El Buzón de Voz: un aliado productivo

El teléfono, y el móvil en concreto, es una de las herramientas de trabajo que más detesto. Es intrusivo (en las dos direcciones), fomenta las interrupciones y distracciones, consume mucho tiempo y fomenta la divagación en las conversaciones. Claro que todo el mundo lo necesita y para asuntos de urgencia es la herramienta número uno (no el Email).

Aunque ya no hago un uso intensivo de él como antaño, las personas y las empresas con las que trabajo sí. Y utilizar el teléfono “con Productividad” es algo que, como casi todo en el trabajo, nadie nos ha enseñado a hacer. Por ejemplo, uno de los aspectos donde más se refleja esto es en mal uso que hacemos de uno de sus mejores inventos: el Buzón de Voz.

— ¡Chico, por fin te encuentro!
— ¿Y eso?
— Te he llamado veinte veces y no te he encontrado.
— ¿Y por qué no me dejaste un mensaje?
— Ah, no sé.

Hay países especialmente malos a la hora de utilizar el Buzón de Voz. España por ejemplo es uno de ellos. Y bien aprovechado, es un grandísimo aliado de tu concentración y tu trabajo. Te permite estar conectado y disponible para la gente pero, a la vez, proteger el tesoro más valioso en tu trabajo: tu concentración.

Porque cuando tienes que hacer y terminar una tarea lo que más te puede hacer daño son las interrupciones. Y en esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas. A cualquier hora y da igual lo que estés haciendo. Páralo todo, contesta.

¿Se puede puede utilizar y aprovechar más el Buzón de Voz? Yo creo que sí…

Graba un mensaje eficaz

Graba un mensaje de voz descriptivo, claro y contundente. Debe ser lo suficientemente redondo como para que te indiquen claramente qué quieren de ti y dónde les puedes encontrar. En otras palabras: “no estoy disponible pero dime qué necesitas de mí y cómo puedo devolverte el mensaje”.

Escríbelo primero en papel. Redáctalo con tus mejores palabras como si se tratara de un tweet memorable. Si lo haces bien lograrás que te dejen el mensaje y, algo muy importante, que tus contactos se acostumbren a dejártelos.

¿Cuándo revisarlo?

Si eres una persona que tiene un volumen alto de llamadas puedes establecer momentos fijos en el día, como si fuera el Email. También puedes aprovechar los huecos en tu agenda, una espera, una reunión que se retrasa o un trayecto para comprobarlo. De hecho, es una tarea o actividad perfecta para esos momentos.

Lo importante, siempre, es destinar momentos fijos para así despejar el resto de la agenda para tareas que requieran atención o concentración. Eso es lo que hará que hagas mejor tu trabajo.

En esta sociedad se ha instaurado la creencia de que, si tienes un móvil, tienes que contestar de forma inmediata a cualquier llamada que recibas.

Contesta en bloque

Si te encuentras con unas cuantas llamadas que devolver, y ninguna tiene el sello de urgente-e-importante, anótalas en tu lista de tareas o de llamadas. De esta manera podrás hacerlas todas en bloque. ¿Y esto por qué? En lugar de salpicar tu día, la mañana o la tarde, haciendo llamadas aquí y allá, lo cual te quitaría intensidad de trabajo, las concentras todas en el mismo bloque de tiempo y haces una ronda de llamadas.

Por ejemplo: tengo cinco llamadas que devolver. Las hago todas de golpe entre las 13:30 y 14:00. De este modo no perderás ritmo, aprovecharás mejor el tiempo y despejarás el día para otras cosas.

Contesta en forma de Email

¡Es mi receta favorita! Compruebas tu Buzón de Voz y en lugar de contestar en forma de llamada (lo que supondría una interrupción segura para la otra persona), contestas en forma de mensaje. Y es que detrás de muchísimas de las llamadas que recibimos a diario hay peticiones que podemos resolver por Email. Una herramienta mucho más respetuosa y ventajosa en términos de tiempo e interrupciones.

