioridad (URGENTE, PENDIENTE SEMANA EN CURSO, PENDIENTE MES EN CURSO… que es lo mismo que por calor como bien explicabas en otro post.
    – Tengo una etiqueta de proyectos y una para cada proyecto que tengo en curso.
    – Y una etiqueta de tareas (de momento uso el correo como gestor de tareas aunque ya veo que se me va quedando corto) en la que las organizo por contexto, seguimiento si tengo que comprobar algo como va cada semana, etc…

    Bueno al final el email sale y toma más relevancia como siempre.

    Lo más importante que he aprendido hasta llegar aquí es que siempre hay que estar aprendiendo nuevas formas de ver y hacer las cosas de otros e intentar ver si nos podría funcionar. El sistema siempre admitirá mejora a no ser que el trabajo que hagamos sea tan monótono y mecánico que no merezca la pena o no se pueda hacer de forma más eficiente.

    Un saludo y genial el post.

    P.D.: Perdón por lo largo de mi comentario.

    • Qué bueno Jose, muchas gracias por compartir cómo lo haces. Hay cosas muy buenas en tu sistema!

  • ¿Organizarse en caliente, organizarse en frío?
    Unos recomiendan organizarse en caliente, o sea, al final del día, porque hay cuestiones recientes que al día siguiente se pueden pasar.
    Otros que si organizas por la mañana tienes más perspectiva y no darás tanta importancia a cuestiones que el día antes parecían más relevantes.
    ¿Terminará el debate algún día? :)

    P.D: Yo, el día antes.

    • Gracias Ezequiel. Sí, en el fondo es cuestión de gustos-necesidades-método. Yo, si tengo que elegir digo: planifica en frío o caliente, pero ¡planifica! :-)