Le escribes un Email tal cual: «Hola Juan, he escuchado tu mensaje y aquí tienes la información detallada de lo que me pedías». Juan tiene lo que buscaba y tú has contestado en forma de correo electrónico, lo cual tiene grandes beneficios para ti:

  • Te permite ir directamente al grano. Sin rodeos.
  • Tú controlas la “conversación”, no vas a divagar.
  • Queda constancia escrita de tu contestación (útil en muchos casos).
  • Puedes adjuntar archivos.
  • Puedes hacerlo cuando proceses el resto de tu correo.

Naturalmente que no siempre se podrá contestar con un email. Pero, si te fijas, muchas llamadas que recibimos son para pedirnos cosas que luego tenemos que enviar por Email. El Email es un coñazo, pero al menos, en términos de interrupciones, es infinitamente más respetuoso que el sonidito del teléfono.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    Hace tiempo que no uso el buzón de voz, ni para recibir mensajes ni para dejarlos. Supongo que lo suplo con el e-mail y viendo el número del que te ha llamado y respondiendo la llamada cuando proceda.

    Al empezar a leer el post pensé que se iba a referir al autograbado de mensajes de voz para uno mismo, función que –aunque no use– me parece muy práctica y profesional.

  • Dan

    Creo que el principal motivo de que los españoles no suelan usar el buzón de voz es que, como pueblo del sur de Europa que somos, nos gusta la calidez del hablar directamente con la persona, no los sucedáneos como son los buzones de voz o los contestadore automatticos en general.
    Particularmente odio hablar con maquinas, sean los referidos buzones y contestadores, o sea con locutores automáticos de asistencia al cliente, los considero una perdida de tie po y dinero para el que emite o recibe la llamada.
    Si lo que quieres es estar tranquilo/concentrado en tu trabajo, lo mejor apaga el Movil o pobló en silencio (la primera opción es mejor porque siempre tendrás la excusa de la falta de cobertura demtu compañía y sabrás quien te ha llamado y si merece la pena responder o no.

    • Yo pensaba así pero ya no más. Lo de la cultura es una disculpa para casi todo. Yo creo que cuando nos enteremos que el teléfono de trabajo es para trabajar y no perder el tiempo, es cuando nos irá mejor :-) Nos encanta la cháchara y el parloteo y nos preocupa poco el tiempo del que está al otro lado. Si quiero cercanía me tomo una cerveza contigo.

  • Voy a poner en práctica las sugerencias del post. Yo también odio las llamadas de teléfono y las veo muy invasivas y fastidiosas. Veo especialmente útil contestar por email siempre que se pueda. El email (aunque también tiene su lado oscuro) creo que es mucho más productivo que el teléfono:

    1) Queda constancia de los asuntos por escrito y eso en ocasiones es muy importante. Ya se sabe… las palabras se las lleva el viento.

    2) Acostumbras a los demás a que no te molesten con llamadas sino es muy necesario y te notifiquen las cosas por email (les educas).

    3) Con el teléfono es fácil divagar y enrollarse con cosas superfluas. Con un email vas al grano.

    El email es un gran invento que, bien utilizado, es muy productivo. Como dice Berto, nada de chequeos constantes, tener horas fijas en el día para chequearlo, nada de comenzar el día chequeando email.

    Gracias Berto por tu post.

  • Dan

    Por cierto saludos desde Gijon.

  • Natalia

    En ocasiones es una interrupción, pero no me gusta mucho la idea de usar tanto el buzón de voz, ya que el email se sobreentiende que no es inmediato, entonces el celular queda como medio de comunicación para las urgencias.

    Si alguien se extiende mucho, preferiría decirle que tengo que seguir trabajando, que me mande lo que precisa por email, en vez de dejar de atender a todos.

    • Como bien dices “se sobreentiende”, pero no todo el mundo lo entiende. Muchos utilizan el móvil como norma y para cualquier cosa.

  • Fidel

    Me parece interesante esta herramienta: fonyou.es . Con distintos filtros, contestadores web, etc.. si pierdes el teléfono puedes redirigir las llamadas al que quieras, ya que siempre das el virtual. Y ordenas según el origen del teléfono si va al buzón, o a un filtro (llamadas de ocultos, pesados..), si pasa.. creo que es gratis

  • Sergio

    Que razón tienes. Parte del día se me va en atender llamadas que por atención al cliente se intentan contestar y dar solución de manera rápida, y en estos casos, vía movil es lo más eficaz.
    Llevo un tiempo planteándome como solucionar esa ‘hemorragia’ de tiempo en el teléfono, y agradezco tu post, sobretodo el concepto de que vía mail tu controlas la conversación, es cierto que muchas llamadas acaban divagando y convirtiendo 5 minutos en 15, si lo multiplicas por las llamadas atendidas al día se convierte en un método de trabajo nefasto.
    Ahora sólo queda enviarlos al buzón de voz de manera correcta y profesional, no sé si seré capaz de hacerlo por la atención que les debo. ¿Algún consejo?
    Gracias y un saludo.

  • Shinfu

    Pues mi problema principal es que la gente de mi entorno, mi familia, no quieren usar el buzón de voz. Les molesta llamar y que les salte el buzón. Consideran que es un doble gasto. Por un lado el gasto de ellos al llamar y por otro el mío al contestarles. Así que se me hace cuesta arriba el uso del buzón de voz.

  • FERNANDO SOLER

    No estoy de acuerdo en el fondo de lo que se presenta. El buzón de voz es fastidioso y no siempre se escucha con la periocidad que se aconseja porque sigue consumiendo tiempo. Si no te cogen el teléfono deja un SMS, consigues lo mismo o casi que con el de voz y la respuesta es más simple y rápida. La revisión de los SMS de entrada es muy rápida.

    Sí estoy de acuerdo con lo de la servidumre del SEÑOR teléfono al que hay que contestar siempre y dejarlo todo. Pues no, cuando se pueda se contesta o se repasan los buzones. Si son de SMS o de instantánea mejor.

  • Hablar directamente no es lo mismo que dejar un mensaje. No suena tan natural, y por veces se contesta muy tar de a los mensajes.
    Ademas por veces se exige una respuesta inmediata, mientras que dejar un mensaje se contesta tarde. Para eso prefiero que me envien un mensaje corto o un email.

  • Yo hace tiempo que decidí no priorizar el móvil, ni siquiera cuando es mi jefe. Si estoy con una persona (cliente, compañero etc) esa persona tiene preferencia (o el se ha desplazado para verme, o lo he hecho yo)
    Si estoy concentrado en el trabajo, pues en silencio.
    Al principio recibía criticas, pero al final la gente se acosttumbra y tu mejoras la productividad y vives más feliz, que es de lo que se trata.

  • Imaginaros que vais a un comercio o a cualquier ventanilla de la administración, y mientras te están atendiendo empiezan a llegar nuevos clientes, interrumpen tu gestion y se te cuelan. Pues esto pasa continuamente con el teléfono.
    En la mayoria de los comercios y administraciones la persona que te atiende da excesiva prioridad al telefono, se supone que uno ha llegado antes de que se suene la llamada y el del otro lado del telefono debería de esperar.

  • Berto, 100% de acuerdo.
    Yo soy de los que usa el buzón y además lo advierto en el mensaje “no cuelgues, ya que has llamado aprovecha y dime que necesitas”
    Lo que odio es la llamada en espera y esa actitud de mucha gente de , como comentaban arriba, aplicar a las llamadas un sistema FIFO y que siempre tiene preferencia el último.
    “Espera un momento que me entra una llamada…. “, ¿pero eso qué es?
    Tengo un compañero que me critica el que le comunique si me llama, que es molesto,,, yo considero que la señal de comunicando es a su vez comunicación, informa de que estoy disponible, pero hablando en ese momento, por lo que con un SMS se me puede localizar e indicarme que llame, por contra si se pone el buzón, es obvio que no estoy disponible y es absurdo no dejar mensaje y esperar que a la próxima llamada vaya estar disponible.
    Hace tiempo contestando un post en el blog de un amigo, hablando sobre distracciones en el trabajo, reuniones imprevistas y demás, decía que el móvil es “El Gran Distractor” y en ocasiones hay que apagarlo para reunirse con uno mismo y así disponer de tiempo.